Ofte stilte spørsmål

Her finner du svar på de vanligste spørsmålene om SmartOrg. Velg kategorien som passer deg best.

Ofte stilte spørsmål om SmartOrg

Hvorfor bruke SmartOrg?

Uansett om sameiet eller foreningen din er liten eller stor så trenger dere et godt administrasjons- og styreverktøy for å få mest ut av de aktiviteter, oppdrag og utfordringer som dere ønsker å løse.

Et godt styreverktøy forenkler administrasjon og lar dere brukt tiden og kreftene på det som er viktig.

I SmartOrg har vi vært opptatt av å lage en helhetlig plattform som kan dekke alle behov for styre og drift av en en forening, et sameie eller en velforening.

Du kan lese mer om hvorfor et godt styringsverktøy er essensielt i effektiv drift av ditt sameier eller forening ved å trykke her.

Hvordan kommer jeg i gang med portalen?

For å komme i gang med portalen må dere fylle ut foreningsbyggeren vår, hvor dere legger inn nødvendige opplysninger om deres sameie eller forening. Dette tar kun noen få minutter, og dere vil da få tilgang til portalen øyeblikkelig. Trykk her for å komme i gang!

Må foreningen vår ha et organisasjonsnummer?

Selv om sameier og foreninger er fritatt for kravet om organisasjonsnummer, kan det hende dere trenger det likevel. Hvis dere for eksempel skal opprette bankkonto eller kjøpe forsikring til sameiet eller foreningen, er banker og forsikringsselskaper pålagt å innhente et offentlig nummer til alle kunder.

Smartorg hjelper dere med stiftelse og til å få organisasjonsnummer til ditt sameie eller forening. Trykk her for å komme i gang.

Kostnader og prisliste finner du ved å trykke her.

Koster det noe å bruke SmartOrg?

Du finner oppdaterte prislister for våre tjenester ved å trykke her.

Alle våre kunder får i tillegg en gratisperiode, slik at dere får tid til å teste SmartOrg sine tjenester helt kostnadsfritt.

Har SmartOrg en app?

Nei, SmartOrg har ikke en egen app. Men vår portal er laget for å brukes på mobil eller nettbrett også.
Dersom du ønsker hurtiglenke på hjemskjermen (app-visning), kan du legge til SmartOrg-portalen som bokmerke på startskjermen. Slik gjør du det:

Åpne nettleseren på mobilen og gå til SmartOrg-portalen.
Trykk på nettleserens delingsikon (vanligvis en pil som peker opp eller et delt ikon).
Velg «Legg til på startskjermen» eller lignende alternativ, avhengig av nettleseren du bruker.
Gi appen et passende navn, og deretter vil et ikon for nettsiden vises på startskjermen som en app. Når du trykker på ikonet, vil nettsiden åpnes i nettleseren.

Ofte stilte spørsmål om sameier

Hvordan oppretter jeg et sameie?

For å opprette et sameie må sameiet først være seksjonert. Er du usikker på om ditt sameie er seksjoner? Det kan enkelt sjekkes hos Kartverket, eller så kan du ta kontakt her, så skal vi hjelpe deg med å finne ut av det.

Etter at sameie er seksjonert, må du fylle ut en Samordnet Registermelding og sende den til Brønnøysundregistrene. Med Registermeldingen må det også leveres noen dokumenter. Det må blant annet utarbeides vedtekter til sameie, som følger Eierseksjonsloven. I tillegg må det avholdes et stiftelsesmøte, hvor et styre blir valgt.

SmartOrg tilbyr et selvforklarende system som gjør at dere kan stifte et sameie på kun 15 minutter. Dere fyller ut informasjon om sameiet deres, deretter generer SmartOrg vedtekter, avholder stiftelsesmøte og sender en Samordnet Registermelding til Brønnøysundregistrene for dere. Signering av dokumentene foregår i tillegg enkelt og digital på din smarttelefon.

