Det første møtet etter årsmøtet omtales ofte som et konstituerende styremøte. Her avklarer styret hvordan arbeidet skal organiseres i den nye perioden. Under får dere en anbefalt agenda og en praktisk sjekkliste som hjelper det nye styret godt i gang.
Anbefalt agenda for første styremøte:
1. Velkommen og presentasjonsrunde
Start møtet med en runde der alle styremedlemmer introduserer seg. Dette er spesielt viktig dersom det er nye personer i styret. En kort presentasjon av bakgrunn, erfaring og motivasjon for å være med i styret skaper et godt grunnlag for samarbeid.
2. Foreningens historie og mandat
Det er viktig at alle styremedlemmer har en felles forståelse av foreningens formål, verdier og mandat. Gå gjennom:
- Foreningens historie og utvikling
- Formål og vedtekter
- Tidligere års arbeid og resultater
- Forventninger til styrets rolle og ansvar
3. Hva ønsker vi å jobbe med dette året?
En åpen diskusjon om hva styret ønsker å oppnå i løpet av perioden er verdifullt. Spørsmål som kan diskuteres inkluderer:
- Hvilke prosjekter eller tiltak bør prioriteres?
- Er det noen utfordringer vi må håndtere?
- Hvordan kan vi involvere medlemmer mer aktivt?
- Skal vi etablere nye samarbeid eller søke støtteordninger?
4. Praktisk organisering av styrearbeidet
For å sikre en effektiv arbeidsflyt bør styret bli enige om:
Fordeling av roller (leder, nestleder, kasserer, sekretær, mm.)
Møteplan for året
Kommunikasjonsverktøy (e-post, meldingssystem, deling av dokumenter)
Ansvarsfordeling for konkrete oppgaver
5. Budsjett og økonomi
En kort gjennomgang av foreningens økonomi gir styret et godt grunnlag for planlegging. Dette kan inkludere:
- Oversikt over inntekter og utgifter
- Budsjett for inneværende år
- Eventuelle økonomiske forpliktelser
- Muligheter for inntektsgenerering eller tilskudd
6. Eventuelt
Avslutt med en runde der styremedlemmer kan ta opp saker de ønsker å diskutere.
Tips for et vellykket første styremøte
Sett av nok tid: Det første møtet kan ta litt lenger tid enn vanlig for å sikre god gjennomgang og dialog.
Forbered sakspapirer: Send ut agenda, vedtekter og relevant informasjon på forhånd.
Vær åpen og inkluderende: Skap en kultur for godt samarbeid og åpen kommunikasjon.
Avklar forventninger: Sørg for at alle forstår sine roller og ansvar.
Ha en plan for oppfølging: Oppsummer beslutninger og oppgaver slik at alle vet hva som skjer videre.
Med en god start på styrearbeidet legger dere grunnlaget for et produktivt og givende år for foreningen!
Velg SmartOrg som foreningsportal for din forening
I SmartOrg kan dere sende innkalling, lage agenda, skrive referat og signere møteprotokollen digitalt. Oppgaver fra møtet kan fordeles til ansvarlige personer og følges opp med frister i portalen. Ved styrebytte kan dere også oppdatere roller og tilganger, slik at nye styremedlemmer får tilgang til medlemsregister, økonomi, dokumenter og andre relevante funksjoner. Historikk og dokumentasjon blir liggende samlet og er tilgjengelig for neste styre.
SmartOrgs medlemssystem passer for både små og store foreninger. Med en fleksibel prismodell kan dere enkelt ta i bruk portalen i dag – og la løsningen vokse sammen med foreningen.