Velkommen til SmartOrg!

Tusen takk for at deres sameie har valgt SmartOrg for å holde styr på drift og aktivitet!

Vi lager en digital platform for som vil gjør hverdagen enkelere for deg som skal stifte, drive, administrere og være aktiv eier i et sameie. Vi tror og håper at portalen er ganske intuitiv og lett og bruke.

Her er en liten enkel brukerveiledning og oversikt til deg som er ny bruker.

Aktivere din bruker (for nye brukere)

Hvis du ikke har fått tilsendt passord og brukernavn, men vet at du er lagt til som medlem av sameiet så må aktivere din konto ved å bruke den E-post adressen som du har oppgitt i forbindelse med stiftelse eller eierskap. Hvis du allerede har fått en E-post fra SmartOrg så er det denne E-post addressen du skal bruke for å aktivere kontoen din på SmartOrg Portalen.

Når du aktiverer konto legger du inn E-post adressen din og du får da tilsendt en aktiveringslenke der du kan sette et passord. Bruk et sterkt passord og lagre dette trygt.

Logg inn på SmartOrg portalen

For å logge deg inn trenger du ditt brukernavn og passord. Ditt brukernavn er den E-post adressen du har oppgitt til SmartOrg eller i forbindelse med stiftelse av sameiet. Hvis du har glemt passordet ditt kan du bruke “Glemt passord  ?” funksjonen til høyre i bilder.

 Oversikt

På startsiden får du rask oversikt over sameiet, seksjonseiere og styremedlemmer, godkjennere og tilgang til din personlige profil.

Godkjennere er de som godkjenner budsjett til felleskostnader, utlegg, inngående faktura og andre bilag.
Det er viktig at Godkjennere er aktive brukere slik at ikke prosesser hos dere stopper opp og at inngående faktura går til betaling på forfall.

  Brukere/roller

Her finner du oversikt over alle brukere for sameiet. Det vil vangligvis være seksjonseiere i forskjellige verv og roller.

De som har Admin rollen kan legge til nye brukere.
De som har Admin og økonomianvsarlig rollen kan redigere budsjett på felleskostnader og sende budsjett til godkjenning.

SmartOrg Support er en systembruker som automatisk er lagt til og som brukes i forbindelse med support og oppfølging.

 Felleskostnader – budsjett og felles A-konto regninger  

Her kan du lage/se budsjett over både inntekter og utgifter/ felleskostnader for sameiet samt opprette fellesregninger og se status på innbetalinger.

Du må ha rollen Admin eller økonomiansvarlig rolle for å redigere budsjett og sende det til godkjenning til de som er oppført som godkjennere.
Budsjettlinjer kan fordeles jevnt mellom seksjonseiere eller på brøk (kvadratmeter).

Budsjett for felleskostnader lages for et år og kan når det er godkjent splittes opp i A-konto terminbetalinger som blir automatisk generert basert på fordelingsnøkkel:

Jevn – utgift splittes likt på alle seksjonseiere
Brøk – utgift splittes på brøk (i forhold til eierandel i kvadratmeter)

Flyten for å opprette og godkjenne felleskostnader/budsjett og tilhørende fellesregninger og a-konto fakturering er som følger: 

1. Styreleder, økonomiansvarlig (må ha rollen som admin eller vervet økonomiansvarlig) eller årsmøte i felleskap lager et forslag til budsjett ved å redigere eksisterende budsjettposter eller legge til nye budsjettlinjer (+)

2. Styreleder, økonomiansvarlig (rollen admin eller økonomiansvarlig) sender budsjettet til godkjenning (mail med lenke går ut til de som er oppført som godkjennere)

3. Når alle godkjennere har godkjent budsjett kan fellesregninger lages. (se og redigere godkjennere på siden “Oversikt” ).
Når budsjett er godkjent er det låst for dette regnskapsåret.

For å lage regninger til seksjonseiere på terminer (eks 1, 3, 4 eller 12 regninger per år per seksjonseier) så kan du bruke termingeneratoren (anbefalt) eller opprette regninger manuelt (+):

4. Når du bruker termingeneratoren får du automatisk generert utkast til fellesregninger iht. hvilken fordeling (likt eller per eierbrøk) og hvor mange terminer dere har ønsket. Forfallsdatoer vil bli spredt jevnt ut på resten av året. (kan nå også redigeres på hver enkelt regning) :

5. Aktiver regning og send ut betalingslenke:

For å aktivere en betalingsplan trykk på den og trykk knappen “Aktiver innbetaling”. Regningen er nå tilgjengelig for betaling for de som logger seg på portalen, men ingen har fått melding om dette ennå.

 

 

Man kan så velge om man ønsker å opprette en faktura per seksjon eller sende betalingslink på e-post. Det er også mulig å opprette purringer hvis det trengs.

Alle seksjoneseiere får nå en egen E-post med lenke til regning og innbetaling.
De vil da kunne velge å betale direkte med kortbetaling eller aktivere innbetaling via bankkonto. Ved innbetaling til bankkonto vil det ta noen dager før innbetaling blir registrert i portalen.

Det blir opp til hvert sameie om alle regninger for året aktiveres og sendes ut på en gang eller om ansvarlig (styreleder eller økonomiansvarlig) aktiverer og sender ut regninger jevnlig gjennom året. Det er også valgfritt hvor mange terminer som ønskes med hvilke forfallsdatoer.

