Slik gjennomfører du et årsmøte i sameiet

Våren er normalt årsmøtetid for de fleste sameier.

Har ditt sameie kontroll på alle ting som skal gjøres for å lose årsmøtet trygt i havn?

Frykt ikke. I denne artikkelen skal vi hjelpe deg med en oversikt over hva loven sier du skal gjøre. Vi gir deg også tips til hva dere bør ha på agendaen, hvordan innkallingen bør være og hvordan du gjennomfører selve årsmøtet.

Hvis du bruker SmartOrg er det meste av dette på plass for deg, men det skader aldri med for mye innsikt.

La oss komme i gang.

Dette sier loven om årsmøtet i sameiet

Det første som er greit å ha for seg er hva loven sier.

For boligsameier er det eierseksjonsloven som setter rammeverket om hva et sameie kan og ikke kan gjøre.

Det er spesielt tre paragrafer som er greit å ha for seg når du skal planlegge årsmøtet:

• § 41 forteller deg at årsmøtet må holdes innen utgangen av juni.
• § 44 forteller deg hvilke saker årsmøtet skal behandle.
• § 53 forteller deg at det skal føres protokoll over sakene som behandles, og beslutningene som fattes.

Det er naturligvis viktig at man følger de kravene som er satt for å drive et sameie. Det er spesielt viktig når noen skal selge boligen sin, når noen skal kjøpe en bolig i sameiet eller hvis dere for eksempel skal ta opp lån. I disse tilfellene er det viktig å kunne vise til at sameiet drives skikkelig.

Sålenge sameiet ditt bruker SmartOrg er det superenkelt. Vi har nemlig satt hele rammeverket for deg og automatiserer de administrative oppgavene.

Hvis dere ikke allerede bruker SmartOrg, må dere gjerne prøve plattformen gratis i 30 dager ved å klikke her.

Ellers er det bare å lese videre. Nå som du vet hva loven sier at du gjør, vil vi utdype med litt mer kontekst.

Dette må du gjøre før årsmøtet

Det aller første dere må gjøre er å sette dato for årsmøtet. I henhold til loven må dette være før utgangen av juni hvert år (unntaket var 2020 da fristen ble utsatt til 31 oktober).

Det neste dere må gjøre er å varsle seksjonseierne om datoen for årsmøtet og gi dem en frist for innsending av forslag som de vil behandle på møtet. Sørg for at fristen dere setter gir styret tilstrekkelig tid til å gå gjennom forslagene, og komme med en innstilling.

Vi anbefaler at dere varsler seksjonseierne skriftlig, enten på e-post, SMS eller ved å legge en fysisk lapp i postkassen til de ulike seksjonseierne.

Hvis dere bruker SmartOrg går du bare til meldingsfanen, velger om du vil sende e-post eller SMS, skriver meldingen og sender den ut. Du trenger ikke lete opp kontaktinformasjon til alle seksjonseierne – den burde være i systemet allerede.

Når meldingen er sendt kan dere begynne å forberede agendaen og sakene som skal behandles. I tillegg må dere klargjøre årsrapporten som i hovedsak utgjør den formelle innkallingen til årsmøtet.

Slik klargjør du årsrapporten i sameiet

1. Klargjør årsregnskapet

Alle sameier er pliktig til å følge tilstrekkelig regnskap ihht. eierseksjonsloven. Når året er omme skal alle inntekter og utgifter summeres opp i et årsregnskap som presenteres for årsmøtet.

Regnskapet trenger ikke være komplisert, men det er viktig å dokumentere alle transaksjoner som går inn og ut av sameiet. På den måten vil det ikke oppstår noe tvil om noen stiller spørsmål med en transaksjon dere har hatt.

Hvis sameiet ditt har flere enn 21 enheter er dere regnskapspliktige ihht regnskapsloven og da må du være klar over at det er noen andre krav til regnskapet ditt.

Hvis sameiet bruker SmartOrg vil årsregnskapet være ført automatisk, så du trenger ikke tenke på dette punktet.

