Velkommen til SmartOrg!

Tusen takk for at deres sameie har valgt SmartOrg!

Vi i SmartOrg lager en digital platform for som vil gjør hverdagen enklere for dere som skal stifte, drive, administrere og være aktive i et sameie.

Vi tror og håper at portalen er ganske intuitiv og lett og bruke når dere kommer igang!

Dette er en liten enkel oppstartsveileder og oversikt til deg som er ny administrator eller medlem.

AKTIVERING AV KONTO OG INNLOGGING 

Aktivere din bruker (for nye brukere)

Hvis du ikke har fått tilsendt passord og brukernavn, men vet at du er lagt til som medlem av sameiet så må aktivere din konto ved å bruke den E-post adressen eller telefonnummer som du har oppgitt i forbindelse med tidligere kontakt i foreningen. Hvis du allerede har fått en E-post fra SmartOrg så er det denne E-post adressen du skal bruke for å aktivere kontoen din på SmartOrg Portalen.

Når du aktiverer konto legger du inn E-post adressen din eller telefonnummer og du får da tilsendt en aktiveringslenke på E-post eller SMS der du kan lage ditt eget passord.
Bruk et sterkt passord (minimum 6 tegn, 1 stor bokstav og ett tall) og oppbevar dette trygt. For å sikre kontoen din 100% kan du velge å skru på «2 faktor» innlogging under «Instillinger».
Da vil du få tilsendt en kode på SMS for å logge inn som du bruker i tillegg og som gjør at ingen andre kan få tilgang til kontoen din.

Tips : Hvis du ikke mottar E-post fra SmartOrg sjekk  din søppelpost eller andre filtere du måtte ha på din innboks.

Logg inn på SmartOrg portalen (for brukere med konto)

For å logge deg inn trenger du ditt brukernavn og passord. Ditt brukernavn er den E-post adressen du har oppgitt til SmartOrg eller brukt tidligere i kontakt med sameiet.
Hvis du har glemt passordet ditt kan du bruke «Jeg har glemt mitt passord?» funksjonen til høyre i innloggingsbildet.

HJELP!

Når du logger inn i Smartorg Portalen finner du detaljert hjelp til funksjoner og skjermbilder ved å trykke på spørsmålstegn ikonet.
Noe du ikke finner svar på eller lurer på ? Kontakt support@smartorg.no

HOVEDFUNKSJONER I SMARTORG 

Dersom du har fått rollen «Admin» eller «Manager» vil du ha full tilgang til alle funksjoner portalen. Er du i rollen medlem er det opp til Admin/Styre hva du har tilgang til å se og gjøre. Ser du funksjoner her i denne brukerveiledningen som ikke ligger inne i din portal, betyr det at du ikke har fått tilgang. Hvis du mener at du skulle hatt tilgang på en funksjon du ikke ser, ta kontakt med admin/styret i din forening.

 

 Oversikt

På startsiden får du rask oversikt over sameiet, liste over seksjoner og seksjonseiere samt oversikt over styret og godkjennere samt tilgang til å se og redigere din personlige profil og kontaktinforkasjon.

Godkjennere er de som godkjenner økonomi, dvs. budsjett til felleskostnader, utlegg, inngående faktura og andre bilag.

Det er viktig at de i rollen «Økonomiansvarlig» og «Godkjenner» er aktive brukere slik at ikke prosesser hos dere stopper opp og at inngående faktura går til betaling på forfall.

 

  Brukere/roller

Her finner du oversikt over alle brukere for sameiet. Det vil vanligvis være seksjonseiere i forskjellige verv og roller men også eksterne kan ha tilgang (eks. regnskapsfører eller forretningsfører).

De som har Admin rollen kan legge til nye brukere.

De som har rollen Admin. Manager eller Økonomianvsvarlig kan redigere budsjett på felleskostnader, sende budsjett til godkjenning, innkreve betalinger og styre daglig økonomi og bankavstemming om dere ikke har bestil det gjennom SmartOrg. Send en E-post til kundeservice@smartorg.no hvis dere ønsker at vi skal ta ansvar for regnskap og bankavstemming for dere. (Se også gjeldende Prisliste)

 

Felleskostnader 

Her kan dere lage og se budsjett over inntekter og utgifter/ felleskostnader for sameiet samt opprette fellesregninger og se status på innbetalinger.

Du må ha rollen Admin eller økonomiansvarlig rolle for å redigere budsjett og sende det til godkjenning.

Budsjettposter kan fordeles jevnt eller på brøk. Det kan også gjøres et utvalg slik at kun noen av seksjonseiere betaler for en utgiftspost.

