Teknologi og informasjon utveksles raskere enn noensinne, og spørsmål om personvern har blitt svært presserende. Dette gjelder ikke bare for individuelle internettbrukere, men også for organisasjoner på ulike nivåer, inkludert foreninger, sameier og velforeninger. Mens slike organisasjoner tradisjonelt har vært kjent for å håndtere lokale saker som vedlikehold av fellesområder eller sosiale arrangementer, har de nå også blitt forvaltere av personlig informasjon som kan berøre medlemmenes privatliv.

I denne artikkelen vil vi utforske viktigheten av personvern i foreninger, sameier og velforeninger. Vi vil se nærmere på hva som kan gjøres for å sikre medlemmenes rettigheter og integritet, og hvordan SmartOrg kan bidra til personvern og håndtering av personopplysninger.

Vi skal også se på noen beste praksiser og retningslinjer som foreninger, sameier og velforeninger kan implementere for å opprettholde et høyt nivå av personvern, samtidig som de opprettholder effektiv drift og kommunikasjon med medlemmene. Gjennom å forstå og adressere utfordringene knyttet til personvern, kan slike organisasjoner bygge tillit og fremme en sunn og trygg fellesskapskultur.

 

Hva er personopplysningsloven og GDPR?

Personopplysningsloven er en norsk lov som regulerer behandlingen av personopplysninger i Norge. Den fastsetter retningslinjer og krav for hvordan organisasjoner og enkeltpersoner må håndtere, beskytte og respektere personvernrettighetene til enkeltpersoner i landet. Loven bygger på GDPR (General Data Protection Regulation), som er en europeisk forordning utstedt av EU og EØS for å beskytte personvernrettighetene til borgere i EU- og EØS-landene. GDPR har bredere internasjonal innvirkning og fastsetter et enhetlig rammeverk for personvernpraksis, med strenge krav til organisasjoner som behandler personopplysninger. Personopplysningsloven i Norge implementerer GDPR i nasjonal rett og gir også nasjonale bestemmelser som er spesifikke for Norge. Sammen sikrer disse lovene at personvern blir beskyttet og respektert i landet.

Les mer om personopplysningsloven hos Datatilsynet

1. Samtykke og Tilgangskontroll

Det første skrittet i å beskytte medlemmenes personvern er å sikre at de har gitt klart samtykke til innsamling og bruk av deres personopplysninger. Her er noen viktige punkter:

• Samtykke: For å sikre at medlemmenes personvern respekteres, bør styret aktivt be alle medlemmer om klart og frivillig samtykke til innsamling og bruk av deres personopplysninger. Dette kan gjerne skje ved innmelding, hvor informasjon og vilkår om hvordan medlemmets data vil bli brukt, og hvem som vil ha tilgang til den er oppgitt. Dette kan blant annet gjøres i SmartOrg under innstillinger i feltet «Informasjon og vilkår», hvor dere kan selv definere informasjon og vilkår som vises i registreringslenken og i epost til nye medlemmer.

• Aktiver Brukerkonto: Styret bør også sørge for at medlemmer aktiverer sin brukerkonto i SmartOrg, da inaktive medlemmer ikke har samtykket aktivt til lagring av personopplysninger i medlemssystemet.

• Tilgang og Kontroll: Medlemmene må ha enkel tilgang til og kontroll over egne opplysninger. Dette betyr at de skal kunne oppdatere eller fjerne sine data når de ønsker det. Her er det også viktig at styret sørger for at medlemmer som i utgangspunktet ikke lenger er medlem i organisasjonen ikke har tilgang eller opplysninger lagret i medlemssystemet.

2. Begrens Tilgang til Personopplysninger

Styrets ansvar inkluderer også å begrense tilgangen til personopplysninger til de som faktisk trenger det for organisasjonens drift. Her er noen nøkkelaspekter:

• Tilgangsbegrensning: Kun de som trenger tilgang til medlemssystemet for å utføre sine oppgaver skal ha det. I SmartOrg finnes det fleksibilitet på dette, og dere har både funksjoner for å styre tilgang til medlemsliste (Innstillinger -> Roller),  begrense hvilke felter som skal synes i medlemslista (innstillinger -> Felter i medlemsliste), samt egen Personvern innstilling for å sørge for at kontakt/medlemsinformasjon uansett ikke blir synlig for andre medlemmer.

• Rett til Sletting: Styret må være kjent med medlemmenes personvernrettigheter, inkludert retten til å få sine data slettet ved forespørsel. Derfor må det sikres at personer som melder seg ut av organisasjonen ikke lenger har personopplysninger i medlemssystemet.

