«I et samfunn som preges av kaos og mistillit finner jeg ro i yoga. Samtidig gir det meg en god følelse å gjøre noe meningsfullt. Jeg har det bedre selv dersom jeg kan være til nytte for andre. Fellesskapet gir meg glede. Jeg treffer mange mennesker med ulik bakgrunn og motivasjon, men som brenner for samme sak. Frivillighet gir meg energi og glede», sier Sølvi M. Tonning, som er økonomiansvarlig i Iyengar Yoga forening.
Iyengar Yoga Foreningen
Iyengar Yoga Foreningen i Norge (IYFNO) er en ideell og landsdekkende forening for Iyengar-yogalærere og -utøvere. Foreningen ble stiftet i 2020 og startet sitt virke 1.januar 2021. Siden den gang har de fått inn 104 medlemmer og 37 sertifiserte yoga-lærere. Foreningen er tilknyttet Iyengar-familiens yoga-institutt i Pune, India (Ramadani Iyengar Memorial Yoga Institute (RIMYI)). De følger derfor deres retningslinjer for yogaundervisning, lærerutdanning og godtgjørelser.
Sølvi er styremedlem og økonomiansvarlig i foreningen, som bruker SmartOrg som sitt administrasjonsverktøy. Frem til foreningens oppstart i 2020 var Iyengar-yogalærere og -utøvere i Norge tilknyttet den svenske søster-foreningen. Grunnen til dette var at det manglet ressurser for å få til en egen forening, til en bestemte seg for å prøve likevel. En av forutsetningene ble da at administrasjon og styrearbeid skulle være så effektivt og enkelt som mulig.
Hva er Iyengar-yoga?
Iyengar-yoga har utviklet seg til å bli en av de mest populære yogaformene siden den ble introdusert av Bellur Krishnamachar Sudararaja (B.K.S) Iyengar på midten av 1900-tallet. Iyengar-yoga er en form for Hatha yoga, der det er stort fokus på nøyaktighet og presisjon i stillingene. Iyengar yoga er en tilgjengelig yogaform som kan utøves av alle, uavhengig av alder, kjønn, religion, og helse.
Noen av Iyengar Yogas særegenheter er hjelpemidler som klosser, belter, stoler, og tepper, som hjelper utøveren på veien til å utføre stillingene korrekt. I tillegg til nøyaktighet og presisjon, legges det stor vekt på sekvensering. Dette betyr en logisk og gjennomprøvd oppbygging av rekkefølgen av stillingene, også kjent som sekvensen av asanas.
Om å ha verv i yogaforeningen
Frivillig arbeid er en viktig del av yogaens filosofi. Det å praktisere yoga bidrar til selvutvikling og bevissthet, men også til å hjelpe andre og bidra til samfunnet. Iyengar yoga og B.K.S Iyengars arbeid viser at det å praktisere yoga ikke bare handler om å forbedre sin egen helse, men også å gi noe tilbake til samfunnet.
«Dette er min motivasjon til å delta i frivillig arbeid. Jeg har fått tildelt noen verdifulle lodd i livet, og ønsker å gi noe tilbake til samfunnet. Jeg har vært opptatt å ta verv der jeg kan bruke min kompetanse samtidig som jeg jobber med saker som jeg brenner for. Stress knyttet til arbeidsliv og sosiale medier utfordrer vår fysiske og mentale helse, og jeg har tro på at kunnskap og forebyggende tiltak kan gi livsglede og gode liv. Derfor har jeg takket ja til å være styremedlem i Kreftforeningen i Norge og i Iyengar Yoga Foreningen i Norge», sier Sølvi M. Tonning.
Vervene i de to foreningene er veldig ulike. Kreftforeningen har over 200 ansatte og en profesjonell administrasjon som forbereder gode styresaker, mens i Iyengar Yoga Foreningen i Norge er det styret som tar seg av administrasjonen, og gjennomfører alle foreningens oppgaver. Valg av system for administrasjon av foreningen var derfor en av de første beslutningene styret tok etter opprettelsen av foreningen.
Effektiv administrasjon med SmartOrg
«Vi valgte SmartOrg som system fordi det hadde et enkelt brukergrensesnitt, lave kostnader og hadde den fleksibiliteten vi hadde behov for. I implementeringsperioden hadde vi tett dialog med utviklerne av systemet og våre innspill til forbedring/ endring ble ivaretatt», sier hun.
Enklere medlemskontingent og oppfølgning
«Jeg er økonomiansvarlig og har ansvar for å sikre at medlemmene betaler kontingent. Systemet tilrettelegger for enkel betaling av kontingent og utsending av purringer til de som ikke betaler innen fristen», poengterer hun.
Foreningen er ikke regnskapspliktig i henhold til lov, men i henhold til vedtektene skal foreningen avgi regnskap og en uavhengig person skal kontrollere regnskapet. De har valgt å benytte kontantprinsippet, og kan avslutte regnskapet i begynnelse av januar hvert år. Foreningen mener at SmartOrg sine funksjoner for regnskapsavslutning og elektronisk signering av styret og uavhengig kontrollpersoner gjør prosessen veldig enkel.
Påmeldinger og dokumentasjon
Iyengar Yoga Foreningen i Norge har stor glede av flere andre funksjoner i SmartOrg, som påmelding og møteinnkalling. Foreningen arrangerer blant annet helgekurs i yoga, enten online eller fysisk, og avholder eksamen for å sertifisere nye Iyengar-yogalærere.
«SmartOrg har et enkelt system for påmelding og betaling av kurs. På samme måte har systemet handlekurv-funksjon for varer og gir god oversikt over gjenværende varebeholdning», sier hun.
Videre ønsker styret å sikre at dokumentasjon er lagret systematisk slik at det skal være enkelt for andre å overta.
«Vi tenker at vervene er midlertidige, men foreningen skal leve lenge. Derfor sendes innkalling til alle styremøter gjennom systemet og deretter skrives referat i møtene basert på utsendt agenda. Det samme gjelder årsmøtet, der vi i tillegg benytter elektronisk signering av protokollen», sier Sølvi.
Ville gjort det samme om igjen
Dersom styret i Iyengar Yoga Foreningen skulle startet på nytt vill de sannsynligvis gjort det samme: Etablert prosedyrer og struktur på medlemsregister, kontingent og økonomi så tidlig som mulig. Samt lagre dokumentasjon strukturert i systemet slik at det er enkelt å finne frem for de som etter hvert skal overta vervene.
«Yoga is like music: the rhythm of the body, the melody of the mind, and the harmony of the soul create the symphony of life.» B.K.S Iyengar.
Vil du se hvordan SmartOrg fungerer for din organisasjon? Kom i gang her eller avtal en demo!