Sitter du med ansvaret i et styre for sameiet, velforeningen eller en annen forening?

Drives foreningen med diverse excel filer i dropbox og google docs med ulike tilganger?

I denne artikkelen skal vi gi deg noen tips til hvordan du kan forenkle styrearbeidet i ditt sameie eller i din forening.

Hemmeligheten ligger i å velge riktig styreverktøy.

Hvis du vil ha en full gjennomgang av styreverktøyet til SmartOrg kan du avtale det ved å klikke her.

Hvorfor er et godt styreverktøy viktig?

Et aktivt organisasjonsliv er noe av det flotteste vi har i Norge. Her tar folk ansvar for å lage aktiviteter for hverandre og skape gode lokalsamfunn.

Dette kommer til uttrykk i et rikt mangfold av organisasjoner for barn og unge, nabolag og andre felleskap.

Noen felleskap er små og består kun av noen få seksjoner i et sameie. Andre er landsdekkende med tusenvis av medlemmer.

Uansett om sameiet eller foreningen din er liten eller stor så trenger dere et godt styre for å få mest ut av de aktivitetene og utfordringene som dere ønsker å løse. Et godt styreverktøy forenkler administrasjon og lar dere brukt tiden og kreftene på det som er viktig.

Hvem trenger et styreverktøy?

I alle fellesskap, det være seg forening, sameie eller velforening, så er det ildsjelene som får hjulene til å gå rundt.

Noen ildsjeler vil bringe masse erfaring til organisasjonen, mens andre vil være helt nye.

Uansett om din forening eller ditt sameie består av en rekke etablerte ildsjeler, eller om dere er helt ferske så vil et styreverktøy kunne hjelpe dere.

For de etablerte organisasjonene bringer styreverktøy inn forutsigbarhet og en trygghet for at kompetansen man har i dag kan videreføres til neste styre. Styreverktøy gjør kort sagt organisasjonen mindre personavhengig.

For de ferskere organisasjoner bringer styreverktøyet inn erfaring, veiledning og kompetanse. I SmartOrg bruker vi mye energi på å bygge brukervennlige systemer, og gode veiledere slik at et styre kan drive som forening på enklest og mest mulig effektiv måte.

Det fins en rekke styreverktøy som dekker mange ulike behov. Veldig ofte er verktøyene rettet inn mot et spesifikt område (regnskapssystem, styremodul for bedrifter, arrangementspåmelding, medlemsregister). I SmartOrg har vi vært opptatt av å lage en helhetlig plattform som kan dekke alle normale behov til en forening, et sameie eller en velforening.

Her er noen av oppgavene som et styreverktøy bør løse:

1. Økonomisystem, budsjett og regnskap

Økonomifunksjonen til et styreverktøy er helt avgjørende. Disse funksjonene skaper mer gjennomsiktighet i organisasjonen da for eksempel alle seksjoneseiere får enkel innsikt i regnskapet.

Et godt økonomisystem skaper også kontinuitet og forutsigbarhet hvis en nøkkelperson skulle flytte eller slutte i organisasjonen. I de tilfellene vil organisasjoner med et godt styreverktøy kunne videreføre jobben uten problemer.

I SmartOrg har vi laget en økonomimodul som økonomistyringen i organisasjonen enkel og forståelig. Vi har verktøy for budsjettering, regnskapsførsel, bankavstemning, betaling av regninger, fordeling av felleskostnader og utleggsbetaling for å nevne noe.

Med SmartOrg vil du få full oversikt over regnskapet, inn- og utbetalinger og disponibel bank saldo i portalen uten å måtte gå i nettbanken.

Les gjerne mer om økonomimodulen for sameier her, og økonomimodulen for foreninger her.

2. Medlemssystem

Ethvert styreverktøy bør også ha en form for medlemssystem som holder oversikt over medlemmene i organisasjonen.

I mange organisasjoner løses medlemsoversikt gjennom lister med navn og kontaktinformasjon i excelfiler, word dokument eller andre fragmenterte løsninger. Andre løser det gjennom Facebook grupper.

Utfordringen med slike løsninger er at det er vanskelig å holde dem oppdatert, og ofte har man utdatert data, manglende medlemmer eller medlemmer som ikke lenger er medlem i organisasjonen din. Vi har skrevet en hel artikkel om hvorfor organisasjoner trenger å organisere seg med mer enn en Facebook gruppe. Den artikkelen kan du lese her.

I SmartOrg har vi laget en medlemsmodul hvor hvert medlem får sin egen medlemskonto. De kan dermed oppdatere informasjonen sin selv, samtidig som de får innsikt og mulighet til å samhandle med organisasjonen.

