Den økonomiansvarlige i foreningen eller sameiet bruker ofte mye tid på å håndtere fakturaer, registrere betalinger og kontrollere at regnskapet stemmer med banken. Dette innebærer ofte å bytte mellom regnskapssystemet og nettbanken, og å legge inn betalingsinformasjonen manuelt.
Med SmartOrgs bankintegrasjon blir denne prosessen betydelig enklere. Ved å koble organisasjonens bankkonto til SmartOrg kan dere håndtere store deler av økonomiarbeidet direkte i portalen.
Hva er bankintegrasjon?
Bankintegrasjon er en sikker kobling mellom organisasjonens bankkonto og regnskapssystemet. Koblingen gjør at regnskapssystemet kan kommunisere med banken og hente inn bankinformasjonen direkte i systemet.
Med bankintegrasjon kan dere sende betalinger til godkjenning uten å måtte registrere dem på nytt i nettbanken. Dermed får dere tilgang til sentrale bankfunksjoner direkte i SmartOrg, og slipper å veksle mellom flere løsninger for å håndtere økonomien.
Gjennom vårt samarbeid med ZTL støtter bankintegrasjonen alle norske banker. Det betyr at dere kan koble bankkontoen deres til SmartOrg, uavhengig av hvilken norsk bank dere bruker.
Samlet godkjenning av fakturaer og utlegg
Bankintegrasjonen i SmartOrg har sin egen fane, kalt “Bank”. Her samles fakturaer, utlegg og betalinger i en oversiktlig arbeidsflyt, fra en utgift registreres til betalingen er gjennomført.
I denne bankfanen får dere oversikt over fakturaer og utlegg som venter på godkjenning. Dere kan også sette opp et eget fakturamottak, slik at inngående fakturaer kan mottas via EHF eller e-post. Når et styremedlem registrerer et utlegg, vil dette også dukke opp i godkjenningsflyten.
I stedet for å lete etter fakturaer og utlegg på forskjellige steder, kan dere dermed godkjenne og håndtere alt på ett sted.
Betal fakturaer direkte fra SmartOrg
Når en faktura eller et utlegg er godkjent, ligger betalingen klar i bankfanen. Da gjenstår det bare å godkjenne betalingen med BankID. Tidligere måtte dere i tillegg logge inn i nettbanken og registrere kontonummer, KID-nummer og beløp manuelt før betalingen kunne gjennomføres.
Bankintegrasjonen sørger for at all betalingsinformasjon ligger klar i SmartOrg. Dette sparer tid og reduserer risikoen for feil som kan oppstå ved manuell registrering.
Følg statusen på betalingene
Når en betaling er godkjent med BankID, kan dere følge den videre i betalingsfanen. Her får dere en oversikt over alle betalinger som er gjennomført via SmartOrg og om de er fullført eller avvist. Dersom dere oppdager en feil, kan dere også avbryte betalingen direkte i SmartOrg, så lenge den fortsatt kan kanselleres. På denne måten får styret bedre oversikt og kontroll over pengene som går ut av organisasjonens konto.
Få oversikt over banktransaksjonene i SmartOrg
Bankintegrasjonen gir dere også tilgang til bankutskrift direkte i SmartOrg. Her kan dere se transaksjonene på organisasjonens bankkonto og sammenligne saldoen i banken med saldoen som er registrert i regnskapet.
Dette gjør det enklere å følge med på økonomien og oppdage eventuelle forskjeller mellom banken og regnskapet, uten å måtte hente ut kontoutskrifter manuelt.
Kommer snart: Bankavstemming direkte i SmartOrg
Vi jobber nå med en ny modul for bankavstemning, som skal gjøre det enda enklere å holde regnskapet oppdatert. Funksjonen skal gjøre det mulig å kontrollere at transaksjonene i banken stemmer overens med det som er registrert i regnskapet.
Med bankavstemning vil dere kunne se hvilke transaksjoner som ikke samsvarer, og å koble banktransaksjoner mot eksisterende bilag i SmartOrg. Har dere for eksempel betalt en faktura direkte i nettbanken, vil dere kunne koble betalingen til riktig faktura i SmartOrg og markere den som betalt.
Det vil også være mulig å opprette nye regnskapsposteringer basert på transaksjoner i banken. Dersom banken for eksempel har trukket et bankgebyr som ikke er registrert i regnskapet, vil dere kunne føre dette direkte i bankavstemningen. Målet er å gjøre det enklere å sørge for at regnskapet og banken stemmer overens, uten unødvendig manuelt arbeid.
En enklere hverdag for styret
Med bankintegrasjonen på plass tar vi enda et steg mot å samle hele økonomiarbeidet i SmartOrg. For styreledere, kasserere og andre med økonomiansvar betyr dette mindre tid brukt på administrasjon og bedre oversikt over organisasjonens økonomi.
Vi fortsetter å utvikle SmartOrg for å gjøre det enklere å drive en forening, et sameie eller en velforening. Målet er at styret skal bruke mindre tid på administrative oppgaver og mer tid på det som virkelig betyr noe for organisasjonen.
Vil du vite mer om hvordan SmartOrg kan gjøre deres økonomiarbeid enklere?
Vil dere se hvordan SmartOrg fungerer for din foreningen, sameie eller velforening? Kom i gang her eller avtal en demo!