Våren er årsmøtetid for de fleste sameier. Har styret kontroll på alt som skal på plass for å lose årsmøtet trygt i havn? I denne guiden går vi gjennom hva eierseksjonsloven krever, hva som bør stå på agendaen, hvordan innkallingen skal være, og hvordan du gjennomfører selve årsmøtet steg for steg. Bruker dere SmartOrg, er det meste allerede løst for dere, men det skader aldri med litt ekstra innsikt.
Kort fortalt
- Frist: Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni.
- Innkalling: Sendes skriftlig med minst 8 og høyst 20 dagers varsel. E-post og SMS regnes som skriftlig.
- Saker som må behandles: Årsrapport, regnskap, eventuelt budsjett og innkomne forslag, samt valg til styret.
- Møteform: Styret bestemmer om møtet holdes fysisk, digitalt eller som en kombinasjon. Minst to seksjonseiere med til sammen 10 % av stemmene kan likevel kreve fysisk møte.
- Protokoll: Skal føres og signeres av møteleder og minst én seksjonseier, og deretter holdes tilgjengelig for alle seksjonseiere.
Prøv SmartOrg gratis i 30 dager. Maler for innkalling, agenda og protokoll er klare med få tastetrykk.
Dette sier loven om årsmøtet i sameiet
For boligsameier er det eierseksjonsloven som setter rammene for hva et sameie kan og ikke kan gjøre. Tre paragrafer er spesielt nyttige å ha for seg når du planlegger årsmøtet:
- § 41 sier at årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni.
- § 44 sier hvilke saker årsmøtet skal behandle.
- § 53 sier at det skal føres protokoll over saker som behandles og beslutninger som fattes.
Det er viktig at sameiet drives i tråd med disse kravene, ikke minst når noen skal kjøpe eller selge en bolig i sameiet, eller når sameiet skal ta opp lån. Da er det avgjørende å kunne vise at sameiet drives forsvarlig. Bruker sameiet SmartOrg, er rammeverket satt opp for dere, og de administrative oppgavene automatiseres.
Frister og viktige datoer
Hold tungen rett i munnen på disse fristene, så er mye gjort:
- Innen utgangen av juni: Ordinært årsmøte må være avholdt.
- Mellom 8 og 20 dager før møtet: Innkallingen sendes ut.
- Minst 3 dager før: Korteste varsel for ekstraordinært årsmøte når det er nødvendig.
Dette må du gjøre før årsmøtet
Det aller første dere gjør er å sette dato for årsmøtet. Deretter varsler dere seksjonseierne om datoen og gir dem en frist for å sende inn forslag de ønsker behandlet. Sørg for at fristen gir styret nok tid til å gå gjennom forslagene og lage en innstilling.
Vi anbefaler at dere varsler seksjonseierne skriftlig, enten på e-post, SMS eller med en lapp i postkassen. Bruker dere SmartOrg, går du til meldingsfanen, velger e-post eller SMS, skriver meldingen og sender. Kontaktinformasjonen ligger allerede i systemet.
Når varselet er sendt, kan dere forberede agendaen og sakene. I tillegg må dere klargjøre årsrapporten, som i hovedsak utgjør den formelle innkallingen.
Slik klargjør du årsrapporten
1. Klargjør årsregnskapet
Alle sameier skal sørge for tilstrekkelig regnskapsførsel etter eierseksjonsloven § 64. Når året er omme, summeres alle inntekter og utgifter opp i et årsregnskap som legges frem for årsmøtet.
Regnskapet trenger ikke være komplisert, men det er viktig å dokumentere alle transaksjoner inn og ut av sameiet. Da oppstår det ikke tvil hvis noen stiller spørsmål ved en post.
Har sameiet 21 eller flere seksjoner, er dere regnskapspliktige etter regnskapsloven og må også ha statsautorisert eller registrert revisor. Da gjelder strengere krav til regnskapet. Bruker sameiet SmartOrg, føres årsregnskapet automatisk, så du slipper å tenke på dette punktet.
2. Lag årsberetning
Årsberetningen oppsummerer status i sameiet og hva styret har jobbet med i perioden. Det er ofte greit å ha med:
- Generelle opplysninger: Antall seksjoner, gnr./bnr., kommune, adresse, organisasjonsnummer og om sameiet er registrert i foretaksregisteret.
- Styrets sammensetning: Navn på styremedlemmene og hvilken posisjon de har hatt.
