For å endre forsidebildet til foreningen din, trykker du på «endre bilde» knappen som vist i skjermbildet under.

For å se, redigere eller endre stiftelsesdokumentet, kan du trykke på «stiftelsesdokument» knappen på foreningens forside som vist i skjermbildet under.

Her får du en oversikt over foreningens stiftelsesdokument. For å laste dette ned i word eller PDF-format, kan du trykke på knappene som vist i skjermbildet under.

Om du ønsker å laste opp et eget stiftelsesdokument eller legge ved et vedlegg kan det gjøres ved å trykke på knappene som vist i skjermbildet under.

For å se, redigere eller endre vedtekter, kan du trykke på «vedtekter» knappen på sameiets forside som vist i skjermbildet under.

Her får du en oversikt over foreningens vedtekter. For å laste dette ned i Word eller PDF-format, kan du trykke på knappene som vist i skjermbildet under.

Om du ønsker å laste opp egne vedtekter eller legge ved et vedlegg kan det gjøres ved å trykke på knappene som vist i skjermbildet under.

For å endre egen brukerinformasjon kan du bruke «Min profil» knappen i Oversikten. Du kan også endre brukerinformasjon ved å trykke på «Konto» knappen øverst i høyre hjørne hvor du velger «min profil» (se skjermbildet under).

I «Min profil» kan du endre brukerinformasjonen din ved å trykke på det blå symbolet som vist i skjermbildet under.

For å endre passord eller aktivere 2-faktor autentisering går du inn på «min profil» som vist i skjermbildet under.

Her navigerer du til «kontoinstillinger» hvor du finner «Endre passord» og «Aktiver 2-faktor» knappene.

Ved aktivering av 2-faktor autentisering, får du en kode på SMS du må skrive inn i feltet. Om du kun vil endre passord fyller du inn nødvendig informasjon.

For å legge til medlemmer i foreningen din, bruker du medlemmer-modulen. Her kan du legge til medlemmer ved  å trykke på pluss symbolet som vist i skjermbildet under.

For å endre på medlemsinformasjon, trykker du på medlemmet som skal redigeres i medlemslisten (se skjermbildet under).

Deretter trykker du på den blå blyanten som vist i skjermbildet for å redigere informasjonen til medlemmet.

For å  se innbetalinger for induviduelle medlemmer fra medlemslisten, kan det gjøres ved å trykke på navnet til brukeren.

Deretter vises alle innbetalingene til medlemmet nederst på siden. Her kan du vise detaljer til innbetalingen, eventuelt konvertere innbetalingen til bankbetaling eller markere innbetalingen som betalt.

Merk at det også er innbetalingslister for både kontingent og produkter med søkefelt.

Endring av tilgangsroller gjøres fra medlemslisten. Her trykker du på navnet til medlemmet du skal endre tilgangen til som illustrert i skjermbildet under.

Deretter trykker du på den  blå blyanten som vist i skjermbildet under.

For å endre tilgangsrollen, velger du ønsket tilgangsrolle i nedtrekksfeltet som illustrert under.

Rettighetene til tilgangsrollene styres fra Instillinger og endres ved å redigere modultilgang. For detaljert informasjon, se «modultilgang for medlemmer» i veilederen.

Om du ønsker å sende ut meldinger til enkeltmedlemmer på vegne av foreningen, kan det gjøres fra medlemslisten. Her velger du først medlemmene du ønsker å sende en melding til.

Deretter trykker du på «Ny melding til valgte medlemmer» i øverste høyre hjøre av medlemslisten som illustrert i skjermbildet under.

Her kan du blant annet velge å sende meldingen som SMS eller e-post ved å velge kanal fra nedtrekksfeltet.

Husk at meldingen fortrinnsvis sendes ut som SMS, det betyr at om medlemmet ikke har oppgitt telefonnummer, vil meldingen sendes til oppgitt e-postadresse.

Om du har flere typer medlemskap i din forening, kan du endre disse for induviduelle medlemmer fra medlemslisten. Her velger du medlemmet du ønsker å endre medlemstypen til som vist i skjermbildet under.

Heretter trykker du på den blå blyanten som vist i skjermbildet under.

Her kan du velge medlemstype fra rulle-menyen som illustrert under.

