9 gode tips for å holde orden på økonomi og spare penger i sameiet

1. Lag et realistisk budsjett

Når du skal lage et budsjett for sameiet, er det viktig å starte med klare mål og formål. Definer tydelig hva sameiet ønsker å oppnå, enten det dreier seg om vedlikehold av eiendommen, oppgraderinger, eller andre viktige aktiviteter. Dette gir en solid plattform for budsjettplanleggingen og hjelper deg med å fordele midlene på en fornuftig måte.

• Inntektsestimater: Gjør en grundig oversikt over alle inntektskilder for sameiet. Dette kan inkludere månedlige felleskostnader fra seksjonseiere, eventuelle inntekter fra utleie av fellesområder, eller andre finansieringskilder som sameiet benytter. Å ha full oversikt over inntektene er avgjørende for å lage et realistisk budsjett.
• Utgiftsplanlegging: Utarbeid en detaljert liste over alle utgifter sameiet forventer å ha i det kommende året. Dette kan inkludere faste kostnader som eiendomsvedlikehold, forsikringer, strøm, og renhold, i tillegg til variable kostnader som prosjekter eller nødvendige oppgraderinger. Det er viktig å være grundig i kostnadsestimeringen for å sikre at budsjettet er realistisk.
• Balanser inntekter og utgifter: Når du har en oversikt over både inntektene og utgiftene, er det på tide å balansere budsjettet. Målet er å sikre at inntektene dekker alle utgiftene og etterlater en positiv saldo. Hvis det oppstår en ubalanse, må du vurdere å justere kostnadene eller inntektene for å oppnå balanse.
• Oppdater og følg opp jevnlig: Husk at et budsjett ikke er en statisk dokument. Det er viktig å oppdatere budsjettet jevnlig, gjerne hver måned, for å sikre at sameiet holder seg på rett spor. Dette gir deg muligheten til å tilpasse budsjettet i tråd med faktiske inntekter og utgifter, slik at du unngår overraskelser.
• Samarbeid og kommunikasjon: Involver seksjonseiere og styret i budsjettprosessen. God kommunikasjon er nøkkelen for å sikre at budsjettet blir satt opp og fulgt på en effektiv måte. Alle bør være informert og enige om de økonomiske beslutningene som tas for sameiet.

Det er ikke alltid enkelt å lage og opprettholde et realistisk budsjett i et sameie. Med SmartOrgs økonomimodul får du verktøyene du trenger for å føre et oversiktlig budsjett på en enkel måte.

2. Følg opp inntekter og utgifter

Å nøye overvåke inntekter og utgifter er en kritisk del av effektiv økonomistyring for ethvert sameie. Dette gir deg innsikt i hvordan sameiets økonomi utvikler seg over tid og hjelper deg med å ta nødvendige beslutninger. Her er noen nyttige trinn som er spesielt tilpasset for sameier:

• Regelmessig registrering: Det er avgjørende å registrere hver inntekt og utgift jevnlig for å opprettholde en oppdatert oversikt over sameiets økonomi. Dette kan gjøres manuelt eller ved hjelp av økonomistyringsverktøy som blant annet SmartOrg. Ved å ha en kontinuerlig oversikt, kan sameiet sikre god økonomisk helse.
• Kategorisering: Gruppere inntekter og utgifter i passende kategorier, for eksempel felleskostnader, inntekter fra fellesarealer, driftsutgifter, og eventuelle reservefond. Dette gir deg en klar struktur og gjør det enklere å identifisere eventuelle avvik i sameiets økonomi.
• Budsjett og avviksanalyse: Sammenlign løpende resultater med det opprinnelige budsjettet for å identifisere eventuelle avvik. Dette hjelper sameiet med å forstå om økonomien er i samsvar med budsjettmålene, og om det er behov for justeringer.

