Planlegg tidlig for et godt nytt år

Begynn det nye året med å fastsette tydelige mål. Samle styret og diskuter hva dere ønsker å oppnå. Målene bør være SMART (Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske, Tidsbestemte). Dette kan inkludere prosjekter som forbedrer drift, øker medlemsengasjementet eller styrker økonomien. Definer klare trinn for å oppnå disse målene og tildel ansvar. Hold målene synlige for alle medlemmer for å fremme felles innsats og ansvarlighet.

Les mer om årsavslutning og nytt år

Kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon er nøkkelen til en velfungerende organisasjon. I SmartOrg har dere nødvendige verktøy som gjør der enkelt å holde både styret og medlemmer oppdatert og få ut informasjon og viktige meldinger i rett form til rett tid. Opprett klare retningslinjer og ha en årsplan for kommunikasjon for å sikre at alle blir informert, hørt og inkludert. Et godt og oppdatert medlemssystem er en forutsetning for god kommunikasjon. 4 behov som et godt medlemssystem bør løse

HMS, vedlikehold og sikkerhet

Regelmessig vedlikehold og fokus på sikkerhet er viktig både for sameier og foreninger som drifter utstyr eller anlegg. Planlegg regelmessige inspeksjoner og vedlikeholdsaktiviteter og hold dokumentasjon oppdatert. Dette kan inkludere alt fra generell HMS til å sjekke brannsikkerhetsutstyr og vedlikehold av utstyr og fellesarealer. Forebyggende vedlikehold sparer penger på lang sikt og sikrer et trygt og behagelig miljø for alle. Det er også vikitg å vite at styret her har det overordnede ansvar og risiko. I SmartOrg har dere system for dokumentasjon, og kan lage enkle oppgaver og sjekklister som kan legges inn i årshjuet deres. Eksempel på HMS og sjekkliste: Hvem har ansvaret for lekeplassen?

Miljø og bærekraft

Se etter noen enkle miljøtiltak som dere kan legge inn i planene for neste år. Dette kan omfatte tiltak som energieffektivisering, resirkulering, eller grønnere innkjøp eller lokalmiljøtiltak. Dette vil ikke bare kunne bidra til miljø og bærekraft, men kan også forbedre sameiets eller foreningens omdømme, engasjement og stolthet hos medlemmene og kanskje også spare dere penger. Mer om SmartOrgs bidrag til FNs Bærekraftsmål

Få orden på dokumentene

Digitaliser og del viktige dokumenter for å lette administrasjonen og gjøre informasjon tilgjengelig for styret og medlemmene. SmartOrgs dokumentbibliotek tilbyr en sikker og organisert måte å lagre alt fra møtereferater til vedtekter og annen praktisk og viktig informasjon. Det er enkelt å styre hvem som skal få adgang til hva. Dette sparer tid og gir trygghet og kontinuitet også når styret skal byttes ut. Mer om SmartOrg som styreverktøy

Medlemsengasjement

Øk medlemsengasjementet ved å lage sosiale arrangementer, dugnader eller informasjonsmøter. Dette styrker samholdet og gir medlemmene en følelse av tilhørighet. Arrangementer kan variere fra uformelle sammenkomster til mer formelle møter for å diskutere tema som er viktige. Les om hva Foreningen for Selektiv Mutisme gjør for å øke medlemsengasjementet.

Konfliktløsning

Konflikter kan oppstå i alle organisasjoner. Det er viktig å ha klare prosedyrer for hvordan de skal løses. Dette inkluderer å lytte til alle sider, være upartisk og finne løsninger som er akseptable for alle involverte. Åpen og respektfull kommunikasjon er nøkkelen til å løse konflikter på en konstruktiv måte. 5 råd for forebygge å løse konflikter

Regelverk og Retningslinjer

Det er viktig å ha et klart og oppdatert regelverk. Dette bør kommuniseres effektivt til alle medlemmer for å sikre at alle forstår og følger reglene. Regelverk er kanskje spesielt viktig i sameier der vi bor fysisk tett på hverandre og deler på ressurser. Regelverket bør omfatte alt fra bruk av fellesområder til støyregler, og det bør oppdateres jevnlig for å reflektere endringer i sameiet eller foreningen. Regler som er permanente kan legges inn i vedtektene. 9 regler for styret i sameiet som du bør kjenne til

