Å administrere kontingent for foreninger kan være en tidkrevende og kompleks oppgave. Med Smartorg kan du gjøre denne prosessen mer effektiv og oversiktlig. I denne guiden viser vi deg hvordan du enkelt kan sende ut, kreve inn og få full oversikt over kontingentbetalinger i din forening.
Vi tar deg gjennom opprettelse, konfigurering, utsendelse og purring på medlemskontingenten. Enten du er en erfaren foreningsleder eller ny i rollen, vil denne guiden gi deg nyttige tips og verktøy for å håndtere medlemskontingenten.
1. Sett opp betalingsmetoder
Ved å koble foreningen opp med Stripe Connect og/eller Vipps, vil det bli superenkelt for foreningens medlemmer å betale for produkter og kontingent. Med disse betalingsmetodene kommer også pengene rett inn på foreningens bankkonto, slik at det blir enkelt å holde løpende oversikt over foreningens økonomi og innbetalinger. Vi anbefaler derfor alle våre kunder å sette opp flere betalingsmetoder.
Slik gjør du det:
For å kunne ta i bruk betaling med Vipps, må Stripe Connect først være konfigurert. Det er derfor viktig at dette gjøres før foreningen setter opp alternative betalingsmetoder.
Sett opp betalingsmetodene under innstillinger -> «Betalingsmetoder – Kort og Vipps» eller følg veilederne under:
2. Konfigurer kontingenten i portalen
Før dere aktiverer medlemskontingenten, er det viktig at den er riktig konfigurert. Konfigurasjon av medlemskontingenten gjøres under Innstillinger -> Medlemmer -> kontingent i portalen ved å trykke på den blå blyanten.
Her får dere flere muligheten til å konfigurere flere typer medlemskap som det passer foreningen. Her er våre tips til hvordan dere kan konfigurere kontingenten:
1. Velg en fornuftig pris
For å velge en passende pris på medlemskontingenten bør foreningen vurdere sine utgifter og eventuelt sammenligne med hva andre lignende foreninger krever. Ta hensyn til medlemmenes økonomi og vurder rabatter for spesifikke grupper. Her kan dere for eksempel vurder å ha en variabel prismodell basert på medlemmets alder.
2. Aktiver andre medlemstyper
Foreningen kan tiltrekke seg en bredere medlemsbase ved å tilby ulike medlemstyper som hovedmedlem, familiemedlem, støttemedlem og bedrift/institusjon. Dette gjør det mulig å tilpasse medlemskapene til ulike behov og situasjoner. For eksempel kan et familiemedlemskap være gunstig for familier som ønsker å delta sammen, mens støttemedlemskap kan appellere til de som ønsker å bidra uten å være aktive.
3. Sett en betalingsfrist
Foreningen bør velge en betalingsfrist for medlemskontingenten som passer godt med både budsjettplanleggingen og medlemmenes økonomiske situasjon. En god praksis er å sette fristen til slutten av et kvartal eller et annet fast tidspunkt i året. Dette gir medlemmene god tid til å betale og foreningen mulighet til å planlegge aktiviteter og utgifter basert på inntektene.
4. Rediger tekst og detaljer
Nederst i kontingent-innstillinger finner dere Rediger tekst og detaljer, hvor dere kan:
- Endre navn og tekst til medlemskontingenten
- Knytte medlemskontingenten til en aktivitet eller ønsket bokføringskonto.
- Velge en spesifisert betalingsfrist
- Aktivere varsel på epost for innmeldinger i foreningen.
3. Opprett innbetalingsliste
Når kontingenten er konfigurert, kan dere opprette en innbetalingsliste for medlemmene i foreningen. Foreningen får da en god oversikt over kontingentinnbetalinger i portalen. Oversikt over medlemmer som har betalt medlemskontingenten finner dere også i medlemslisten ved å filtrere Betalt kontingent i nedtrekks-listen.
Opprettelse av innbetalingsliste gjøres i Kontingent -> Kontingent 2024 ved å trykke på knappen Opprett innbetalingsliste for medlemmer.
4. Send ut kontingenten
Før kontingenten sendes ut, kan det være lurt å gå over kontingenten en siste gang for å sørge for at alt er i orden.
Opprett og send ut betalingslenke for kontingenten til foreningens medlemmer på e-post eller SMS i Kontingent -> Kontingent 2024 ved å trykke på Opprett og send betalingslink.
Her kan dere formulere tekstinnholdet til meldingen som går ut til alle medlemmene i foreningen, samt velge om dere ønsker å sende ut på epost eller SMS. Ved valg av utsendelse av kontingent på SMS, vil medlemmer som ikke er registrert med tlf.nr i portalen motta meldingen på epost.
5. Hold oversikten over innbetalinger
Ettersom foreningens medlemmer betaler kontingenten med kort, Vipps eller bankbetaling, vises innbetalingene nederst i Kontingent -> kontingent 2024.
Her får du oversikten over betalingsinformasjon samt muligheten til å manuelt registrere innbetalinger, sende ut betalingslenke til nye medlemmer og eksport av innbetalingslisten.
6. Send ut purringer
Fra portalen kan dere sende ut purringer/betalingspåminnelser til medlemmer med utestående kontingentinnbetalinger. Dette gjøres i Kontingent -> Kontingent 2024 ved å trykke på Opprett og send purring, hvor du kan formulere tekstinnhold og velge kommunikasjonskanal.
Purringer sendes kun til medlemmer med utestående kontingentinnbetalinger, og sendes ikke ut før dere trykker Send etter konfigurering av tekstinnhold.