Fra styrets side har man til enhver tid full oversikt over medlemmene eller seksjonseierne med kontaktinformasjon og betalingshistorikk. Herfra kan man igjen fordele rettigheter, sende ut meldinger, påmeldinger, faktura på felleskostnader og kontigent.

Les gjerne mer om medlemsmodulen for sameier her, og medlemsmodulen for foreninger her.

3. Kommunikasjon

Rask kommunikasjon ut til medlemmene i organisasjonen er helt nødvendig for at foreningen eller sameiet kan fungere godt. I dag løser mange det med facebookgrupper hvor kommunikasjonsflyten stort sett flyter veldig godt.

Utfordringen med å bruke Facebook oppstår når man har medlemmer eller seksjonseiere som ikke bruker Facebook, eller som bruker Facebook veldig lite. I de tilfellene er det veldig lett å gå glipp av viktig informasjon.

I SmartOrg har vi løst kommunikasjonsutfordringene til organisasjoner gjennom Epost og SMS-utsendelser. Som styre kan du sende ut meldinger på SMS eller Epost til alle medlemmene, eller segmenterte grupper som dere definerer selv.

For eksempel kan man lage en gruppe som består av styremedlemmene og enkelt sende ut informasjon til dem. Det samme kan man gjøre for en gruppe medlemmer som har meldt seg på et spesielt arrangement, eller enkelte seksjonseiere om det er informasjon som kun gjelder dem.

Dere kan også sette opp manuelle eller automatiske påminnelser om godkjenninger, purringer, felleskostnader eller arrangementspåminnelser rett fra portalen.

Les gjerne mer om medlemsmodulen for sameier her, og kommunikasjonsmodulen for foreninger her.

4. Aktiviteter og møter

Kjernen i frivillige organisasjoner ligger i aktivitetene dere gjennomfører.

Mange av dem vil være artige aktiviteter som skaper liv i lokalsamfunnet, mens andre er obligatoriske, men fortsatt veldig viktige møter for å organisere foreningen eller sameiet.

I SmartOrg har vi jobbet med å lage en aktivitet- og møtemodul som gjør organiseringen av aktivitetene så enkelt som mulig, slik at dere kan fokusere på innholdet.

I vår portan kan du opprette og organisere aktiviteter og føre eget regnskap på hver enkelt aktivitet. Du kan sende ut påmelding til medlemmer direkte fra portalen, og ha automatiske påminnelser.

Hvis dere skal avholde styremøter kan du enkel sette opp en møteagenda i portalen og sende ut innkallingen med vedlegg til styret. Du kan også føre referat i portalen, og enkelt sende det ut til styret for digital signering rett i etterkant av møtet. Med denne funksjonen blir det enklere å organisere og dokumentere møtene dere har.

Les gjerne mer om aktivitetsmodulen for sameier her, og aktivitetsmodulen for foreninger her.

5. Etablering av forening, sameie, velforening.

Hvis du ikke har opprettet en forening eller et sameie enda kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne.

Med stiftelsesmodulen til SmartOrg kan du stifte et sameie eller en forening på under 15 minutter, rett fra portalen. Alt du trenger å gjøre er å klikke deg gjennom foreningsbyggeren og fylle inn relevant informasjon, og så registrerer vi alt fra dere.

Vi har utviklet smarte vedtekter som automatisk legges til og tilpasser deres sameie eller forening.

Når registreringen er godkjent i Brønnøysundregisteret hjelper vi dere med å opprette bankkonto og å koble den på portalen.

Til slutt vil du ha et sentralt arkiv hvor du enkelt kan finne vedtektene og stiftelsesdokumentene

Les gjerne mer om stiftelsesmodulen for sameier her, og stiftelsesmodulen for foreninger her.

Bør du ha et styreverktøy?

For de aller fleste foreninger, sameier og velforeninger vil svaret på det spørsmålet være ja. Selv for små organisasjoner vil et styreverktøy tilby kvalitetssikring i økonomistyringen, dokumentasjon, kontinuitet og tilgang på kompetanse.

I SmartOrg har vi bygget opp en digital plattform som er skreddersydd for behovene til alle typer sameier og foreninger.

Vårt mål er å gjøre de administrative oppgavene til styret enklere og kvalitetssikret.

Vi har vært opptatt av å lage en plattform som kan dekke de aller fleste behov til en rimelig kostnad. For de aller fleste kan vår plattform erstatte behovet for egne regnskapsbyrå eller forretningsførere. Den kan også erstatte behovet for flere plattformer som fort kan bli både tungvint og kostbart.

Vil du se om SmartOrg kan forenkle arbeidet til ditt sameie eller forening? Klikk på knappen under book en gratis gjennomgang av plattformen.

Er det ellers andre funksjoner som du mener er viktig og som vi ikke har nevnt her? Vi tar gjerne imot innspill som kan gjøre plattformen bedre, så kommenter gjerne under.