​Etter årsmøtet er det viktig at det nye styret samles for å sette retning for arbeidet fremover. Det første styremøtet gir en mulighet til å bli kjent, forstå foreningens mandat og diskutere mål for det kommende året. Her er en anbefalt agenda og noen nyttige tips for å sikre en effektiv start.

Anbefalt agenda for første styremøte:

1. Velkommen og presentasjonsrunde

Start møtet med en runde der alle styremedlemmer introduserer seg. Dette er spesielt viktig dersom det er nye personer i styret. En kort presentasjon av bakgrunn, erfaring og motivasjon for å være med i styret skaper et godt grunnlag for samarbeid.

2. Foreningens historie og mandat

Det er viktig at alle styremedlemmer har en felles forståelse av foreningens formål, verdier og mandat. Gå gjennom:

• Foreningens historie og utvikling
• Formål og vedtekter
• Tidligere års arbeid og resultater
• Forventninger til styrets rolle og ansvar

3. Hva ønsker vi å jobbe med dette året?

En åpen diskusjon om hva styret ønsker å oppnå i løpet av perioden er verdifullt. Spørsmål som kan diskuteres inkluderer:

• Hvilke prosjekter eller tiltak bør prioriteres?
• Er det noen utfordringer vi må håndtere?
• Hvordan kan vi involvere medlemmer mer aktivt?
• Skal vi etablere nye samarbeid eller søke støtteordninger?

4. Praktisk organisering av styrearbeidet

For å sikre en effektiv arbeidsflyt bør styret bli enige om:

• Fordeling av roller (leder, nestleder, kasserer, sekretær, mm.)

• Møteplan for året

• Kommunikasjonsverktøy (e-post, meldingssystem, deling av dokumenter)

• Ansvarsfordeling for konkrete oppgaver

5. Budsjett og økonomi

En kort gjennomgang av foreningens økonomi gir styret et godt grunnlag for planlegging. Dette kan inkludere:

• Oversikt over inntekter og utgifter
• Budsjett for inneværende år
• Eventuelle økonomiske forpliktelser
• Muligheter for inntektsgenerering eller tilskudd

6. Eventuelt

Avslutt med en runde der styremedlemmer kan ta opp saker de ønsker å diskutere.

Tips for et vellykket første styremøte

• Sett av nok tid: Det første møtet kan ta litt lenger tid enn vanlig for å sikre god gjennomgang og dialog.

• Forbered sakspapirer: Send ut agenda, vedtekter og relevant informasjon på forhånd.

• Vær åpen og inkluderende: Skap en kultur for godt samarbeid og åpen kommunikasjon.

• Avklar forventninger: Sørg for at alle forstår sine roller og ansvar.

• Ha en plan for oppfølging: Oppsummer beslutninger og oppgaver slik at alle vet hva som skjer videre.

Med en god start på styrearbeidet legger dere grunnlaget for et produktivt og givende år for foreningen!

Velg SmartOrg som foreningsportal for din forening

SmartOrg tilbyr nå nettside/hjemmeside i samarbeid med vår samarbeidspartner Frameworks AS. Dette er noe våre kunder har etterspurt og som vi nå endelig kan lansere!

Nettsiden snakker sammen med SmartOrg-portalen til din organisasjon, og skal kunne brukes selv om man ikke har teknisk kompetanse.

Nettside leveres av samarbeidspartner

Frameworks er eksperter på webdesign og holder til i Arendal. Vi kjenner de godt og er takknemlige for at vi sammen har utviklet rimelige nettsider som skal være enkle å ta i bruk for foreninger og sameier.

Daglig leder i Frameworks, Simen Wiik sier dette om samarbeidet:

Nå gjør vi det superenkelt for foreninger å komme i gang med en nettside som inneholder akkurat det de trenger. Vi fjerner alt som tradisjonelt har vært knotete med å bygge en nettside, slik at vi kun sitter igjen med det som er morsomt, nemlig innholdet.
Vi gleder oss til å hjelpe foreninger og andre organisasjoner med å skape en digital tilstedeværelse for alle, for vi vet hvor viktig det er at man ikke bare sitter igjen på facebook nå som spesielt de yngre generasjonene i stor grad unngår den plattformen.

Daglig ledere i Frameworks, Simen Wiik, og SmartOrg,
Geir Arntzen Andrew.

Nettsiden vil snakke med SmartOrg-portalen til organisasjonen, og det er enkelt å lage og redigere innhold selv.

Frameworks trekker frem at det er viktig å ikke ekskludere medlemmer som ikke er på de riktige sosiale mediene, og med en nettside blir foreningen tilgjengelig for alle. Samtidig blir det lettere å finne foreningen med en nettside, spesielt via søkemotorer som Google, som kan gjøre rekruttering av nye medlemmer enklere.

Når man forteller om foreningen sin, deler nyheter, skriver om arrangementer og gjør bilder tilgjengelig på nettsiden blir innholdet tilgjengelig for alle, og man når ut med budskapet til enda flere enn om man bare publiserer innlegg på sosiale medier og sender ut e-poster.
Noen foreninger har sponsorer eller samarbeidspartnere. Med en nettside er det enkelt å vise frem disse, som igjen kan gjøre det enklere å få støtte til foreningen siden man kan sikre at sponsoren blir synlig for alle som besøker nettsiden.