Om foreningen din har et familiemedlemskap, kan du legge til familiemedlemmer fra medlemslisten. For å legge til et familiemedlem, velger du først et eksisterende medlem fra medlemslisten som vist i skjermbildet under.

Heretter legger du til familiemedlem ved å trykke på «Legg til» som vist i skjermbildet under. Her fyller du inn informasjon om familimedlemmet og trykker lagre. Familiemedlemmet vil da få et varsel om medlemskap på epost.

Merk at familiemedlemskap må være aktivert for å legge til familiemedlemmer. Dette gjøres under Innstillinger → Medlemmer → Kontingent, ved å aktivere medlemstypen «Familiemedlem».

Under Produkt-modulen i portalen kan dere lage og redigere produkter (eks. t-skjorter, kurs eller annet) som skal være tilgjengelig å kjøpe for medlemmer.
Produkter kan handles av medlemmer direkte fra portalen eller det kan sendes ut via «Meldinger».  En lenke til et produkt sendes da med i en E-post melding eller SMS melding. Medlemmer vil da få lenke til produktet, velger antall og betaler med kort. Innbetalinger blir registrert automatisk under produktet.

For å opprette et produkt, trykker du på pluss ikonet som vist i skjermbildet under.

Her fyller du inn produktdetaljer og trykker på den blå «Lagre» knappen for å opprette produktet. Om du ønsker et varsel for hver gang et produkt kjøpes, kan du velge «Send varsel ved innbetaling».

For å se bestillinger/innbetalinger av produktet ditt, velger du produktet i produktlisten og ser nederst på siden under «Innbetalinger/bestillinger».

Om du ønsker å se detaljer om innbetalingen, kan du trykke på den blå «Vis» knappen som vist i skjermbildet under.

Det er også mulig å laste ned betalingslisten for produktet ved å trykke på «Eksporter» knappen under «Innbetalinger/bestillinger» som vist i skjermbildet under.

Før eventuell opprettelse og utsendelse av kontingent, er det viktig å konfigurere priser og medlemstyper. Kontingenten konfigureres under Innstillinger → Medlemmer → Kontingent. Se skjermbildet under.

For hovedmedlemskap, kan priser og aldersintervaller endres ved å erstatte verdier i feltene under Hovedmedlemmer. Om foreningen ønsker å ta i bruk flere medlemstyper, aktiveres dette ved å velge sjekkboksen til tilhørende medlemstype.

Purring på medlemskontingenten

Om medlemskontingenten er sendt ut kan det sendes ut purring fra SmartOrg-portalen.

Dette gjøres ved å navigere til kontingenten det ønskes å purre på for å så trykke «Opprett og send purring» som vist i skjermbildet under (purringen sendes ikke ut i dette steget).

Her vil dere få muligheten til å formulere den utgående SMS/e-posten medlemmene vil motta. Purringen sendes kun ut til ubetalte medlemmer.

Inkassokrav

Hvis dere har problemer med å innkreve betalinger og legitimt grunnlag for å kjøre inkasso på forfalte betalingskrav kan dere bestille inkasso-prosess i SmartOrg-portalen. Dette gjøres ved å først trykke på «Opprett og send purring» for å deretter velge «Ønsker du inkasso-tjeneste». Her får dere nødvendig informasjon om priser, samt muligheten til å bestille inkasso ved å trykke «Send bestilling». Du vil da motta en e-post fra oss innen kort tid.

Utlegg blir sendt til Godkjenner for godkjenning (varsles på E-post).

NB! Hvis dere har ikke har bestillt Bankavstemming gjennom SmartOrg så må dere selv betale ut utlegg fra nettbank og merke dem med status «Utbetalt».

Hvis dere har bestilt bankavstemming via SmartOrg og vi har tilgang til deres konto, vil vi kunne legge utlegg til utbetaling i nettbank og merke utlegg som «utbetalt».

Opprettelse av utlegg gjøres i Utleggs-modulen i portalen.

For å opprette et utlegg, trykker du på den blå «Nytt utlegg» knappen som illustrert i skjermbildet.

Herfra fyller du inn informasjon om utlegget. Husk å laste opp vedlegg ved å trykke på «Velg fil» knappen! For å registrere utlegget, trykker du på den blå «Lagre» knappen som vist i skjermbildet under.

