Velkommen til SmartOrg!
Tusen takk for at deres forening har valgt SmartOrg for å holde styr på drift og aktivitet!
Vi i SmartOrg lager en digital platform for som vil gjør hverdagen enkelere for deg som skal stifte, drive, administrere og være aktiv eier i en forening. Vi tror og håper at portalen er ganske intuitiv og lett og bruke.
Her er en liten enkel brukerveiledning og oversikt til deg som er ny bruker.
Aktivere din bruker (for nye brukere)
Hvis du ikke har fått tilsendt passord og brukernavn, men vet at du er lagt til som medlem av foreningen så må aktivere din konto ved å bruke den e-post adressen som du har oppgitt i forbindelse med tidligere kontakt i foreningen. Hvis du allerede har fått en E-post fra SmartOrg så er det denne E-post addressen du skal bruke for å aktivere kontoen din på SmartOrg Portalen.
Når du aktiverer konto legger du inn E-post adressen din og du får da tilsendt en aktiveringslenke der du kan sette et passord. Bruk et sterkt passord og lagre dette trygt.
Tips : Hvis du ikke ser en e-post fra SmartOrg sjekk søppelpost
For å logge deg inn trenger du ditt brukernavn og passord. Ditt brukernavn er den E-post adressen du har oppgitt eller brukt i tidligere kontakt med foreningen . Hvis du har glemt passordet ditt kan du bruke “Glemt passord ?” funksjonen til høyre i bilder.
Oversikt
På startsiden får du rask oversikt over foreningen og kan se medlemmer, aktiviteter og produkter og status på økonomien i foreningen.
Herfra har du også tilgang til din personlige medlemsprofil som bør holdes oppdatert med riktig kontakt informasjon (telefon og e-post er viktigst).
Organisasjon
Her finner du nøkkelinformasjon for foreningen som vedtekter, stiftelsesdokument, styresammensetning, ansvar/godkjennere.
Til høyre finner du lenke til innmeldingsskjema som kan deles til de som ikke er medlem (lenken kan f.eks deles på E-post, SMS, Facebook sider eller gruppe e.l)
Endringer kan gjøres av brukere med admin tilgang. NB! Endringer i styret skal godkjennes iht. det som står om dette i foreningens vedtekter.
Godkjennere er de som godkjenner utlegg, faktura og andre bilag (godkjenningsflyt skjer via E-post eller SMS varsling).
Det er viktig at godkjennere er aktive brukere slik at ikke prosesser hos dere stopper opp.
Medlemmer
Her finner du fullstendig medlemsoversikt og skjema (+) for å legge til nye medlemmer og samtidig sende lenke til obligatorisk medlemskontigent hvis dere har det.
Her vedlikeholdes medlemsregister og personopplysninger for medllemer (telefon og E-post er obligatorisk for å sikre at dere kan kommunisere med medlemmer)
Hvis et medlemm melder seg ut, kan en med admin rettigheter sette personen til Utmeldt. Personen vil da ikke få meldinger, varsler, purringer etc.
SmartOrg Admin er en systembruker som automatisk er lagt til som medlem og som brukes i forbindelse med support og oppfølging.
Produkter (pris og betaling)
Her kan du se og opprette kontingent, produkter og varer:
- Påkrevde innbetalinger (obligatorisk innmeldingsavgift, medlemskontingent osv).
Det vil følge med betalingslenke til disse produktene til nye medlemmer når de meldes inn eller melder seg selv inn via innmeldingsskjema.Opprette og håndtere obligatorisk kontingent til alle medlemmer
1. Trykk (+) under Påkrevde innbetalinger for å lage og beskrive kontingent (skriv inn beløp og beskrivelse og forfallsdato og trykk lagre.)
2. Sjekk at alt stemme og trykk knappen for “Oprett regniner til medlemmer”. Nå vil alle som logger seg inn i portalen se at de har en personlig og obligatorisk regning å betale men ingen melding er sendt om dette.
3. For å sende ut melding om betaling til alle trykk knappen “Send betalingslenke til alle”. Alle vil nå få melding på E-post (eller sms hvis de ikke har E-post addresse).
4. Du vil nå her ha fortløpende oversikt over status på innbetalinger.
5. Du kan når du ønsker trykke knappen “Purre” for å sende ut purring. Ved purring blir det sendt SMS med purringsvarsle og lenke til betaling for de som ikke har betalt fra før. - Påmeldinger med betaling (med påmeldingsavgift eller annen innbetaling – f.eks betaling til dugnad hvis man ikke møter, egenandeler til sosiale arrangementer osv.)
Aktiviteter distribueres til medlemmer ved å bruke meldingssystemet og inkludere produkt til betaling og medlemmer vil da få en betalingslenke og innbetaling blir registrert.
Hvis medlemmer logger seg inn kan de også selv betale for en aktivitet her. - Påmeldinger uten betaling (møter, gratis arrangment osv)
- Produkt/Varer (webshop produkter og tjenester)
Her kan dere lage en egen web shop med produkter. Medlemmer kan velge antall, legge 1 eller flere produkter i handlekurv og betale via systemet.
