Velkommen til SmartOrg!

Tusen takk for at deres sameie har valgt SmartOrg for å holde styr på drift og aktivitet!

Vi lager en digital platform for som vil gjør hverdagen enkelere for deg som skal stifte, drive, administrere og være aktiv eier i et sameie. Vi tror og håper at portalen er ganske intuitiv og lett og bruke.

Her er en liten enkel brukerveiledning og oversikt til deg som er ny bruker.

 

Aktivere din bruker (for nye brukere)

Hvis du ikke har fått tilsendt passord og brukernavn, men vet at du er lagt til som medlem av sameiet så må aktivere din konto ved å bruke den E-post adressen som du har oppgitt i forbindelse med stiftelse eller eierskap. Hvis du allerede har fått en E-post fra SmartOrg så er det denne E-post addressen du skal bruke for å aktivere kontoen din på SmartOrg Portalen.

Når du aktiverer konto legger du inn E-post adressen din eller tlf.nr (vi sender deg melding) og du får da tilsendt en aktiveringslenke der du kan sette et passord. Bruk et sterkt passord (minimum 6 tegn, 1 stor bokstav og ett tall) og lagre dette trygt.

 

Tips : Hvis du ikke ser en e-post fra SmartOrg sjekk søppelpost.

 

Logg inn på SmartOrg portalen

For å logge deg inn trenger du ditt brukernavn og passord. Ditt brukernavn er den E-post adressen du har oppgitt til SmartOrg eller i forbindelse med stiftelse av sameiet. Hvis du har glemt passordet ditt kan du bruke “Jeg har glemt mitt passord” funksjonen til høyre i bilder.

Dersom du har rollen Admin vil du ha full tilgang til alt på portalen. Er du i rollen Manager eller er et vanlig medlem er det opp til Admin/Styre hva du har tilgang til. Ser du et felt her i brukerveiledningen som ikke ligger inne i din portal, betyr det at du ikke har tilgang. Hvis du mener at du skulle hatt tilgang på et felt du ikke ser, ta kontakt med Admin/Styre.

 

 Oversikt

På startsiden får du rask oversikt over sameiet, seksjonseiere og styremedlemmer, godkjennere og tilgang til din personlige profil.

Godkjennere er de som godkjenner budsjett til felleskostnader, utlegg, inngående faktura og andre bilag.
Det er viktig at Godkjennere er aktive brukere slik at ikke prosesser hos dere stopper opp og at inngående faktura går til betaling på forfall.

 

  Brukere/roller

Her finner du oversikt over alle brukere for sameiet. Det vil vangligvis være seksjonseiere i forskjellige verv og roller.

De som har Admin rollen kan legge til nye brukere.
De som har Admin og økonomianvsarlig rollen kan redigere budsjett på felleskostnader og sende budsjett til godkjenning.

SmartOrg Support er en systembruker som automatisk er lagt til og som brukes i forbindelse med support og oppfølging.

 

Felleskostnader 

Her kan du lage/se budsjett over både inntekter og utgifter/ felleskostnader for sameiet samt opprette fellesregninger og se status på innbetalinger.

Du må ha rollen Admin eller økonomiansvarlig rolle for å redigere budsjett og sende det til godkjenning til de som er oppført som godkjennere.
Budsjettlinjer kan fordeles jevnt mellom seksjonseiere eller på brøk (kvadratmeter).

Budsjett for felleskostnader lages for et år og kan når det er godkjent splittes opp i A-konto terminbetalinger som blir automatisk generert basert på fordelingsnøkkel:

 

Jevn – utgift splittes likt på alle seksjonseiere
Brøk/andel – utgift splittes på brøk (i forhold til eierandel i kvadratmeter)

  1. Her har du mulighet for å legge til budsjettlinjer.
  2. Admin eller økonomiansvarlig har mulighet for å redigere eller sende budsjett til godkjenning. Budsjettet sendes da til de som er oppført som godkjenner.

 

Flyten for å opprette og godkjenne felleskostnader/budsjett og tilhørende fellesregninger og a-konto fakturering er som følger: 

1.Styreleder, økonomiansvarlig (må ha rollen som admin eller vervet økonomiansvarlig) eller årsmøte i felleskap lager et forslag til budsjett ved å redigere eksisterende budsjettposter eller legge til nye budsjettlinjer (+)

2. Styreleder, økonomiansvarlig (rollen admin eller økonomiansvarlig) sender budsjettet til godkjenning (mail med lenke går ut til de som er oppført som godkjennere)

3. Når alle godkjennere har godkjent budsjett kan fellesregninger lages. (se og redigere godkjennere på siden “Oversikt” ).
Når budsjett er godkjent er det låst for dette regnskapsåret.