Budsjett for felleskostnader lages normalt for et år og kan når det er godkjent så splittes kostnader som skal dekees inn opp i  terminbetalinger som blir automatisk generert basert på fordelingsnøkkel for hver budsjettpost:

Jevn – utgift splittes likt på alle seksjoner
Brøk/andel – utgift splittes på brøk (i forhold til eierandel, f.eks i kvadratmeter eller %)
Utvalg – utgift splittes på utvalgte seksjoner

  1. Her har du mulighet for å legge til budsjettlinjer.
  2. Brukere i rollen Admin, manager eller økonomiansvarlig har mulighet for å redigere eller sende budsjett til godkjenning.
    Budsjettet sendes da til de som er oppført som godkjennere.

Flyten for å opprette og godkjenne felleskostnader/budsjett og tilhørende fellesregninger og fakturering er som følger: 

1.Styreleder, Økonomiansvarlig eller årsmøte i felleskap lager et forslag til budsjett ved å redigere eksisterende budsjettposter eller legge til nye budsjettlinjer (+)

2. Styreleder eller økonomiansvarlig sender budsjettet til godkjenning (E-post/SMS med godkjenningslenke går nå ut til de som er oppført som Godkjennere).
Når budsjett er godkjent er det låst for dette regnskapsåret.

3. Når budsjett er godkjent kan det opprettes en betalingsplan med terminer.
For å lage et utkast til betalingsplan (eks 1, 3, 4 eller 12 regninger per år per seksjonseier) kan dere bruke  termingeneratoren (1)  eller opprette regninger eller gruppefaktura manuelt (+):

4. Når dere bruker termingeneratoren får dere automatisk generert utkast for terminbetalinger (2) iht. budsjett og fordeling.

Forfallsdatoer for terminene vil bli spredt jevnt ut på resten av året. (kan om ønskelig redigeres på hver enkelt termin).

5. Aktivere faktura/innbetalinger per seksjon.
For at det faktisk skal bli opprettet faktura/spesifikke innbetalinger en termin må denne redigeres og status må settes til  «Publisert»

Ved å trykke «Aktiver faktura per seksjon» opprettes automatisk en spesifisert innbetaling/faktura for hver seksjon/andelseier (1):

Når dere har Aktivert og opprettet faktura per seksjon kan dere sende ut innbetaling til hver seksjoneier på e-post eller sms med knappen Send betalingslink (2) .

Det er også egen knapp for å  Opprette purring (3), der det kan purres på E-post/sms til de som ikke har betalt innen forfall.

Alle seksjoneseiere får en egen E-post med lenke til regningen og innbetaling.

Seksjonseiere  vil kunne velge å betale direkte med kortbetaling (Stripe) eller å konvertere innbetaling til Faktura og betale denne i nettbanken.

Det blir opp til hvert sameie om alle regninger for året aktiveres og sendes ut på en gang eller om ansvarlig (styreleder eller økonomiansvarlig) aktiverer og sender ut regninger jevnlig for hver termin gjennom året. Det er også valgfritt hvor mange terminer som ønskes med hvilke forfallsdatoer.

Evt. ekstraordinære utgifter kan tas inn via regninger som opprettes manuelt med (+) og spesifisieres mht. hva slags utgift det er. Her brukes typisk inntektskonto 3009 – Dekning av ekstrordinære ugifter. Det er også en egen funksjon for «Gruppefaktura» som kan brukes for å fakturere kostnader på utvalgte seksjonseiere.

Nederst på siden fremgår status på terminene, om de er aktivert, publisert og sendt ut.  Ved å klikke på dem kan man se hvem som har innbetalt. Det kan ta noen dager fra en regning er betalt via banikinnbetaling til dette registreres i systemet.

NB! Hvis dere har ikke har bestilt Smartorg Pluss (Bankavstemming gjennom SmartOrg) så må dere selv markere felleskost faktura som betalt nå de blir betalt inn på bankkonto.  Hvis dere har bestilt bankavstemming via SmartOrg og vi har tilgang til deres konto vil det ta noen dager før innbetaling blir registrert i portalen. (Det vil fremgå under Økonomi -> Balanse når bankavstemming sist er blitt utført).

 

  Utlegg

Her kan alle medlemmer av sameiet legge inn utleggsregninger som det skal kreve refusjon fra sameiet. Her kan man beskrive utlegget, beløp, bankkonto og legge med bilde / vedlegg (PDF) som dokumentasjon for utlegget.

Utlegg blir sendt til Godkjennere for godkjenning (varsles på E-post).

NB! Hvis dere har ikke har bestil Bankavstemming gjennom SmartOrg så må dere selv betale ut utlegg fra nettbank og merke dem med status «Utbetalt».

Hvis dere har bestilt bankavstemming via SmartOrg og vi har tilgang til deres konto vil vi kunne legge utlegg til utbetaling i nettbank og merke utlegg som «utbetalt».