 Det er viktig at sameie sørger for at inntekter og utgifter blir jevnlig overvåket og dokumentert på en strukturert måte. SmartOrg har gode verktøy for å enkelt strukturere og følge opp sameiets inntekter og utgifter. 

3. Terminbaserte betalingsplaner

I et sameie er det vanlig at seksjonseierne må betale felleskostnader som dekker ulike utgifter, for eksempel vedlikehold, forsikringer, vann og strøm. Å opprette terminbaserte betalingsplaner innebærer å organisere disse utgiftene slik at seksjonseierne vet nøyaktig når og hvor mye de må betale. Dette gir flere fordeler:

• Klar oversikt: Med terminbaserte betalingsplaner kan seksjonseiere ha en klar oversikt over hvilke kostnader de må dekke i løpet av året. De kan se hvilke beløp som forfaller når, og dette gir dem bedre økonomisk forutsigbarhet.
• Reduserer manglende innbetalinger: Når seksjonseierne vet nøyaktig når de må betale, blir det mindre rom for manglende innbetalinger. De kan planlegge sine økonomiske forpliktelser i henhold til betalingsplanen, og dette reduserer risikoen for at noen glemmer å betale.
• Forhindrer uforutsette kostnader: Terminbaserte betalingsplaner forhindrer uforutsette kostnader. Dette betyr at seksjonseierne er bedre forberedt på de økonomiske forpliktelsene de har, og det unngår økonomiske overraskelser.

Ved å opprette terminbaserte betalingsplaner for sameiets felleskostnader, kan du sørge for at sameiet har en stabil og strukturert inntektskilde. SmartOrg har funksjonalitet som gjør det enkelt for sameie å administrere terminbaserte betalingsplaner for felleskostnader. Med SmartOrg kan du blant annet:

• Enkelt opprette terminbetalinger basert på felleskostnadene.
• Fordele terminbetalingene ut i fra seksjonsandeler eller egendefinerte utvalg.
• Planlegge og automatisk sende ut terminbetalinger til seksjonseierne ved egendefinerte utsendings-intervaller.
• Sende ut påminnelse og purring ved ubetalte terminbetalinger.

4. Se gjennom leverandøravtaler

I et sameie er det vanlig å inngå avtaler med ulike leverandører for å dekke tjenester som er essensielle for sameiets drift, for eksempel vaktmestertjenester, renovasjon, forsikringer, eller vedlikeholdsavtaler. Å jevnlig evaluere disse avtalene er en god økonomisk praksis, og her er hvorfor:

• Spar penger: Gjennom regelmessig evaluering kan du oppdage muligheter for kostnadsbesparelser. Kanskje har det dukket opp nye leverandører som tilbyr lignende tjenester til en lavere pris, eller kanskje din nåværende leverandør kan tilby bedre vilkår med litt forhandling.
• Optimer tjenestekvaliteten: Det handler ikke bare om pris, men også om kvalitet. Ved å evaluere leverandøravtalene kan du sørge for at tjenestene som leveres er av høy kvalitet. Hvis du oppdager at tjenestekvaliteten ikke oppfyller forventningene, kan du se etter alternativer som kan levere bedre resultater.
• Vær oppmerksom på endringer: Forholdene i sameiet eller markedet kan endre seg over tid. Leverandøravtaler som var gunstige tidligere, kan ikke lenger være det. Det er viktig å være oppmerksom på slike endringer og tilpasse avtalene deretter.

Slik Går du Frem:

• Gjennomgå avtaler: Start med å gjennomgå alle eksisterende leverandøravtaler. Dette inkluderer å se på kostnader, tjenester som tilbys, og eventuelle tidsrammer for avtalene.
• Samle tilbud: Samle inn tilbud fra alternative leverandører. Dette gir deg et sammenligningsgrunnlag for å vurdere om dine nåværende avtaler er konkurransedyktige.
• Forhandle: Hvis du finner bedre tilbud eller tjenestekvalitet hos andre leverandører, kan du vurdere å forhandle med dine nåværende leverandører for å se om de kan matche eller forbedre de nye tilbudene.
• Oppdater avtaler: Når du har fullført evalueringen og eventuelle forhandlinger, kan du oppdatere leverandøravtalene for å sikre at de best mulig representerer sameiets interesser.

