Velkommen til SmartOrg!
Tusen takk for at deres forening har valgt SmartOrg for å holde styr på drift og aktivitet!
Vi i SmartOrg lager en digital platform for som vil gjør hverdagen enkelere for deg som skal stifte, drive, administrere og være aktiv eier i en forening. Vi tror og håper at portalen er ganske intuitiv og lett og bruke.
Her er en liten enkel brukerveiledning og oversikt til deg som er ny bruker.
Aktivere din bruker (for nye brukere) 
Hvis du ikke har fått tilsendt passord og brukernavn, men vet at du er lagt til som medlem av foreningen så må aktivere din konto ved å bruke den E-post adressen som du har oppgitt i forbindelse med tidligere kontakt i foreningen. Hvis du allerede har fått en E-post fra SmartOrg så er det denne E-post adressen du skal bruke for å aktivere kontoen din på SmartOrg Portalen.
Når du aktiverer konto legger du inn E-post adressen din eller tlf.nr (vi sender deg melding) og du får da tilsendt en aktiveringslenke der du kan sette et passord. Bruk et sterkt passord (minimum 6 tegn, 1 stor bokstav og ett tall) og lagre dette trygt.
Tips : Hvis du ikke ser en e-post fra SmartOrg sjekk søppelpost.
For å logge deg inn trenger du ditt brukernavn og passord. Ditt brukernavn er den E-post adressen du har oppgitt til SmartOrg eller brukt tidligere i kontakt med foreningen. Hvis du har glemt passordet ditt kan du bruke “Jeg har glemt mitt passord?” funksjonen til høyre i bilder.
Dersom du har rollen Admin vil du ha full tilgang til alt på portalen. Er du i rollen Manager eller er et vanlig medlem er det opp til Admin/Styre hva du har tilgang til. Ser du et felt her i brukerveiledningen som ikke ligger inne i din portal, betyr det at du ikke har tilgang. Hvis du mener at du skulle hatt tilgang på et felt du ikke ser, ta kontakt med Admin/Styre.
Oversikt
På startsiden får du rask oversikt over foreningen. Her vil du kunne se aktiviteter, produkter og status på økonomien i foreningen.
Herfra har du også tilgang til din personlige medlemsprofil som bør holdes oppdatert med riktig kontakt informasjon (telefon og E-post er viktigst)
Medlemmer
Her finner du fullstendig medlemsoversikt. Du vil også kunne redigere og legge til nye medlemmer og samtidig sende lenke til obligatorisk medlemskontigent, hvis dere har det.
Her vedlikeholdes medlemsregister og personopplysninger for medlemmer (telefon og E-post er obligatorisk for å sikre at dere kan kommunisere med medlemmer)
Hvis et medlem melder seg ut, kan en med admin rettigheter sette personen til Utmeldt. Et utmeldt medlem vil da ikke få meldinger, varsler, purringer etc.
Produkter
Her kan du se og opprette kontingent, påmelding/registrering og produkt/ vare bestilling:
Kontingent (Obligatorisk innmeldingsavgift, medlemskontingent osv). Det vil følge med betalingslenke til disse produktene til nye medlemmer når de meldes inn eller melder seg selv inn via innmeldingsskjema. Opprette og håndtere obligatorisk kontingent til alle medlemmer.
Før du sender ut kontingent må du sette riktige innstillinger på medlemstyper og beløp for ulike medlemskap. Dette finner du under “Innstillinger.
(Se innstillinger lenger nede i brukerveiledningen for mer om dette).
1. Klikk på Kontingent 2021 og (1) rediger for å lage og beskrive kontingent (skriv inn beløp og beskrivelse og betalingsfrist og klikk lagre.)
2. Sjekk at alt stemmer og klikk knappen for Opprett “regning” til medlemmer. Nå vil alle som logger seg inn i portalen se at de har en personlig og obligatorisk regning å betale men ingen melding er sendt om dette.Sjekk at alt stemmer og klikk knappen for Opprett “regning” til medlemmer. Det sendes ikke ut melding om dette – men medlemmer kan nå gå inn på produkter å se at de har en personlig og obligatorisk regning og betale.
3. Du vil nå her under Kontingent produktet ha fortløpende oversikt over status på innbetalinger i egen liste nederst. Før medlemmer har betalt kan du også endre beløpet som skal betales i denne lista. (eks. Kan du sette til 0 hvis noen allerede har betalt før kontingenten er sendt ut
4 For å sende ut melding om betaling til alle klikk knappen Opprett betalingslink. Her kan du også styre teksten som skal følge med lenken til betaling Alle medlemmer vil nå få tilsendt melding på E-post eller SMS om du velger å klikke av for det. NB! Hvis dere ikke har E-post registrert på alle medlemmer så velg SMS. Da vil alle garantert få meldingen. De som ikke har gyldig mobiltelefonnummer vil da automatisk få E-post i stedet.
