Å skrive protokoll til styremøter og årsmøter er en av de viktigste oppgavene et styre har. En protokoll er nemlig mer enn bare et internt notat – det er et juridisk bindende dokument som viser hva som faktisk ble besluttet i et møte. For både foreninger og sameier fungerer protokollen som et offisielt referat og en historisk oversikt over beslutninger. Den kan være avgjørende dersom det senere skulle oppstå tvil eller uenighet om hva som ble bestemt.
En god protokoll gir trygghet, oversikt og kontinuitet i styrets arbeid. Samtidig gjør den det enklere for nye medlemmer å sette seg inn i saker som har vært behandlet tidligere. Men hvordan skriver man egentlig en protokoll på en korrekt og profesjonell måte?
Hvorfor er protokoll fra styremøte og årsmøte så viktig?
-
Dokumentasjon: Protokollen fungerer som det juridiske beviset på vedtak. Dersom en beslutning blir utfordret, er det protokollen som gjelder.
-
Kontinuitet: Styremedlemmer kommer og går. Protokollen sikrer at nyvalgte kan se hva som er bestemt tidligere.
-
Ansvar: Hvem har ansvar for hva? Vedtakene viser hvem som skal følge opp og når.
-
Åpenhet: Medlemmer, beboere og seksjonseiere får innsyn i hvordan styret arbeider og hvilke saker som behandles.
Hva bør en protokoll alltid inneholde?
- Når du skriver protokoll til et styremøte eller årsmøte, bør du alltid sørge for at følgende punkter er med:
- Møtedato, sted og hvem som var til stede. Dette gir oversikt over hvem som hadde stemmerett og ansvar.
- Godkjenning av innkalling og saksliste. En formalitet som sikrer at møtet er lovlig satt.
- Valg av møteleder og referent. Sørger for at møtet ledes og at protokollen føres korrekt.
- Kort oppsummering av sakene. Ikke ordrette gjengivelser, men en tydelig beskrivelse av hva som ble lagt frem.
- Vedtak. Selve kjernen i protokollen. Her skal det fremgå hva som ble besluttet, gjerne formulert som “Vedtak: …”.
- Underskrifter. Protokollen skal signeres av møteleder og referent. I mange foreninger og sameier signerer også en eller to protokollunderskrivere valgt av møtet.
Typiske feil å unngå
Selv om det kan virke enkelt å skrive en protokoll, er det noen vanlige feil som går igjen:
-
For mye detaljer: Protokollen skal ikke være en ordrett gjengivelse av diskusjonen. Den skal være kort og tydelig.
-
Uklare vedtak: Et vedtak må kunne forstås og brukes som beslutningsgrunnlag senere. Skriv alltid konkret.
-
Manglende underskrifter: En protokoll uten underskrifter er ikke gyldig. Sørg for at dette gjøres på stedet eller via digital signering.
Hvordan SmartOrg gjør protokollarbeidet enklere
Å lage protokoll kan være tidkrevende hvis man starter med blanke ark hver gang. Derfor har SmartOrg utviklet en løsning som sparer styret for både tid og frustrasjon.
I SmartOrg-portalen finner du ferdige protokollmaler tilpasset både foreninger og sameier. Etter møtet kan du enkelt fylle inn sakene som ble behandlet, og protokollen blir automatisk generert i riktig format. Du slipper å tenke på struktur og oppsett – alt er klart på forhånd.
Når protokollen er ferdig, kan den signeres digitalt direkte i portalen. Alle nødvendige underskrifter samles på ett sted uten papirarbeid eller scanning. Dette gjør prosessen raskere, mer oversiktlig og tryggere. Samtidig sikrer du at protokollen oppfyller kravene til gyldighet.
Fordelene med SmartOrg:
-
Ferdige maler for protokoller til både styremøter og årsmøter.
-
Enkel utfylling og automatisk generering.
-
Digital signering – raskt, sikkert og juridisk bindende.
-
Alt lagres på ett sted i portalen, slik at styret har full historikk tilgjengelig.
Maler for protokoll til foreninger og sameier
For å gjøre det enklere har vi laget to maler som kan brukes som utgangspunkt. Disse kan fritt tilpasses etter vedtekter og behov. Husk at vedtakene alltid skal komme klart frem, mens diskusjoner kun skal gjengis kort.