Som ansvarlig for arrangering av dugnad for en forening, velforening eller et sameie, ønsker du å sikre at dugnaden gjennomføres på best mulig måte, for å skape en vellykket og givende opplevelse for alle involverte. SmartOrg har derfor laget en sjekkliste for dugnad i velforening eller sameie. Sjekklisten deles inn i tre faser: Før, under og etter dugnaden.

Nederst, under sjekklisten kan du laste ned dokumentet i Word, slik at du kan redigere det og ta det i bruk i din organisasjon.

Før dugnaden

Planlegging og forberedelser

Sett dato og klokkeslett for dugnaden i god tid, og sjekk at det er i samsvar med vedtektenes bestemmelser eventuelt.
Book eventuelt fellesrom eller uteområde
Lag oversikt over arbeidsoppgaver og behov for utstyr
Fordel ansvar og arbeidsoppgaver (f.eks. områdeansvarlige, lekeplassansvarlig)
Avklar hvem som skaffer verktøy og materiell (f.eks bestiller avfallskontainer)

Kommunikasjon og informasjon

Send ut invitasjoner med eventuell påmelding (feks e-post og/eller SMS via SmartOrg-portalen, brev i postkassa eller Facebook-arrangement)
Minne folk på dugnaden noen dager i forkant
Spesifiser hva folk bør ta med (hansker, rive, trillebår, etc.)
Oppmøteplass og kontaktperson for dagen

Mat og trivsel

Planlegg enkel servering (kaffe, vafler, pølser, frukt)
Avklar hvem som står for serveringen
Ha førstehjelpsutstyr tilgjengelig

Under dugnaden

Organisering og gjennomføring

Styret/dugnadsansvarlig møter opp minimum 15min før for å klargjøre
Registrer oppmøte hvis ønskelig (nødvendig dersom dere har «dugnadsbøter»)
Gi kort fellesinfo ved start – oppgaver og sikkerhet
Del ut oppgaver og følg opp fremdrift
Sørg for at alle har nødvendig utstyr og forstår oppgaven
Dokumenter dugnaden med bilder (kan brukes i årsrapport, nettside, Facebook etc)

Trivsel og engasjement

Tilrettelegg for pauser og sosialt samvær
Takk alle for innsatsen underveis
Oppmuntre til samarbeid og godt humør

Etter dugnaden

Opprydding og evaluering

Rydd og kast søppel, sorter avfall
Samle inn og ta vare på felles verktøy og materiell
Noter hva som eventuelt gjenstår eller må følges opp

Takk og dokumentasjon

Send ut takk til alle som deltok (f.eks. via SMS eller e-post i SmartOrgs meldingsmodul)
Del gjerne noen bilder i nyhetsbrev, nettside eller Facebook
Oppdater årsplanen eller oppgavemodulen i SmartOrg med hvilke tiltak som er fullført

Refleksjon og forbedring

Evaluer hva som gikk bra og hva som kan gjøres bedre neste gang
Oppdater sjekklisten og oppgavemal til neste dugnad