Derfor valgte FormOSS å bytte fra StyreWeb til SmartOrg.
Om FormOSS
FormOSS – Foreningen for opplæringskontor i mat og servicebransjen, ble opprettet for å styrke samarbeidet mellom landets opplæringskontor, sikre rekrutteringen til bransjen, bedre opplæringsvirksomheten og ivareta felles interesser.
Medlemsmassen består av 40 opplæringskontor som hovedsaklig jobber innenfor restaurant- og matfag, salg, service og reiseliv, eller er tverrfaglige. Til sammen organiserer medlemskontorene i FormOSS langt over 1000 medlemsbedrifter og mer enn 2000 lærlinger.
Stian Haustreis er økonomiansvarlig i foreningen og sitter i styret.
«Vi er 40 opplæringskontor som er sammen i en organisasjon og samarbeider om utdanning, og om hvordan vi skal lære av hverandre», forteller han.
Utfordringen: Et system som gjorde arbeidet tungvint.
Som styremedlem med ansvar for økonomien var Stian den som jobbet tettest med administrasjonssystemet FormOSS brukte tidligere: StyreWeb. Over tid opplevde han at løsningen gjorde flere av arbeidsoppgavene mer krevende enn nødvendig.
«Det var veldig konglete og vanskelig å finne frem», sier Stian.
Foreningen opplevde blant annet at det tok lang tid å få hjelp når de hadde spørsmål eller støtte på problemer. Brukergrensesnittet ble opplevd som lite intuitivt, og navn og begreper i systemet gjorde det ikke alltid tydelig hvor de ulike funksjonene lå.
Det oppstod også tekniske utfordringer. Enkelte funksjoner kunne henge seg opp eller låse seg, og i perioder opplevde FormOSS at de ikke fikk tilgang til informasjonen de trengte.
«Det var mye som hang seg eller låste seg. I perioder mistet vi tilgang til ting uten at vi hadde gjort noe», forteller Stian
For en organisasjon med mange medlemskontor og behov for god oversikt ble utfordringene etter hvert for omfattende. FormOSS bestemte seg derfor for å se etter et administrasjonssystem som var enklere å bruke, mer oversiktlig og bedre tilpasset foreningens behov.
Byttet til SmartOrg: Enklere fakturering og bedre oversikt
FormOSS har ikke benyttet seg av SmartOrg så lenge enda, men allerede på denne korte tiden har Stian allerede merket en tydelig forskjell på områdene de har tatt i bruk.
Han har selv brukt SmartOrg til fakturering, og å legge inn data.
«Det å fakturere oppleves mye lettere. Samtidig er det mye enklere å få oversikt og opprette nye medlemmer», sier han.
Også helhetsopplevelsen av systemet trekkes frem som en klar forbedring:
«Hele oppsettet og designet er mye lettere å finne frem i, og det er mye lettere å forholde seg til delte filer», sier Stian.
Tilbakemeldingene stopper ikke hos Stian selv. Han forteller at også medlemmene i FormOSS opplever forskjellen på det nye brukergrensesnittet.
«Det er et enklere brukergrensesnitt for alle medlemmene. Vi har fått tilbakemelding om at SmartOrg er mye bedre og lettere å finne frem i».
Les også: 4 behov et godt medlemssystem bør løse
Resultatet: Mer kontroll og enklere samarbeid
FormOSS har som sakt foreløpig ikke tatt i bruk alle funksjonene i SmartOrg, og Stian understreker at det fortsatt finnes ting som kan videreutvikles og forbedres. Noe som foreningen allerede har gitt oss flere innspill på basert på deres behov og arbeidsprosesser.
Det avgjørende er likevel at forskjellen fra den tidligere løsningen er tydelig. FormOSS opplever at SmartOrg er enklere å bruke, lettere å finne frem i og mer tilgjengelig når foreningen trenger hjelp eller ønsker å gi tilbakemeldinger.
For FormOSS har byttet allerede gjort det enklere å fakturere, opprette medlemmer, dele dokumenter og få oversikt i systemet. Tilbakemeldingene fra medlemskontorene har også vært positive.
«Så langt er vi veldig fornøyde. Løsningen og funksjonene er mye bedre enn det vi hadde tidligere», oppsummerer Stian.
Et administrasjonssystem som ikke står i veien
For en organisasjon som FormOSS handler et godt administrasjonssystem ikke bare om funksjoner. Det handler om at styret, økonomiansvarlig og medlemskontorene enkelt skal finne frem, få gjort oppgavene sine og ha tilgang til informasjonen de trenger.
Når fakturering, medlemmer, dokumenter og oversikt samles i en løsning, blir det enklere å bruke tiden på organisasjonens formål.
Til andre organisasjoner som fortsatt bruker StyreWeb og vurderer å bytte system, har Stian et tydelig råd:
«Hvis det er noen andre som har StyreWeb og lurer på om de skal bytte, så må de bare gjøre det.»
Stian Haustreis
Økonomiansvarlig i FormOSS