I SmartOrg får du en strukturert oversikt over sameiets utgifter, og kan da enklere evaluere leverandøravtaler for å opprettholde en sunn økonomi. 

5. Diversifiser inntektskildene

I stedet for å være avhengig utelukkende av felleskostnadene for å dekke sameiets utgifter, kan sameieadministrasjonen utforske andre inntektskilder. Diversifisering av inntekter betyr å skaffe inntekter fra flere kilder, som for eksempel:

• Leieinntekter fra fellesarealer: Hvis sameiet har fellesarealer som lekeplasser, grillområder, eller møterom, kan disse plassene være en potensiell kilde til leieinntekter. Sameiet kan ta avgifter for bruk av disse områdene, noe som gir en ekstra inntektskilde.
• Parkeringsinntekter: Hvis sameiet har parkeringsplasser tilgjengelige for seksjonseiere eller for utleie til eksterne, kan dette generere ekstra inntekt. Parkeringsavgifter kan bidra til å øke inntektene uten å øke felleskostnadene.
• Investeringer: Sameiet kan vurdere å investere overskuddsmidler i kortsiktige eller langsiktige investeringer, for eksempel bankinnskudd, aksjer, eller obligasjoner. Avkastningen fra slike investeringer kan bidra til å dekke utgifter eller bygge en økonomisk reserve.

Det er viktig å merke seg at diversifisering av inntekter bør gjennomføres med nøye planlegging og hensyn til sameiets behov og mål. Samtidig må eventuelle inntektskilder være i samsvar med sameiets vedtekter og regelverk. Dette kan kreve grundig vurdering og beslutningstaking fra sameieadministrasjonen og samarbeid med seksjonseierne for å sikre at diversifiseringen er i alles interesse.

6. Etabler klare regler for utlegg

En strukturert tilnærming til utlegg og utgiftsadministrasjon er viktig for å opprettholde en sunn økonomi og sikre at midler brukes på en ansvarlig måte. Her er nøkkelpunkter for å etablere klare retningslinjer for utlegg:

• Definer utleggspolitikk: Utvikle en utleggspolitikk som klart definerer hvem som har rett til å be om refusjon, hvilke typer utgifter som er godkjente, og hvilken prosess som skal følges for å be om refusjon.
• Dokumentasjon: Kreve at de som ønsker refusjon, gir fullstendig dokumentasjon for utgifter, inkludert kvitteringer og en beskrivelse av formålet for utgiften.
• Godkjenningsprosess: Etablere en tydelig godkjenningsprosess der utlegg blir gjennomgått og godkjent av en ansvarlig person eller komité før refusjon blir behandlet.
• Administrasjonsverktøy: Smartorgs økonomimodul gir praktiske verktøy for å administrere utlegg og sikre at de er i tråd med sameiets retningslinjer. Dette inkluderer prosesser for å laste opp dokumentasjon, starte godkjenningsprosessen og følge refusjoner.

7. Engasjer seksjonseiere

I et sameie er seksjonseierne ikke bare kunder; de er også medeiere av sameiet. Derfor er det avgjørende å oppmuntre til deres deltakelse og engasjement i økonomistyringen. Dette oppnås ved å følge noen viktige prinsipper:

