Stadig flere nordmenn flytter til egen leilighet i et lite sameie for å få en enklere hverdag og slippe vedlikeholdsarbeid.

De fleste ønsker å bare kunne sette nøkkelen i døra vel vitende om at alt det praktiske og økonomiske i sameiet blir ivaretatt.

Men veldig mange sameier er så små at de ikke har (eller trenger) egen forretningsfører. De fleste små sameiene har som oftest heller ikke en erfaren styreleder som tar seg av alt det formelle rundt drift, økonomi og styresaker.

Mange mindre sameier ordner det praktiske uformelt seg mellom.

Ofte går det helt greit, men det er viktig å vite at det også er mange fallgruver sameiet kan komme i.

I denne artikkelen skal vi gi deg en oversikt over de viktigste reglene du må være klar over hvis du eier en seksjon i et lite sameie. Vi gir deg også en rekke tips for å drive sameiet på en god måte.

La oss sette i gang

1. Ha formalitetene på plass og unngå tvister

Det første rådet er å sørge for at dere har alt der formelle på plass.

I dag havner dessverre mange saker i retten på grunn av tvister i små sameier. Ofte springer slike uenigheter ut av uklare regler og manglende oppfølging av styrets plikter.

Derfor anbefaler vi at sameiet ditt driftes formelt og ansvarlig selv om sameiet er lite. Selv sameier med 3 til 5 seksjoneseiere er tjent med å ha formalitetene på plass.

Vær også klar over at det følger med et ansvar som styreleder, eller styremedlem. Hvis dere har alt det formelle på plass er dere på den måten sikrere om noe skulle skje.

Hvis dere bruker SmartOrg blir det litt enklere å ha orden på formalitetene. I vår portal har du enkelt tilgang til oppdaterte vedtekter, og tilgang til gode verktøy for å drifte sameiet på en forsvarlig måte.

2. Ha oversikt over regler for et lite sameie

Vi får ofte spørsmålet, “er små sameier regnskapspliktige”?

Svaret på det er ja og nei. Alle sameier må føre regnskap på en tilstrekkelig måte, men dere må ikke føre det ihht. regnskapsloven før dere har 21 eller flere seksjoner.

Eierseksjonsloven beskriver hvilke plikter ulike sameier har.

Enkelt forklart går det et skille mellom sameier med 9 eller flere seksjoner og et nytt skille med sameier med 21 eller flere seksjoner.

Hvis sameiet har 21 eller flere seksjoner er dere pliktig til å ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer. I tillegg må dere føre regnskap ihht. regnskapsloven.

Hvis dere har mellom 9 og 20 seksjoner må sameiet registreres i foretaksregisteret. Dere må også levere opplysninger om sameiers andel av felles inntekter, utgifter, formue og gjeld til Skatteetaten.

Hvis sameiet har færre enn 9 seksjoner er det frivillig å registreres i foretaksregisteret. Det er også frivillig å melde opplysninger til Skatteetaten, selv om dette gjør selvangivelsen lettere for de ulike seksjonseierne.

Det er imidlertid noen regler som sameiet må følge, uansett hvor lite det er:

  • Alle sameier må ha vedtekter
  • Alle seksjonseiere skal betale et akontobeløp for å dekke sin andel av felleskostnadene.
  • Alle seksjonseiere har en plikt til å vedlikeholde sin egen bruksenhet.
  • Alle sameier skal skal holde utvendige og innvendige fellesarealer forsvarlig ved like.
  • Alle sameier skal holde årsmøte hvert år innen utgangen av juni. For små sameier kan det gjøres veldig enkelt, spesielt med alle malene vi har i SmartOrg. Vi har skrevet en artikkel om hvordan du gjennomfører et årsmøte her.
  • Det skal føres protokoll over alle saker som behandles, og alle beslutninger som tas på årsmøtet. Denne protokollen skal til enhver tid holdes tilgjengelig for seksjonseierne.
  • Alle sameier skal ha et styre. Styret skal ha en leder, og tre medlemmer hvis ikke annet er fastsatt i vedtektene.
  • Alle sameier er også forpliktet til å ha ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel. Dette regnskapet er styret forpliktet til å legge frem på årsmøtet.

Det er altså endel forpliktelser som selv små sameier må følge. Sjekk derfor at ditt sameie følger disse kravene.