Husk at utlegget må sendes til godkjenning! Det gjøres etter opprettelse, ved å trykke på den lilla «Send til godkjenning» knappen som vist i skjermbildet under.

For å endre et utlegg, velger du utlegget du skal endre i utleggslisten i utleggs-modulen, og trykker på det blå ikonet som vist i skjermbildet.

Håndtering av inn – og utgående faktura er enkelt i SmartOrg. Dette opprettes under økonomi-modul, for deretter å navigere seg inn på området for faktura.

Følg stegvis prosess med illustrasjoner for gjennomgang. Fakturaer som ankommer foreningens fakturamottak lastet automatisk opp i portalen.

For å opprette faktura trykker du på Ny inngående – eller Ny utgående faktura. Eksempelet er ved utgående faktura.

Deretter fyller du inn feltene med nødvendig informasjon

Du kan også velge intern mottaker – altså noen i foreningen

Deretter fylles inn resterende relevant informasjon angående fakturering. Husk bilag!

Nedlastningsmuligheter for regnskapet i PDF-format finner du i økonomi-modulen under regnskap som vist i skjermbildet.

Steg 1:

I økonomi-modulen endrer du til det året du vil ha årsrapport fra (årsrapport kan kun gjøres for tidligere år) – og klikk deg inn på Regnskap.

Steg 2:

Rediger årsberetning. Her trykker du på rediger årsberetning og fyller inn ønsket informasjon.  

Steg 3:

Se over og send til signering. Signering vil gjøres via en link som sendes til hver enkelt styremedlem på SMS.

Steg 4:

Etter signering fra alle styremedlemmer, vil revisor få muligheten til å redigere beretningen.

Steg 5:

Etter revisor har redigert sin beretning, må vedkommende se over og godkjenne til signering.

For å laste ned Årsrapport eller revsorberetning, benyttes knappene som vist i skjermbildet under. (Hvis du har problemer med å laste ned årsrapporten eller revisorberetningen kan det være at du må prøve en annen nettleser).

I Økonomi-modulen under inntekter/utgifter vil du se en oversikt over alle inntektene/utgiftene til foreningen. Her vil du kunne registrere og endre disse.

For å registrere en inntekt/utgift, velger du enten inntekter eller utgifter i økonomi-modulen som vist i skjermbildet under.

For å opprette en ny inntekt/utgift, trykker du på pluss-symbolet som illustrert i skjermbildet under. I eksempelet oppretter vi en inntekt (fremgangsmåten vil være det samme for utgift).

Her fyller du inn nødvendig informasjon om inntekten/utgiften. For å opprette inntekten/utgiften trykker du på den blå «lagre» knappen. Husk bilag!

For å redigere en eksisterende inntekt/utgift, trykker du på det blå navnet til inntekten/utgiften du vil endre.

Herifra kan du endre inntekten/utgiften ved å trykke på det blå symbolet som illustrert i skjermbildet under.

Opprettelse av inngående faktura gjøres i Økonomi-modulen under Faktura. Ved opprettelse, vil faktura automatisk registreres som en utgift i foreningens regnskap i portalen under Utgifter i Økonomi-modulen.

For å opprette en inngående faktura, trykker du på «Ny inngående faktura» knappen som vist i skjermbildet.

Herfra fyller du inn nødvendig informasjon om faktura og trykker på den blå «Lagre» knappen.

For å endre en eksisterende faktura trykker du først på det blå navnet som illustrert i skjermbildet.

Heretter kan du trykker på det blå symbolet som vist i skjermbildet for å endre detaljer.

Opprettelse av utgående faktura gjøres i Økonomi-modulen under Faktura. Ved opprettelse, vil faktura automatisk registreres som en inntekt i foreningens regnskap i portalen under Inntekter i Økonomi–modulen.

For å opprette en utgående faktura, trykker du på «Ny utgående faktura» knappen som vist i skjermbildet.

Deretter velger du mottaker av utgående faktura og fyller inn faktura informasjon. Her har du muligheten til å hente mottakere fra foreningens medlemsliste. Det gjør du ved å krysse av boksen «Velg interne mottakere fra liste», som illustrert i skjermbildet under.

Etter utfyllelse av nødvendig informasjon, trykker du på den blå «lagre» knappen for å opprette utgående faktura.

