Hvert år, like før årsmøtet, skal styret legge frem en årsberetning. For mange er dette forbundet med stress. Ikke nødvendigvis fordi det er vanskelig, men ofte fordi ingen er helt sikre på hva den skal inneholde, og fordi dokumentene er spredt over e-poster, mapper og regneark.
Denne artikkelen forklarer hva en årsberetning er, hva den må inneholde, hvem som trenger revisor — og hvordan SmartOrg automatiserer prosessen fra årsoppgjør til signert revisjonsberetning.
Hva er en årsberetning?
En årsberetning er styrets oppsummering av foreningens eller sameiets virksomhet i løpet av det foregående kalenderåret. Den legges frem på årsmøtet sammen med årsregnskapet og danner grunnlaget for at medlemmene og seksjonseierne kan ta informerte beslutninger.
Årsberetningen er ikke det samme som årsregnskapet — den er teksten som forklarer tallene. Sammen gir de et fullstendig bilde av hvordan organisasjonen har blitt driftet.
Hva skal stå i årsberetningen?
Det finnes ingen lovfestet mal for foreninger, men god praksis er å inkludere følgende:
Generelle opplysninger
- Foreningens eller sameiets navn, organisasjonsnummer, adresse og — for sameier — gårdsnummer og bruksnummer
- Antall medlemmer eller seksjoner
- Formålet med foreningen eller sameiet
Styrets sammensetning
- Navn og rolle for hvert styremedlem i perioden
- Eventuelle varamedlemmer og andre tillitsvalgte
Styrets arbeid
- Antall styremøter avholdt og antall saker behandlet
- Oversikt over viktige aktiviteter, prosjekter og beslutninger i perioden
Redegjørelse for årsregnskapet
- Kommentar til årsresultatet — overskudd eller underskudd
- Merknad om gjeld, lån eller andre forhold av vesentlig betydning
- Forslag til disponering av overskudd, eller plan for dekning av underskudd
Fortsatt drift
- Bekreftelse på at organisasjonen har grunnlag for fortsatt drift
- Disponible midler ved utgangen av regnskapsåret, og endring fra foregående år
Hvem må ha revisjonsberetning?
De fleste foreninger trenger ikke revisor. Men for sameier gjelder egne regler:
Sameier med 21 eller flere seksjoner som er seksjonert etter 1. januar 1998, har revisjonsplikt etter eierseksjonsloven § 65. For disse sameirne skal årsberetning, regnskap og revisjonsberetning sendes ut til seksjonseierne minst én uke før årsmøtet, og dokumentene skal også være tilgjengelige på selve møtet.
For foreninger uten formell revisjonsplikt er det god praksis å la en annen enn kassereren gå gjennom regnskapet — enten en intern revisor valgt på årsmøtet, eller en ekstern part. Det skaper tillit blant medlemmene og fanger opp feil tidlig.
Les mer: Regnskapspliktig, bokføringspliktig eller revisorpliktig? Dette gjelder for din forening
Slik gjør SmartOrg det enkelt
I SmartOrg er årsberetning og revisjonsberetning integrert direkte i økonomimodulen. Her er prosessen steg for steg:
Steg 1: Opprett årsberetningen
Gå til økonomimodulen, velg fanen «Regnskap» og velg foregående år. I panelet til høyre finner du «Årsrapport og signering». Trykk på den blå knappen «Rediger årsberetningen».
SmartOrg genererer automatisk en mal basert på dataene som allerede ligger i portalen — organisasjonsnummer, adresse, styremedlemmer, antall styremøter og regnskapstall hentes inn automatisk. De feltene som ikke kan hentes automatisk vises med «[?]», og dere fyller dem inn manuelt.
Steg 2: Send til signering
Når årsberetningen er ferdig utfylt, lagres dokumentet og sendes til de andre styremedlemmene for signering. Alle styremedlemmer mottar en SMS med lenke og kan signere digitalt direkte fra telefonen — uten å måtte møtes fysisk eller sende dokumenter på e-post.
Etter hvert som styremedlemmene signerer, krysses navnene av i portalen. Dere ser til enhver tid hvem som har signert og hvem som gjenstår.
Steg 3: Revisor gjennomgår og signerer (for de som har revisjonsplikt)
Når alle styremedlemmer har signert, blir revisjonsberetningen tilgjengelig for revisor. Revisor logger inn i SmartOrg med egne tilgangsrettigheter og finner en ferdig mal som automatisk henter informasjon fra regnskapet.
Som støtte under gjennomgangen finnes en sjekkliste i PDF-format som revisor kan laste ned. Dersom alt er som det skal, er det ingen rettinger å gjøre. Eventuelle feil og mangler føres inn i de aktuelle feltene.
Når revisjonsberetningen er ferdig, sendes den til signering via knappen «Send til signering». Dokumentet signeres av revisor digitalt.
Steg 4: Last ned ferdig dokumentasjon
Når både årsberetning og revisjonsberetning er signert av alle parter, er begge dokumentene tilgjengelige for eksport som PDF — klare til å sendes ut til seksjonseierne eller medlemmene, og til å presenteres på årsmøtet.
Åpne denne veiledningen i PDF med flere bilder
Klar til å sette i gang?
Årsberetningen trenger ikke ta en hel kveld. Med SmartOrg er malen klar, tallene er allerede lagt inn gjennom året, og signeringen skjer digitalt fra telefonen.
Prøv SmartOrg gratis i 30 dager · Book en gratis demo · Se priser
Ofte stilte spørsmål om årsberetning
Ofte stilte spørsmål om årsberetning
Hva er forskjellen på årsberetning og årsregnskap?
Årsregnskapet er tallene – alle inntekter og utgifter summert opp for året. Årsberetningen er teksten som forklarer tallene og oppsummerer styrets arbeid. Begge presenteres på årsmøtet.
Må alle foreninger lage en årsberetning?
Det er ingen lovbestemmelse som krever årsberetning fra frivillige foreninger, men det er vanlig praksis og ofte krav i egne vedtekter. For sameier med revisjonsplikt er årsberetning obligatorisk.
Hvem må ha revisor i et sameie?
Sameier med 21 eller flere seksjoner seksjonert etter 1. januar 1998 har revisjonsplikt etter eierseksjonsloven § 65. Mindre sameier trenger ikke revisor, men kan velge å ha en intern revisor.
Kan årsberetningen signeres digitalt?
Ja. I SmartOrg signeres årsberetningen digitalt av alle styremedlemmer direkte fra telefonen. Revisjonsberetningen signeres på samme måte av revisor.
Når må årsberetningen sendes ut?
For sameier med revisjonsplikt skal årsberetning, regnskap og revisjonsberetning sendes ut minst én uke før årsmøtet. For foreninger uten lovfestet krav anbefales samme praksis.