Trykk her for å komme i gang!

Hvilke regler gjelder for et sameie?

Et sameie her flere regler som må følges, vi har samlet det viktigste i et par artikler.

5 ting du må vite når du drive et lite sameie

9 regler for styret i sameiet som du bør kjenne til

Må et sameie føre regnskap?

Ja. Alle eierseksjonssameier må føre «ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel», jf. eierseksjonsloven § 64. Styret har ansvaret for regnskapet og skal legge det frem for årsmøtet hvert år. Sameier med 21 seksjoner eller flere er i tillegg regnskapspliktige etter regnskapsloven og må utarbeide årsregnskap, årsberetning og ha revisor. Mindre sameier har enklere krav, men plikten til å føre et ryddig og oversiktlig regnskap gjelder for alle.

Blir regninger betalt automatisk?

Vår portalløsning operer med to modeller for bankavstemming. Det er self-driven og bankavstemming.

Self-driven: Dere håndterer selv bankavstemming, samt betaler fakturaer etc. Det blir kun fakturert for lisens og bruk av SMS-tjeneste.

Bankavstemming: Hvis dere ønsker avstemt regnskap med bank og få alle bilagene bokført for dere kommer det en bokføringskostnad i tillegg. Dette er enten et gebyr på 35 kroner på utgående faktura, eller en bokføringskostnad på maks 5% av bokført beløp. Ukentlig bankavstemming og bankregistrering av godkjente inngående faktura og utlegg er da inkludert. (NB! Dette krever at SmartOrg får tilgang til deres bankkonto via fullmakt)

Fullstendig prisliste finner du her.

Hvordan håndterer jeg innrapportering til skatteetaten på et sameie?

Ifølge skatteforvaltningsforskriften er alle sameier med mer enn 8 seksjoner pålagt å gi opplysninger om fordeling av inntekter, kostnader, formue og gjeld mellom andelshaverne i sameiet.

Hvis opplysningene ikke rapporteres innen fristen (som er 31. januar hvert år) kan sameiet bli pålagt tvangsmulkt opp mot 30.000 kroner. For sameier under 9 seksjoner er det frivillig å rapportere til skatteetaten. Fordelen med å gjøre det er at sameiets felles skattemessige beløp blir forhåndsutfylt i sameiernes skattemeldinger.

Hvordan gjennomfører vi et årsmøte i sameiet?

Vi har skrevet en artikkel som forklarer stegvis hvordan dere avholder et årsmøte. Den finner du ved å trykke her.

Hva kan felleskostnader faktisk brukes til?

Felleskostnader skal dekke utgifter som hører til bygget og felles driften, ikke den enkelte beboers private forbruk. Typiske poster er nedbetaling av felleslån, bygningsforsikring, vaktmester, renhold av fellesarealer, strøm i trappeoppganger og garasje, snørydding, vedlikehold og nødvendige reparasjoner. Hva felleskostnadene går til, skal fremgå av budsjett og regnskap som presenteres for medlemmene.

Må sameiet ha forsikring?

Et boligsameie skal i praksis ha en felles bygningsforsikring som dekker skade på bygning og fellesarealer, og dette er både vanlig praksis og ofte en forutsetning fra banker og andre aktører. Forsikringen betales vanligvis gjennom felleskostnadene og skal sikre hele bygget, ikke bare den enkelte leilighet. Den enkelte eier må i tillegg tegne egen innboforsikring for møbler, klær og annet løsøre.

Når er sameiet regnskapspliktig?

Alle eierseksjonssameier har plikt til å føre «ordentlig og tilstrekkelig regnskap», jf. eierseksjonsloven § 64. Styret skal sørge for regnskapsførselen og legge frem regnskapet for foregående kalenderår på det ordinære årsmøtet. Sameier med 21 seksjoner eller flere må føre regnskap og utarbeide årsregnskap og årsberetning i samsvar med regnskapsloven, og skal ha revisor etter § 65. Mindre sameier har enklere krav, men må likevel føre et ryddig regnskap som gir nødvendig oversikt over økonomien.