For å sende ut, markere som betalt, nedlastning eller kreditering av faktura, benytter du knappene som illustrert i skjermbildet under.

Hvis dere ikke har bestilt SmartOrg Pluss er dere på vår selvbetjeningsmodell og avstemmer da Smartorg med banken selv, samt foretar betalinger av faktura og utbetalinger av utlegg  i nettbanken. Det er lurt å gjøre dette fortløpende og minst en gang i måneden. Det er mest praktisk å gjør dette når full bankutskrift for foregående måned foreligger i nettbanken.

Når dere har betalt en faktura i nettbanken så merker du denne som betalt I Smartorg slik at dette blir bokført i regnskapet. Samme logikk gjelder for utlegg og faktura på felleskostnader (merkes som betalt når dere ser beløpet på konto). Kortbetalinger vil bokføres automatisk. Hvis dere har inntekter/utgifter inn og ut av bankkonto som ikke er registrert i Smartorg kan dere lage et inntekts- eller utgifts bilag på beløpet under fanene «Inntekter» og «Utgifter»

Ved bruk av kortbetaling via Stripe bør dere koble opp bankkontoen deres gjennom Stripe Connect, slik at penger fra kortbetaling kommer rett inn på deres konto og ikke går via oss. Denne funksjonen finner du under innstillinger (nederst). Det er en liten verifiseringsprosess dere må gjennom her og dere finner en veileder til å Koble opp Stripe Connect her. 

Hvis dere ønsker at vi Smartorg gjør bankavstemming for dere kan dere bestille SmartOrg Pluss. Vi vil da  be om  fullmakt til å operere deres bankkonto ved bestilling.

Budsjett vises foreningens budsjett på inntekter og utgifter. Brukere med admin tilgang kan redigere og lage budsjett. Budsjettet må godkjennes av de som er satt som “Godkjennere” under “innstillinger” og bør også  godkjennes av årsmøte og styre. Under “Regnskap” vil det fortløpende vises hvordan økonomien ligger an i forhold til budsjett. Et godkjent budsjett kan ikke endres. Kontakt support@smartorg.no hvis dere vi låse opp et godkjent budsjett. 

For å opprette budsjettlinjer, bruker du pluss symbolet som vist i skjermbildet under.

Her fyller du inn detaljer om utgift/inntekt og trykker på den blå «Lagre» knappen for å fullføre.

Opprettelse av oppgaver

I årshjuls-modulen kan du opprette oppgaver med delegert ansvar. Oppgavene kan være f.eks. å klippe hekken, måke snø, ferdigstille budsjett, opprette årsmøte osv..

For å opprette en oppgave i portalen, må du være i årshjuls-modulen. Her trykker du på den blå «legg til oppgave» knappen for å opprette en oppgave.

Heretter fyller du inn nødvendig informasjon for oppgaven. Om du skal delegere ansvar til et medlem i foreningen din, trykker du i «ansvarlig» boksen og velger et medlem fra medlemslisten eller skriver inn navnet som vist i skjermbildet under.

Om det er ønskelig å varsle ansvarlig om oppgaven, trykker du i «varsle ansvarlig på epost» boksen. For å opprette oppgaven, trykker du på den blå «lagre» knappen som vist skjermbildet under.

Detaljer og redigering av oppgaver

For å se detaljer om oppgaven, kan du trykke på oppgaven i årshjuls-oversikten som vist i skjermbildet under. Husk at du må ha «oppgaver» valgt i filtreringsmenyen for å se oppgavene.

For å redigere en eksisterende oppgave, trykker du på oppgaven og deretter det blå symbolet som vist i skjermbildet under.

Her redigerer du eksisterende informasjon og trykker på den blå «Lagre» knappen når du er ferdig.

Når oppgaven er fullført, kan du markere den som utført ved å trykke på den «Marker som utført» knappen som vist under.

Når oppgaven er markert som utført, ser den slik ut i portalen.

Påminnelse om oppgaver

Ved å trykke på oppgaven kan du også sende en påminnelse til ansvarlig på SMS eller epost. Dette gjør du ved å trykke på den lilla «Send påminnelse til ansvarlig» knappen som vist under.