Økonomi

BOKFØRING, BANKAVSTEMMING OG BETALINGER (Faktura og utlegg)

Hvis dere ikke har bestilt SmartOrg Pluss er dere på vår selvbetjeningsmodell og avstemmer da Smartorg med banken selv, samt foretar betalinger av faktura og utbetalinger av utlegg  i nettbanken. Det er lurt å gjøre dette fortløpende og og minst en gang i måneden. Det er mest praktisk å gjør dette når full bankutskrift for foregående måned foreligger i nettbanken.

Når dere har betalt en faktura i nettbanken så merker du denne som betalt I Smartorg slik at dette blir bokført i regnskapet. Samme logikk gjelder for utlegg og faktura på felleskostnader (merkes som betalt når dere ser beløpet på konto). Kortbetalinger vil bokføres automatisk. Hvis dere har inntekter/utgifter inn og ut av bankkonto som ikke er registrert i Smartorg kan dere lage et inntekts- eller utgifts bilag på beløpet under fanene «Inntekter» og «Utgifter» 

Ved bruk av kortbetaling via Stripe bør dere koble opp bankkontoen deres gjennom Stripe Connect, slik at penger fra kortbetaling kommer rett inn på deres konto og ikke går via oss. Denne funksjonen finner du under innstillinger (nederst). Det er en liten verifiseringsprosess dere må gjennom her og dere finner en veileder til å Koble opp Stripe Connect her.  

Hvis dere ønsker at vi Smartorg gjør bankavstemming for dere kan dere bestille SmartOrg Pluss. Vi vil da  be om  fullmakt til å operere deres bankkonto ved bestilling.

En enkel veileder for Økonomiansvarlig kan lastes ned her

 

 

 


Her får du en oversikt over sameiets økonomiske situasjon med alle nødvendige nøkkeltall, samt balanse på evt. utestående beløp hos SmartOrg som er tatt inn via vår løsning for kortbetaling.

(NB! Det kan ta noen dager før inngående kortbetalinger blir overført til deres bankkonto).


Inngående faktura

Her kan dere registrere inngående faktura med bilag, beløp og forfallsdato. Disse vil da bli sendt til godkjennere og når godkjent bli betalt på forfall.

 

Inngående E-post fakturaaddresse: 
Som SmartOrg sameie har dere fått en egen inngående E-post fakturaaddresse. Denne finner dere på siden «Innstillinger» og den kan også oppgis til levrandører.

Digital faktura som sendes til faktura mottak må være en PDF eller et bildeformat (JPG eller PNG).

Faktura som sendes til deres SmartOrg fakturaadresse  vil legge seg som et utkast (med vedlegg/bilag), og den som har rollen 1.Godkjenner eller Økonomiansvarlig vil få varsling om at det er kommet en faktura til behandling og må fullføre denne og sende ut til godkjenning.

Når faktura er godkjent av alle godkjennere går den til betaling og vil automatisk betales så lenge dere har dekning på konto.

Utgående Faktura
Her kan dere sende ut faktura direkte fra SmartOrg til både eksterne og interne i sameiet.

Her vises sameiets inntekter for det inneværende året, med mulighet for å kontrollere bilag. Dette gjøres ved å klikke på den aktuelle inntektsposten.


Her vises sameiets kostnader for det inneværende året, med mulighet for å kontrollere bilag. Dette gjøres ved å klikke på den aktuelle kostnadsposten.

Her vises til hver tid fullt regskap og balanse mot budsjett. Dette er satt opp i tråd med god regnskapsskikk og møter krav for godkjenning av revisor.

 

Årsrapport og signering

  1. På økonomi endrer du til det året du vil ha årsrapport fra (årsrapport kan kun gjøres for tidligere år) – og klikk deg inn på Regnskap.
  2. Rediger årsberetning. NB. Sameier med 21 eller flere seksjoner skal ha én eller flere statsautoriserte eller registrerte revisorer (§65. Plikt til å ha revisor). I sameier med 20 eller færre seksjoner kan årsmøtet med vanlig flertall av de avgitte stemmene vedta at sameiet skal ha en revisor som er valgt av årsmøtet. Dersom ditt sameie har over 21 seksjoner er det lurt å sette revisor i «innstillinger» slik at det kommer med i årsrapporten (Vi anbefaler også sameier med under 20 seksjoner gjør dette for ordens skyld).
  3. Se over og send til signering.
  4. Last ned årsrapport. (Hvis du har problemer med å laste ned årsrapporten kan det være at du må prøve en annen nettleser)

 

  Aktiviteter

Aktiviteter brukes når dere ønsker å sette opp prosjekter og bokføre inntekter og utgifter på dette. (Eks: Årlig Dugnad). Når en slik aktivitet er laget kan man utgiftsføre eller inntekstføre eller utstede regninger (under felleskostnader) som bokføres på denne aktiviteten.