5. Du kan når du ønsker klikke på knappen Opprett purring for å sende ut purring. Ved purring blir det sendt SMS (eller epost) med purring varsel og lenke til betaling for de som ikke har betalt fra før.
Påmelding/registrering Her kan du sette opp påmeldinger (med med eller uten påmeldingsavgift eller annen innbetaling (– f.eks betaling til dugnad hvis man ikke møter, egenandeler til sosiale arrangementer osv.) Aktiviteter distribueres til medlemmer ved å bruke meldingssystemet og legge ønsket produkt som vedlegg. Medlemmer vil da få en betalingslenke og innbetaling blir registrert under produktet. Hvis medlemmer logger seg inn kan de også selv melde seg på betale for en aktivitet her.
Produkt/Varer Her kan dere lage en egen web shop med produkter. Medlemmer kan velge antall, legge 1 eller flere produkter i handlekurv og betale via systemet. Produkter distribueres til medlemmer ved å bruke meldingssystemet og inkludere et produkt til betaling og medlemmer vil da få en lenke til produktet, velger antall og betaler. Innbetalinger blir registrert under produktet.Hvis medlemmer logger seg inn i portalen kan de også selv bestille produkter og betale for disse her.
Tips! Husk å gi hvert produkt en kort og god tittel og god beskrivelse av produktet det skal betales for. Det er også viktig å sette en logisk inntektskonto på hvert produkt slik at inntekt føres forstålig inn i regnskapet.
Utlegg
Her kan alle medlemmer av foreningen legge inn utleggsregninger som det skal kreves refusjon på fra foreningen. (kreves at det er gitt tilgang under “innstillinger”)
Her må medlemmet beskrive utlegget, beløp, bankkonto og legge med bilde / vedlegg som dokumentasjon for utlegget. På mobil vil et medlem enkelt kunne ta bilde av en kvittering og legge med som vedlegg.
Utlegg blir sendt til godkjennere for godkjenning (varsles på E-post)
Det kan ta noen dager før et utlegg kommer på konto.
Personer med Admin rettigheter kan slette utlegg hvis noen lager et feil utlegg.
Økonomi
Her vises Balanse på inntekter og utgifter og evt. utestående beløp hos SmartOrg som er tatt inn via vår løsning for kortbetaling. (Stripe).
(NB! Det kan ta noen dager før kortbetalinger blir overført til deres bankkonto). Hvis dere ønsker penger rett in på deres egen foreningskonto se veileder til “Stripe Connect”
Her vises foreningens budsjett på inntekter og utgifter. Brukere med admin tilgang kan redigere og lage budsjett. Budsjettet må godkjennes av de som er satt som “Godkjennere” under “innstillinger” og bør også godkjennes av årsmøte og styre. Under “Regnskap” vil det fortløpende vises hvordan økonomien ligger an i forhold til budsjett.
Inngående faktura
Her kan dere registrere inngående faktura med bilag, beløp og forfallsdato. Disse vil da bli sendt til godkjennere og når godkjent bli betalt på forfall. (NB! Automatisk betaling av inngående faktura krever at SmartOrg har fått fullmakt til deres bankkonto. Faktura må godkjennes av dere i portalen minst 3 dager før forfall hvis den skal garanteres betalt innen forfall.Utgående faktura
Her kan du opprette utgående faktura, også til personer eller bedrifter som ikke er registret i medlemsregisteret. Dette kan være til medlemmer som ønsker papirfaktura det, eller at foreningen har gjennomført et betalt oppdrag for en bedrift. Klikk på (+) for å opprette en ny utgående faktura. Fyll inn mottakers navn, adresse, betalingsinformasjon, gjeldende bokføringskonto, beløp og forfallsdato.
Her vises oppstilling på foreningens inntekter. Brukere med admin rettigheter eller rolle “økonomiansvarlig” kan legge til utgitt med bilag eller korrigere eksisterende utgiftssposter.
Her vises oppstilling på påløpte utgifter.
Her vises til hver tid fullt regskap og balanse mot budsjett. Dette er satt opp i tråd med god regnskapsskikk og møter grunnleggende krav for f.eks. godkjenning av revisor.
Aktiviteter
Hvis dere ønsker å sette opp spesielle aktiviteter med budsjett og bokføre inntekter og utgifter mot opprettes aktiviteten her (eks: årlig dugnad, årsmøte, prosjekt “nærmiljø”, eller arrangement ).
Når en slik aktivitet er laget kan man utgiftsføre eller inntekstføre eller opprette et produkt (vare, tjeneste eller påmelding) som linkes til aktivitet og som da automatisk bokfører innbetalinger og inntekter på denne aktiviteten og lager et prosjektregnskap. .
Meldinger
Her kan du sende meldinger i form av e-post eller SMS til medlemmer.
Medlemmer som ikke har registrert gyldig mobiltelefon nummer vil få tilsendt SMS meldinger på e-post i stedet (dette for å sikre at alle får tilsendt melding).
