Bor du i et sameie?

Kanskje har du ansvar som styremedlem? Eller vil være en informert seksjonseier?

Da er dette en artikkel du bør få med deg. Her har vi skrevet om 9 viktige regler for styret i sameiet som det er viktig å vite om.

Uansett om sameiet ditt har 3 seksjoner eller 30, så er det viktig at dere vet hvilke regler som gjelder dere, slik at dere unngår sanksjoner, eller setter deg selv som styremedlem i en personlig erstatningssituasjon.

La oss komme i gang.

Regel #1: Alle sameier er pålagt å føre “tilstrekkelig regnskap”

Den første regelen dere må kjenne til er at alle sameier er pliktig å føre “tilstrekkelig regnskap”. Dette gjelder uansett antall seksjoner, hvor mange bilag dere har eller hvor store transaksjonene er.

Regnskapet trenger ikke være komplisert, men dere må ha en oversikt over, og en dokumentasjon på, alle transaksjonene som er i sameiet.

I SmartOrg har vi gjort dette veldig enkelt ved at regnskapet fører seg selv. Når dere bruker betalingssystemet og fakturamottaket i portalen går regnskap og bokføring automatisk. Dere kan også legge inn utgående og inngående fakturaer, og legge til utgifter og inntekter manuelt.

Hvis sameiet ditt har flere enn 21 seksjoner er dere pliktig til å føre regnskap i samsvar med regnskapsloven. Dere er også pliktige til å ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer. I de mindre sameiene kan man også ha en revisor, men det er ikke et krav.

Regnskapet som føres må legges frem på årsmøtet hvert år. Hvis du vil lære mer om hvordan du avholder årsmøte i sameiet ditt kan lese mer om det her.

Regel #2: Alle sameier må ha vedtekter

Regel nummer to er at alle sameier må ha vedtekter.

Heller ikke disse trenger å være kompliserte, men de må i minste fall inneholde eiendommens grunnboksbetegnelse og hvor mange medlemmer styret skal ha. I tillegg kan vedtektene inneholde omtrent hva dere vil, og enten supplere eller erstatte bestemmelser i eierseksjonsloven.

Dere kan for eksempel fastsette bruk av fellesareal, fordeling av felleskostnader, hvorvidt man kan ha dyr eller ikke, hvordan årsmøtet skal gjennomføres og mye mer.

Gjennom vår sameiebygger får man automatisk generert standard vedtekter som blant annet er bygget på eierseksjonsloven. Hvis dere har egne vedtekter fra før kan dere enkelt bytte dem om.

Hos oss er vedtektene alltid enkelt tilgjengelig for alle seksjonseierne på dashboardet. Hvis du vil se hvordan dette vil se ut for ditt sameie, kan du registrere sameiet ditt her, og prøve systemet kostnadsfritt og uforpliktende i 30 dager.

Regel #3: Årsmøte skal holdes hvert år

Kravene til årsmøtet er ganske tydelig beskrevet i loven, og vi har skrevet en hel artikkel på hvordan du gjennomfører et årsmøte på riktig måte (som du kan lese her).

Det du må vite er at årsmøtet skal holdes hvert år, innen utgangen av juni. Det var noen unntak i 2020 på grunn av COVID-19, da det kunne holdes innen utgangen av oktober.

Eierseksjonsloven setter rammer for hvordan innkalling skal foregå, hvilke saker som skal behandles, hvordan saker avgjøres, hvem som kan delta og at møtet skal protokollføres.

Dette rammeverket kan dere selv endre gjennom vedtektene deres, men dersom ingenting annet står i vedtektene er det viktig at dere oppfyller de kravene som står i eierseksjonsloven.

I SmartOrg har vi laget ferdige maler for deg som gjør det enkelt å kalle inn til-, gjennomføre- og signere protokollen fra et årsmøte.

Samtidig har vi skrevet en artikkel som tar deg gjennom årsmøtet. Hvis du vil vite mer om hvordan du gjennomfører årsmøtet for sameiet ditt anbefaler jeg at du tar en titt på denne artikkelen.

Regel #4: Protokollen skal være tilgjengelig for seksjonseierne

I eierseksjonslovens §53 er det to regler som ikke alle sameier er klar over. Det første er at det skal føres protokoll over alle vedtak som fattes (som må signeres). Det andre er at protokollen skal gjøres tilgjengelig for seksjonseierne “til enhver tid”.

Det er derfor ikke godt nok at en signert protokoll er printet ut, signert og lagt i en perm hos styrelederen. Det er heller ikke godt nok at en signert protokoll lagres i en dropbox-mappe som kun styret har tilgang til.