Her fyller du inn informasjon du ønsker å formidle til ansvarlig angående oppgaven. Om du ønsker å sende påminnelsen på SMS, trykker du i «Send som SMS» boksen. Om du ikke velger å sende som SMS, vil påminnelsen automatisk sendes som epost til ansvarlig. For å sende påminnelsen, trykker du på den blå «Send» knappen.

Aktiviteter opprettes i Aktiviteter-modulen. Her kan du opprette aktiviteter/prosjekter som skal arrangeres av foreningen.

For å opprette en aktivitet, trykker du på den blå «Ny aktivitet» knappen i Aktiviteter-modulen som vist i skjermbildet under.

Her fyller du inn informasjon om aktiviteten og oppretter eventuelt en påmelding. For å opprette en aktivitet med påmelding, trykker du i boksen «Opprett påmelding til denne aktiviteten?» som vist i skjermbildet under.

Etter utfylling av informasjonsfelter, kan du opprette aktiviteten ved å trykke på den blå «Lagre» knappen som vist i skjermbildet under.

Å melde seg på en aktivitet kan gjøres på to måter, gjennom Årshjul-modulen eller Aktivitets-modulen.

Påmelding via aktivitets-modulen

For å melde seg på en aktivitet via Aktivitets-modulen, velger du aktiviteten du vil melde deg på i aktivitetslisten under «Pågående aktiviteter» som vist i skjermbildet under.

Herfra velger du påmeldingen du skal melde deg på i påmeldingslisten, ved å trykke på det blå navnet som vist i skjermbildet.

For å melde deg på, trykker du på den lilla «Meld meg på!» knappen.

 Påmelding via Årshjul-modulen

Årshjul-modulen er et oversiktlig sted å vise alle kommende aktiviteter, påmeldinger og oppgaver. For å melde deg på en aktivitet herfra, kan du velge en aktivitet med påmeldings-kategori. For å kun vise påmeldinger, kan du bruke sorteringsfunksjonen.

For å bruke sorteringsfunksjonen, markerer du hvilke kategorier som skal vises som illustrert i skjermbildet under.

Etter at du finner aktiviteten du skal melde deg på, trykker du på boksen og velger «vis påmelding» som vist i skjermbildet.

Deretter trykker du på den lilla «Meld meg på» knappen som vist i skjermbildet under.

For å sende ut e-post på vegne av foreningen, gjøres det i meldings-modulen.

Husk å velge «Epost» som illustrert i skjermbildet under. For å opprette en ny e-post, trykker du på pluss-symbolet som vist i skjermbilde.

Etter formulering av e-posten, må du velge mottakergruppe. For å opprette egne grupper, se «Opprettelse av grupper» i brukerveilederen.

For å legge ved et eller flere vedlegg i e-posten, gjøres det ved å trykke på «nytt vedlegg» som illustrert i skjermbildet under.

For å sende ut e-posten, trykker du på den blå knappen hvor det står «send epost» nederst på siden. Husk at for å sende ut e-posten må du ha valgt en mottakergruppe.

For å sende ut SMS på vegne av foreningen, gjøres det i meldingsmodulen.

Husk å velge «SMS» som illustrert i skjermbildet under. For å opprette en ny SMS, trykker du på pluss-symbolet som vist i skjermbilde.

Etter formulering av SMS, må du velge mottakergruppe. For å opprette egne grupper, se «Opprettelse av grupper» i brukerveilederen.

For å sende ut SMS, trykker du på den blå knappen hvor det står «send SMS» nederst på siden. Husk at for å sende ut SMS må du ha valgt en mottakergruppe. 

Opprettelse av egendefinerte grupper i foreningen din gjøres i meldingsmodulen under «Grupper». For å opprette en ny gruppe, trykker du på pluss-symbolet som vist i skjermbildet under.

For å velge medlemmer i gruppen din, trykker du i boksen til venstre for medlemmets navn. Til høyre kan du se alle valgte medlemmer i gruppen din.

For å opprette gruppen trykker du på den blå «Lagre» knappen som illustrert i skjermbildet under.

Etter opprettelse av en gruppe, kan du legge til medlemmer ved å trykke på ikonet som illustrert i skjermbildet under. For å fjerne medlemmer fra gruppen, trykker du på den røde søppelkassen i samme kolonne som medlemmet du ønsker å slette står i.

Opprettelse av møter gjøres i Møter-modulen.

For å opprette et møte trykker du på pluss-symbolet som illustrert i skjermbildet under.