E-post meldinger vil bli sendt fra no-reply@smartorg.no til de gruppene du velger og vil ikke kunne svares direkte på.
Meldingene merkes med “Sendt til <medlem> fra SmartOrg på vegne av <forening>. Svar sendes til: <din E-post adresse>.
Når du sender meldinger velger du mottaker basert på grupper. Her er det 2 standardgrupper “Kun styremedlemmer” eller “Alle medlemmer”. I tillegg lager du dine egne tilpassede grupper under fanen “Grupper”.
Møter
Her finner du funksjon for å lage møter, lage agenda, sende ut møteinnkalling og skrive referat og sende ut.
I bunnen av referatet er det også mulighet for å legge til digital signering av referat/protokoll.
- Gå til referat.
- Legg til en eller flere personer som skal signere.
- Klikk på send til signering. Det vil da bli sendt ut en sms med link til e-signering.
- Du vil se signaturene nederst på referatet etterhvert som de kommer inn.
- Referatet kan lastes ned som signert PDF og vil f.eks være gyldig som vedlegg til endringsmelding til brønnøysundregistrene for endringer i styret.
Dokumenter
Hvis medlemmer er gitt tilgang til “Dokumenter” under innstillinger så vil også medlemmer ha lesetilgang til mapper og dokumenter her. Dette er foreningens dokumentbibiliotek. Brukere i rollen som Admin eller Manager kan laste opp og slette dokumenter her. Vanlige brukere har lesetilgang til alle dokumenter som legges her.
Historikk
Her finner du logg over all aktivitet i portalen. Hvem som har gjort hva og når vil fremgå her.
Innstillinger
Her finner du nøkkelinformasjon for foreningen som vedtekter, stiftelsesdokument, styresammensetning, kontingent, tilganger, roller og ansvar.
Brukere med admin tilgang har mulighet for å gjøre endringer på innstillinger for foreningen, kontingent og tilganger. Endringer i styret må gjøres i tråd med foreningens vedtekter og prosesser for valg/endring av styre (styre velges og endres som regel av foreningens generalforsamling).
Under “godkjennere” legger dere inn de som godkjenner økonomi, utlegg, faktura og andre bilag (godkjenningsflyt skjer enkelt via E-post eller SMS varsling). Det er viktig at godkjennere er aktive brukere slik at prosesser ikke stopper opp hos dere.
Admin brukere kan endre tilgang på moduler for “Manager” (typisk styremedlemmer) og vanlige medlemmer, for eks. Dersom du ønsker at vanlige medlemmer ikke skal ha tilgang på “økonomi” klikker du av på denne så det vises rødt, da vil den være skjult (medlemmer i verv vil i noen tilfeller overstyre blokkering).
På kontingent kan du aktivere og redigere medlemstyper og aktivere og sette ulike kontingenter og kontingent beløp (Hovedmedlem, familiemedlem, støttemedlem eller ikke-betalende medlem).
Hovedmedlem er et helt vanlig medlem i foreningen og her kan pris differensieres på alder.. Det er også mulig å aktivere støtte og egen pris for familiemedlem, støttemedlem (f.eks medlemmer av søsterorganisasjon) og å tillate ikke-betalende medlemmer (f.eks frivillig medlemskap uten betaling).
Kontingentmatrisen dere velger vil automatisk gjenspeiles i Innmeldingsskjemaet. Lenke til innmeldingsskjema finnes nederst til høyre på “Oversikt”. Denne lenken kan deles der dere ønsker (som mail, på deres nettside eller på Facebook eller andre sosial medier)
Lag snarvei til SmartOrg på PC eller legg inn som App på telefon:
Slik lager du snarvei på Windows / PC
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no Tilpass vinduet til nettleseren slik at du også ser skrivebordet.
2) Klikk og hold på ikonet til venstre i feltet der nettadressen står (hvordan ikonet ser ut kommer litt an på hvilken nettleser du har, men prinsippet er det samme).
3) Dra nettsiden over til en ledig plass på skrivebordet – og slipp.
4) For å bokmerke siden i nettleseren din klikk i menyen på nettleseren din og bruk funksjonen “bokmerke” eller “favoritter”
Snarvei-ikonet blir liggende tilgjengelig på skrivebordet og gir deg rask tilgang til nettsiden.
Slik lager du snarvei på iPhone
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no
2) Klikk på menysymbolet, firkanten med pil, og sveip bortover til du ser «Legg til på hjemskjerm»-merket.
3) Gi snarveien et navn, for eksempel navnet SmartOrg. (Å legge til på hjemskjerm som App er en egen funksjon)
Slik lager du snarvei på Android
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no
2) Klikk på menysymbolet (de tre prikkene) og velg «Add to Home screen» eller «Legg til på startside» på norsk.
3) Navngi snarveien (Eks. SmartOrg)
4) Velg «ADD» i menyboksen om du vil den skal legge seg automatisk på hjemskjermen, eller «Touch and hold» hvis du vil plassere den manuelt akkurat der du vil ha den.