Styresekretær i forening og sameie: rolle, rutiner og verktøy

Styresekretæren gjør vedtekter og årsmøtevedtak om til praktisk arbeid. Oppgaven er å gi møtene retning og sikre sporbar dokumentasjon. Det betyr tydelig agenda, klare beslutninger og ryddig lagring – slik at vedtak kan etterprøves og arbeidet fortsetter sømløst når styret skiftes.

Rolle og ansvar

Sekretæren passer på helheten: at formalia følges, at prosessen er effektiv, og at resultatet kan dokumenteres.

• Før møtet: sett rammene, lag og send agenda i tide, samle og dele sakspapirer.
• Under møtet: før presis protokoll (ordlyd, stemmetall, habilitet) og hold tiden på sakene.
• Etter møtet: koordiner signering, versjoner og arkivering – og følg opp ansvar og frister frem til neste møte.

Slik blir beslutningene tydelige, dokumentasjonen sporbar og driften mindre personavhengig.

Planlegging og agenda

Start med å avklare møteramme (tid, sted og frister for innkalling), samle inn saker og rangere dem. Sett estimert tidsbruk per sak, og legg ved nødvendige dokumenter.

Slik bygger du agendaen

• Formalia først: konstituering → godkjenning av innkalling og agenda → referat fra forrige møte.
• Prioritert saksliste: én sak = ett mål. Angi tidsramme og marker om saken er til orientering, drøfting eller vedtak.
•  For hver sak: forslag til Vedtak, Ansvarlig (navn/rolle) og Frist.
• Avslutning: eventuelt → oppsummering → neste møte.

Gjennomføring av møtet

Sekretæren kvalitetssikrer prosessen i rommet. Vis agendaen, hold tiden og skriv vedtaksordlyd fortløpende. Noter stemmetall ved behov og registrer habilitet på de sakene det gjelder. Parker sidespor til «eventuelt». Avslutt med en muntlig oppsummering: hva ble vedtatt, hvem gjør hva, og når.

Møtereferat og protokoll

Referatet skal være kort, presist og komplett nok til at en utenforstående kan forstå hva som ble besluttet og hvem som skal gjøre hva. Tenk «faktaliste», ikke roman.

Skriv referatet kort og presist, med tydelig vedtaksordlyd, ansvar og frister – og sørg for gyldig signering i tråd med vedtekter eller fullmakter.

Når protokollen er ferdigstilt og signert, er neste steg å lagre den riktig: arkiver som PDF (låst), bruk dato og versjon i filnavnet, og plasser dokumentet i riktig mappe. Uten et ryddig arkiv blir vedtak vanskelig å finne igjen – spesielt når roller endrer seg.

Trenger du en praktisk gjennomgang med maler, se vår veiledning «Protokoll for styremøte og årsmøte» på smartorg.no/protokoll-styremote-arsmote-mal.

Dokumentarkiv – struktur og lagring

Arkivet er styrets hukommelse. Målet er at alle skal finne riktig dokument raskt – også når folk bytter roller. Det krever en enkel, stabil struktur og noen få kjøreregler for lagring.

Tenk også på tilgang. Økonomi og personvern bør bare være synlig for relevante roller. Notater og utkast kan ligge midlertidig i saksmappe, men ryddes bort når vedtaket er protokollført. Flytt ferdige prosjekter til en egen «Historikk/Arkiv»-undermappe for å holde arbeidsflaten ren.

SmartOrg har et dokumentarkiv som støtter flere filformater, lar dere bygge struktur med undermapper og sette rettigheter/tilganger per mappe eller rolle, slik at sekretærrollen blir så enkel som mulig.