Hvem har ikke lest om økonomisk rot eller underslag i foreningen eller sameiet i media? Det kan dreie seg om falske fakturaer, misforståelser, uklarheter eller en utro tjener med tilgang til foreningens midler.
Derfor bør dere tenke godt gjennom risikoelementer og etablere noen gode prinsipper og rutiner.
Vi i SmartOrg har etablert 10 enkle regler for god forretningsførsel som både kan redusere risiko og sikre dere mot underslag:
1. Unngå bankkort og kontanter:
Bruk et system for utlegg og refusjoner som er fullt integrert og sikkert, og sett opp integrasjon mot Vipps eller kortbetaling ved påmeldinger
2. Formell registrering og autorisasjon
Pass på at de som kan handle på vegne av foreningen eller sameiet har prokura og signaturrett i henhold til firmaattest som er oppdatert i Enhetsregisteret.
3. To godkjennere av bilag
Vi anbefaler minst to autoriserte personer godkjenner alle transaksjoner, for å hindre muligheten for enkeltstående feil, misbruk eller godkjenning av egne kostnader.
4. Tydelige vedtekter
Forstå viktigheten av å ha klare vedtekter som regulerer de viktigste forhold rundt driften din.
5. Ingen direkte bankbetalinger
Alle transaksjoner bør gå gjennom et regnskapssystem for full sporbarhet og kontroll.
6. Godkjent budsjett
Sett opp et budsjett og legg dette frem for årsmøtets godkjenning for å sikre at alle kostnader er i samsvar med organisasjonens mål.
7. Nøyaktig dokumentasjon
Hver kostnad bør dokumenteres med gode bilag og fakturaer som dokumenter både kostnader og deltakere hvor organisasjonen betaler for medlemmer/seksjonseiere eller styret.
8. To-faktor innlogging
Ta sikkerhet på alvor med to-faktor autentisering for å beskytte mot uautorisert tilgang til dine systemer. Få systemere og sterke passord minsker faren for misbruk eller datainnbrudd.
9. Transparent regnskapssystem
Bruk et regnskapssystem tilpasset dine behov som er transparent for sameiet/foreningen slik at flere kan følge med.
10. Velg en revisor for ekstra sikkerhet
Vi anbefaler sterkt å vedtektsfeste bruk av revisor for ekstra trygghet og bekreftelse på god forretningsførsel.