For å lage regninger til seksjonseiere på terminer (eks 1, 3, 4 eller 12 regninger per år per seksjonseier) så kan du bruke (1) termingeneratoren (anbefalt) eller opprette regninger manuelt (+):

4. Når du bruker termingeneratoren får du automatisk generert (2) utkast til fellesregninger iht. hvilken fordeling (likt eller per eierbrøk) og hvor mange terminer dere har ønsket. Forfallsdatoer vil bli spredt jevnt ut på resten av året. (kan nå også redigeres på hver enkelt regning).

5. Opprett (1) faktura per seksjon:

Når du har opprettet faktura per seksjon kan du sende ut innbetaling til hver seksjoneier på e-post eller sms med (2) send betalingslink. Det er også mulig å (3) opprette purringer hvis det trengs.

Alle seksjoneseiere får nå en egen E-post med lenke til regning og innbetaling.

De vil da kunne velge å betale direkte med kortbetaling eller aktivere innbetaling via bankkonto. Ved innbetaling til bankkonto vil det ta noen dager før innbetaling blir registrert i portalen.

Det blir opp til hvert sameie om alle regninger for året aktiveres og sendes ut på en gang eller om ansvarlig (styreleder eller økonomiansvarlig) aktiverer og sender ut regninger jevnlig gjennom året. Det er også valgfritt hvor mange terminer som ønskes med hvilke forfallsdatoer.

Evt. ekstraordinære utgifter kan tas inn via regninger som opprettes manuelt med (+) og spesifisieres mht. hva slags utgift det er. Her brukes typisk inntektskonto 3009 – Dekning av ekstrordinære ugifter

Nederst på siden fremgår status på regninger, om de er aktivert og ved å klikke på dem kan man se hvem som har innbetalt. Det kan ta noen dager fra en regning er betalt via banikinnbetaling til dette registreres i systemet.

 

  Utlegg

Her kan alle medlemmer av sameiet legge inn utleggsregninger som det skal kreve refusjon fra foreningen / sameiet.
Her må man beskrive utlegget, beløp, bankkonto og legge med bilde / vedlegg (PDF) som dokumentasjon for utlegget.

Utlegg blir sendt til Godkjennere for godkjenning (varsles på E-post).

Det kan ta noen dager etter godkjenning før et utlegg kommer inn på konto.

 

Økonomi


Her får du en oversikt over sameiets økonomiske situasjon med alle nødvendige nøkkeltall, samt. Balanse på evt. utestående beløp hos SmartOrg som er tatt inn via vår løsning for kortbetaling.  (NB! Det kan ta noen dager før inngående kortbetalinger blir overført til deres bankkonto).

 

(inngående)

Her kan dere registrere inngående faktura med bilag, beløp og forfallsdato. Disse vil da bli sendt til godkjennere og når godkjent bli betalt på forfall. (NB! Faktura må godkjennes i portalen minst 3 dager før forfall hvis den skal bli betalt automatisk innen forfall.).

 

Inngående E-post fakturaaddresse: 
Som SmartOrg sameie har dere fått en egen inngående E-post fakturaaddresse. (Denne ser du på siden “Oversikt”) som dere også kan oppgi til levrandører. Digital faktura må være en PDF eller et bildeformat (JPG eller PNG). Faktura som sendes til deres SmartOrg fakturaadresse  vil legge seg som et utkast (med vedlegg/bilag), og den som har rollen 1.Godkjenner eller Økonomiansvarlig vil få varsling om at det er kommet en faktura til behandling og må fullføre denne og sende ut til godkjenning. Når faktura er godkjent av alle godkjennere går den til betaling og vil automatisk betales så lenge dere har dekning på konto.

 

Utgående Faktura
Som SmartOrg sameie har dere mulighet til å sende ut faktura direkte fra plattformen, enten det er til eksterne eller innad i sameiet.

 

Her vises sameiets inntekter for det inneværende året, med mulighet for å kontrollere bilag. Dette gjøres ved å klikke på den aktuelle inntektsposten.


Her vises sameiets kostnader for det inneværende året, med mulighet for å kontrollere bilag. Dette gjøres ved å klikke på den aktuelle kostnadsposten.

Her vises til hver tid fullt regskap og balanse mot budsjett. Dette er satt opp i tråd med god regnskapsskikk og møter krav for godkjenning av revisor.

