smarte sameier

smarte sameier

Det kan være mye å tenke på når man skal stifte og drive et sameie 

 

Noen må ta jobben og ansvaret for alt fra styrearbeid, vedtekter og budsjett og økonomi til administrasjon av felleskostnader, møter, vedlikehold og dugnader.

SmartOrg hjelper dere fra første stund med en digital plattform der både stiftelse, drift og administrasjon gjøres enkelt og oversiktlig og samtidig sikrer kontinuitet, åpenhet og transparens.

l

Stiftelse og etablering

Gjør stiftelse og etableringe raskt, enkelt og digitalt med vår stiftelsesmodul. Vi hjelper dere slik at alt blir riktig fra første stund.

Se funksjoner

  • Stiftelse og registering Brønnøysundregisteret:
    Fyll ut et enkelt skjema så registrere vi alt for dere.  Vi trenger kun enkel formalia og seksjonsbegjæring. Dere signerer trygt og enkelt med BankID på mobil.
  • Smarte vedtekter: Vedtekter lages automatisk og tilpasses slik at det passer deres sameie. 
  • Opprettelse av bankkonto: Etter godkjent registrering i Brønnøysundregisteret hjelper vi dere med å opprette bankkonto og å koble den på portalen.  
  • Innmelding av eiere: Alle eiere i et sameie blir med i portalen fra første stund og har full innsikt
  • Styrearbeid: Sett sammen styret og tildel rettigheter/ansvar og verv.  SmartOrg sørger for at styrearbeidet blir enklere med automatiske regnskap, oppfølging, felleskostnader, budsjett og styremodul for møter og dokumenter. 

Økonomi

Enkel og forståelig økonomistyring med verktøy for budsjett, felleskostnader og innbetalinger med faktura eller kort. 

Se funksjoner

  • Automatisk regnskap: Få full oversikt over regnskapet, inn- og utbetalinger og  disponibel bank saldo i portalen uten å måtte gå i nettbanken.
  • Fakturering: Send eller last opp inngående faktura til deres fakturamottak i portalen og systemet betaler automatisk når den har blitt godkjent i valgfri godkjenningsflyt
  • Utlegg: Alle medlemmer kan enkelt føre utlegg og systemet betaler automatisk når det har blitt godkjent
  • Budsjett: Lag budsjett og følg med. Dere ser til enhver tid hvordan dere ligger an i forhold til budsjettet.
  • Felleskostnader: Fordel kostnader jevnt eller på eierbrøk og opprett automatisk terminbeløp for innbetaling.
  • Kort/faktura betaling: La medlemmene velge om de vil betale med kort eller faktura ved  betaling av felleskostnader eller andre innbetalinger. Se hvem som har betalt og send enkelt ut purringer på sms/epost
  • Bank: Ved å gi oss fullmakt til bankkonto avstemmes banksaldo og inn- og utbetalinger slik at dere hele tiden har et oversiktlig og oppdatert regnskap i portalen. 
w

Kommunikasjon

Med SmartOrg har du alltid oppdaterte medlemslister. Send SMS eller Epost til medlemmer, styre eller grupper.

Se funksjoner

  • Medlemsoversikt: Få full oversikt over eiere, eierseksjoner og  kontaktinfo
  • Medlemskonto: Alle medlemmer får sin egen tilgang til portalen og kan vedlikeholde egen informasjon
  • SMS/Epost: Send ut meldinger til alle i sameiet, styre, grupper eller spesifikke personer rett fra portalen
  • Påminnelser: Manuelle eller automatiske påminnelser fra portalen om godkjenninger, purringer på regninger og felleskostnader eller varsle medlemmer om et kommende arrangement

Aktivitet

Fokuser på det som er viktig for dere! SmartOrg hjelper dere med å organisere og gjennomføre felles aktiviteter i sameiet.

Se funksjoner

  • Organiser dugnad, prosjekt og aktivitet: Opprett og organiser aktiviteter via portalen.
  • Påmeldinger: Send ut en påmelding til alle i sameiet via portalen. 
  • Økonomi: Ha en god oversikt over inntekter og utgifter ved dugnad, vedlikehold, prosjekter og sosiale aktiviteter. 

Møter

Avhold møter digitalt! I møtemodulen får dere hjelp til å lage agenda, innkallinger, referat og digital signering via SMS og mobil.

Se funksjoner

  • Agenda: Enkelt å sette opp møteagenda og holde oversikt over møter
  • Vedlegg: Lei av å måtte ta vare på fysiske vedlegg i forkant eller etterkant av et møte? Koble vedlegg og dokumenter direkte til møtet
  • Innkalling: Send ut innkallingen med agenda direkte fra plattformen
  • Referat: Skriv referatet direkte i møtemodulen og det blir lagret automatisk. 
  • Signering:  Signer møte – og styreprotokoller digitalt og enkelt via SMS. Med digital signering slipper dere å måtte vente eller følge opp hvis noen ikke er fysisk tilstede.
m

Struktur, arkiv og logg

Ha full kontroll på alle dokumenter, medlemslister, utstyr og alt det det andre. Vi har gjort det enkelt ved å samle alt på ett sted.

Se funksjoner

  • Felles dokumentarkiv: Ha alle viktige dokumenter på et sted der alle som trenger kan finne fram. Når styret og ressurspersoner skiftes ut er et kontinuerlig arkiv gull å ha!  
  • Historikk: Lurer du på hva som har skjedd i sameiet i år eller i fjor ?  Via historikken kan du se hvem som har gjort hva og når. Smart, åpent, demokratisk og transparent.

Hvorfor velge SmartOrg?

Hvorfor velge SmartOrg?

Få full oversikt over hele sameiet

På portalens hovedside får alle medlemmer full oversikt over sameiet og tilgang til vedtekter og dokumenter. Her finnes også enkel oversikt over eiere, økonomi, kontaktinformasjon, styremedlemmer og roller , verv og godkjennere.

Enkel oversikt over eiere

Trenger du å få kontakt med personen i leilighet nr 3? Gå inn på Smartorg og se alle som er eiere i sameiet med både verv, e-post og telefon nummer.

Få full oversikt over felleskostnader

Se hva felleskostnadene går til uten å måtte finne gamle møteprotokoller og budsjetter.

Få penger enkelt tilbake etter utlegg

Lei av å måtte sende inn refusjonskjema, ta vare på kvitteringer og vente lenge på å få tilbakebetalt for utlegg? Med Smartorg trenger du bare å ta et bilde av kvitteringen og laste det opp for videre godkjenning og utbetaling.

Hold styr på økonomien

Plattformen gjør det enkelt både for styre og kasserer å ha kontroll på økonomien. Få full oversikt over både budsjett, fakturaer, inntekter, utgifter og regnskap. 

Organiser aktiviteter i deres sameie

Opprett og gjennomfør dugnader og andre aktiviteter i sameiet, med enkel oversikt over både inntekter og utgifter.

Gjør kommunikasjon enkelt

Send ut e-post eller sms til alle i sameie eller lag egne grupper.

Avhold alle møter digitalt

Lag en agenda, send ut innkaling, skriv refereat og før inn vedlegg, alt på et sted. Trenger dere signering på møteprotokoller gjøres det enkelt via SMS og vår digitale signeringsløsning.

Hold styr på dokumentene

Ha alle viktige dokumenter på et sted og unngå leting etter filer når dere trenger det som mest. 

Se hva som har skjedd

Ha full kontroll over hva som skjer på plattformen. Alt blir logget og hvem som har gjort hva og når fremgår i Historikken. Åpent og demokratisk. 

En pris for hele plattformen og ingen skjulte kostnader!

En pris for hele plattformen og ingen skjulte kostnader!

3 måneder gratis oppstart. Etter dette betaler dere én fast pris per år for fri bruk av hele plattformen og alle moduler. SMS tjenester og transaksjonsgebyrer for faktura og kortbetalinger påløper ved bruk.

Antall eierseksjoner

1-4

5-9

10-14

15-20

Over 20

Pris per år/seksjon

kr. 500,-

kr. 450,-

kr. 400,-

kr. 350,-

Ta kontakt

SMS pris

2 kr

2 kr

2 kr

2 kr

1 kr

Priser er EKS. MVA og gjelder per seksjon. Betalings- og transaksjonsgebyr ved bruk av kortbetaling : 7 kr + 4,8% av transaksjonsbeløp. Fakturagebyr: 45 kr per faktura.

Ønsker dere å bruke SmartOrg for deres sameie?

Vi er i dag i drift med utvalgte pilotkunder og jobber for tiden hardt med siste finpuss av systemet i tett dialog med våre brukere.

Vi  lanserer plattformen åpent for alle nye foreninger og sameier høsten 2020.

Ta gjerne kontakt med oss hvis dere ønsker hjelp med digital oppstart og smartere drift så tar vi en prat og vi håper å kunne gi dere et “Early Bird” tilbud!

Vi hjelper alle nye kunder med etablering og oppstart!

Kontakt oss

8 + 5 =