2. Lag årsberetning

Årsberetningen er en oppsummering av hvordan status er i sameiet og gir gjerne en redegjørelse av hva styret har jobbet med i inneværende periode. I årsberetningen er det ofte greit å ha med følgende punkter:

• Generelle opplysninger: Her skriver man gjerne hvor mange seksjoner man har, hvilket gnr. og bnr. sameiet ligger på og hvilken kommune sameiet er i. Det kan også være fint å skrive sameiets adresse, organisasjonsnummer og hvorvidt det er registrert i foretaksregisteret eller ikke.
• Styrets sammensetning: Her skriver man navnet på styremedlemmene og hvilken posisjon de har hatt i perioden.
• Styrets arbeid: Her skriver man hvor mange styremøter man har avholdt i perioden, hvor mange saker man har behandlet. Skriv gjerne også litt om hvilke saker man har behandlet, utfallet av behandlingen og spesielle merknader.
• Redegjørelse for årsregnskapet: Her bemerker du et overskudd eller eventuelle underskudd og legger ved kommentarer til årsregnskapet. Hvis det er andre forhold (som gjeld, lån eller andre spesielle omstendigheter) rundt regnskapet kan du gjerne også bemerke det under dette punktet. Bemerk gjerne forslag til hvordan dere vil bruke av overskuddet, eller hvordan dere skal dekke inn underskudd hvis dette ikke fremgår av årsregnskapet.
• Fortsatt drift: Under dette punktet kan man gjerne bemerke summen av disponible midler ved utgangen av regnskapsåret og hvorvidt det var en økning eller nedgang fra forrige periode.

Sameier som bruker SmartOrg vil kunne slippe å tenke på mesteparten i dette punktet, da portalen automatisk lager et forslag til både styrets årsberetning og revisorberetning som dere kan se over, justere og signere.

3. Lag styrets innstilling til forslagene som har kommet inn

Hvis det har kommet inn noen forslag fra seksjonseierne er det viktig at dere i styret diskuterer dem og kommer med en innstilling før årsmøtet. I dette punktet presenterer dere hva dere anbefaler årsmøtet å vedta.

Hvis dere bruker SmartOrg anbefaler vi at dere legger forslagene som vedlegg i selve årsmøtet. På den måten blir forslagene sendt ut med innkallingen og det er enkelt å hente opp forslagene når de skal behandles.

4. Lag et forslag til budsjett

Et godt budsjett gjør det enkelt å drive et sameie godt. Samtidig blir det enkelt å vite hva felleskostnadene skal være. I SmartOrg hjelper vi alle i plattformen med å sette opp et budsjett og en kontoplan, som du kan enkelt kopiere og gjøre justeringer fra et år til et annet.

På generelt grunnlag har vi sett at disse budsjettlinjene er viktige å få med:

Inntekter

• Innbetaling av felleskostnader
• Renteinntekter

Utgifter

• Forsikring
• Avsetning til vedlikehold
• HMS og internkontroll
• Styrehonorar
• Kostnader til regnskapsfører, forretningsfører eller SmartOrg
• Gebyrer

Andre budsjettlinjer kan være brøyting, strøm, sosiale tiltak (som kostnader ved dugnad), innkjøp osv.

5. Sett en agenda for årsmøtet.

Loven sier noe om hvilke saker et årsmøte skal behandle. Ifølge eierseksjonsloven skal årsmøte behandle og godkjenne årsrapporten, regnskapet og gjennomføre valg til styret. Det er også et krav at møteleder og minst én person til signerer protokollen. Denne protokollen må være tilgjengelig for seksjonseierne i etterkant. Det vil den alltid være i SmartOrg portalen.

I tillegg kan det være innspill fra seksjonseierne som må behandles.

Alle sameier bør også behandle et budsjett for kommende periode.

I mange sameier kan det også være lurt å sette opp et årshjul for aktiviteter, vedlikehold og liknende som tas opp og behandles på årsmøtet.

Vi anbefaler at en agenda til årsmøtet som ser slik ut:

• Konstituering av årsmøtet: Her velger dere en møteleder, referent og hvem som skal signere protokollen. Deretter settes årsmøtet. Det er også vanlig å godkjenne innkallingen.
• Behandling av årsrapporten, inkludert regnskap: Her behandler dere årsrapporten og lar seksjonseierne komme med merknader før den tilslutt eventuelt godkjennes.
• Behandling av budsjett for neste periode: Ta utgangspunkt i forrige årsbudsjett og gjør eventuelle justeringer. Hvis dere ikke har et budsjett hjelper vi dere med å sette et på bakgrunn av vår brede erfaring.
• Behandling av innkomne forslag: Her behandler dere styrets innstilling av forslag som er sendt inn før fristen. Hvis det ikke er noen forslag får dere bare videre i agendaen.
• Behandling av årshjul for neste periode: Hvis dere ikke har et årshjul kan dere lage et med utgangspunkt i en av malene vi har tilgjengelig i portalen.
• Valg: Her velges det styremedlemmer som er på valg i perioden. Normalt velges styremedlemmene samlet, mens styreleder velges i et separat valg.
• Signering av protokoll: Med Smartorg kan du føre referat direkte i portalen mens møtet foregår. Når møtet avsluttes kan protokollen signeres rett fra telefonen.