 

Meldinger

Her kan dere sende meldinger til medlemmer som E-post eller SMS samt lage grupper. 

Medlemmer som ikke har registrert gyldig mobiltelefon nummer vil som hovedregel få tilsendt SMS meldinger på E-post i stedet (dette for å sikre at alle får tilsendt melding).

E-post meldinger vil bli sendt fra no-reply@smartorg.no til de gruppene du velger og vil ikke kunne svares direkte på.

Meldingene merkes med “Sendt til <medlem> fra SmartOrg på vegne av <forening>. Svar sendes til: <din E-post adresse>.

Når du sender meldinger velger du mottaker basert på grupper. Her er det 2 standardgrupper “Kun styremedlemmer” eller “Alle medlemmer”. I tillegg lager du dine egne tilpassede grupper under fanen “Grupper”.

 

 

  Møter

Her finner du funksjon for å lage møter, lage agenda, sende ut møteinnkalling og skrive referat og sende ut. Vedlegg som du legger til møte vil kunne sendes med ved utsendelse til medlemmer som har innlogging til portalen.

I bunnen av referat/protokoll er det også mulig å legge til personer som skal signere referatet/protokollen digitalt.

  1. Gå til referat.
  2. Legg til en eller flere personer som skal signere.
  3. Klikk på send til signering. Det vil da bli sendt ut en sms med link til e-signering.
  4. Du vil se signaturene nederst på referatet etterhvert som de kommer inn.
  5. Referatet kan lastes ned som signert PDF og vil f.eks være gyldig som vedlegg til endringsmelding  til brønnøysundregistrene for endringer i styret.

 

Dokumenter

Her er sameiets dokumentbibiliotek. Brukere i rollen som Admin eller Manager kan laste opp dokumenter her. Alle brukere har som standard lesetilgang til felles dokumenter. (kan styres under «Instillinger»

 

Historikk

Her finner du logg over all aktivitet i portalen. Hvem som har gjort hva og når vil fremgå her.

 

Innstillinger

Her finner dere og kan redigere nøkkelinformasjon for sameiet som vedtekter, stiftelsesdokument, styresammensetning, roller og ansvar.

Brukere med Admin eller Manager tilgang har mulighet for å gjøre endringer på systeminnstillinger og roller.

NB! Endringer i styret må gjøres i tråd med sameiets vedtekter og prosesser for valg/endring av styret. Endringsmelding må sendes til Brønnøysundregisteret ved endring av styret eller vedtekter.

Godkjennere er de som godkjenner utlegg, faktura og andre bilag (godkjenningsflyt skjer via E-post eller SMS varsling). Det er viktig at godkjennere er aktive brukere slik at prosesser ikke stopper opp for dere. Godkjennere finner du under “Roller og ansvar”.

Admin har mulighet for å endre/ blokkere modul og funksjonstilgang for medlemmer (medlemmer med roller og verv vil i noen tilfeller overstyre blokkering)


 

Lag snarvei til SmartOrg på PC eller legg inn som App på telefonen:

 

Slik lagrer du snarvei på Windows / PC

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no Tilpass vinduet til nettleseren slik at du også ser skrivebordet.

2) Klikk og hold på ikonet til venstre i feltet der nettadressen står (hvordan ikonet ser ut kommer litt an på hvilken nettleser du har, men prinsippet er det samme).

3) Dra nettsiden over til en ledig plass på skrivebordet – og slipp.

4) For å bokmerke siden i nettleseren din klikk i menyen på nettleseren din og bruk funksjonen «bokmerke» eller «favoritter»

Snarvei-ikonet blir liggende tilgjengelig på skrivebordet og gir deg rask tilgang til nettsiden.

 

Slik lager du snarvei på iPhone

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no

2) Klikk på menysymbolet, firkanten med pil, og sveip bortover til du ser «Legg til hjemskjerm»-merket.

3) Gi snarveien et navn, for eksempel navnet SmartOrg. (Å legge til på hjemskjerm som App er en egen funksjon)

4) Vips – så har du laget snarvei til nettsiden på telefonen.

 

Slik lager du snarvei på Android

1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no

2) Klikk på menysymbolet (de tre prikkene) og velg «Add to Home screen» eller «Legg til på startside» på norsk.

3) Navngi snarveien (Eks. SmartOrg)

4) Velg «ADD» i menyboksen om du vil den skal legge seg automatisk på hjemskjermen, eller «Touch and hold» hvis du vil plassere den manuelt akkurat der du vil ha den.