Nederst i artikkelen kan dere laste ned sjekklisten som en redigerbar Word-mal.
Før dugnaden
Planlegging og forberedelser
Sett dato og klokkeslett for dugnaden i god tid, og sjekk at det er i samsvar med vedtektenes bestemmelser eventuelt.
Book eventuelt fellesrom eller uteområde
Lag oversikt over arbeidsoppgaver og behov for utstyr
Fordel ansvar og arbeidsoppgaver (f.eks. områdeansvarlige, lekeplassansvarlig)
Avklar hvem som skaffer verktøy og materiell (f.eks bestiller avfallskontainer)
Kommunikasjon og informasjon
Send ut invitasjoner med eventuell påmelding (feks e-post og/eller SMS via SmartOrg-portalen, brev i postkassa eller Facebook-arrangement)
Minne folk på dugnaden noen dager i forkant
Spesifiser hva folk bør ta med (hansker, rive, trillebår, etc.)
Oppmøteplass og kontaktperson for dagen
Mat og trivsel
Planlegg enkel servering (kaffe, vafler, pølser, frukt)
Avklar hvem som står for serveringen
Ha førstehjelpsutstyr tilgjengelig
Under dugnaden
Organisering og gjennomføring
Styret/dugnadsansvarlig møter opp minimum 15min før for å klargjøre
Registrer gjerne oppmøte, men husk at dugnad i sameier er frivillig
Gi kort fellesinfo ved start – oppgaver og sikkerhet
Del ut oppgaver og følg opp fremdrift
Sørg for at alle har nødvendig utstyr og forstår oppgaven
Dokumenter dugnaden med bilder (kan brukes i årsrapport, nettside, Facebook etc)
HUSK: Ta gjerne bilder fra dugnaden, men informer deltakerne om hvor bildene skal brukes. Be om samtykke før dere publiserer bilder der enkeltpersoner er hovedmotivet. Vær særlig forsiktig med bilder av barn.
Trivsel og engasjement
Tilrettelegg for pauser og sosialt samvær
Takk alle for innsatsen underveis
Oppmuntre til samarbeid og godt humør
Etter dugnaden
Opprydding og evaluering
Rydd og kast søppel, sorter avfall
Samle inn og ta vare på felles verktøy og materiell
Noter hva som eventuelt gjenstår eller må følges opp
Takk og dokumentasjon
Send ut takk til alle som deltok (f.eks. via SMS eller e-post i SmartOrgs meldingsmodul)
Del gjerne noen bilder i nyhetsbrev, nettside eller Facebook
Oppdater årsplanen eller oppgavemodulen i SmartOrg med hvilke tiltak som er fullført
Refleksjon og forbedring
Evaluer hva som gikk bra og hva som kan gjøres bedre neste gang
Oppdater sjekklisten og oppgavemal til neste dugnad
Ikke kast bort tid og energi på manuell organisering av dugnader!
I SmartOrg kan styret sende invitasjoner på SMS og e-post, ta imot påmeldinger og fordele oppgaver mellom styremedlemmer og deltakere. Oppgaver kan legges inn i årshjulet med ansvarlige og frister, slik at uferdig arbeid blir fulgt opp etter dugnaden.
Bilder, sjekklister og dokumentasjon kan lagres i dokumentbiblioteket, slik at neste styre kan finne tilbake til hva som ble gjort.
Med SmartOrg får du full kontroll over dugnadsprosessen, samtidig som du får hjelp til å effektivt drifte sameie og foreningen din.
Kom i gang med SmartOrg!
Dersom dere er en velforening, oppfordrer vi dere til å melde dere inn i Vellenes Fellesorganisasjon for nyttige maler og tips.