Hvis sameiet ditt bruker SmartOrg er også dette punktet tatt hånd om. Vi har maler som gir deg et forslag til agenda med ett klikk. Selve protokollen lar deg hente inn agendaen automatisk og skrive referatet mens møtet pågår. Når møtet så er ferdig kan du sende protokollen ut og få den signert der og da via telefonen. Protokollen ligger da lagret i møtet og er tilgjengelig for seksjonseierne, som loven tilsier.

Dette bør stå i innkallingen

I innkallingen til årsmøtet ønsker du seksjonseierne velkomne med et tidspunkt og et sted. Legg så ved agendaen og gjør andre merknader som du syns er nødvendig. Hvis du bruker SmartOrg oppretter du kun en aktivitet for årsmøtet.

I fanen «agenda» skriver du inn agendaen, og så laster du opp vedleggene som er relevante for årsmøtet. Når vedleggene er oppe og agendaen er skrevet kan du sende ut innkallingen til alle medlemmene. De får da meldingen du skriver og vedleggene du har lastet opp.

Det er noen få ting som er viktig å ha med seg når du skriver innkallingen. Hvis du har fulgt rådene våre over har du mest sannsynlig dekket de allerede. Dette er viktig å vite:

• Innkallelse til ordinært møte skal skje med minst åtte og maks tjue dagers varsel. Innkallelse til ekstraordinært møte kan om nødvendig skje med kortere varsel, men likevel minst tre dager i forveien.
• Innkallingen må være skriftlig. Elektronisk kommunikasjon (som epost eller SMS) dekker dette kravet.
• Sakene som skal behandles må stå tydelig i innkallingen. Hvis du har fulgt rådene våre til agendaen over, så har du dette på plass. Poenget er at hver enkelt seksjonseier har det klart for seg hva de går glipp av hvis de ikke møter, samtidig som de som møter har anledning til å forberede seg.
• For at et forslag som krever to tredjedels flertall skal kunne behandles, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen.

Slik gjennomfører du årsmøtet

Nå er det tid for å gjennomføre selve årsmøtet.

I utgangspunktet sier eierseksjonsloven at årsmøter helst skal foregå fysisk, men som følge av COVID 19 har det blitt innført en midlertidig forskrift som tillater digitale årsmøter.

På selve møte har alle seksjonseierne rett til å delta med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefeller og samboere har rett til å være til stede og til å uttale seg. Man kan også ta med seg en rådgiver på årsmøtet som har talerett dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

Hvis en seksjonseier ikke kan møte selv kan det utstedes fullmakt. Den må være skriftlig.

Møteledelse

Normalt er det styreleder som blir satt som møteleder på årsmøtet. Det er mulig å velge andre, som for eksempel en forretningsfører, en advokat, eller en representant fra SmartOrg. Møtelederen er ansvarlig for at det blir ført protokoll over de sakene man behandler, og hvilke vedtak som fattes.

Når møtet er ferdig er det viktig at protokollen føres og at den som nevnt blir lagt tilgjengelig for de ulike seksjonseierne. Protokollen underskrives normalt av møtelederen og minst én seksjonseier.

Opptelling av stemmer

Normalt har hver seksjon én stemme hver. Dette kan justeres i vedtektene og i noen sameier stemmer man etter sameiebrøken.

Alminnelig flertall

Hvis ikke noe annet er bestemt i vedtakene avgjøres beslutninger med vanlige flertall. Det fins noen unntak for særlige bomiljøtiltak, hvor kostnader som overstiger 5% av de samlede felleskostnadene krever to tredjedels flertall.

Hvis kostnadene for den enkelte seksjonseier overstiger mer enn halvparten av folketrygdens grunnbeløp krever det også tilslutning fra de seksjonseierne det gjelder. Det betyr at de selv er enige i å bruke penger på det tiltaket.