Produkter distribueres til medlemmer ved å bruke meldingssystemet og inkludere et produkt til betaling og medlemmer vil da få en lenke til produktet, velger antall og betaler. Innbetalinger blir registrert i portalen.Hvis medlemmer logger seg inn i portalen kan de også selv bestille produkter og betale for disse her.
Tips! Husk å gi hvert produkt en kort og god tittel og god beskrivelse av produktet det skal betales for.
Utlegg
Her kan alle medlemmer av foreningen legge inn utleggsregninger som det skal kreve refusjon fra foreningen.
Her må man beskrive utlegget, beløp, bankkonto og legge med bilde / vedlegg som dokumentasjon for utlegget.
Utlegg blir sendt til Godkjennere for godkjenning (varsles på E-post)
Det kan ta noen dager før et utlegg kommer på konto.
Personer med Admin rettigheter kan slette utlegg hvis noen lager et feil utlegg.
Økonomi
Balanse
Her vises Balanse på inntekter og utfifter og evt. utestående beløp hos SmartOrg som er tatt inn via vår løsning for kortbetaling.
(NB! Det kan ta noen dager før kortbetalinger blir overført til deres bankkonto).
Her vises foreningens budsjett på inntekter og utgifter. Brukere med admin tilgang kan redigere og lage budsjett. Budsjettet bør godkjennes av årsmøte og styre. Endringer i budsjettet blir logget i systemet.
Her kan dere registrere inngående faktura med bilag, beløp og forfallsdato. Disse vil da bli sendt til godkjennere og når godkjent bli betalt på forfall. (NB! Faktura må godkjennes i portalen minst 3 dager før forfall hvis den skal bli betalt innen forfall.)
Det kan også bli laget egne utgående fakturaer. Dette kan være til medlemmer som ønsker det, eller at foreningen har gjennomført et betalt oppdrag. Trykk da på + Ny utgående faktura. Fyll inn mottakernavn, adresse, betalingsinformasjon, gjeldene bokføringskonto, beløp og forfallsdato.
Her vises oppstilling på relle inntekter.
Her vises oppstilling på påløpte utgifter.
Regnskap
Her vises til hver tid fullt regskap og balanse mot budsjett. Dette er satt opp i tråd med god regnskapsskikk og møter grunnleggende krav for f.eks. godkjenning av revisor.
Aktiviteter
Hvis dere ønsker å sette opp spesielle aktiviter med budsjett og bokføre inntekter og utgifter mot opprettes aktiviteten her (eks: årlig dugnad).
Når en slik aktivitet er laget kan man utgiftsføre eller inntekstføre eller opprette et produkt av type akrtivitet som da automatisk bokfører innbetalinger og inntekter på denne aktiviteten.
Meldinger
Her kan du sende meldinger i form av e-post eller SMS til medlemmer.
E-post meldinger vil bli sendt fra den e-post adresssen du er logget inn med og svar går da til denne og blir ikke synlig i portalen.
SMS meldinger blir sendt fra “SMARTORG” og kan ikke svares på.
Det er også mulig å lage egne meldingsgrupper hvis det bare noen som skal mota en melding.
Møter
Her finner du funksjon for å lage møter, lage agenda, sende ut møteinnkalling og skrive referat og sende ut. Vedlegg som du legger til møte vil kunne sendes med ved utsendelse til medlemmer som har innlogging til portalen.
I bunnen av referatet er det også mulighet for å legge til digital signering av referat/protokoll.
Dokumenter
Her er foreningens dokumentbibiliotek. Brukere i rollen som Admin eller Manager kan laste opp dokumenter her. Vanlig brukere har lesetilgang til alle dokumenter som legges her.
Historikk
Her finner du logg over all aktivitet i portalen. Hvem som har gjort hva og når vil fremgå her.
Lag snarvei til SmartOrg eller legg inn som App på telefon:
Slik lager du snarvei på iPhone
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no
2) Trykk på menysymbolet, firkanten med pil, og sveip bortover til du ser «Legg til hjemskjerm»-merket.
3) Gi snarveien et navn, for eksempel navnet SmartOrg. (Å legge til på hjemskjerm som App er en egen funksjon)
4) Vips – så har du laget snarvei til nettsiden på telefonen.
Slik lager du snarvei på Android
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no
2) Trykk på menysymbolet (de tre prikkene) og velg «Add to Home screen» eller «Legg til på startside» på norsk.
3) Navngi snarveien (Eks. SmartOrg)
4) Velg «ADD» i menyboksen om du vil den skal legge seg automatisk på hjemskjermen, eller «Touch and hold» hvis du vil plassere den manuelt akkurat der du vil ha den.
Slik lagrer du snarvei på Windows / PC
Samme prinsipp gjelder også her: Snarvei-ikonet blir liggende tilgjengelig på skrivebordet og gir deg rask tilgang til nettsiden.
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no Tilpass vinduet til nettleseren slik at du også ser skrivebordet.
2) Trykk og hold på ikonet til venstre i feltet der nettadressen står (hvordan ikonet ser ut kommer litt an på hvilken nettleser du har, men prinsippet er det samme).
3) Dra nettsiden over til en ledig plass på skrivebordet – og slipp.
4) For å bokmerke siden i nettleseren din klikk i menyen på nettleseren din og bruk funksjonen “bokmerke” eller “favoritter”