I SmartOrg har vi bygget det opp slik at protokollene er tilgjengelig på flere plasser. Først og fremst er den tilgjengelig i selve møtet. Der fører du protokollen underveis og får den signert på telefon umiddelbart etter møtet. Fra da av vil den signerte protokollen ligge tilgjengelig i portalen for alle sameierne. I tillegg har vi et dokumentarkiv hvor man lagrer viktige dokumenter – som en protokoll fra et årsmøte.

Regel #5: Dere må utarbeide og oppbevare dokumentasjon på en trygg og forsvarlig måte

I tillegg til protokollen sier eierseksjonsloven at styret må utarbeide og oppbevare dokumentasjon på en trygg og forsvarlig måte. Dette gjelder for eksempel vedtekter eller bevis på at sameiet er tinglyst (en utskrift av grunnboken eller seksjonsbegjæring for eksempel).

Samtidig er god dokumentasjon utrolig nyttig for alle sameiene. Godt utarbeidet og lett tilgjengelig dokumentasjon sørger blant annet for:

  • At det er lett for sameierne å vite hva som foregår.
  • At beslutninger som styret tar forankres i hele sameiet.
  • At det blir enklere å selge en bolig med nøkkeldokumentasjon lett tilgjengelig. Dere vil for eksempel slippe å bruke tid (og penger) på å finne dokumentasjon på innbetalte felleskostnader, vedtekter, tinglysning o.l. da dette allerede er lett tilgjengelig i portalen.
  • At risikoen for konflikt i sameiet reduseres siden alt som skjer i sameiet er godt dokumentert og lett tilgjengelig.
  • At verdien på boligen kan øke ettersom sameiet er velfungerende og godt strukturert.
  • At du som styremedlem løper en mindre risiko for å personlige erstatningskrav da det er lett å dokumentere avgjørelser dere har tatt.
  • At det er enkelt for nyinnflyttede å sette seg inn i sameiets historikk, kultur, rutiner og plikter.

Hvis dere ikke har gode rutiner for å dokumentere hva som skjer i sameiet anbefaler vi at du sjekker ut ulike systemer så snart som mulig. Dere bør velge et system som gjør det enkelt for seksjonseierne (og ikke bare styre) å ha tilgang til alt av, eller deler av, dokumentasjonen.

I SmartOrg har vi ordnet dette gjennom et dokumentarkiv og egne moduler for innkalling og referat. I tillegg har vi en godt utarbeidet økonomimodul som holder orden på regnskapet og felleskostnadene.

Dere må gjerne prøve ut SmartOrg uforpliktende og kostnadsfritt ved å følge denne lenken.

Regel #6: Seksjonseieren må vedlikeholde sin enhet, mens sameiet må vedlikeholde fellesareal

Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven) sier også noe om hvem som skal vedlikeholde hva i et sameie.

Hver enkelt seksjonseier skal blant annet vedlikeholde sin egen enhet på en måte som ikke skaper ulempe for de andre eierne. Vedlikeholdet skal også sørge for at man unngår skader på fellesarealene eller på de andre eiernes seksjoner.

Denne plikten gjelder på blant annet inventar, vinduer, vegg og rør. Vedlikehold av våtrom er nevnt spesifikt for å unngå lekkasje, som vil kunne føre til skade og ulempe for andre eiere i sameiet.

Når det kommer til sameiet som helhet er det ansvarlig for å vedlikeholde og utbedre fellesarealene. Dette vedlikeholdsansvaret gjelder som hovedregel alt som ikke faller inn under hver enkelts ansvar, og inkluderer bygningen og felles installasjoner.

Det er et par ting som er verdt å merke seg når det kommer til sameiets vedlikeholdsplikt:

  • Vedlikeholdsansvaret gjelder både utvendige og innvendige fellesarealer.
  • Vedlikeholdsplikten gjelder også reparasjoner og nødvendige utskiftninger, i tillegg til utbedring av tilfeldige skader.
  • Vedlikeholdsplikten gjelder også for installasjoner (rør, ledninger, kanaler) som går gjennom seksjonen til en medeier. Sameiet har rett til å føre slike installasjoner gjennom en bruksenhet, sålenge det ikke skaper vesentlig ulempe for den som eier enheten.
  • Vedtektene kan fastsette at eierne av bestemte seksjoner plikter å vedlikeholde deler av fellesarealet, men dette krever samtykke fra den eieren det gjelder.
  • Hvis sameiet ikke utfører vedlikeholdsansvaret, og manglende vedlikehold gjør at eiendommen står i fare for å ta skade eller ødeleggelse, så kan en seksjonseier utføre vedlikeholdet selv. I disse tilfeller har seksjonseieren krav på å få tilbakebetalt nødvendige utgifter. Det er viktig å merke seg at de andre medeierne må varsles i rimelig tid før man starter på et slikt vedlikehold – med mindre det foreligger særlig grunn til at det er rimelig å unnlate varsling.