 

Årsrapport og signering

  1. På økonomi endrer du til det året du vil ha årsrapport fra (årsrapport kan kun gjøres for tidligere år) – og klikk deg inn på Regnskap.
  2. Rediger årsberetning. NB. Sameier med 21 eller flere seksjoner skal ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer (§65. Plikt til å ha revisor). I sameier med 20 eller færre seksjoner kan årsmøtet med vanlig flertall av de avgitte stemmene vedta at sameiet skal ha en revisor som er valgt av årsmøtet. Dersom ditt sameie har over 21 seksjoner er det lurt å sette revisor i “innstillinger” slik at det kommer med i årsrapporten (Vi anbefaler også sameier med under 20 seksjoner gjør dette for ordens skyld).
  3. Se over og send til signering.
  4. Last ned årsrapport. (Hvis du har problemer med å laste ned årsrapporten kan det være at du må prøve en annen nettleser)

 

  Aktiviteter

Hvis dere ønsker å sette opp spesielle aktiviter med budsjett og bokføre inntekter og utgifter mot dette lages aktiviteter her (Eks: Årlig Dugnad). Når en slik aktivitet er laget kan man utgiftsføre eller inntekstføre eller utstede regninger (under felleskostnader) som bokføres på denne aktiviteten.

 

Meldinger

Her kan du sende meldinger til grupper eller alle seksjonseiere. E-post meldinger vil bli sendt med den E-post adresssen du er logget inn med og ebt. svar går til denne og blir foreløpig ikke synlig i portalen.
SMS meldinger kan sendes til alle eller grupper som du kan definere selv. SMS blir sendt fra SmartOrg AS, og kan ikke svares på.

 

  Møter

Her finner du funksjon for å lage møter, lage agenda, sende ut møteinnkalling og skrive referat og sende ut. Vedlegg som du legger til møte vil kunne sendes med ved utsendelse til medlemmer som har innlogging til portalen.

I bunnen av referat/protokoll er det også mulig å legge til personer som skal signere referatet/protokollen digitalt.

  1. Gå til referat.
  2. Legg til en eller flere personer som skal signere.
  3. Klikk på send til signering. Det vil da bli sendt ut en sms med link til e-signering.
  4. Du vil se signaturene nederst på referatet etterhvert som de kommer inn.
  5. Referatet kan lastes ned som signert PDF og vil f.eks være gyldig som vedlegg til endringsmelding  til brønnøysundregistrene for endringer i styret.

 

Dokumenter

Her er sameiets dokumentbibiliotek. Brukere i rollen som Admin eller Manager kan laste opp dokumenter her. Alle brukere har lesetilgang til felles dokumenter.

 

Historikk

Her finner du logg over all aktivitet i portalen. Hvem som har gjort hva og når vil fremgå her.

 

Innstillinger

Her finner du nøkkelinformasjon for sameiet som vedtekter, stiftelsesdokument, styresammensetning, roller og ansvar.

Brukere med admin tilgang har mulighet for å gjøre endringer på modulen. NB! Endringer i styre må gjøres i tråd med sameiets vedtekter og prosesser for valg/endring av styre.

Godkjennere er de som godkjenner utlegg, faktura og andre bilag (godkjennigsflyt skjer via E-post eller SMS varsling). Det er viktig at godkjennere er aktive brukere slik at prosesser ikke stopper opp hos dere. Godkjennere finner du under “Roller og ansvar”.

Admin har mulighet for å endre/ blokkere modultilgang for medlemmer (medlemmer med roller og verv vil i noen tilfeller overstyre blokkering)

 

 

 


 

Lag snarvei til SmartOrg på PC eller legg inn som App på telefonen:

 

Slik lagrer du snarvei på Windows / PC

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no Tilpass vinduet til nettleseren slik at du også ser skrivebordet.

2) Klikk og hold på ikonet til venstre i feltet der nettadressen står (hvordan ikonet ser ut kommer litt an på hvilken nettleser du har, men prinsippet er det samme).

3) Dra nettsiden over til en ledig plass på skrivebordet – og slipp.

4) For å bokmerke siden i nettleseren din klikk i menyen på nettleseren din og bruk funksjonen “bokmerke” eller “favoritter”

Snarvei-ikonet blir liggende tilgjengelig på skrivebordet og gir deg rask tilgang til nettsiden.

 

Slik lager du snarvei på iPhone

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no

2) Klikk på menysymbolet, firkanten med pil, og sveip bortover til du ser «Legg til hjemskjerm»-merket.

3) Gi snarveien et navn, for eksempel navnet SmartOrg. (Å legge til på hjemskjerm som App er en egen funksjon)

4) Vips – så har du laget snarvei til nettsiden på telefonen.

 

Slik lager du snarvei på Android

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no

2) Klikk på menysymbolet (de tre prikkene) og velg «Add to Home screen» eller «Legg til på startside» på norsk.

3) Navngi snarveien (Eks. SmartOrg)

4) Velg «ADD» i menyboksen om du vil den skal legge seg automatisk på hjemskjermen, eller «Touch and hold» hvis du vil plassere den manuelt akkurat der du vil ha den.