Sitter du som styreleder, kasserer eller styremedlem i et sameie eller forening? Forberedelse til årsoppgjør, regnskap og årsmøte kan for mange være krevende prosesser.

Norge kjennetegnes av den sterke dugnadsånden, og det er tusenvis av frivillige som tar på seg ofte ubetalte verv for å skape gode lokalsamfunn, morsomme aktiviteter eller orden og trivsel i sameiet ditt. For mange av oss har dette også en skyggeside. Slike verv kommer gjerne på toppen av en allerede hektisk hverdag. I tillegg er mange oppgaver preget av kjedelig administrasjon som kanskje ikke alltid føles like meningsfullt å sitte med på kveldstid eller i helgene.

Derfor er det mange som kjenner på at de ikke strekker til, og ofte er på etterskudd med oppgaver som burde ha vært prioritert. Den velkjente dårlige samvittigheten kommer snikende, og når fristene nærmer seg så kan det fort bli stress og hastverksarbeid for å få alt på plass.

Det er da det gjelder å holde hodet kaldt, ta et steg tilbake og tenke over hvordan arbeidet i foreningen eller sameiet ditt er organisert.

«Godt organisert er halve jobben» sier et gammelt ordtak, her er 4 nøkkelspørsmål som kan være viktige å ta stilling til:

Har dere et velfungerende styre der oppgavene er godt fordelt, og alle vet og tar sitt ansvar?

Ved neste styremøte, forsøk å ta en runde rundt bordet og be folk spille inn hva de ønsker som hovedansvar – gjerne med konkrete oppgaver. Kanskje det også vil være relevant med en målsetning eller strategi? I SmartOrg har vi laget maler for slike møter, og her er det også enkelt å innkalle, skrive referat og evt. ta inn signaturer på møteprotokoller.

 

Har dere Årshjul eller årsplan slik at arbeidet kan planlegges systematisk og i god tid?

Hvis dere ikke har et årshjul fra før gjøre dette:
På neste møte sett årshjul som et hovedpunkt på agendaen. Deretter snakker dere om ting som skal gjøres gjennom året og hvordan dere skal delegere ansvar og følge opp.

Tips:
Gjør det til en rutine og snakk om årshjulet ved oppstart hvert år.

I Smartorg har vi laget en egen årshjul med oppgave modul som gjør det enklere å lage og holde oversikt og å delegere oppgaver og frister.
Om dere ønsker å være litt visuelle i dette arbeidet finnes det også mange ulike visuelle maler dere kan bruke. Her eksempel på en mal fra NIF

 

Er medlemmene eller sameierne villige til å sitte i styret eller må «ildsjelene» dra lasset?

Hvis dere sliter med dette problemet, kan det være lurt å bruke et verktøy for å redusere arbeidsbelastningen. Med SmartOrg tar oppgaver som før tok timevis nå bare få minutter, oppgaver kan deligeres, følges opp og dokumenteres.
 

Har dere riktige verktøy for å drifte organisasjonen?

For et lite sameie eller en forening ordnes gjerne formalitetene rundt styre og årsmøte rask og enkelt, og alle formaliteter blir kanskje ikke sett på som like viktige selv om vedtektene eller tilskuddsytere gjerne krever det. I litt større organisasjoner eller sameier kan det være krevende å holde oppe driften løpende, og da er det spesielt viktig å være oppmerksom på alle 4 punktene ovenfor slik at ikke regnskap, revisjon og årsmøte blir et stort skippertak.

Med SmartOrg blir driften av sameiet eller foreningen organisert, automatisert og transparent. I portalen vil du finne en funksjon for de aller fleste oppgavene du skal løse. Med SmartOrg har du regnskap, styremøter, dokumentarkiv, medlemssystem, kommunikasjon og internkontroll på ett og samme sted.

Husk å alltid ta utgangspunkt i vedtektene som regulerer hvordan organisasjonen skal drives, og at det er åpent og demokratisk for medlemmer/sameiere og for eksterne aktører som yter tilskudd. Da vil det også være enklere for dere å få andre medlemmer til å ta på seg et verv.

Vi anbefaler å få til mest mulig kontinuerlig arbeid og følge dette opp jevnlig i faste styremøter. Til årets siste styremøte bør forberedelser til årsmøte, regnskapsavslutning, revisjon, medlemsstatus og planer og budsjett for neste år stå fast på agendaen.Bilde av en hånd med en telefon hvor flere ikoner kommer opp

I SmartOrg portalen har vi et integrert årshjul som gjør det lettere å administrere og holde oversikt oversikter over oppgaver, aktiviteter og frister gjennom året. I tillegg til alle de andre funksjonene våre har vi utviklet verktøy for å minne deg på oppgaver og frister, og det kommer også et eget hjelpesenter som har til hensikt å gjøre det enda enklere å ta på seg et verv eller ansvar. 

For dere som er ansvarlig for økonomi har SmartOrg en enkel og innovativ årsoppgjørs- og revisjonsmodul direkte integrert med regnskapet gjør at dere enkelt kan foreta formell og riktig årsberetning og årsavslutning med noen få klikk.

Lykke til med forberedelsene!

 

Smartorg for Foreninger  
Smartorg for Sameier 
Smartorg for Velforeninger 

 

 

Lurer du på noe mer ?

Har du spørsmål, innspill eller kommentarer? Send oss en melding!
Er du allerede kunde, kontakt oss gjerne på support@smartorg.no

Kontaktskjema

5 + 3 =