Et godt medlemssystem er grunnleggende for drift av foreningen din. Uten et helhetlig, oversiktlig og enkelt system vil du bruke unødvendig mye tid på mange oppgaver.
Det er et mangfold av ulike medlemssystemer og løsninger for dette. Mange mindre foreninger klarer seg kanskje greit med et enkelt regneark. Dersom du ønsker å starte en forening og dere har ambisjoner om å vokse, eller foreningen din allerede har mange medlemmer, bør du anskaffe et helhetlig digitalt medlemssystem.
Hvis foreningen starter uten et medlemssystem, eller skaffer seg mange systemer som ikke snakker godt sammen kan det fort lede til merarbeid. I tillegg graver du et hull som det kan være vanskelig å komme opp av senere. En av ulempene ved alt dette er at det kan bli vanskelig å få noen som ønsker å ta på seg oppgaven med å rydde opp.
Derfor har vi i SmartOrg laget en liste over de 4 viktigste egenskapene et moderne medlemssystem bør ha:
- Enkelt å bruke og oppdatere for alle
- Bidra til effektiv kommunikasjon
- Integrere med kontingent og økonomi
- Må være sikkert, lovlig og trygt
1. Medlemssystemet må forenkle oppgaver for alle i foreningen
De fleste som påtar seg et frivillig verv gjør det på dugnad for å få foreningen til å gå rundt. Ingen ønsker å bruke unødig tid på administrasjon.
Kjernen i et medlemssystem er enkel innmelding som onboarder nye medlemmer sømløst og automatisk. Det må være enkle og alternative betalingsmuligheter.
Alle nye medlemmer må kunne få tilpasset informasjon om foreningens drift og vilkår. Det må være mulig for alle medlemmer å logge inn i portalen for å finne relevant informasjon for foreningen. Medlemmene må selv kunne oppdatere sin egen medlemsprofil, og melde seg ut.
Foreninger er selveiende sammenslutninger av medlemmer, og årsmøtet er foreningens øverste organ der alle medlemmer har lik møterett, talerett og stemmerett.
Derfor er all aktivitet i foreningen knyttet opp mot medlemmene og deres rolle i foreningen, enten som ordinært medlem eller med rolle i styret eller utvalg i foreningen din.
Medlemssystemet må derfor være mer enn bare et administrasjonssystem for styret og nøkkelpersoner i foreningen din. Det må være mulig å gruppere informasjon om medlemmene og tilpasse for medlemstyper, geografisk tilhørighet og andre relevante opplysninger for å drive foreningen effektivt.
Det må også være enkel og sikker innlogging til medlemssystemet. Det må fungere like godt fra mobiltelefonen som fra terminal/PC.
Frivillige er ofte ikke fagfolk på IT, regnskap og juridiske problemstillinger. Derfor er det er viktig at et godt medlemssystem er bygget spesifikt for kunder som ikke nødvendigvis er superbrukere og bruker verktøyet daglig. Det må derfor være gode hjelpesystemer, FAQ (oversikt over vanlige stilte spørsmål) og supportmuligheter både på webskjema, email og helst på telefon.
SmartOrg-portalen gir tilgang ikke bare for styret, men til alle medlemmene slik at de finner viktig informasjon om foreningen. Vi setter åpenhet og foreningsdemokratiet først fordi foreninger er av og for medlemmene.
Det er egen tilgangsstyring i SmartOrg portalen for alle med rolle i foreningen. Du kan betale kontingent både med bankkort, faktura eller Vippsbetaling.
Trenger dere et bedre medlemssystem ?
Opprett en SmartOrg portal for din forening her. (gratis prøveperiode).
2. Medlemssystemet må egne seg for kommunikasjon til medlemmer
Bruk av sosiale medier
Mange foreninger bruker sosiale medier som hovedkanal for å kommunisere med medlemmene. Fordelen er at de fleste voksne er på Facebook, og det er enkelt å kommunisere og kommentere på informasjon som blir lagt ut.
Men vær klar over ulempene med sosiale medier som hovedkanal for kommunikasjon. Vil du dele all informasjon om aktivitetene i foreningen din på åpne sosiale medier? Og er det bare medlemmer i Facebook gruppen? Eller sitter du i praksis med administrasjon av flere «medlemsgrupper» hvor mange ikke er ordentlige medlemmer som har betalt kontingent.
Hva med personsensitive opplysninger som kanskje ikke bør deles med noen utenfor foreningen? Og sist, men ikke minst, ikke alle har like godt nettvett. Sosiale kanaler kan fort ble et debattforum som skaper mer misnøye enn godfølelse i foreningen din om det ikke er gode moderatorer.
Kommunikasjonsplattform fra medlemsportalen
Et viktig behov for de fleste foreninger er å kunne dele informasjon trygt til medlemmene sine.
Et godt medlemssystem må ha innebygget funksjonalitet for å sende ut e-poster til alle medlemmer eller til utvalgte grupper med verv eller funksjoner. Derfor må du kunne opprette grupper etter behov. Medlemssystemet bør også støtte utsendelse av SMS.
Du bør også kunne legge til personer som har en rolle i foreningen, men ikke er ordinære medlemmer. Det kan være at du har en revisor eller kasserer som ikke er medlem, og disse må du også kunne kommunisere med og gi nødvendige tilgang for at de skal utføre rollen.