Må sameiet avholde årsmøte?

Ja, boligsameier skal holde årsmøte én gang i året, jf. eierseksjonsloven § 41. På årsmøtet legger styret frem årsregnskap, årsberetning og andre saker som etter lov eller vedtekter skal behandles. Årsmøtet behandler blant annet budsjett, vedlikeholdsplaner, eventuelle vedtektsendringer og valg av styre. Årsmøtet er sameiets øverste organ og fatter de beslutningene som gir styret den formelle fullmakten til å gjennomføre vedtakene.

Kan styret nekte utleie av leilighet/seksjon?

Muligheten til å nekte utleie følger av både lov og vedtekter, og reglene er ulike for borettslag og eierseksjonssameier. I eierseksjonssameier har seksjonseieren som hovedregel rett til å leie ut, jf. eierseksjonsloven § 24. Dersom vedtektene krever styregodkjenning av leietaker, kan styret bare nekte godkjenning når det foreligger saklig grunn. I borettslag er reglene strengere, og utleie krever som hovedregel samtykke fra styret etter borettslagsloven. Ved uenighet må både styret og eieren forholde seg til gjeldende lov og sameiets eller borettslagets vedtekter.

Har beboere rett til innsyn i styreprotokoller og dokumenter?

Eiere og medlemmer har som hovedregel rett til innsyn i viktige dokumenter som gjelder økonomi, vedtak og driften av foreningen/sameiet. Styreprotokoller kan ofte vises frem helt eller delvis, men enkelte deler kan skjermes hvis de inneholder sensitive opplysninger, for eksempel om personkonflikter eller personalsaker. Det er lurt å ha en fast praksis for innsyn, slik at styret balanserer åpenhet og personvern på en ryddig måte.

Kan jeg drive korttidsutleie av seksjonen min?

Ja, du kan leie ut seksjonen din, men eierseksjonsloven § 24 setter grenser for korttidsutleie. Korttidsutleie betyr utleie i perioder på inntil 30 døgn. Det er tillatt med opptil 90 døgn korttidsutleie per år, med mindre vedtektene har satt en annen grense mellom 60 og 120 døgn. For å endre denne grensen fra 90-dagersregelen, må årsmøtet vedta det med minst to tredjedeler av de avgitte stemmene.

Må et sameie ha et styre?

Ja. Etter eierseksjonsloven § 54 skal alle sameier ha et styre. Styret skal ha en styreleder, og som hovedregel tre medlemmer hvis ikke vedtektene fastsetter et annet antall. I sameier med åtte eller færre seksjoner kan vedtektene, dersom alle seksjonseiere er enige, bestemme at alle seksjonseierne utgjør styret. I slike tilfeller må det utpekes en representant for seksjoner med flere eiere eller eiere som ikke er myndige, og årsmøtet skal alltid velge styreleder.

Ofte stilte spørsmål om foreninger og velforeninger

Hvordan oppretter jeg en ny forening eller velforening?

For å opprette en forening eller velforening må du fylle ut en Samordnet Registermelding og sende den til Brønnøysundregistrene. Med Registermeldingen må det også leveres noen dokumenter. Det må blant annet utarbeides vedtekter til foreningen. Det må i tillegg avholdes et stiftelsesmøte, hvor et styre blir valgt.

SmartOrg tilbyr et selvforklarende system som gjør at dere kan stifte en forening på kun 15 minutter. Dere fyller ut informasjon om sameiet deres, deretter generer SmartOrg vedtekter, avholder stiftelsesmøte og sender en Samordnet Registermelding til Brønnøysundregistrene for dere. Signering av dokumentene foregår i tillegg enkelt og digital på din smarttelefon.

Trykk her for å komme i gang!

Blir regninger betalt automatisk?