Kvalifisert flertall

Det er også noen andre unntak som krever to tredjedels flertall. De er listet i eierseksjonslovens §49:

1. Ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som går utover vanlig forvaltning og vedlikehold i det aktuelle sameiet.
2. Omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter.
3. Salg, kjøp, utleie, eller leie av fast eiendom, inkludert seksjoner i sameiet som tihører eller skal tilhøre seksjonseierne i fellesskap, eller andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går utover vanlig forvaltning.
4. Samtykke til at formålet for én eller flere bruksenheter endres fra boligformål til annet formål eller omvendt.
5. Samtykke til reseksjonering som fører til nye seksjoner og dette fører til en økning av det samlede stemmetall.
6. Endring av muligheten for korttidsutleie fra 90 dager (til fra 60-120 dager).

I tillegg kreves det to tredjedels flertall for å endre vedtektene.

Hvis stemmegivningen står likt skal man iht. eierseksjonsloven avgjøre saken ved loddtrekning. Også dette kan endres i vedtektene.

Enighet

I noen tilfeller kreves det at sameierne er enige. Det gjelder hvis:

1. Hele eller vesentlige deler av eiendommen skal selges eller bortfestes
2. Sameiet skal oppløses
3. Det er tiltak som medfører en vesentlig endring av sameiets karakter
4. Det er tiltak som går ut over seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser. Dette er uavhengig av størrelsen på kostnaden som det medfører, og uavhengig av hvor stort økonomisk ansvar eller utlegg det medfører for de enkelte seksjonseierne.

Det er viktig å være klar over at enighet ikke betyr enstemmighet. I saker hvor det må være enighet må alle seksjonseierne være tilstede, og alle må stemme for. Det er altså ikke nok at alle på møtet er enig, hvis en seksjonseier ikke er tilstede.

Tilslutning

Tilslutning betyr at den seksjonseieren et vedtak berører må være enig i vedtaket.

Hvis et forslag går ut på å begrense en eller flere seksjonseieres rådighet over seksjonen de eier, krever loven at dette fastsettes i vedtektene, og at den eller de som vedtaket berører tilslutter seg vedtaket.

I en slik sak kreves det da altså to tredjedels flertall, og tilslutning fra den som berøres av forslaget. Et eksempel på en slik sak kan være å nekte noen å leie ut leiligheten sin.

Habilitet

I noen tilfeller må du som seksjonseier melde deg inhabil og kan dermed ikke delta i behandlingen av det aktuelle spørsmålet. Sakene det er snakk om er:

• et søksmål mot en selv eller ens nærstående
• eget eller nærståendes ansvar overfor sameiet
• et søksmål mot andre eller andres ansvar overfor sameiet dersom egen interesse i saken er vesentlig og kan stride mot sameiets interesser
• pålegg om salg eller fravikelse overfor seg selv eller ens nærstående

I saker hvor du er inhabil kan du heller ikke la deg representeres av en fullmektig, eller være fullmektig for andre som er inhabil i en gitt sak.

Gjør årsmøtet enklere med SmartOrg

Godt jobbet, hvis du har kommet deg helt ned hit.

Vi håper du har fått noe nyttig ut av denne artikkelen og funnet noen gode tips før ditt neste årsmøte.

Det er mye å tenke på når man driver et sameie, og det er viktig at sameiet drives forsvarlig og i henhold til lovverket. Godt forvaltede sameier reduserer risikoen for konflikt, øker verdien ved salg og gjør at dere sparer både tid og penger.

Vi opplever veldig ofte at det er mange som ikke er klar over de mange formalitetene man må ha for seg når man driver et sameie. Det er også grunnen til at vi startet SmartOrg. Vi ønsket å lage et verktøy som gjorde det enkelt å drive noe sammen.

Med plattformen vår kan man derfor automatisere regnskapet og slippe å tenke på å lete frem bilag for årsregnskapet. Dere har malene dere trenger for å opprette agenda, innkalling og protokoll med bare noen tastetrykk. Viktigst av alt er tryggheten på at måten dere driver sameiet på er forsvarlig, transparent og i henhold til gjeldende lover.

Hvis dere ikke allerede bruker SmartOrg i deres sameie må dere gjerne ta kontakt med oss, eller prøve plattformen uten kostnad eller forpliktelser i 30 dager. Du kan prøve ut plattformen her.

Kontakt oss