Slik kan dere effektivt avholde digitale årsmøte og styremøter med SmartOrg

Hvordan avholde gode digitale møter ? Hold mer effektive årsmøter og styremøter. Send ut innkalling, ta referat i Smartorg og signer digitalt! 

Start med å velge en best mulig videomøteløsning

Hvis det skal være mange brukere i videomøte får man best kvalitet, fleksibilitet og brukervennlighet gjennom kommersielle bedriftsløsninger.

Disse løsningen takler fint 50-100 personer koblet på et og samme møte (eks. egnet for årsmøte/generalforsamling):

  • Microsoft Teams
    Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
  • Google Meet
    Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleserFelles for disse er at en av dere må ha en konto hos Google eller Microsoft og kompetanse til å sette opp møtet riktig og lage en invitasjonslenke/møtelenke (URL)

Hvis dere ønsker å bruke billigere eller gratis plattformer finnes det mange muligheter, vi kan anbefale:

  • Whereby (gratis med et møterom og inntil 4 møtedeltagere)
    Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
  • Zoom (Inntil 50 deltagere, maks 40min gruppemøter gratis)
    Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleserFelles for disse er at den som setter opp møte må lage en gratis konto hvis man ikke har fra før, sette opp møte og få en møtelenke (URL) som kan deles i invitasjoner til andre.

Møteinnkalling og agenda

  • Styreleder eller styresekretær sender ut møteinnkalling på E-post via møtemodulen i SmartOrg portalen.Invitasjonslenke fra punkt 1 til videomøte limes inn og dokumenter som hører med (agenda, vedtekter, osv ) legges som vedlegg.
  • Styreleder kan ut en mail/sms fra Smartorg portalen som minner om årsmøte, gjerne med møtelenken til valgt platform og møte/møterom som er valgt brukt i punkt 1.
    En SMS med møtelenke dagen før eller samme dag som møtet skal være  kan være smart

Gjennomføring av møte

  • Styreleder eller møteleder logger på  via valgt platform senest 10 minutter før møter starter. Flere av videoløsningene krever at møtearrangør slipper andre deltagere inn i møtet.
  • Styreleder informerer alle om å skru av mikrofonen sin, og at den kun blir skrudd på hvis man skal si noe. Informerer om hvordan deltagere finner chat funksjon eller annet nyttig i løsningen.
  • Alle medlemmer som ønsker å si noe, skriver en kommentar i chat felt eller bruker «Rekk opp hånda» funksjon
    (finnes i Teams og Zoom og Google Meet).
  • Det velges ordstyrer og referent.
  • Ordstyrer holder orden på hvem som skal ta ordet og leder årsmøte gjennom agendaen.
  • I de fleste videoløsninger kan møtearrangør skru av og på mikrofon for deltagere ved behov.
  • De som skal presentere noe på årsmøte bruker «presenter»/»del skjerm» funksjon.
  • Akklamasjon gjennomføres automatisk ved stille aksept med mindre annet er ønsket. (evt. bruk rekk opp hånda funksjon for de som er i mot)
  • Ved aktiv avstemming kan også chat funksjon brukes. (det må da sjekkes at hver deltager kun svarer en gang)

Møtereferat/protokoll

  • Utpek en Referent som tar møterefefrat 
  • Agenda kan enkelt kopieres til referat i møtemodulen 
  • Referat/protokoll kan skrives underveis og sendes ut direkte fra referat funksjonen. 

Anbefalte roller i møter 

  • Møteleder / kaller inn og setter dagsorden
  • Ordstyrer / følger med i chat og styrer samtalen (viktigst om det er veldig mange deltagere)
  • Referent(er)
  • Minst 2 personer velges til å signere protokoll (viktig ved formelle årsmøter, generalforsamling, styremøter..)

Flere artikler