- Styrets arbeid: Antall styremøter og behandlede saker i perioden, gjerne med utfall og merknader.
- Redegjørelse for årsregnskapet: Overskudd eller underskudd, kommentarer til regnskapet og eventuelle særlige forhold som gjeld eller lån. Foreslå gjerne hvordan overskuddet skal brukes, eller hvordan et underskudd skal dekkes inn.
- Fortsatt drift: Summen av disponible midler ved utgangen av regnskapsåret, og om det var en økning eller nedgang fra forrige periode.
Sameier som bruker SmartOrg slipper mesteparten av dette. Portalen lager automatisk et forslag til styrets årsberetning som dere kan se over, justere og signere.
3. Lag styrets innstilling til innkomne forslag
Har det kommet forslag fra seksjonseierne, bør styret diskutere dem og lage en innstilling før årsmøtet, der dere anbefaler hva årsmøtet bør vedta. I SmartOrg anbefaler vi at dere legger forslagene som vedlegg i selve årsmøtet, slik at de sendes ut med innkallingen og er enkle å hente opp under behandlingen.
4. Lag et forslag til budsjett
Et godt budsjett gjør det enkelt å drive sameiet godt og å vite hva felleskostnadene bør være. I SmartOrg hjelper vi dere med å sette opp budsjett og kontoplan som enkelt kan kopieres og justeres fra år til år. Disse budsjettlinjene er ofte viktige å få med:
Inntekter: innbetaling av felleskostnader og renteinntekter.
Utgifter: forsikring, avsetning til vedlikehold, HMS og internkontroll, styrehonorar, kostnader til regnskapsfører, forretningsfører eller SmartOrg, og gebyrer. Andre linjer kan være brøyting, strøm, sosiale tiltak (som dugnad) og innkjøp.
5. Sett en agenda for årsmøtet
Etter eierseksjonsloven skal årsmøtet behandle og godkjenne årsrapporten og regnskapet og gjennomføre valg til styret. Møteleder og minst én person til må signere protokollen, som skal holdes tilgjengelig for seksjonseierne i etterkant. I tillegg bør alle sameier behandle et budsjett for kommende periode, og mange velger også å sette opp et årshjul. Vi anbefaler en agenda som ser slik ut:
- Konstituering: Velg møteleder, referent og hvem som skal signere protokollen, godkjenn innkallingen og sett årsmøtet.
- Årsrapport inkludert regnskap: Behandles, seksjonseierne kommer med merknader, og rapporten godkjennes eventuelt.
- Budsjett for neste periode: Ta utgangspunkt i forrige budsjett og gjør justeringer.
- Innkomne forslag: Behandle styrets innstilling til forslag som er sendt inn før fristen.
- Årshjul for neste periode: Bruk gjerne en av malene i portalen.
- Valg: Velg styremedlemmer som er på valg. Normalt velges styremedlemmene samlet, mens styreleder velges separat.
- Signering av protokoll: Med SmartOrg fører du referat direkte i portalen mens møtet pågår, og protokollen signeres rett fra telefonen når møtet avsluttes.
Bruker sameiet SmartOrg, gir malene et ferdig agendaforslag med ett klikk, og protokollen henter inn agendaen automatisk.
Dette bør stå i innkallingen
I innkallingen ønsker du seksjonseierne velkommen med tidspunkt og sted, legger ved agendaen og gjør nødvendige merknader. Bruker du SmartOrg, oppretter du en aktivitet for årsmøtet, skriver agendaen i agendafanen og laster opp relevante vedlegg før du sender ut innkallingen til alle.
Noen krav er viktige å huske på når du skriver innkallingen:
- Innkalling til ordinært årsmøte skal skje med minst 8 og høyst 20 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan om nødvendig innkalles med kortere varsel, men aldri kortere enn 3 dager.
- Innkallingen må være skriftlig. Elektronisk kommunikasjon som e-post eller SMS dekker dette kravet.
- Sakene som skal behandles må stå tydelig i innkallingen, slik at hver seksjonseier kan forberede seg og vet hva de eventuelt går glipp av ved å ikke møte.
- For forslag som krever to tredjedels flertall, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen for at saken skal kunne behandles.
Slik gjennomfører du årsmøtet
Fysisk eller digitalt årsmøte?