Deretter fyller du inn informasjon om møtet ditt og velger passende møtetype(maler) i rulle-menyen som illustrert i skjermbildet under. Møtetypen du velger vil bestemme hvordan agenda-malen er strukturert.

Om du ønsker å opprette en påmelding til møte, kan du trykke i boksen for «Opprett påmelding til dette møtet?» som illustrert i skjermbildet under.

Heretter kan du fylle inn felter for å opprette påmelding. Du kan også få varsler ved påmelding/registrering, ved å klikke i boksen for «Send varsel ved påmelding/registrering» som illustrert i skjermbildet under.

For å opprette møtet trykker du på den blå «Lagre» knappen nederst på siden.

Husk å ferdigstille agenda og annen viktig informasjon i forkant av møtet. Det gjøres som illustrert i skjermbildet under.

For å laste opp vedlegg, trykker du på «vedlegg» i møtet ditt, og laster opp filen(e) som illustrert i skjermbildet under.

Det kan også være lurt å sende ut inkalling til møtet når agenda og annen viktig informasjon ferdigstilles. Det gjøres som illustrert i skjermbildet under.

For å vise loggførte handlinger i portalen, bruker du historikk-modulen.

Her kan du sortere og filtrere etter diverse handlinger. Du kan for eksempel søke etter et medlem for å se innbetalinger, påmeldinger eller annen aktivitet i portalen. For å filtrere etter spesifikk informasjon, kan du bruke søkefeltet eller rulle-menyene som vist i skjermbildet under.

For å laste opp dokumenter i dokument-modulen oppretter du en mappe ved hjelp av pluss knappen som vist i skjermbildet under. 

Her kan du velge synlighet samt tittel på mappen. For å lage egne tilganger, kan du opprette grupper i Melding-modulen. For mer informasjon se «Opprettelse av grupper» i brukerveilederen.

For å laste opp en fil, velger du mappen du vil laste opp filen i, og trykker deretter pluss ikonet som vist i skjermbildet under. 

Under innstillinger i portalen vil du finne «Rolle og ansvar». Her kan roller og ansvar fordeles til medlemmene i foreningen deres.

For å delegere ansvar eller roller, benytter du pluss-ikonet som vist i skjermbildet.

Om du ønsker å opprette flere medlemstyper, kan det gjøres i innstillinger-modulen. For å opprette et nytt medlemskap med kontingent, trykker du på det blå redigerings-symbolet som vist i skjermbildet under.

Her velger du for eksempel «støttemedlem» ved å trykke i boksen som vist i skjermbildet under.

For å endre navnet på medlemskapet endrer du navnet under «Label» som illustrert under.

Under «Tillat registrering» kan du velge om medlemskapet kan velges av nye medlemmer ved registrering. Om du velger «nei (skjult)» vil medlemskapet ikke vises ved registrering. Se skjermbildet under.

Priser kan du endre for induviduelle medlestyper eller for et hovedmedlem i en egendefinert aldersgruppe.

I «modultilgang for medlemmer» under «Innstillinger», velger administrator eller moderator hvilke moduler de forskjellige tilgangsrollene har tilgang til. Tilgangsrollene kan delegeres i Brukere-modulen i portalen. Se «Endring av tilgangsroller» i brukerveiledningen for videre informasjon.

For å endre modultilgangen, trykker du på ikonet som illustrert med rød sirkel i skjermbildet.

Tilgang til modul:  

Ingen tilgang til modul: 

Ingen endringsmulighet for modul:

For å skjule sensitiv informasjon for «vanlige brukere», kan administrator huke av boksene som illustrert i skjermbildet.

For å skjule/vise egendefinerte kolonner i medlemslisten, kan det gjøres for alle medlemmer med tilgang til medlemslisten som illustrert i skjermbildet under.

For å koble Mailchimp til foreningen din, kan du følge vår guide i portalen i Instillinger-modulen

Følg vår veileder for oppsett av stripe Connect

For å koble opp VIPPS betalinger gjennom SmartOrg må dere først koble opp Kortbetalingsløning. Følg vår veileder for oppsett av stripe Connect (engangsjobb)

Følg så vår veileder for oppsett av VIPPS PÅ NETT for å koble opp Vipps betalinger (engangsjobb)