Informasjon og dokumenter
Har du en rolle i foreningen, har du ofte behov for å sende informasjon til medlemmene. Det kan være årsmøtedokumenter, referater, aktiviteter eller annen informasjon.
Da har du to valg, enten å sende e-post til medlemmene med egne vedlegg, gjerne som PDF-filer, eller informere medlemmene om hvor de finner oppdatert informasjon.
Ulempen ved e-post, er at det fort kan bli mange e-poster med ulike versjoner og oppdateringer. Derfor er det bedre å samle informasjonen ett sted for alle mottakere.
Mange bruker ulike fildelingstjenester som ofte er gratis, men tenk nøye gjennom hvordan du administrerer disse tilgangene, og at det kanskje kommer noen etter deg som ikke har rett tilgang. Derfor bør dokumentsystem og medlemssystem sees i sammenheng.
SmartOrg støtter både utsendelse av e-post og SMS, og har eget dokumentarkiv med tilgangsstyring. Det er enkelt å sende ut informasjon og referater fra portalen.
Ofte er det også uklart hvem som gjør hva i foreningen, noe som ofte medfører manglende kommunikasjon til medlemmer. I SmartOrg portalen er det enkelt å lage et årshjul hvor du kan legge inn oppgaver, frister og påminnelser.
3. Medlemssystemet må være integrert med regnskapet for foreningen
Betaling av kontingent
Et godt medlemssystem danner kjernen for god økonomistyring i foreningen din. Ofte er medlemskontingent viktigste inntektspost på budsjettet. Derfor må du kunne sende ut varsel om kontingent eller betaling av egenandeler eller påmeldinger til arrangementer direkte fra medlemssystemet.
Kasserer er ofte et av de vanskeligste vervene å rekruttere til foreningen sammen med styreleder. Om det er tungvint å følge opp kontingentinnbetalinger og ikke oppdaterte medlemsdatabase, så blir det kanskje enda vanskeligere.
Derfor anbefaler vi et medlemssystem hvor du aktiverer og sender ut oppfordring om betaling av kontingent direkte fra medlemsportalen.
Det må være enkelt å purre på ubetalt kontingent. En purring bør være nøytral da ikke alle kasserere ønsker å opptre som pengeinnkrevere mot venner og bekjente i foreningen eller mot naboer i velforeningen.
Bokføring av medlemsinntekter
For å følge opp kontingent må du først ha avstemt alle innbetalinger mot bankkontoen til foreningen. De færreste er regelmessig inne i nettbanken og tar ut kontoutskrifter for å sjekke status på innbetalinger.
Ingen ønsker å bruke tiden på slike oppgaver i dag. Og har du mange medlemmer og bruker en regnskapsfører til å gjøre dette, blir det fort dyrt. Derfor må medlemssystemet og fakturering automatisk gi deg oppdatert status.
I SmartOrg portalen er medlemsinntekter knyttet direkte til inntektskontoer i regnskapet og du har alltid en oppdatert oversikt over hvor mange medlemmer du har, og om de har betalt kontingenten. Regnskapet viser også hvordan du ligger an mot budsjetterte inntekter.
Det er enkelt å purre og følge opp kontingentinnbetalingene, og du kan sette opp påminnelser om oppgaver i årshjulmodulen.
Du kan enkelt koble regnskapet med medlemsregisteret gjennom SmartOrg. Test ut her.
4. Medlemssystemet må tilfredsstille krav til sikkerhet og personvern/GDPR
Personvernforordningen med personopplysningsloven eller GDPR som det ofte kalles, er blitt stadig viktigere for kommersielle virksomheter. Mange virksomheter har blitt tildelt store bøter for brudd på disse. Disse lovene gjelder også for frivillige foreninger og i prinsippet alle som oppbevarer og behandler lister og oversikter personopplysninger.
Mange foreninger mangler gode rutiner for personvern og oppbevarer, deler og behandler data som de ikke har grunnlag for etter personvernloven.
Foreninger skal bare behandle opplysninger som er nødvendige og relevante for å administrere medlemskapet. Foreningen må selv vurdere hvilke opplysninger dette er ut fra hva slags forening det er snakk om (Datatilsynet).
Derfor må medlemssystemet kunne støtte deaktivering og/eller sletting av data når medlemmer krever det. Medlemssystemet må ha sikker innlogging, og vi anbefaler to-faktor innlogging. Det er også krav til datasikkerhet når man lagrer personopplysninger.
I SmartOrg har vi utviklet et moderne medlemssystem satt personvern og datasikkerhet i høysetet.
Mer om dette kan du lese her i Våre brukervilkår og her i vår Personvernerklæring. Vi driver ikke med deling av data ved salg av medlemsopplysninger til tredjeparter og forsøker å lage et medlemssystem som holder seg til beste praksis, lover, regler og krav.
Ja – vi trenger et bedre medlemssystem!
Om du er ute etter et helhetlig medlemssystem for foreningen din og har spørsmål eller behov rundt dette så kan du enten kontakte oss eller opprette foreningen din på SmartOrg i dag. Hvis dere har en eksisterende medlemsoversikt eller et medlemssystem og ønsker å legge foreningens medlemssystem trygt og sikkert over i SmartOrg så bistår vi gjerne med dette.
Les mer:
- Krav til behandling av medlemsopplysninger og medlemssystem (Datatilsynet)
- Slik forbereder du deg for årsmøte, årsregnskap og revisjon i foreningen eller sameiet
Smartorg for din forening: