Tusen takk for at deres forening har valgt SmartOrg!
Vi i SmartOrg lager en digital platform for som vil gjør hverdagen enklere for deg som skal stifte, drive, administrere og være aktiv eier i en forening. Vi tror og håper at portalen er ganske intuitiv og lett og bruke når dere kommer igang!
Dette er en liten enkel oppstartsveileder og oversikt til deg som er ny administrator eller bruker.
AKTIVERING AV KONTO OG INNLOGGING
Aktivere din bruker (for nye brukere) Hvis du ikke har fått tilsendt passord og brukernavn, men vet at du er lagt til som medlem av foreningen så må aktivere din konto ved å bruke den E-post adressen eller telefonnummer som du har oppgitt i forbindelse med tidligere kontakt i foreningen. Hvis du allerede har fått en E-post fra SmartOrg så er det denne E-post adressen du skal bruke for å aktivere kontoen din på SmartOrg Portalen.
Når du aktiverer konto legger du inn E-post adressen din eller telefonnummer og du får da tilsendt en aktiveringslenke på E-post eller SMS der du kan lage ditt eget passord. Bruk et sterkt passord (minimum 6 tegn, 1 stor bokstav og ett tall) og oppbevar dette trygt. For å sikre kontoen din 100% kan du velge å skru på «2 faktor» innlogging under «Instillinger». Da vil du få tilsendt en kode på SMS for å logge inn som du bruker i tillegg og som gjør at ingen andre kan få tilgang til kontoen din.
Tips : Hvis du ikke mottar E-post fra SmartOrg sjekk din søppelpost eller andre filtere du måtte ha på din innboks.
For å logge deg inn trenger du ditt brukernavn og passord. Ditt brukernavn er den E-post adressen du har oppgitt til SmartOrg eller brukt tidligere i kontakt med foreningen. Hvis du har glemt passordet ditt kan du bruke «Jeg har glemt mitt passord?» funksjonen til høyre i innloggingsbildet.
HOVEDFUNKSJONER I SMARTORG
Dersom du har fått rollen «Admin» eller «Manager» vil du ha full tilgang til alle funksjoner portalen. Er du i rollen Manager eller er et vanlig medlem er det opp til Admin/Styre hva du har tilgang til å se og gjøre. Ser du et felt her i brukerveiledningen som ikke ligger inne i din portal, betyr det at du ikke har tilgang. Hvis du mener at du skulle hatt tilgang på en funksjon du ikke ser, ta kontakt med Admin/Styre i din forening.
Oversikt
På startsiden i SmartOrg får du rask oversikt over foreningen.
Her vil du kunne se formalia, oversikt over styre , samt lenker til evt. produkter og status ant medlemer og økonomi i foreningen. Herfra har du også tilgang til din personlige medlemsprofil som bør holdes oppdatert med riktig kontakt informasjon (telefon og E-post er her viktig å holde oppdatert). Når du har aktivert kontoen din kan du av sikkerehetshensyn ikke oppdatere E-post addresse og telefonnummer. Ta kontakt med support@smartorg.no hvis disse opplysningene skal oppdateres.
Medlemmer
Her finner du medlemsliste og fullstendig medlemsoversikt.
Du vil også om du har admin tilgang kunne redigere, legge til nye medlemmer og melde ut medlemmer. Her vedlikeholdes medlemsregister og personopplysninger for medlemmer (telefon og E-post er obligatorisk for å sikre at dere kan kommunisere med medlemmer).
Hvis et medlem ønsker å melde seg ut, kan en bruker med admin rettigheter sette status på medlemmet til «Utmeldt». Et utmeldt medlem vil ikke få meldinger, varsler, purringer eller annen kommunikasjon fra foreningen.
Hvis din forening trenger nye datafelter i medlemslisten kan vi tilpasse det for dere. Kontakt support@smartorg.no
Produkter
Her kan du se og håndtere kontingent, påmeldinger til arrangement og produkter:
Kontingent: Dette er et ferdig system produkt som brukes til obligatorisk innmeldingsavgift, medlemskontingent. Det blir automatisk opprettet et kontingent produkt per år.
Påmelding/Registrering: Her kan du legge inn og redigere arrangement med påmelding og evt. betaling. (eks. dugnad eller fest). Medlemmer kan melde seg på/registrer seg via innlogging i portalen eller at invitasjon sendes ut via «Meldinger» der en lenke til et arrangement/påmelding/registrering kan sendes med i en E-post melding eller SMS melding. Medlemmer vil da få en betalingslenke og innbetaling blir registrert under produktet. Hvis medlemmer logger seg inn kan de også selv melde seg på betale for en aktivitet her.
Produkter: Her kan dere lage og redigere produkter (eks. t-skjorter, kurs eller annet) som skal være tilgjengelig å kjøpe for medlemmer. Produkter kan handles av medlemmer direkte fra portalen eller dee kan sendes ut via «Meldinger». En lenke til et produkt sendes da med i en E-post melding eller SMS melding. Medlemmer vil da få lenke til produktet, velger antall og betaler med kort. Innbetalinger blir registrert automatisk under produktet. .
Tips! Husk å gi hvert produkt/påmelding en kort og god tittel og god beskrivelse av produktet det skal betales eller registreres påmelding for. Det er også viktig å sette en logisk inntektskonto på hvert produkt slik at inntekt føres logisk og riktig inn i regnskapet.
Konfigurasjon av kontingent / medlemsavgift Før dere sender ut melding og betalingslenke til kontingent må dere sette riktige innstillinger på medlemstyper og beløp for ulike medlemskap. For de med admin tilgang kan konfigurasjon av medlemstyper og priser gjøres under menyen «Innstillinger». (nærmere forklaring til konfigurasjon om dette finner du under)
KLARGJØRE OG SENDE UT KONTINGENT (for medlemsansvarlig/admin brukere)
1. Klikk på Kontingent 20xx og rediger knappen (1) for å beskrive kontingent Skriv inn beløp og beskrivelse til medlemmer og betalingsfrist. Klikk lagre knappen
2. Sjekk at alt stemmer og klikk knappen for Opprett «regning» til medlemmer. Nå vil alle som logger seg inn i portalen kunne se at de har en personlig regning å betale og betale fra portalen, men ingen melding er sendt om dette.
3 For å sende ut melding om betaling til meldinger klikk knappen Send betalingslink.
Her kan du også styre teksten som skal følge med lenken til betaling Alle medlemmer vil nå få tilsendt melding på E-post eller SMS om du velger å klikke av for det. NB! Hvis dere ikke har E-post registrert på alle medlemmer så velg SMS. Da vil alle garantert få meldingen. De som ikke har gyldig mobiltelefonnummer vil da automatisk få E-post i stedet.
4. Du vil nå her under produktet Kontingent ha fortløpende oversikt over status på innbetalinger i egen liste nederst. Før medlemmer har betalt kan du også endre beløpet som skal betales i denne lista. (eks. Kan du sette til 0 hvis noen allerede har betalt før kontingenten er sendt ut, eller ikke skal betale)
5. Hvis ikke alle har betalt til forfall kan du klikke på knappen «Opprett purring for å sende ut purring til de som ikke har betalt. Ved purring blir det sendt SMS eller Epost med purring og lenke til betaling for de som ikke har betalt fra før.
Produkt/VarerHer kan dere lage en egen web shop med produkter. Medlemmer kan velge antall, legge 1 eller flere produkter i handlekurv og betale via systemet. Produkter distribueres til medlemmer ved å bruke meldingssystemet og
Utlegg
Her kan alle medlemmer av foreningen legge inn utlegg.
Utlegg er regninger og kvitteringer som det skal kreves refusjon på fra foreningen. Her kan medlemmer registrere og beskrive utlegget, beløp, bankkonto og legge med bilde / vedlegg som dokumentasjon for utlegget. På mobil vil et medlem enkelt kunne ta bilde av en kvittering og legge med som vedlegg.
Utlegg blir sendt til godkjennere for godkjenning og evt. utbetaling (varsles på E-post)
Det kan ta noen dager før et utlegg kommer på konto avhengig av rutiner i foreningen.
Personer med Admin rettigheter kan slette utlegg hvis noen lager et feil utlegg.
NB! Hvis dere ikke har bestilt Bankavstemming gjennom SmartOrg må dere selv sørge for at utbetalinger blir utbetalt ut fra nettbanken, og at utlegget merkes som betalt i Smartorg slik at det blir bokført riktig i regnskapet deres.
Økonomi
BOKFØRING, BANKAVSTEMMING OG BETALINGER (Faktura og utlegg)
Hvis dere ikke har bestilt SmartOrg Pluss så er dere på vår selvbetjeningsmodell og avstemmer da Smartorg med bank selv, samt foretar betalinger av faktura og utbetalinger av utlegg i nettbanken.
Det er lurt å gjøre dette fortløpende og og minst en gang i måneden. Det er mest praktisk å gjør dette når full bankutskrift for foregående måned foreligger i nettbanken.
Når dere har betalt en inngående faktura i nettbanken så merker dere denne som betalt I Smartorg slik at dette blir bokført i regnskapet. Samme logikk gjelder for utlegg og faktura på felleskostnader (merkes som betalt når dere ser beløpet på konto). Kortbetalinger vil bokføres automatisk. Hvis dere har inntekter/utgifter inn og ut av bankkonto som ikke er registrert i Smartorg kan dere lage et inntekts- eller utgifts bilag på beløpet under fanene «Inntekter» og «Utgifter»
Ved bruk av kortbetaling bør dere koble opp bankkontoen deres gjennom Stripe Connect, slik at penger fra kortbetaling kommer rett inn på deres konto og ikke går via oss.
Denne funksjonen finner du under innstillinger (nederst). Det er en liten verifiseringsprosess dere må gjennom her og dere finner en veileder til å Koble opp Stripe Connect her.
Hvis dere ønsker at vi Smartorg gjør bankavstemming for dere kan dere bestille SmartOrg Pluss. Vi vil da be om fullmakt til å operere deres bankkonto ved bestilling.
Her vises Balanse på inntekter og utgifter og evt. utestående beløp hos SmartOrg som er tatt inn via vår løsning for kortbetaling. (Stripe).
(NB! Det kan ta noen dager før kortbetalinger blir overført til deres bankkonto). Hvis dere ønsker penger rett in på deres egen foreningskonto se veileder til “Stripe Connect” (Anbefalt)
Her vises foreningens budsjett på inntekter og utgifter. Brukere med admin tilgang kan redigere og lage budsjett. Budsjettet må godkjennes av de som er satt som “Godkjennere” under “innstillinger” og bør også godkjennes av årsmøte og styre. Under “Regnskap” vil det fortløpende vises hvordan økonomien ligger an i forhold til budsjett. Et godkjent budsjett kan ikke endres. Kontakt support@smartorg.no hvis dere vi låse opp et godkjent budsjett.
Inngående faktura / SmartOrg fakturamottak Her kan dere registrere inngående faktura med bilag, beløp og forfallsdato. Disse vil da bli sendt til godkjennere og når godkjent bli betalt på forfall. (NB! Automatisk betaling av inngående faktura krever at SmartOrg har fått fullmakt til deres bankkonto.
Dere har en egen inngående E-post fakturaadresse (denne finner dere under «Innstillinger»). Via denne kan dere og leverandører sende faktura på PDF format til foreningen og disse vil automatisk komme inn her under inngående faktura. Økonomiansvarlig i foreningen vil varsles om nye innkommende faktura og dessuten bli påminnet om å behandle disse. En faktura (PDF) må da føres med beskrivelse, leverandør, beløp, KID osv og sendes til godkjenning.