Planlegg Årsmøtet i god tid

Start planlegging av årsmøtet tidlig. Bruk SmartOrgs møtemodul for å organisere og holde orden på agenda, sakslister, innkalling påmelding og signering. Årsmøtet er en viktig anledning for medlemmene til å delta i beslutningsprosesser, så sørg for at møtet er godt forberedt og effektivt. 4 gode råd: Slik forbereder du årsmøtet

Medlemskommunikasjon

Regelmessig og åpen kommunikasjon med medlemmene er essensielt. Hold dem informert om saker som angår dem, inkludert endringer, hendelser, eller viktige beslutninger. Dette kan gjøres gjennom nyhetsbrev, e-poster, eller SmartOrgs meldingsmodul. Om dere vil kombinere med andre kommunnikasjonsløsninger tilbyr SmartOrg både direkte integrasjon med MailChimp nyhetsbrevløsning, direkete eksport og vi kommer også med API løsninger for åpne integrasjoner. 4 behov som et godt medlemssystem bør løse Har dere ikke et godt medlemsregister ?

Oppdater Medlemsregisteret

Et oppdatert medlemsregister er nøkkelen til effektiv kommunikasjon og administrasjon. Sørg for at SmartOrgs medlemsregister alltid har oppdatert kontaktinformasjon. Dette forenkler alt fra kommunikasjon til fakturering og organisering av arrangementer.

Har dere ikke et godt medlemsregister ?

Nettsider og Sosiale Medier

En oppdatert nettside og aktive sosiale medier bidrar til å øke synligheten og tilgjengeligheten for foreningen. Dette er også en effektiv måte å kommunisere med både nåværende og potensielle nye medlemmer, og her kan dere også tilby en plattform for informasjon og dialog. Smartorg kan levere pakkeløsninger der vi kan bistå dere med ekstern nettsider, medlemsportal eller andre behov dere har for kommunikasjon, kampanjer eller integrasjoner. Ta konakt med oss for en prat!

Frivillighet og dugnad

Oppfordre medlemmer til å bidra med frivillig arbeid og arranger dugnader for å styrke samholdet og få utført nødvendige oppgaver. Dette kan også være en flott måte for medlemmer å bli bedre kjent med hverandre. Slik arrangerer du dugnaden

Skap Trygghet

Arbeid aktivt for å skape et trygt og inkluderende miljø for alle medlemmer. Dette omfatter både fysisk sikkerhet, som riktig belysning og sikre fellesområder, og et psykisk trygt miljø der alle føler seg velkomne og verdsatt.

Langsiktig planlegging

Utvikle en langsiktig plan som inkluderer vedlikehold, utvikling og investeringsbehov. Dette sikrer at sameiet eller foreningen er godt forberedt på fremtidige utfordringer og muligheter. SmartOrg kan hjelpe dere med å holde oversikt og planlegge bedre.

Økonomistyring

God økonomistyring er viktig for å kunne drive en forening bærekraftig over tid. Dette inkluderer å lage og følge opp budsjett, håndtere fakturaer, betalinger og bokføring og sørge for at alle økonomiske transaksjoner er forståelige for medlemmene. I SmartOrgs økonomimodul kan du holde oversikt over inntekter og utgifter. 10 råd for å forbedre økonomistyring i foreningen

Utvikling av de frivillige

Tilby eller oppmuntre til deltakelse på kurs eller utdanningsmuligheter for styremedlemmene eller andre frivillige i foreningen. Dette kan være alt fra førstehjelpskurs til kurs i styrearbeid. Slike utviklingstiltak øker kompetansen i foreningen som helhet, samtidig som det beriker medlemmene og kan gjøre dem ekstra motiverte for å fortsette sitt engasjement i foreningen.

SmartOrg har i samarbeid med Aftenskolen utviklet et nettkurs i årsmøte - prøv det gjerne! Ta kontakt med oss for rabattkoder om dere ønsker at flere i foreningen skal ta kurset!

Kultur og Tradisjoner

Bevar og frem kulturelle og historiske tradisjoner. Dette kan inkludere å organisere kulturelle arrangementer eller feiringer av jubileum. Det kan også være å dokumentere historien til sameiet eller foreningen. I sum bidrar dette til å styrke identiteten og samhørigheten for medlemmene, og kan gjøre medlemmene ekstra stolte av å tilhøre fellesskapet som foreningen eller sameiet er.