Vår portalløsning operer med to modeller for bankavstemming. Selvbetjent (dere gjør avstemming og bokføring selv) eller SmartOrg PLUSS der vi foretar bankavstemming og bokføringskontroll via fullmakt til deres bank.

Self-driven: Dere håndterer selv bankavstemming, samt betaler fakturaer etc. Det blir kun fakturert for lisens og bruk av SMS-tjeneste.

Fullstendig prisliste finner du her.

Hvordan kan vi søke støtte til velforeningen?

Vi har skrevet en artikkel som stegvis forklarer hvordan din velforening kan søke om støtte, den finner du ved å trykke her.

Hvordan søker vi støtte fra frifond til vår forening?

Vi har skrevet en artikkel som stegvis forklarer hvordan din forening kan søke om støtte fra frifond, den finner du ved å trykke her.

Hvem bestemmer beløpet på kontingenten?

Størrelsen på kontingenten fastsettes normalt av årsmøtet eller generalforsamlingen, ofte etter forslag fra styret basert på budsjettbehovet. Medlemmene kan da diskutere nivået og eventuelt foreslå endringer før det blir vedtatt. I noen foreninger kan vedtektene gi styret fullmakt til å justere kontingenten innenfor bestemte rammer, men det bør alltid være forankret i årsmøtet.

Når er foreningen regnskapspliktig?

En forening blir regnskapspliktig etter regnskapsloven når den faller inn under vilkårene i § 1-2. For foreninger gjelder dette særlig § 1-2 første ledd nr. 7 og nr. 9:

• Økonomiske foreninger som i løpet av året har hatt salgsinntekter over to millioner kroner (§ 1-2 nr. 7).
• Andre foreninger som i løpet av året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner, eller et gjennomsnittlig antall ansatte over 20 årsverk (§ 1-2 nr. 9).

Regnskapsplikten slår inn når grensene er overskredet to år på rad, jf. § 1-2 annet ledd. Når grensene ikke lenger overskrides i to sammenhengende år, faller regnskapsplikten bort, jf. § 1-2 tredje ledd.

Foreninger som ikke oppfyller disse vilkårene, er normalt ikke regnskapspliktige etter regnskapsloven, men må likevel føre et ordentlig og dokumentert regnskap etter bokføringsloven.

Må foreningen avholde årsmøte?

Ja. Foreninger er ikke regulert av en egen lov, men etter ulovfestet foreningsrett skal alle foreninger avholde årsmøte minst én gang i året. Årsmøtet er foreningens øverste organ og velger styre, godkjenner regnskap og behandler saker som vedtektene krever. Det er som regel vedtektene som fastsetter hvordan og når årsmøtet skal innkalles og hvilke saker som skal tas opp.

Må foreningen ha revisor?

En forening må ha revisor dersom den er revisjonspliktig etter revisorloven § 2-1. Dette gjelder bare for foreninger som først er regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2, og som deretter oppfyller minst ett av terskelvilkårene fastsatt i forskrift:

• 10 årsverk eller mer
• balansesum på 27 millioner kroner eller mer
• driftsinntekter på 7 millioner kroner eller mer

Foreninger som oppfyller disse vilkårene skal ha revisor som er registrert i Revisorregisteret hos Finanstilsynet. Revisor må bekrefte oppdraget, og dersom foreningen er registrert i Foretaksregisteret, må protokoll fra årsmøtet som viser valg av revisor sendes inn.

Foreninger som ikke er regnskapspliktige, eller som ligger under tersklene, er normalt ikke revisjonspliktige, men kan velge revisor dersom vedtektene krever det eller årsmøtet ønsker ekstern kontroll.

Generelle spørsmål

Hva er et årsmøte?