NB! Inngående faktura må dere selv legge til betaling og betale i nettbanken hvis dere ikke har bestilt «Bankavstemming» gjennom SmartOrg. Hvis dere har bankavstemming gjennom oss og vi har fullmakt til deres konto må faktura godkjennes av dere i portalen minst 3 dager før forfall hvis den skal garanteres betalt innen forfall. Hvis dere har egen godkjenningsløype på betaling fra nettbank er det uansett dere som godkjenner betalingen.
Utgående faktura Her kan du opprette utgående faktura, også til personer eller bedrifter som ikke er registret i medlemsregisteret. Dette kan være til medlemmer som ønsker papirfaktura det, eller at foreningen har gjennomført et betalt oppdrag for en bedrift. Klikk på (+) for å opprette en ny utgående faktura. Fyll inn mottakers navn, adresse, betalingsinformasjon, gjeldende bokføringskonto, beløp og forfallsdato.
Her vises oppstilling på foreningens inntekter. Brukere med admin rettigheter eller rolle «økonomiansvarlig» kan legge til utgitt med bilag eller korrigere eksisterende utgiftssposter. Økonomiansvarlig eller brukere med admin rettigheter kan selv registrer inn utgifter og bilag (eks. avstemming med bankbetalinger)
Her vises oppstilling på påløpte utgifter. Økonomiansvarlig eller brukere med admin rettigheter kan selv registrer inn utgifter og bilag (eks. avstemming med bankbetalinger)
Her vises til hver tid fullt regskap og balanse mot budsjett. Dette er satt opp i tråd med god regnskapsskikk og møter grunnleggende krav for f.eks. godkjenning av revisor.
Hvis dere ikke har bestilt Bankavstemming fra SmartOrg er det dere i foreningen som må avstemme bank og manuelle innbetalinger/utbetalinger som ikke går via kortbetaling i Smartorg.
Hvis dere har bankavstemming gjennom SmartOrg og vi har fått fullmakt til deres konto vi vi sørge for at banken er avstemt per måned samt laste opp bankutskrifter osv.
Aktiviteter / prosjektregnskap
Hvis dere ønsker å sette opp spesielle aktiviteter med budsjett og bokføre inntekter og utgifter mot opprettes aktiviteten her (eks: årlig dugnad, årsmøte, prosjekt “nærmiljø”, eller arrangement ).
Når en slik aktivitet er laget kan man utgiftsføre eller inntekstføre eller opprette et produkt (vare, tjeneste eller påmelding) som linkes til aktivitet og som da automatisk bokfører innbetalinger og inntekter på denne aktiviteten og lager et prosjektregnskap. .
Meldinger
Her kan dere sende meldinger til medlemmer som E-post eller SMS.
Medlemmer som ikke har registrert gyldig mobiltelefon nummer vil få tilsendt SMS meldinger på E-post i stedet (dette for å sikre at alle får tilsendt melding).
E-post meldinger vil bli sendt fra no-reply@smartorg.no til de gruppene du velger og vil ikke kunne svares direkte på.
Meldingene merkes med “Sendt til <medlem> fra SmartOrg på vegne av <forening>. Svar sendes til: <din E-post adresse>.
Når du sender meldinger velger du mottaker basert på grupper. Her er det 2 standardgrupper “Kun styremedlemmer” eller “Alle medlemmer”. I tillegg lager du dine egne tilpassede grupper under fanen “Grupper”.
Hvis dere har behov for å sende nyhetsbrev eller mer rikere formaterte E-poster til medlemmer kan dere integrere medlemsdatabasen i Smartorg med Mailchimp som er en 3djepartstjeneste for å sende mer profesjonelle nyhetsbrev, kampanjer og segmentert informasjon til ulike grupper. (Gratis for opp til 2500 mailer i måneden). Innstilling for å synkronisere med Mailchimp finner dere under fanen «Innstillinger».
Møter
Her finner du funksjon for å lage møter, lage agenda, sende ut møteinnkalling og skrive referat og sende ut.
I bunnen av referatet er det også mulighet for å legge til digital signering av referat/protokoll.
Gå til referat.
Legg til en eller flere personer som skal signere.
Klikk på send til signering. Det vil da bli sendt ut en sms med link til e-signering.
Du vil se signaturene nederst på referatet etterhvert som de kommer inn.
Referatet kan lastes ned som signert PDF og vil f.eks være gyldig som vedlegg til endringsmelding til brønnøysundregistrene for endringer i styret.
Dokumenter
Dette er foreningens dokumentbibiliotek og viktige nøkkeldokumenter bør lagres og arkiveres her.
Brukere i rollen som Admin eller Manager kan laste opp og slette dokumenter her.
Hvis medlemmer er gitt tilgang til «Dokumenter» under innstillinger så vil også medlemmer ha lesetilgang til mapper og dokumenter her.
Historikk
Her finner dere logg over all aktivitet i portalen. Hvem som har gjort hva og når vil fremgå her.
Innstillinger
Her finner du nøkkelinformasjon for foreningen som vedtekter, stiftelsesdokument, styresammensetning, kontingent, tilganger, roller og ansvar.
Brukere med admin tilgang har mulighet for å gjøre endringer på innstillinger for foreningen, kontingent og tilganger. Endringer i styret må gjøres i tråd med foreningens vedtekter og prosesser for valg/endring av styre (styre velges og endres som regel av foreningens generalforsamling).
Under «godkjennere» legger dere inn de som godkjenner økonomi, utlegg, faktura og andre bilag (godkjenningsflyt skjer enkelt via E-post eller SMS varsling). Det er viktig at godkjennere er aktive brukere slik at prosesser ikke stopper opp hos dere.
Admin brukere kan endre tilgang på moduler for «Manager» (typisk styremedlemmer) og vanlige medlemmer, for eks. Dersom du ønsker at vanlige medlemmer ikke skal ha tilgang på «økonomi» klikker du av på denne så det vises rødt, da vil den være skjult (medlemmer i verv vil i noen tilfeller overstyre blokkering).
På kontingent kan du aktivere og redigere medlemstyper og aktivere og sette ulike kontingenter og kontingent beløp (Hovedmedlem, familiemedlem, støttemedlem eller ikke-betalende medlem).
Hovedmedlem er et helt vanlig medlem i foreningen og her kan pris differensieres på alder.. Det er også mulig å aktivere støtte og egen pris for familiemedlem, støttemedlem (f.eks medlemmer av søsterorganisasjon) og å tillate ikke-betalende medlemmer (f.eks frivillig medlemskap uten betaling).
Kontingentmatrisen dere velger vil automatisk gjenspeiles i Innmeldingsskjemaet. Lenke til innmeldingsskjema finnes nederst til høyre på “Oversikt”. Denne lenken kan deles der dere ønsker (som mail, på deres nettside eller på Facebook eller andre sosial medier)
Lag snarvei til SmartOrg på PC eller legg inn som App på telefon:
Slik lager du snarvei på Windows / PC
1) Åpne nettleser på mobilen og skriv inn adressen https://portal.smartorg.no Tilpass vinduet til nettleseren slik at du også ser skrivebordet.
2) Klikk og hold på ikonet til venstre i feltet der nettadressen står (hvordan ikonet ser ut kommer litt an på hvilken nettleser du har, men prinsippet er det samme).
3) Dra nettsiden over til en ledig plass på skrivebordet – og slipp.
4) For å bokmerke siden i nettleseren din klikk i menyen på nettleseren din og bruk funksjonen «bokmerke» eller «favoritter»
Snarvei-ikonet blir liggende tilgjengelig på skrivebordet og gir deg rask tilgang til nettsiden.
2) Klikk på menysymbolet (de tre prikkene) og velg «Add to Home screen» eller «Legg til på startside» på norsk.
3) Navngi snarveien (Eks. SmartOrg)
4) Velg «ADD» i menyboksen om du vil den skal legge seg automatisk på hjemskjermen, eller «Touch and hold» hvis du vil plassere den manuelt akkurat der du vil ha den.
Medlemmer 
Aktiviteter / prosjektregnskap 
