Sommerferien skal være ferie, også for styret i sameiet. Men felleskostnadene slutter ikke å forfalle fordi kasserer er på hytta, noe som fort fører til at en termin med betalingsfrist midt i fellesferien kan fort bli liggende. Men med litt forberedelse så vil driften gå av seg selv mens dere er bortreist.
Du trenger ikke jobbe mer i juli. Du trenger bare å sette opp det viktigste før alle logger av, så kommer felleskostnadene inn, purringene går automatisk, og høsten blir lett å starte opp igjen. Her er planen, og hvordan du gjør det i SmartOrg.
Hva stopper opp i et sameie om sommeren?
I et sameie er det sjelden de store sakene som skaper trøbbel i ferien. Det er de små, faste tingene som plutselig ikke har noen som følger opp:
- En felleskostnadstermin forfaller midt i fellesferien, og ingen sjekker hvem som har betalt.
- Et par seksjonseiere betaler for sent, men purringen blir liggende til august.
- En regning fra håndverkeren forfaller mens kasserer er bortreist.
- En seksjon skifter eier i juli, og den nye eieren får ikke faktura.
- Viktige dokumenter ligger hos én person som ikke er å få tak i.
Sett opp betalingsterminene før ferien
Det enkleste grepet er å la felleskostnadene til sameiet gå på autopilot gjennom sommeren. I SmartOrgs termingeneratoren setter du opp hele årets terminer på én gang, med beløp, fakturadato og betalingsfrist og lar SmartOrg sende dem ut automatisk via eFaktura, papirfaktura eller faktura via e-post. Da spiller det ingen rolle om termin 4 forfaller 1. juli; den går ut helt av seg selv.
| Tittel | Totalbeløp | Innbet. | Fakturadato | Betalingsfrist | Status ? |
|---|---|---|---|---|---|
| Felleskost 2026 termin 1 | kr 6 600,00 | kr 6 600,00 | 01 jan. 2026 | 30 dager | Aktivert |
| Felleskost 2026 termin 2 | kr 6 600,00 | kr 6 600,00 | 01 mar. 2026 | 21 dager | Aktivert |
| Felleskost 2026 termin 3 | kr 6 600,00 | kr 5 280,00 | 01 mai 2026 | 21 dager | Aktivert |
| Felleskost 2026 termin 4 | kr 6 600,00 | kr 0,00 | 01 jul. 2026 | 21 dager | Sendes ut automatisk |
| Felleskost 2026 termin 5 | kr 6 600,00 | kr 0,00 | 01 sep. 2026 | 21 dager | Sendes ut automatisk |
| Felleskost 2026 termin 6 | kr 6 600,00 | kr 0,00 | 01 nov. 2026 | 21 dager | Sendes ut automatisk |
| Total | kr 39 600,00 | kr 18 480,00 |
I SmartOrg kan dere opprette hele årets betalingsplan for sameiet før sommerferien. Velg antall terminer, fakturadato og betalingsfrist, og aktiver automatisk utsendelse. Felleskostnadene kan fordeles jevnt, etter sameiebrøken eller på utvalgte seksjoner og genereres direkte fra budsjettet.
Når sommerens terminer er aktivert, sendes de ut på de valgte datoene selv om kassereren er bortreist.
Avklar hvem som følger opp ubetalte krav
SmartOrg gir styret oversikt over hvem som har betalt, og hvem som fortsatt har et utestående krav. Avtal før sommerferien hvem i sameiet som skal kontrollere innbetalingene og sende purring fra portalen dersom noen ikke betaler innen fristen.
Dersom kravet fortsatt ikke blir betalt, kan styret vurdere videre oppfølging gjennom SmartOrgs inkassopartner.
Sørg for at minst to har tilgang til økonomien. Hvis bare kasserer kan sende ut, purre eller godkjenne regninger, stopper alt opp den dagen kasserer reiser. Gi minst to i styret tilgang til felleskostnader og økonomi før ferien. Skifter styret senere, ligger uansett all historikk, regnskap og protokoller trygt igjen til neste styre.
Send én kort beskjed til seksjonseierne
God informasjon før ferien gir færre henvendelser gjennom sommeren. Send en kort beskjed til seksjonseierne med det praktiske: når styret tar ferie, hvem som kan kontaktes ved akutte saker, forventet svartid, eventuelle forfall i juli, og planlagte dugnader eller vedlikeholdsarbeider. Bruk kommunikasjonsmodulen til e-post eller SMS til hele sameiet eller en utvalgt gruppe, uten å sortere lister manuelt.
Hold orden på vedlikehold og dokumenter
Sommeren er høysesong for vedlikehold, dugnader og større tiltak. Legg arbeidene inn som oppgaver i Årshjulet med ansvarlig og frist, så ser hele styret hva som skjer mens folk er ute og reiser. Større prosjekter, som rehabilitering, kan følges i et eget prosjektregnskap. Og pass på at vedtekter, protokoller, budsjett, avtaler og FDV-dokumentasjon ligger i dokumentlageret, ikke bare hos én person, slik at det er tilgjengelig både i sommer og for neste styre.
Beskrivelse: Følg opp termin 3 og send purring til seksjoner som ikke har betalt, før fellesferien
Status: Aktiv