Det er styret som bestemmer møteformen, enten fysisk, digitalt eller som en kombinasjon. Etter en lovendring som trådte i kraft i 2021 kan årsmøter gjennomføres digitalt også under normale omstendigheter, ikke bare i unntakstilfeller. Det er likevel én viktig begrensning: dersom minst to seksjonseiere som til sammen har minst 10 % av stemmene krever det, må årsmøtet holdes som fysisk møte.
Velger styret digitalt møte, må gjennomføringen være forsvarlig. Det innebærer blant annet at styret har kontroll på hvem som deltar, at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte, og at det brukes en sikker metode for å bekrefte deltakernes identitet.
Hvem kan delta?
På årsmøtet har alle seksjonseiere rett til å delta med forslags-, tale- og stemmerett. Ektefeller og samboere har rett til å være til stede og uttale seg. Man kan også ta med en rådgiver som har talerett dersom et flertall på årsmøtet tillater det. Kan en seksjonseier ikke møte selv, kan det utstedes skriftlig fullmakt.
Møteledelse
Normalt er det styrelederen som er møteleder, men årsmøtet kan velge en annen, for eksempel en forretningsfører, advokat eller representant fra SmartOrg. Møtelederen er ansvarlig for at det føres protokoll over sakene som behandles og vedtakene som fattes. Når møtet er ferdig, signeres protokollen normalt av møtelederen og minst én seksjonseier, og den skal holdes tilgjengelig for seksjonseierne.
Opptelling av stemmer og flertallskrav
I rene boligsameier har hver seksjon normalt én stemme. I nærings- og kombinerte sameier stemmes det ofte etter sameiebrøken. Dette kan justeres i vedtektene. Står stemmene likt, avgjøres saken ved loddtrekning, med mindre vedtektene sier noe annet.
Alminnelig flertall er hovedregelen: med mindre noe annet følger av loven eller vedtektene, avgjøres beslutninger med flertallet av de avgitte stemmene.
To tredjedels flertall (kvalifisert flertall) kreves blant annet for sakene i § 49:
- Ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som går utover vanlig forvaltning og vedlikehold.
- Omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter, eller utvidelse av eksisterende bruksenheter.
- Salg, kjøp, utleie eller leie av fast eiendom, inkludert seksjoner som tilhører seksjonseierne i fellesskap, som går utover vanlig forvaltning.
- Samtykke til at formålet for én eller flere bruksenheter endres fra bolig til annet formål, eller omvendt.
- Samtykke til reseksjonering som fører til nye seksjoner og øker det samlede stemmetallet.
- Tilrettelegging som gjør at en bruksenhet kan brukes av flere personer enn vanlig (hyblifisering).
Det kreves også to tredjedels flertall for å endre vedtektene, og for å fravike standardgrensen for korttidsutleie (se under).
Enighet kreves i de mest alvorlige sakene etter § 51, blant annet salg eller bortfeste av hele eller vesentlige deler av eiendommen, oppløsning av sameiet, og tiltak som vesentlig endrer sameiets karakter eller går ut over seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser. Vær oppmerksom på at enighet ikke er det samme som enstemmighet på møtet: alle seksjonseiere må være til stede og stemme for. Det er altså ikke nok at alle som møter er enige, hvis én seksjonseier er fraværende.
Tilslutning betyr at den seksjonseieren et vedtak berører, må være enig. Skal et forslag begrense en seksjonseiers rådighet over egen seksjon, krever loven at det fastsettes i vedtektene, at det oppnås to tredjedels flertall, og at den som berøres slutter seg til vedtaket. Et eksempel kan være å nekte noen å leie ut leiligheten sin.
I tillegg gjelder en grense for kostnadskrevende tiltak: dersom et tiltak medfører et økonomisk ansvar eller utlegg for den enkelte seksjonseier på mer enn halvparten av folketrygdens grunnbeløp (G), kreves tilslutning fra de berørte seksjonseierne.
Habilitet
I noen tilfeller må du som seksjonseier melde deg inhabil, og kan da ikke delta i behandlingen av spørsmålet. Det gjelder:
- søksmål mot deg selv eller dine nærstående
- eget eller nærståendes ansvar overfor sameiet
- søksmål mot andre eller andres ansvar overfor sameiet, dersom din egen interesse er vesentlig og kan stride mot sameiets interesser
- pålegg om salg eller fravikelse overfor deg selv eller dine nærstående
I saker der du er inhabil, kan du heller ikke la deg representere ved fullmektig eller selv være fullmektig for andre.