I vår plattform har vi utviklet to moduler som gjør det enkelt å opprettholde vedlikeholdsansvaret. Vi har en egen modul for prosjektregnskap, hvor man enkelt kan føre regnskap over vedlikeholdsprosjekt man har i sameiet. Dere kan enkelt inkludere kostnaden i felleskostnadene og splitte den etter sameiebrøk, eller jevnt blant alle eierne.

Siden dette er knyttet til regnskapet, blir det også regnskapsført automatisk.

I tillegg har vi gjort det superenkelt å registrere utlegg. Alt du trenger å gjøre er å laste opp et bilde av bilaget i registreringen, og så snart utgiften er godkjent av sameiet blir den utbetalt automatisk. Du kan teste ut disse funksjonene her.

Regel #7: Dere må ha et system for internkontroll og HMS

Krav om internkontroll for sameier er en av de mer ukjente reglene et sameie har.

I følge internkontrollforskriften så er alle sameier (selv små sameier) pålagt å innføre og utøve internkontroll i sameiet.

Det betyr at alle sameier skal ha et system for å sikre at alle aktiviteten til sameiet planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med de kravene som står i HMS-lovgivningen.

For eksempel må alle sameier:

  • Sørge for at lover og forskrifter i HMS-lovgivningen følges og ha en oversikt over de kravene som er relevant for sameiet
  • Sørge for at arbeidstakere (i de sameiene som har det) har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i HMS-arbeidet. Det må sørges for at arbeidstakerne har medvirkning i HMS-arbeidet.
  • Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. Disse målene må dokumenteres.
  • Ha oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeid er fordelt. Dette skal også dokumenteres.
  • Kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og sette i verk tiltak som reduserer risikoen. Dette skal også dokumenteres.
  • Sette i verk rutiner for å avdekke, rette opp i, og forebygge brudd på krav i HMS-lovgivningen. Disse rutinene skal også dokumenteres.
  • Ha systematisk gjennomgang av internkontrollen slik at planene fungerer som de skal. Dette skal også dokumenteres.

Dokumentasjonen som kreves vil avhenge av størrelsen på sameiet, og hva som gir mening i deres situasjon. Det vil for eksempel ikke være nødvendig med omfattende risikoanalyser for et 3-mannssameie, men enkel dokumentasjon må uansett utarbeides.

I SmartOrg løser vi dette gjennom maler og moduler som gjør dette arbeidet sømløst. Snart vil alle sameiene i vår portal få tilgang til maler, sjekklister og kunnskapsark som gjør det enkelt å følge reglene om internkontroll.

Regel #8: Har dere flere enn 8 seksjoner må dere rapportere til skattetaten

Regel nummer 8 handler om kravet om innrapportering til skatteetaten.

Ifølge skatteforvaltningsforskriften er alle sameier med mer enn 8 seksjoner pålagt å gi opplysninger om fordeling av inntekter, kostnader, formue og gjeld mellom andelshaverne i sameiet.

Dere må også huske å rapportere inn riktige opplysninger. Til det vil dere trenge:

  • Organisasjonsnummer
  • En unik identifikator (nøkkel): Sameiers fødsels- eller D-nummer, seksjonens matrikkelnummer sammen med inntektsår og opplysningspliktig som er unik identifikator.
  • Boligseksjonens matrikkelnummer: kommunenummer, gårdsnummer og bruksnummer, samt seksjonsnummer
  • Eiertid i inntektsåret
  • Beløpspostene: Inntekter, utgifter, formue, gjeld,
  • Fordelingsnøkkel

Hvis opplysningene ikke rapporteres innen fristen (som er 31. januar hvert år) kan sameiet bli pålagt tvangsmulkt opp mot 30.000 kroner.

For sameier under 9 seksjoner er det frivillig å rapportere til skatteetaten. Fordelen med å gjøre det er at sameiets felles skattemessige beløp blir forhåndsutfylt i sameiernes skattemeldinger.

Med SmartOrg er også denne prosessen forenklet. Alle opplysningene du trenger er lett tilgjengelig, og du vil få en påminnelse når det er på tide å rapportere inn opplysningene. Vi holder også på å automatisere denne oppgaven slik at innrapporteringen går av seg selv. Du kan teste systemet kostnadsfritt og uforpliktende her.