3. Grunnlag og behov for lagring av personopplysninger

Organisasjonen må ha et lovlig grunnlag for å behandle personopplysningene, som samtykke, kontrakt, rettslig forpliktelse, livsviktige interesser, oppgave utført i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, eller berettiget interesse. Det er derfor lurt å definere organisasjonens formål og hensikt i vedtektene eller vilkår for medlemskap.

• Definere formål: Vedtektene bør inneholde en grundig definisjon av organisasjonens formål. Dette inkluderer hva organisasjonen arbeider for, dens målsettinger, og hvilke aktiviteter den utfører. Medlemmene må kunne identifisere seg med og støtte organisasjonens formål før de deler sine personopplysninger. Dette gir en klar forståelse av hvorfor datainnsamling er nødvendig..

• Personvernretningslinjer: Tydelige retningslinjer for innsamling, lagring og bruk av medlemmenes personopplysninger bør inkluderes i vedtektene. Dette gir medlemmene klarhet om hva som kreves for medlemskap og hvordan deres opplysninger vil bli behandlet.

• Tidsbegrensning: Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for. (et pågående medlemskap er uproblematisk så lenge formålet ikke endres).

Tips og råd

• Medlemsinvolvering: Involver medlemmene i prosessen med å utvikle eller revidere vedtektene for å sikre deres forståelse og støtte for personvernbestemmelsene.

• Oppdatering: Sørg for at vedtektene blir jevnlig oppdatert for å reflektere organisasjonens endringer i formål og aktiviteter. Dette holder medlemmene informert om hvordan deres personopplysninger kan bli brukt i tråd med organisasjonens utvikling

• Klart Språk: Bruk klart og forståelig språk når du beskriver organisasjonens formål og aktiviteter. Unngå unødvendig juridisk eller teknisk terminologi som kan forvirre medlemmene.

Ved å inkludere klare definisjoner av formål og aktiviteter i organisasjonens vedtekter eller vilkår for medlemskap, oppnår styret en transparens som er essensiell for medlemmenes tillit. Dette gir også medlemmene en følelse av at deres personvern blir tatt på alvor og at deres opplysninger vil bli behandlet i samsvar med organisasjonens mål og hensikt.

4. Hold Deg Oppdatert og Følg Lovene

Styret bør være oppdatert om eventuelle endringer i personvernlovgivningen og sørge for at organisasjonen til enhver tid følger loven. Dette kan inkludere:

• Følge Utviklingen i Personvernlovgivning: Personvernlovgivningen er ikke statisk; den utvikler seg over tid. Det kan komme nye regler og krav som organisasjonen må etterkomme. Derfor er det viktig å holde seg oppdatert om endringer i personvernlovgivningen og være villig til å tilpasse seg.

• Opplæring og Bevissthet: Styret bør sørge for at organisasjonens medlemmer og ansatte er oppdatert om de nyeste retningslinjene og kravene knyttet til personvern. Dette kan inkludere opplæring og bevisstgjøring om hvordan man skal håndtere personopplysninger korrekt.

Tips og Råd

• Databeskyttelsesansvarlig: Utpeke en person eller en gruppe som har ansvar for å følge med på endringer i personvernlovgivningen og sørge for at organisasjonen etterkommer kravene. Dette kan inkludere å ha en personvernansvarlig eller en personvernkomité.

• Regelmessige Vurderinger: Planlegg regelmessige vurderinger av organisasjonens personverntiltak for å identifisere områder som krever forbedring eller tilpasning

• Samarbeid med Eksterne Eksperter: Om nødvendig, søk hjelp fra personvernekspertise eller juridiske rådgivere for å sikre at organisasjonen er i samsvar med alle relevante krav.

 

Dette gjør du dersom organisasjonen holder på sensitive personopplysninger

Dersom du har sensitive personopplysninger som krever spesiell behandling, oppfordrer vi deg til å kontakte oss for å etablere en skreddersydd databehandlingsavtale. Vi gjør oppmerksom på at dette i utgangspunktet går i mot våre betingelser, men vi er åpne for å vurdere og håndtere spesielle tilfeller etter behov. Vårt mål er å ivareta ditt personvern på best mulig måte, samtidig som vi følger gjeldende lover og retningslinjer.

Hva er sensitive personopplysninger?

I konteksten av foreninger, sameier og velforeninger refererer sensitive personopplysninger til informasjon som kan avsløre en persons:

• Rase
• Etnisitet
• Religiøse tro
• politiske synspunkter
• Helsestatus
• Seksuell orientering
• kriminell historie
• Andre svært private detaljer om deres liv

Slike opplysninger anses som ekstra følsomme og krever en spesiell grad av beskyttelse og forsiktighet når det gjelder innsamling, lagring og bruk, i samsvar med personvernlovgivningens strenge krav. Foreningen eller sameiet vil normalt sett begrense innsamling og behandling av slike opplysninger til det som er absolutt nødvendig, og i tråd med relevante juridiske retningslinjer.