Årsmøtet er foreningens eller sameiets øverste møte, der medlemmene eller seksjonseierne formelt bestemmer hovedlinjene for driften. På årsmøtet går man vanligvis gjennom årsrapport og regnskap, vedtar budsjett og kontingent/felleskostnader, og velger styre og eventuelle komiteer. Medlemmene kan også ta opp saker de ønsker behandlet. Vedtak som fattes på årsmøtet er bindende for styret.

Hva er en valgkomité?

En valgkomité er en liten gruppe personer som har ansvar for å foreslå kandidater til styre og andre verv før årsmøtet eller generalforsamlingen. Komiteen skal gjerne snakke med både sittende styre og medlemmer for å finne folk som er motiverte og egner seg til oppgavene. Målet er å sikre et velfungerende styre med riktig kompetanse og en god fordeling av ansvar. Selve valget skjer alltid på årsmøtet/generalforsamlingen.

Må man ha nestleder i foreningen/sameiet?

Om man må ha nestleder, avhenger av lovverket som gjelder og av vedtektene i den enkelte forening eller sameie. Mange velger å ha nestleder fordi det gir tydelig plassering av ansvar når styreleder er bortreist eller syk, og fordi det gir bedre kontinuitet i styret. I små foreninger kan det være tilstrekkelig med styreleder og styremedlemmer, så lenge vedtektene ikke krever nestleder spesielt. Det viktigste er at ansvarsfordelingen er tydelig beskrevet og forstått

Hvor ofte skal styret kalle inn til årsmøte/generalforsamling?

Som hovedregel holdes årsmøte eller generalforsamling én gang i året, ofte innen en bestemt frist etter utgangen av regnskapsåret (for eksempel innen våren året etter). Detaljene står vanligvis i vedtektene og/eller i lovverket som gjelder for boformen eller foreningen. I tillegg kan det kalles inn til ekstraordinært årsmøte/generalforsamling hvis viktige saker oppstår, eller hvis et visst antall medlemmer krever det. Styret har ansvar for å følge både lov, vedtekter og frister for innkalling.

Hva er forskjellen på styremøte og generalforsamling?

Styremøte er møter der bare styret deltar, og hvor styret behandler løpende saker, følger opp vedtak fra årsmøtet og tar praktiske beslutninger i hverdagen. Generalforsamling eller årsmøte er derimot et møte for alle eiere/medlemmer, og er det øverste organet i foreningen eller sameiet. Her behandles større og overordnede saker, som vedtektsendringer, budsjett, regnskap og valg av styre. Kort sagt: generalforsamlingen bestemmer rammene, mens styremøtene handler om å gjennomføre dem.

Hvilke personopplysninger har styret lov å lagre om medlemmene?

Styret skal bare lagre personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap og driften av foreningen/sameiet. Typisk er dette navn, adresse, kontaktinformasjon, eventuelt seksjons-/leilighetsnummer og oversikt over innbetalinger av kontingent eller felleskostnader. Sensitive opplysninger (for eksempel helseopplysninger) skal som hovedregel ikke lagres, med mindre det finnes et tydelig og lovlig grunnlag for det. Opplysningene skal beskyttes mot uvedkommende, bare brukes til sitt formål og slettes når de ikke lenger trengs, og medlemmer har rett til innsyn i egne opplysninger. Les mer om personopplysninger og personvern på datatilsynets nettsider.

Hva er et borettslag?

Et borettslag er en boligorganisasjon der beboerne eier en andel i laget, ikke selve leiligheten som en egen eiendom. Andelen gir en eksklusiv bruksrett til en bestemt bolig i borettslaget. Selve bygget og fellesarealene eies og forvaltes av borettslaget i fellesskap, og beboerne betaler felleskostnader for drift, vedlikehold og eventuelle felleslån.

Hva er forskjellen på borettslag og sameie?

I et borettslag eier du en andel som gir rett til å bo i en bestemt leilighet, mens borettslaget eier bygningen. I et (eierseksjons)sameie eier du derimot din egen seksjon som en selvstendig eiendom, samtidig som du eier en andel av fellesarealene sammen med de andre. Forskjellen påvirker blant annet hvordan lån tas opp, hvordan eierskapet tinglyses og hva som står i kjøpekontrakten.