Tilrettelegging for Alle

Sørg for at alle fasiliteter i sameiet eller foreningen er tilgjengelige for alle medlemmer, uavhengig av bakgrunn og diagnose. Dette kan inkludere å installere rullestolramper, ha tilstrekkelig belysning i fellesområder, bruke enklere språk og tilrettelegge for hørselshemmede under møter. Det er viktig å skape et miljø hvor alle føler seg velkomne og inkluderte, samtidig som de forstår hvilken informasjon som blir gitt. Gjennomfør regelmessige vurderinger av tilgjengeligheten og be om tilbakemeldinger fra medlemmene for kontinuerlige forbedringer. Dette bidrar til et sterkere og mer samlet fellesskap hvor alle medlemmers behov blir ivaretatt. SmartOrg jobber kontinuerlig for å forbedre tilgjengelighet i våre digitale verktøy og løsninger.

Her kan du lese om mangfoldsplakaten til Frivillighet Norge

Samarbeid med Lokalsamfunnet

Engasjement i lokalsamfunnet er essensielt for å bygge sterke relasjoner og nettverk. Sameier og foreninger bør vurdere samarbeid med lokale bedrifter, skoler, og andre organisasjoner. Dette kan inkludere felles arrangementer, støtte til lokale veldedigheter, eller utdanningsinitiativer. Slike partnerskap kan også gi økonomiske fordeler, som rabatter eller sponsing. Ved å være aktivt involvert i lokalsamfunnet, kan foreningen eller sameiet ikke bare bidra positivt til sitt nærområde, men også øke sin egen synlighet og tiltrekke seg nye medlemmer eller beboere.

Les om hvordan Vestresand bygger lokalsamfunn

Innovasjon og Forbedring

Vær alltid åpen for nye ideer og forslag fra medlemmene. Dette kan være alt fra forbedringer og smarte måter å jobbe på i SmartOrg portalen til nye måter å organisere arrangement og aktivitet på. Oppmuntre til en kultur hvor medlemmene føler seg komfortable med å dele sine tanker og ideer. Dette kan gjøres gjennom workshop, brainstorming møter eller en kanskje en digital forslagsboks i SmartOrg. Ved å anerkjenne og bruke medlemmenes ideer, fremmer dere et miljø av innovasjon og kontinuerlig forbedring, noe som bare kan føre til positive endringer og økt medlemstilfredshet 🙂

En god verktøykasse er halve jobben!
Ikke Smartorg kunde ennå?

Tid for refleksjon og ettertanke

Avslutt 2023 med en grundig refleksjon og evaluering. Dette innebærer å se tilbake på årets aktiviteter, prosjekter og mål for å vurdere hva som har fungert godt og hva som kan forbedres. Involver medlemmene i denne prosessen ved å be om deres tilbakemeldinger gjennom spørreundersøkelser eller diskusjonsmøter. Bruk innsikten fra denne evalueringen til å planlegge for det kommende året, og sørg for at lærdommene blir integrert i fremtidige planer. En slik årlig evaluering bidrar til kontinuerlig utvikling og forbedring av organisasjonen.

Feire Suksesser

Det er viktig å anerkjenne og feire suksesser og milepæler som oppnås i orgnanisasjonen. Dette kan være alt fra fullføring av et stort prosjekt, til vekst i medlemstall, eller en vellykket aktivitet. Arranger små feiringer eller gi offentlig anerkjennelse til de som har bidratt. Dette styrker fellesskapsfølelsen og gir alle en følelse av stolthet over det de har oppnådd sammen. Det er også en utmerket måte å motivere medlemmene på for fremtidige prosjekter og initiativer. Hei på hverandre og prøv å få andre til å heie på dere!


Med dette ønsker vi i SmartOrg deg en god jul og et godt nytt år! Dersom du eller noen du kjenner ønsker å få mer oversikt og spare verdifull tid i din forening i 2024, er det gratis å prøve Smartorg i 30 dager, og vi gir nå 10% rabatt på årsabonnement 2024 for både nye og eksisterende kunder.