Her forteller økonomiansvarlig Stian Haustreis om overgangen fra StyreWeb til SmartOrg.
Med 40 opplæringskontor, over 1000 medlemsbedrifter og mer enn 2000 lærlinger i porteføljen er FormOSS avhengig av et administrasjonssystem som gir oversikt og gjør styrearbeidet enklere. Da det gamle systemet begynte å stjele tid fra det foreningen egentlig skulle drive med, valgte de å bytte.
Om FormOSS
FormOSS – Foreningen for opplæringskontor i mat- og servicebransjen – ble opprettet for å styrke samarbeidet mellom landets opplæringskontor, sikre rekrutteringen til bransjen, bedre opplæringsvirksomheten og ivareta felles interesser.
Medlemsmassen består av 40 opplæringskontor som hovedsaklig jobber innenfor restaurant- og matfag, salg, service og reiseliv, eller er tverrfaglige. Til sammen organiserer medlemskontorene i FormOSS langt over 1000 medlemsbedrifter og mer enn 2000 lærlinger.
«Vi er 40 opplæringskontor som er sammen i en organisasjon og samarbeider om utdanning, og om hvordan vi skal lære av hverandre», forteller Stian Haustreis, som er økonomiansvarlig i foreningen og sitter i styret.
Bakgrunn: Behov for et system som er enklere å finne frem i.
Som styremedlem med ansvar for økonomien var Stian den som jobbet tettest med administrasjonssystemet. FormOSS brukte tidligere StyreWeb – et etablert system som fungerer godt for mange organisasjoner. Men i perioden FormOSS brukte det, opplevde Stian at flere av oppgavene hans tok mer tid enn de burde.
«Det var veldig kronglete og vanskelig å finne frem», sier han.
Han forteller at begrepene og strukturen i systemet ikke alltid gjorde det tydelig hvor de ulike funksjonene lå, og at det kunne ta tid å få svar når foreningen hadde spørsmål. I perioder opplevde de også at de ikke kom til informasjonen de trengte. .
«Det var mye som hang seg eller låste seg. I perioder mistet vi tilgang til ting uten at vi hadde gjort noe», forteller Stian
For en organisasjon som skal holde oversikt over 40 medlemskontor, ble dette etter hvert for tungt. FormOSS bestemte seg for å se etter et administrasjonssystem som var enklere å bruke og bedre tilpasset måten foreningen faktisk jobber på.
Etter byttet: Enklere fakturering og bedre oversikt
Fakturering er den oppgaven Stian bruker mest tid på, og det var også der forskjellen kom raskest.
«Det å fakturere oppleves mye lettere. Samtidig er det mye enklere å få oversikt og opprette nye medlemmer», sier han.
Også helhetsopplevelsen av systemet trekkes frem som en klar forbedring:
«Hele oppsettet og designet er mye lettere å finne frem i, og det er mye lettere å forholde seg til delte filer», sier Stian.
Og tilbakemeldingene stopper ikke hos ham selv. Medlemskontorene merker forskjellene på det nye brukergrensesnittet:
«Det er et enklere brukergrensesnitt for alle medlemmene. Vi har fått tilbakemelding om at SmartOrg er mye bedre og lettere å finne frem i».
Les også: 4 behov et godt medlemssystem bør løse
Første inntrykk – og veien videre
FormOSS har foreløpig ikke tatt i bruk alle funksjonene i SmartOrg, og Stian er tydelig på at det fortsatt finnes ting som kan videreutvikles. Det har foreningen allerede sagt fra om – de har gitt oss flere konkrete innspill basert på hvordan de jobber, og noen av dem står på utviklingsplanen vår.
Det er en del av poenget. Når 40 medlemskontor skal bruke det samme systemet, må det være kort vei fra «dette funker ikke for oss» til noen som faktisk svarer.
«Så langt er vi veldig fornøyde. Løsningen og funksjonene er mye bedre enn det vi hadde tidligere», oppsummerer Stian.
Et administrasjonssystem som ikke står i veien
For en organisasjon som FormOSS handler et godt administrasjonssystem ikke bare om funksjoner. Det handler om at styret, økonomiansvarlig og medlemskontorene finner frem, får gjort oppgavene sine og kommer til informasjonen de trenger – uten å måtte spørre noen først.
Når fakturering, medlemmer, dokumenter og oversikt ligger i samme løsning, blir det enklere å bruke tiden på det organisasjonen er faktisk til for.
Til andre organisasjoner som vurderer å bytte system, har Stian et kort råd:
«Hvis det er noen andre som har StyreWeb og lurer på om de skal bytte, så må de bare gjøre det.»
Stian Haustreis
Økonomiansvarlig i FormOSS
Vil du se hvordan SmartOrg fungerer for din organisasjon? Prøv gratis i 30 dager eller avtal en demo!