Du meldte deg ikke frivillig. Du bare sa ja.
Plutselig sitter du med ansvar for regnskap, medlemslister, innkalling til møter og kontingentinnkreving ved siden av jobb og familie. Det er hverdagen for titusenvis av styremedlemmer i norske foreninger, sameier og velforeninger.
Et godt styreverktøy gjør ikke jobben for deg. Men det gjør den overkommelig.
I denne artikkelen går vi gjennom fem funksjoner et godt styreverktøy og medlemssystem for foreninger og sameier må ha for å fungere i praksis.
Hvorfor trenger foreninger og sameier et styreverktøy?
De fleste styrer starter med det de har: Excel-ark, e-posttråder, Google Drive-mapper og et par ringpermer. Det funker helt til kassereren slutter, noen mister passordene, eller det nye styret arver ingenting.
Et styreverktøy løser ikke bare dagens problem. Det løser neste styres problem også.
For etablerte organisasjoner gir et styreverktøy forutsigbarhet: historikk, dokumentasjon og rutiner som overlever et styrebytte. For nye organisasjoner gir det veiledning og struktur fra dag én slik at dere slipper å finne opp hjulet på nytt.
1. Økonomi og regnskap
Økonomi er det området som skaper mest uro i frivillige styrer. Ikke fordi tallene er kompliserte, men fordi ansvaret kjennes tungt og verktøyene er ofte for dårlige.
Et styreverktøy med integrert økonomi gir alle i styret oversikt uten at kassereren må sende regneark rundt. Seksjonseiere og medlemmer kan se regnskapet selv. Revisor logger inn direkte og ingenting havner i en privat innboks.
Mens mange andre systemer for foreninger og sameier kun fokuserer på medlemmer eller styrets oppgaver, har SmartOrg også en komplett økonomimodul med budsjett, bilagsregistrering, fakturering, purring, fordeling av felleskostnader og årsregnskap. For sameier inkluderer dette eFaktura og fordeling per seksjon. For foreninger og velforeninger inkluderer det kontingentinnkreving med betalingsoppfølging.
Du trenger heller ikke være regnskapskyndig. SmartOrg er laget enkelt for små foreninger og sameier, uten moms eller lønn, og mange sameier klarer seg faktisk uten forretningsfører med SmartOrg sitt regnskap.
Les mer om SmartOrg for sameier · Les mer om SmartOrg for foreninger
2. Medlemsregister
Hvem er egentlig med? Det spørsmålet er vanskeligere enn det høres ut.
I mange organisasjoner er svaret spredt over Excel-ark fra tre år tilbake, en Facebook-gruppe og et notat noen la igjen på PC-en da de sluttet. Folk har flyttet. Folk har solgt. Nye har kommet til, men ingen har lagt dem inn.
Et godt medlemsregister er alltid oppdatert, tilgjengelig for hele styret og kobler sammen kontaktinformasjon, betalingshistorikk og kommunikasjon.
I SmartOrgs medlemsregister får hvert medlem sin egen konto og kan oppdatere informasjonen sin selv. For velforeninger kan dere hente inn alle eiendommer og beboere i området automatisk via eiendomsdata, slik at dere aldri mister oversikten ved eierskifte. Fra styrets side har dere til enhver tid full oversikt, og kan filtrere, eksportere og kommunisere direkte fra registeret.
Les mer om SmartOrg for velforeninger
3. Kommunikasjon
En Facebook-gruppe funker delvis for dem som bruker Facebook. Men det er ikke alle, og på facebook blir innholdet i gruppen ofte lite synlig blant mye annet innhold.
Når viktig informasjon om dugnad, felleskostnader eller ekstraordinært møte kun deles i en Facebook-gruppe, risikerer dere at mange aldri ser det. Og dere har ingen dokumentasjon på at informasjonen ble sendt.
Et styreverktøy bør gi dere direkte kommunikasjon til alle medlemmer, uavhengig av hvilke sosiale medier de bruker.
SmartOrg lar dere sende e-post, SMS, brev og digipost til alle medlemmer eller til segmenterte grupper dere definerer selv. Dere kan kommunisere med hele sameiet, kun styremedlemmer, eller kun de som har meldt seg på et arrangement. Utsendelsene loggføres, så dere alltid vet hva som ble sendt og til hvem. Det gir bedre oversikt, færre misforståelser og en mer forutsigbar dialog mellom styret og mottakerne, uansett størrelse på foreningen eller sameiet.
4. Møter og aktiviteter
Styremøter, årsmøter, dugnader, sosiale arrangementer, alt dette krever koordinering. Jo mer manuelt det er, jo mer faller på én person og jo mer krevende blir det å gjennomføre alt som skal gjennomføres.
Et styreverktøy bør håndtere hele møtesyklusen: innkalling, agenda, referat og signering. Det bør også håndtere påmelding og betaling for arrangementer, slik at dere slipper å administrere Vipps-meldinger og regneark i etterkant.
I SmartOrg kan dere sette opp styremøter og årsmøter med innkalling, agenda og vedlegg sendt direkte til styremedlemmene. Referat skrives i portalen og sendes til digital signering. For arrangementer og aktiviteter kan dere ta imot påmelding med integrert betaling, også for åpne arrangementer utenfor medlemsmassen.
Alt samles i et årshjul der dere kan legge inn egne frister, oppgaver og ansvarsfordeling gjennom året.
5. Dokumenter, vedtekter og stiftelse
Hvor ligger vedtektene? Hvem har protokollen fra årsmøtet for to år siden? Hva var betingelsene i serviceavtalen?
Disse spørsmålene dukker alltid opp på det verst tenkelige tidspunktet, ved styrebytte, ved tvist, eller når revisor spør. Et styreverktøy bør derfor ha et sentralt dokumentarkiv som er tilgjengelig for hele styret, alltid, uten at noen må sende filer på e-post.
SmartOrg inkluderer dokumentlagring med tilgangskontroll slik at styret ser alt, medlemmer ser det de har rett til å se. Vedtekter, protokoller og årsrapporter ligger strukturert og søkbart.
Har dere ikke stiftet enda? SmartOrg kan stifte forening, velforening eller sameie for dere inkludert automatisk generering av vedtekter, stiftelsesprotokoll og innsendelse til Brønnøysundregistrene. Les mer om stiftelse av forening eller hva det koster å stifte et sameie.
Trenger dere egentlig et styreverktøy?
Ja — nesten alltid.
Ikke fordi Excel er farlig, men fordi det ikke skalerer. Det siste styremedlemmet som visste hvordan regnearket fungerte sluttet. Passordet til e-posten er på et post-it-lapp. Neste kasserer aner ikke hva hun tar over.
SmartOrg koster fra 148 kr/md. for sameier og fra 200 kr/md. for foreninger og velforeninger, ekskl. mva. Alt er inkludert: regnskap, medlemsregister, kommunikasjon, møter og dokumenter. Ingen binding, 30 dager gratis.
For mange sameier betyr det slutten på forretningsføreren, og en besparelse på 20 000–100 000 kr i året. For foreninger og velforeninger betyr det at kassererjobben går fra å ta kvelder og helger til å ta minutter.