Regel #9: Styreansvar er et personlig straffe- og erstatningsansvar.

Det siste kravet dere bør kjenne til er erstatingsansvaret du har som styremedlem i et sameie. Det betyr at du kan stå erstatningsansvarlig med din personlige formue for feil du gjør.

Det høres kanskje skummelt ut, men en forutsetning er at du opptrer uaktsomt. Sålenge sameiet ditt drives skikkelig, med grundig dokumentasjon og gode rutiner skal det mye til for å holde deg erstatningsansvarlig.

Et godt tips er derfor å ha etablerte strukturer i sameiet. Dere bør ha god dokumentasjon av avgjørelsene dere tar og hvordan dere driver sameiet. Dere bør også ha utarbeidet internkontroll for eksempelvis brannvern, lekeplass og liknende.

Hvis dere bruker SmartOrg er dette gitt av seg selv. For oss har det vært viktig å lage de verktøyene som gjør at dere kan drive sameiet skikkelig uten å måtte leie inn dyre konsulenter.

Du kan teste ut systemet selv, enkelt, utforpliktende og kostnadsfritt her.

Bonustips: Velg et styre som fungerer

Det sier seg kanskje selv, men et godt styre er viktig for å få et sameie som fungerer. For mange kan det virke som mye arbeid å gå inn i styret, men hvis sameiet ditt bruker SmartOrg får dere en rekke verktøy som gjør jobben ganske enkel.

Styret skal i første omgang sørge for at drift og vedlikehold av sameiet holder et akseptabelt nivå. Dette innebærer ofte å kreve inn fellesutgifter, føre regnskap, betale regninger fortløpende, holde kontakt med det offentlige og naboer. I tillegg kan det innebære å kalle inn til dugnad for å plante planter, få lagt ny asfalt eller sørge for at trappeoppgangen blir vasket. Hvis dere bruker SmartOrg får dere et system hvor du kan kreve inn fellesutgifter med én knapp. Regnskapet vil føre seg selv. Regninger kan bli betalt for dere, og meldingstjenesten gjør at det er enkelt å sende ut beskjeder til alle i sameiet. Du kan teste ut SmartOrg helt uforpliktende her.

Det viktigste verktøyet for styret er styremøtene som holdes mellom årsmøtene. Hvor mange styremøter som trengs er helt opp til dere. I noen sameier er det mye aktivitet, og krever da flere styremøter. Andre igjen har nesten ikke behov for styremøter. Et godt tips er å sørge for at dere har en god protokoll fra styremøtene slik at seksjonseierne vet hva som blir diskutert og bestemt. Det kan være veldig nyttig senere hvis noen nyinnflyttede for eksempel lurer på hva som har skjedd tidligere.

I vår plattform har vi gjort det så enkelt som mulig for dere. Du kan opprette et møte i selve portalen, og kan velge om du ønsker å lage en blank agenda, eller bruke en mal som systemet har laget for deg. Innkalling og vedlegg kan du sende ut rett fra systemet. Under selve møtet kan du også føre protokollen rett i systemet og hente inn signaturer digitalt om du ønsker det. Det geniale er at møtet, med protokollen lagres i protokollen slik at det er veldig lett å hente opp igjen om dere har spørsmål på et senere tidspunkt.

Her er noen tips til hva du bør ha med i en protokoll fra et styremøte:

  • Tid og sted for møtet
  • Hvem som var til stede
  • Hvem som var møteleder
  • Hvilke saker som ble behandlet
  • Hvilke vedtak som ble truffet
  • Hvem som eventuelt stemte mot vedtaket

Hvis du og andre i sameiet ditt ønsker å teste ut SmartOrg, er det bare å registrere en bruker her. Det er både uforpliktende og kostnadsfritt. I tillegg får du hjelp til å sette det opp, om du skulle trenge det. Hva venter du på?

Gjør sameiet enkelt.

Det kan ofte virke litt komplisert å drive et sameie. Det er nemlig mange lover og regler man må være bevisst på som seksjonseier i et sameie. Med riktige verktøy er det derimot en ganske enkel jobb å gjøre.

I vår portal har vi laget et nettverk av systemer som gir dere mindre ting å tenke på, samtidig som sameiet drives på en bedre måte.

Vi har til og med gjort det risikofritt å teste ut systemet. Alt du trenger å gjøre er å registrere sameiet ditt og teste det ut kostnadsfritt og uforpliktende i 30 dager. Du kan registrere sameiet ditt her.