Etter årsmøtet: protokoll og dokumentasjon
Når møtet er ferdig, skal protokollen føres og signeres av møteleder og minst én seksjonseier. Etter § 53 skal protokollen holdes tilgjengelig for seksjonseierne til enhver tid. Det er altså ikke godt nok at den ligger i en perm hos styrelederen eller i en mappe bare styret har tilgang til.
I SmartOrg føres protokollen i selve møtet og signeres på telefonen umiddelbart etterpå. Den ligger så tilgjengelig for alle seksjonseiere i portalen og i dokumentarkivet, akkurat slik loven krever. Vil du lære mer om styrets plikter, har vi samlet de viktigste i artikkelen 9 regler for styret i sameiet.
Gjør årsmøtet enklere med SmartOrg
Det er mye å holde styr på når man driver et sameie, og det er viktig at driften er forsvarlig og i tråd med lovverket. Godt forvaltede sameier reduserer risikoen for konflikt, øker verdien ved salg og sparer både tid og penger.
Med SmartOrg kan dere automatisere regnskapet og slippe å lete frem bilag. Dere får malene dere trenger for agenda, innkalling og protokoll med få tastetrykk, og tryggheten på at sameiet drives forsvarlig, transparent og i henhold til gjeldende lover.
Test SmartOrg gratis i 30 dager, uten kostnad eller forpliktelser. Eller ta kontakt med oss hvis du har spørsmål.
Ofte stilte spørsmål om årsmøte i sameiet
Når må årsmøtet i et sameie holdes?
Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni, jf. eierseksjonsloven § 41.
Hvor lang frist er det på innkallingen?
Innkalling til ordinært årsmøte skal sendes ut med minst 8 og høyst 20 dagers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan om nødvendig innkalles med kortere varsel, men aldri kortere enn 3 dager.
Kan årsmøtet holdes digitalt?
Ja. Etter en lovendring fra 2021 kan styret velge å gjennomføre årsmøtet digitalt, fysisk eller som en kombinasjon. Minst to seksjonseiere som til sammen har 10 % av stemmene kan likevel kreve fysisk møte. Digitale møter må gjennomføres forsvarlig, med sikker identitetsbekreftelse og kontrollerbar stemmegivning.
Hvilke saker skal årsmøtet behandle?
Som minimum skal årsmøtet behandle og godkjenne årsrapporten og regnskapet, og gjennomføre valg til styret. De fleste sameier behandler også budsjett for kommende periode og innkomne forslag fra seksjonseierne.
Hvem signerer protokollen?
Protokollen signeres av møtelederen og minst én seksjonseier. Den skal deretter holdes tilgjengelig for alle seksjonseiere til enhver tid.
Hvilke saker krever to tredjedels flertall?
Blant annet ombygging og påbygging utover vanlig vedlikehold, omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter, kjøp, salg eller utleie av fast eiendom utover vanlig forvaltning, endring av formål mellom bolig og næring, reseksjonering som øker stemmetallet, hyblifisering, og endring av vedtektene. Den fullstendige listen står i eierseksjonsloven § 49.
Når må sameiet føre regnskap etter regnskapsloven?
Sameier med 21 eller flere seksjoner er regnskapspliktige etter regnskapsloven og må også ha statsautorisert eller registrert revisor. Mindre sameier skal også føre ordentlig regnskap, men uten de samme formelle kravene.
Hva er reglene for korttidsutleie i et sameie?
Korttidsutleie, det vil si utleie i inntil 30 døgn sammenhengende av hele boligseksjonen, er ikke tillatt i mer enn 90 døgn per år. Grensen kan fravikes i vedtektene og settes til mellom 60 og 120 døgn, men en slik beslutning krever to tredjedels flertall på årsmøtet.
Hva skjer hvis fristene brytes?
Sendes innkallingen ut for sent, eller holdes ikke årsmøtet som forutsatt, kan en seksjonseier eller et styremedlem be tingretten om å innkalle. I alvorlige tilfeller med feil gjennomføring kan vedtak bli kjent ugyldige, og styret kan i ytterste konsekvens få et ansvar. Følg derfor fristene og dokumenter gjennomføringen godt.
Denne artikkelen gir generell informasjon og er ikke juridisk rådgivning. Ved tvil, kontakt en forretningsfører, advokat eller se eierseksjonsloven på Lovdata.