Sjekk spesielt at dere har et formelt valgt styre som følger vedtektene. Sjekk at dere avholder årsmøter som dokumenteres og sjekk at protokollene er tilgjengelig for alle på en enkel måte.

Ved å bruke SmartOrg sørger du for at alle disse forpliktelsene gjennomføres på en enkel – og ofte automatisk måte. Hver seksjon har en bruker til portalen og kan enkelt sjekke protokoll, vedtak, vedtekter og andre ting som sameiet har bestemt eller er forpliktet til.

Hvis du vil ha enda mer innsikt i viktige regler som gjelder for et sameie, kan du lese om 9 regler for styret i sameiet som alle bør vite om her.

3. Sørg for gode vedtekter for små sameier

En av reglene som sameiene må følge er å ha vedtekter. Alle sameier må ha egne vedtekter.

De trenger ikke være kompliserte, men om det skulle oppstå tvister, er det best at vedtektene er satt opp i henhold til eierseksjonsloven, at de er klare, og at de er godkjent av årsmøtet.

Vedtektene skal som et minstekrav angi eiendommens grunnboksbetegnelse og hvor mange medlemmer styret skal ha. De kan også styre andre ting som ordensregler, dyrehold eller fordeling av felleskostnader.

I vår portal har vi gjort det enkelt å få tilgang til vedtektene som gjelder til enhver tid. Det er også enkelt å oppdatere vedtektene om dere gjør endringer på årsmøtet.

4. Sett av penger til vedlikehold og uforutsette utgifter

Det er alltid lurt å være føre var.

Vi anbefaler derfor at du sjekket at ditt sameie har satt av et fond til å dekke uforutsette utgifter og fremtidig vedlikehold.

Dersom sameiet ditt har bygget opp et fond, kan dere slippe å ta opp banklån eller be seksjonseierne om ekstraordinære innbetalinger som kan gjøre store innhogg i privatøkonomien for mange.

Et godt og veldrevet sameie kan også gjøre eventuelle salg mye enklere. Sameier som har avsatt fond til vedlikehold, som følger pliktene de er pålagt og som har god dokumentasjon fremstår med mye mindre risiko ved kjøp enn et uoversiktlig sameie.

Det kan fort koste deg noen tusen kroner om du skal selge leiligheten din uten at du har god oversikt over forholdene i sameiet ditt. Megleren trenger nemlig god dokumentasjon på oppdaterte vedtekter, felleskostnader og på at det ikke er restanse (ubetalte felleskostnader).

Med vår plattform har du enkel tilgang på alle tingene du vil trenge ved et salg, og kan på den måten spare deg for noen tusen kroner ved salg.

5. Spar tid og penger på gode verktøy

Det er både mye tid og penger spart i å bruke riktig verktøy for jobben.

Vi ser veldig ofte små sameier som bruker en rekke ulike verktøy for å håndtere driften sin. Kanskje bruker dere et verktøy for faktura, excel for regnskap, dropbox for filer og printeren for kommunikasjon.

Ikke bare er dette tungvint. I mange tilfeller vil det også være mer kostbart enn å bruke SmartOrgs alt i ett løsning. Du får da et helhetlig verktøy til jobben, samtidig som du får et verktøy skreddersydd for å løse akkurat de oppgavene som et lite sameie er satt til å løse.

Vi har utviklet en brukervennlig og fulldigital løsning som gjør det enkelt for ditt sameie å ha full kontroll på vedtekter, styre, årsmøter, felleskostnader og økonomi, dokumenter samt kommunikasjon med alle seksjonseiere på email eller SMS.

Bruker du vår portalen, får du ferdige kvalitetssikrede vedtekter som oppfyller kravene til eierseksjonsloven, og sameiet ditt slipper å bruke flere tusen kroner på dyre advokater. Du trenger heller ikke ansette ekstern regnskapsfører, men kan enkelt og rimelig sette opp budsjett for felleskostnader, fakturere og følge opp alle innbetalinger rett fra portalen.

Høres dette ut som noe som kan forenkle din hverdag? Ta kontakt og prøv løsningen gratis her:

Prøv SmartOrg gratis i én måned

Du kan uten kostnad eller forpliktelser lage en bruker ved å følge denne linken. Har du andre spørsmål, må du gjerne fylle ut skjemaet under, så svarer vi så fort vi kan.

4 + 5 =