Sitter du som styreleder, kasserer eller styremedlem i en velforening, et sameie eller i en annen forening? Norge kjennetegnes av den sterke dugnadsånden, og det er tusenvis av frivillige som tar på seg ofte ubetalte verv for å skape gode lokalsamfunn eller orden i sameiet ditt.

Men for mange av oss har dette også en skyggeside. Slike verv kommer gjerne på toppen av en allerede hektisk hverdag, og mange har flere ulike verv. I tillegg er det mange oppgaver som er preget av ren administrasjon og ikke akkurat det mest morsomme å sette seg ned med etter arbeidstid eller i helgen.

Derfor er det mange som kjenner på at de ikke strekker til, og ofte er på etterskudd med oppgaver som burde ha vært prioritert. Da kan den velkjente dårlige samvittigheten kommer snikende, og når fristene nærmer seg så kan det bli mye stress og hastverksarbeid for å få alt på plass.

Det er da det gjelder å holde hodet kaldt, ta et steg tilbake og tenke over hvordan arbeidet i foreningen eller sameiet ditt er organisert. «Godt organisert er halve jobben» sier et gammelt ordtak, og her er 4 nøkkelspørsmål som er viktige å stille seg:

 

1) Har dere et velfungerende styre der oppgavene er godt fordelt, og alle i styret tar ansvar?

 

Ved neste styremøte, forsøk å ta en runde rundt bordet og be folk spille inn hva de ønsker som hovedansvar – gjerne med konkrete oppgaver. Kanskje det også vil være relevant med en målsetning? I SmartOrg har vi laget en mal for slike møte. Denne finner du i møtemodulen.

 

 

 

2) Har dere et årshjul eller en årsplan slik at arbeidet planlegges systematisk og i god tid?

Hvis du ikke har det bør du gjøre dette: På neste møte sett årshjul som et hovedpunkt på agendaen. Deretter snakker dere om ting som skal gjøres gjennom året. (Tips: gjør det til en rutine og snakk om dette hvert år. F.eks. i desember eller i januar).

 

3) Er medlemmene eller sameierne villige til å sitte i styret eller må «ildsjelene» dra lasset?

En utfordring mange møter. Hvis dere sliter med dette problemet, kan det være lurt å bruke et verktøy for å redusere arbeidsbelastningen. Med SmartOrg tar oppgaver som før tok timevis nå bare få minutter.

 

4) Bruker dere et tilpasset og moderne digitalt verktøy for å drifte organisasjonen?

Med SmartOrg blir driften av sameiet eller foreningen organisert, automatisert og transparent. I vår portal vil du finne en funksjon for de aller fleste oppgavene du skal løse. Med SmartOrg har du regnskap, styremøter, dokumentarkiv, meglerdokumentasjon og internkontroll på ett og samme sted.

 

For et lite sameie eller en forening ordnes gjerne formalitetene rundt styre og årsmøte rask og enkelt, og alle formaliteter blir kanskje ikke sett på som like viktige selv om vedtektene eller tilskuddsytere gjerne krever det. I litt større organisasjoner eller sameier kan det være krevende å holde oppe driften løpende, og da er det spesielt viktig å være oppmerksom på alle 4 punktene ovenfor slik at ikke regnskap, revisjon og årsmøte blir et stort skippertak.

Husk å alltid ta utgangspunkt i vedtektene som regulerer hvordan organisasjonen skal drives, og at det er åpent og demokratisk for medlemmer/sameiere og for eksterne aktører som yter tilskudd. Da vil det også være enklere for dere å få andre medlemmer til å ta på seg et verv. Vi anbefaler å få til mest mulig kontinuerlig arbeid og følge dette opp jevnlig i faste styremøter. Til årets siste styremøte bør forberedelser til årsmøte, regnskapsavslutning, revisjon, medlemsstatus og planer og budsjett for neste år stå fast på agendaen.

Bilde av en hånd med en telefon hvor flere ikoner kommer opp

SmartOrg lanserer før jul og i god tid før «årsmøtesesongen» begynner et integrert årshjul i portalen vår med faste oppgaver tilpasset rollene i din forening eller i ditt sameie. I tillegg til alle de andre funksjonene våre har vi utviklet verktøy for å minne deg på oppgaver for foreningen, og det kommer også et eget hjelpesenter som har til hensikt å gjøre det forutsigbart og enklere å ta på deg et verv. Vi har også utviklet en innovativ årsoppgjørs- og revisjonsmodul i portalen som gjør det enkelt å foreta årsavslutning. Les mer om dette her www.smartorg.no og lykke til med forberedelsene!

 

 
 

Lurer du på noe?

Har du spørsmål, innspill eller kommentarer? Send oss en melding!

Kontaktskjema

8 + 14 =