Kort fortalt: Som styremedlem kan du forvente ryddige rammer – et regnskapssystem, tydelig rollefordeling, en sunn styrekultur og realistiske forventninger til innsatsen. Du bør også vite hva styreansvaret innebærer, og at en styreansvarsforsikring bør være på plass. Her er hele sjekklisten.
Har du akkurat fått et styreverv i en forening eller et sameie? Eller har du vært med en stund, men er usikker på om dere drives som dere burde? Enten du har blitt styreleder, styremedlem eller økonomiansvarlig/kasserer, lurer du kanskje på hva du kan forvente – og ikke minst hvilke krav det er rimelig å stille til organisasjonen.
Her er en konkret sjekkliste med 10 krav og forventninger du bør ha, slik at styrevervet ditt blir gjennomførbart, ryddig og meningsfullt.
1. Det må være et regnskapssystem på plass
En skybasert og brukervennlig økonomiplattform som gir deg oversikt over budsjett, regnskap, faktura og rapporter. Dette er helt avgjørende for økonomiansvarlige og kasserere. Hvis du er usikker på nødvendigheten, så forestill deg at den økonomiansvarliges PC kræsjer. Da forsvinner også Excel-dokumentet med regnskapet i tillegg …
2. Tydelig rollefordeling og forretningsorden
Det bør finnes et dokument med klare beskrivelser av styrets roller og ansvar, frister og prosedyrer – blant annet hvordan saker fremmes, hvordan beslutninger fattes og hvordan økonomien håndteres. Et tydelig skille mellom leder og styret gjør samarbeidet enklere.
3. En sunn og tillitsfull styrekultur
En sunn og tillitsfull styrekultur er selve kjennetegnet på et velfungerende styre. Forvent at du kan stole på de andre styremedlemmene, at dere samarbeider godt, har åpen dialog og ikke preges av interne konflikter. Et trygt miljø er viktig for å kunne bidra aktivt.
Krav til støtte og organisering – dette bør også være på plass:
4. Tilgang til ekstern hjelp
Det bør finnes avtaler med regnskapsfører, revisor eller juridisk rådgiver som kan bistå ved behov. Avtalene kan være muntlige eller skriftlige. Det viktigste er at du vet hvem du skal kontakte dersom dere skulle havne i en skvis.
5. Digital samhandlingsplattform
Alle dokumenter og rapporter bør være samlet på ett sted for eksempel i SmartOrg eller i Dropbox. Noen ganger kan det være kjekt at også medlemmene har tilgang på dokumenter; da er det nødvendig med god tilgangsstyring, noe som fungerer utmerket i SmartOrg-portalen.
6. Årsplan og møteoversikt
Du bør vite på forhånd når møter, budsjettering og årsoppgaver skjer – og hvor mye tid som kreves. I SmartOrg kan dere legge inn både oppgaver og møter i årshjulet.
7. Realistiske forventninger til innsats
Styrevervet er frivillig, og det bør være forståelse for at det skjer på fritiden – uten urealistiske krav til tilgjengelighet. For mindre foreninger bør hovedregelen være at møter legges utenfor arbeidstiden. Unntak kan være styreleder, eller verv i organisasjoner med en daglig leder og ansatte, der skillet mellom daglig leder og styret er tydeligere.
8. Standardmaler og rutiner
Det bør finnes maler for budsjett, referater, årsmøtepapirer og vedlikeholdsplaner – slik at du slipper å starte fra null.
9. God økonomisk oversikt allerede
Ja, du bør kunne forvente at økonomien allerede er i orden – du skal ikke måtte rydde opp i kaos.
10. Tidsavgrenset verv og kompensasjon
Et styreverv bør ha en klar varighet (f.eks. 1–2 år), og det kan gis et passende honorar eller godtgjørelse – særlig for verv med mye ansvar. Er vervet honorert, får du som regel beskjed om det på forhånd. Forvent ikke honorar dersom du ikke har hørt noe om det – og husk at mer honorar gjerne betyr mer innsats.
Husk også at det finnes andre måter å bli satt pris på enn økonomisk kompensasjon. Et styremøte ute på restaurant der regningen går til foreningen, kan være en hyggelig anerkjennelse det også.
Hva innebærer ansvaret – og hvordan beskytter du deg?
Et styreverv innebærer mer enn møter og oppgaver. Du har også et personlig ansvar for at organisasjonen drives på en forsvarlig måte. Hvis styrets beslutninger påfører noen et økonomisk tap – for eksempel fordi regler og rutiner ikke ble fulgt – kan hvert enkelt styremedlem i prinsippet bli holdt personlig erstatningsansvarlig.
Derfor er det viktig å vite to ting før du sier ja:
- Beslutninger må dokumenteres skikkelig. Gode rutiner og tydelig dokumentasjon er det beste vernet mot krav i ettertid. Drives organisasjonen ryddig, skal det mye til for å bli holdt ansvarlig. I SmartOrg dokumenteres møter, vedtak og økonomi automatisk.
- Det bør finnes en styreansvarsforsikring. En slik forsikring dekker både juridisk bistand og en eventuell erstatning, slik at du ikke står med privatøkonomien som sikkerhet. Sjekk om foreningen eller sameiet allerede har en – og be om at det tegnes hvis ikke.
Skal du lykkes i styrevervet, må rammene være på plass
Å sitte i styret skal ikke være en fulltidsjobb. Det er et styreverv. Med riktig støtte, god organisering og moderne verktøy er det fullt mulig å bidra effektivt – uten at det går ut over fritid og familie. Et styreverv er dessuten en fin sjanse til å bygge nettverk og bli bedre kjent med nærmiljøet ditt.
Tips: Mange styrer bruker løsninger som SmartOrg for å forenkle alt fra økonomi og møter til medlemsregister og årsplaner. Det gir trygghet for både nye og erfarne styremedlemmer. Er du usikker på om rammene er på plass? Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg i gang.
Ofte stilte spørsmål om styreverv
Kan jeg bli personlig ansvarlig som styremedlem?
Ja. Hvert styremedlem kan holdes personlig erstatningsansvarlig hvis styrets beslutninger fører til et økonomisk tap og styret kan klandres – for eksempel fordi regler og rutiner ikke ble fulgt. Risikoen reduseres kraftig ved god dokumentasjon og en styreansvarsforsikring.
Trenger styret i en forening eller et sameie en styreansvarsforsikring?
Det anbefales sterkt. En styreansvarsforsikring dekker både juridisk bistand og en eventuell erstatning, slik at du som frivillig ikke risikerer egen økonomi for feil styret gjør.
Hvor mye tid krever et styreverv?
Det varierer med organisasjonens størrelse, men du bør kunne forvente en realistisk oversikt på forhånd over møter, budsjettarbeid og årsoppgaver – og at innsatsen tilpasses at vervet er frivillig.
Hva kan jeg forvente i honorar som styremedlem?
Honorar fastsettes vanligvis av årsmøtet eller generalforsamlingen og varierer fra organisasjon til organisasjon. Er vervet honorert, får du normalt beskjed på forhånd. Mange verv – særlig i mindre foreninger – er ulønnede.
Hva bør være på plass før jeg sier ja til et styreverv?
Et regnskapssystem, tydelig rollefordeling, en sunn styrekultur, tilgang til ekstern hjelp, en digital samhandlingsplattform, årsplan, realistiske forventninger, ferdige maler, ryddig økonomi og avklart varighet/honorar.