Evt. ekstraordinære utgifter kan tas inn via regninger som opprettes manuelt med (+) og spesifisieres mht. hva slags utgift det er. Her brukes typisk inntektskonto 3009 – Dekning av ekstrordinære ugifter

Nederst på siden fremgår status på regninger, om de er aktivert og ved å klikke på dem kan man se hvem som har innbetalt. Det kan ta noen dager fra en regning er betalt via banikinnbetaling til dette registreres i systemet.

 

  Utlegg

Her kan alle medlemmer av sameiet legge inn utleggsregninger som det skal kreve refusjon fra foreningen / sameiet.
Her må man beskrive utlegget, beløp, bankkonto og legge med bilde / vedlegg (PDF) som dokumentasjon for utlegget.

Utlegg blir sendt til Godkjennere for godkjenning (varsles på E-post).

Det kan ta noen dager etter godkjenning før et utlegg kommer inn på konto.

Økonomi

Balanse
Her vises Balanse på evt. utestående beløp hos SmartOrg som er tatt inn via vår løsning for kortbetaling.
(NB! Det kan ta noen dager før inngående kortbetalinger blir overført til deres bankkonto).

 

  Faktura (inngående)

Her kan dere registrere inngående faktura med bilag, beløp og forfallsdato. Disse vil da bli sendt til godkjennere og når godkjent bli betalt på forfall. (NB! Faktura må godkjennes i portalen minst 3 dager før forfall hvis den skal bli betalt automatisk innen forfall.).

Inngående E-post fakturaaddresse: 
Som SmartOrg sameie har dere fått en egen inngående E-post fakturaaddresse. (Denne ser du på siden “Oversikt”) som dere også kan oppgi til levrandører. Digital faktura må være en PDF eller et bildeformat (JPG eller PNG). Faktura som sendes til deres SmartOrg fakturaadresse  vil legge seg som et utkast (med vedlegg/bilag), og den som har rollen 1.Godkjenner eller Økonomiansvarlig vil få varsling om at det er kommet en faktura til behandling og må fullføre denne og sende ut til godkjenning. Når faktura er godkjent av alle godkjennere går den til betaling og vil automatisk betales så lenge dere har dekning på konto.

Utgående Faktura
Som SmartOrg sameie har dere mulighet til å sende ut faktura direkte fra plattformen, enten det er til eksterne eller innad i sameiet.

  Inntekter

Her vises oppstilling på relle inntekter.

  Utgifter
Her vises oppstilling på påløpte utgifter.

Regnskap

Her vises til hver tid fullt regskap og balanse mot budsjett. Dette er satt opp i tråd med god regnskapsskikk og møter krav for godkjenning av revisor.

 

  Aktiviteter

Hvis dere ønsker å sette opp spesielle aktiviter med budsjett og bokføre inntekter og utgifter mot dette lages aktiviteter her (Eks: Årlig Dugnad). Når en slik aktivitet er laget kan man utgiftsføre eller inntekstføre eller utstede regninger (under felleskostnader) som bokføres på denne aktiviteten.

Meldinger

Her kan du sende meldinger til grupper eller alle seksjonseiere. E-post meldinger vil bli sendt med den E-post adresssen du er logget inn med og ebt. svar går til denne og blir foreløpig ikke synlig i portalen.
SMS meldinger kan sendes til alle eller grupper som du kan definere selv. SMS blir sendt fra SmartOrg AS, og kan ikke svares på.

  Møter

Her finner du funksjon for å lage møter, lage agenda, sende ut møteinnkalling og skrive referat og sende ut. Vedlegg som du legger til møte vil kunne sendes med ved utsendelse til medlemmer som har innlogging til portalen.

I bunnen av referat/protokoll er det også mulig å legge til personer som skal signere referatet/protokollen digitalt.

Dokumenter
Her er sameiets dokumentbibiliotek. Brukere i rollen som Admin eller Manager kan laste opp dokumenter her. Alle brukere har lesetilgang til felles dokumenter.

Historikk

Her finner du logg over all aktivitet i portalen. Hvem som har gjort hva og når vil fremgå her.


 

Lag snarvei til SmartOrg eller legg inn som App på telefonen:

Slik lager du snarvei på iPhone

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no

2) Trykk på menysymbolet, firkanten med pil, og sveip bortover til du ser «Legg til hjemskjerm»-merket.

3) Gi snarveien et navn, for eksempel navnet SmartOrg. (Å legge til på hjemskjerm som App er en egen funksjon)

4) Vips – så har du laget snarvei til nettsiden på telefonen.

Slik lager du snarvei på Android

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no

2) Trykk på menysymbolet (de tre prikkene) og velg «Add to Home screen» eller «Legg til på startside» på norsk.

3) Navngi snarveien (Eks. SmartOrg)

4) Velg «ADD» i menyboksen om du vil den skal legge seg automatisk på hjemskjermen, eller «Touch and hold» hvis du vil plassere den manuelt akkurat der du vil ha den.

Slik lagrer du snarvei på Windows / PC

Samme prinsipp gjelder også her: Snarvei-ikonet blir liggende tilgjengelig på skrivebordet og gir deg rask tilgang til nettsiden.

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no Tilpass vinduet til nettleseren slik at du også ser skrivebordet.

2) Trykk og hold på ikonet til venstre i feltet der nettadressen står (hvordan ikonet ser ut kommer litt an på hvilken nettleser du har, men prinsippet er det samme).

3) Dra nettsiden over til en ledig plass på skrivebordet – og slipp.

4) For å bokmerke siden i nettleseren din klikk i menyen på nettleseren din og bruk funksjonen “bokmerke” eller “favoritter”