Hva er et ekstraordinært årsmøte?

Et ekstraordinært årsmøte (eller ekstraordinær generalforsamling) er et møte som holdes utenom det ordinære, årlige årsmøtet for å behandle en eller flere bestemte saker som ikke kan vente. Det kan for eksempel gjelde større vedlikeholdsprosjekter, akutte økonomiske spørsmål eller utskifting av styret. Slike møter kalles vanligvis inn enten av styret selv, eller fordi et visst antall medlemmer krever det, og innkallingsreglene følger i hovedsak de samme prinsippene som for ordinært årsmøte.

Hva er en møteprotokoll?

En møteprotokoll er den skriftlige oppsummeringen av hva som ble behandlet og vedtatt på et møte, for eksempel årsmøte eller styremøte. Protokollen skal normalt inneholde tid og sted, hvem som deltok, hvilke saker som ble tatt opp, hvilke vedtak som ble gjort og eventuelle stemmetall. Den signeres av møteleder og minst én protokollunderskriver, og fungerer som dokumentasjon dersom det senere blir spørsmål om hva som faktisk ble besluttet.

Hva er et medlemssystem?

Et medlemssystem er et verktøy (ofte digitalt) som brukes til å holde oversikt over medlemmene i en forening eller beboere i et sameie/borettslag. Det kan typisk lagre kontaktinformasjon, hvem som har betalt kontingent eller felleskostnader, og hvem som har hvilke roller eller tilganger. Målet er å gjøre administrasjonen enklere og sørge for at informasjonen er oppdatert og samlet ett sted.

Hvordan fordeles stemmer på årsmøtet?

Hvordan stemmer fordeles, avhenger av type forening og hva som står i vedtektene. Noen steder har hver bolig eller hvert medlem én stemme, mens andre bruker sameiebrøk eller andel som grunnlag for stemmevekten. Styret bør alltid informere tydelig om stemmereglene i innkallingen, slik at alle vet hvordan avstemningene foregår.

Må foreningen/sameiet ha revisor?

Om man må ha revisor, kommer an på størrelse og type virksomhet, og på hvilke grenser som gjelder i det nåværende lovverket. Mindre foreninger og små sameier har ofte ikke plikt til statsautorisert revisor, men kan likevel ha en valgt revisor eller en person som går gjennom regnskapet. Er man i grenseland for regnskaps- og revisjonsplikt, bør styret sjekke oppdatert regelverk eller spørre en regnskapsfører.

Hvor lenge må styret ta vare på dokumenter og protokoller?

Regnskapsdokumenter og bilag skal etter lov oppbevares i flere år (typisk minst fem år, ofte lenger, avhengig av regelverket som gjelder). Møteprotokoller fra årsmøter og generalforsamlinger er viktige historiske dokumenter og bør i praksis tas vare på så lenge foreningen eller sameiet eksisterer. Også styreprotokoller, vedtekter og vedlikeholdsplaner bør lagres på en trygg og sporbar måte over tid.

Hvem kan kreve å få en sak opp på årsmøtet?

Vanligvis kan enhver eier eller ethvert medlem be om at en sak tas opp på årsmøtet, så lenge forslaget sendes innen fristen som er angitt i innkallingen eller vedtektene. I noen tilfeller kan vedtektene kreve at et visst antall medlemmer går sammen om større saker, for eksempel vedtektsendringer. Styret har ansvar for å ta inn innkomne saker på saklisten når de er sendt inn på riktig måte og innen riktig frist.

SmartOrg gir kun generell informasjon og peker på relevante lover og regler der det er nyttig. Svarene i denne FAQ-en er ikke juridiske råd, og det er alltid styret som har ansvar for å følge gjeldende regelverk og ta endelige beslutninger.