• Hold regelmessige møter: Arranger jevnlige møter der økonomistyringen er et viktig tema. Dette gir seksjonseierne muligheten til å få innsikt i budsjettet, diskutere økonomiske spørsmål og bli oppdatert om sameiets økonomiske helse. Med SmartOrg kan sameiet enkelt organisere og avholde ordinære møter, styremøter og årsmøter. Vi tar oss av innkalling, påmelding, referater og agenda.
• Gi innsyn i budsjettet: Sørg for at seksjonseierne har full innsyn i sameiets budsjett. Dette inkluderer detaljert informasjon om inntekter, utgifter, reserver og eventuelle planlagte prosjekter. Innsyn i budsjettet gir seksjonseierne klarhet og forståelse for sameiets økonomiske situasjon.
• Få innspill og forslag: Oppmuntre seksjonseierne til å komme med forslag og innspill til økonomistyringen. De kan ha verdifulle perspektiver og ideer som kan forbedre budsjettet og økonomistyringen generelt.
• Stemme over viktige beslutninger: Når det er nødvendig å ta store økonomiske beslutninger, som økning av felleskostnadene eller større investeringer, bør seksjonseierne ha muligheten til å stemme over disse spørsmålene. Dette gir dem en følelse av eierskap og innflytelse over sameiets økonomi.

Hvorfor er dette viktig?

Engasjerte seksjonseiere er avgjørende for en sunn og ansvarlig økonomistyring i sameiet av flere grunner:

• Ansvarlighet: Når seksjonseierne er informert og engasjert, er de mer tilbøyelige til å følge budsjettet og respektere økonomiske beslutninger, da de føler eierskap til disse beslutningene.
• Innsikt og forståelse: Innsikten seksjonseierne får ved å delta i økonomistyringen gir dem en bedre forståelse av sameiets økonomiske situasjon, bidrar til å redusere usikkerhet og skaper trygghet.
• Samarbeid: Aktiv deltakelse fra seksjonseiere fremmer samarbeid og en følelse av samfunn i sameiet, og dette er ofte avgjørende for en vellykket sameiedrift.
• Kontroll og tilsyn: Seksjonseierne fungerer også som en form for tilsyn, og deres engasjement kan bidra til å forhindre økonomiske uregelmessigheter og sikre ansvarlig forvaltning av midler.

Samlet sett er å engasjere seksjonseierne en viktig del av å opprettholde en sunn økonomi i sameiet. Det skaper et miljø der åpenhet, samarbeid og ansvarlighet kan blomstre, noe som gir fordeler for både seksjonseierne og sameiet som helhet.

8. Lag årsberetning og revisjon

Årsberetning og revisjon er sentrale elementer i økonomistyringen av et sameie. De gir seksjonseierne og eventuelle tilsynsmyndigheter innsikt i hvordan økonomien har utviklet seg i løpet av året og bekrefter at alt er i samsvar med gjeldende regelverk. Her er hvordan Smartorgs økonomimodul gjør dette enkelt:

• Årsberetning: Årsberetningen er en rapport som summerer økonomien i sameiet for et gitt år. Den inkluderer vanligvis informasjon om inntekter, utgifter, overskudd eller underskudd, eventuelle fond, og andre økonomiske parametere. Med Smartorg kan du enkelt generere en årsberetning basert på dataene som allerede er registrert i systemet. Dette gir deg en rask oversikt over sameiets økonomiske status og en enkel måte å dele denne informasjonen med sameieeierne.
• Revisjon: Revisjon er en uavhengig vurdering av sameiets økonomiske poster og transaksjoner for å sikre at de er nøyaktige og i samsvar med gjeldende regelverk. Smartorgs økonomimodul gjør det enkelt å forberede dataene som revisoren trenger. Du kan lage en revisjonsrapport som gir revisoren en oversikt over alle transaksjoner, fakturaer og betalinger som er gjort i løpet av året. Dette gjør revisjonsprosessen mer effektiv og gir seksjonseierne tillit til at økonomien blir nøye overvåket og sjekket.

9. Vurder økonomisk rådgivning

Det kan være klokt å søke profesjonell økonomisk rådgivning hvis sameie står overfor komplekse økonomiske utfordringer. En ekspert kan hjelpe med å utvikle strategier for økonomisk vekst og stabilitet.