Lag egne bli-medlem-sider med argumenter og fordeler som brukes i markedsføring for å tiltrekke foreningen flere medlemmer.
Investeringen i nettsiden betaler seg selv igjen og igjen om man bruker den til å få en ny sponsor eller noen nye medlemmer. Alle store foreninger har nettsider som de bruker aktivt til slike formål.

Funksjoner for nettsiden:

Tilpasset alle skjermstørrelser.
Få nettsiden med foreningens fargepalett og logo.
Nyheter med bilder, tekst og arkiv.
Opprett og del arrangementer med påmeldingslenke.
Egne sider for lokallag og grupper i foreningen.
Mulighet for innmeldingsskjema, «om oss», aktuelt og kontaktinformasjon
Bildegalleri med mappestruktur for enkel samling, organisering og deling av bilder.
GDPR-vennlig og helt fri for informasjonskapsler (man trenger ingen cookie-popup).
Enkel sidebygger og redaktørtilganger til å lage og redigere innhold selv.

Pris fra 3000,- i etablering og 500,- per måned i drift.
Dekker drift inntil 1GB lagring (bilder, video, dokumenter) og daglig backup.

Hvis dere har behov for flere maler, eget design og tilpasninger tilbyr vi dette på timebasis eller avtalt fastpris (fra 990,- per time)
Priser er eks mva.
Drift av nettløsning etterskuddsfaktureres per 3 mnd.

Eksempelside på hvordan en nettside kan se ut.

Bildeeksempler på mobil:

Her er noen eksempler på faktisk nettsider laget via SmartOrg:
Velferds- og innovasjonspartiet (VI-partiet)
Grimstad Løpeklubb 
Senioruniversitetet i Arendal

Flere kommer..

Ble du interessert i SmartOrg-portal for din forening eller sameie? Du kan teste oss gratis i 1 måned!

Det å ha verv i velforeningen kan være utrolig givende. Du får bidratt positivt i ditt nærmiljø, og kanskje sørge for at ditt bomiljø blir best mulig. Samtidig kan det være krevende, for vervet kommer også med plikter og ansvar.

SmartOrg vil gjøre det enklest mulig å ha verv i velforeningen, og har derfor laget en guide på 9 sider.

Den kan du laste ned gratis og dele med de andre styremedlemmene.

Vi vil også oppfordre deg til å sjekke ut vår samarbeidspartner Vellenes Fellesorganisasjon. Nye velforeningskunder som er medlem der får 15% rabatt på SmartOrg-lisensen!

Arendalsuka er en fantastisk mulighet for organisasjoner å vise frem sitt arbeid, bygge nettverk, og påvirke politiske beslutningstakere. For å få mest mulig ut av deltakelsen, har vi i SmartOrg samlet våre beste tips til hvordan du kan lykkes på stand, i møte med politikere, og under arrangementer.

Vi i SmartOrg lanserer derfor våre 10 råd til Arendalsuka:

1. Forbered en engasjerende stand

En velorganisert og innbydende stand tiltrekker flere besøkende. Sørg for at standen din er visuelt tiltalende med tydelige bannere og informativt materiell. Ha også tilgjengelig digitale presentasjoner eller demoer som viser hva organisasjonen din tilbyr.

2. Vær klare på budskapet

Definer klare budskap og mål før du møter opp. Hva ønsker du å oppnå? Hvilke tre hovedpunkter ønsker du at folk skal huske om din organisasjon? Sørg for at alle som bemanner standen er godt informert og kan formidle disse budskapene effektivt.

3. Tren på åpne og lukkende spørsmål

Åpne spørsmål oppmuntrer til dialog, mens lukkende spørsmål kan hjelpe deg med å konkretisere og avslutte samtaler. Tren på begge typer for å holde samtalene flytende og målrettede, uansett om du snakker med politikere eller mulige medlemmer/kunder på stand.

4. Vær tydelig og kortfattede

Politikere og beslutningstakere har ofte en travel timeplan. Vær tydelig og kortfattet når du formidler din sak. Forbered et kort pitch som raskt forklarer hvem dere er, hva dere gjør, og hva dere ønsker å oppnå.

5. Forstå politikernes agenda

Gjør research på de politikerne du ønsker å snakke med. Forstå deres agenda og prioriteringer, og tilpass budskapet ditt deretter. Dette viser at du er forberedt og at du respekterer deres tid og arbeid.

6. Velg arrangementer med omhu

Det er mange arrangementer under Arendalsuka, så velg de som er mest relevante for din organisasjon. Se etter arrangementer der du kan lære noe nytt, få inspirasjon, eller møte nøkkelpersoner i din sektor.

7. Delta aktivt i debatter

Å delta i debatter gir synlighet og viser at organisasjonen din er engasjert og kunnskapsrik. Forbered deg godt og vær klar til å dele innsikt og meninger på en konstruktiv måte.

8. Mingle strategisk

Mingling kan føre til viktige kontakter og muligheter. Vær åpen og nysgjerrig når du møter nye mennesker. Ta initiativ til samtaler, og vær ikke redd for å introdusere deg selv og din organisasjon.

9. Følg opp etter Arendalsuka

Samle visittkort og kontaktinformasjon, og sørg for å følge opp med en personlig e-post eller telefonsamtale etter Arendalsuka. Dette viser profesjonalitet og interesse for videre samarbeid.

10. Evaluer og forbedre

Etter Arendalsuka, sett av tid til å evaluere hva som gikk bra og hva som kan forbedres til neste år. Involver teamet ditt i evalueringen og noter ned alle viktige lærdommer.

Arendalsuka gir en unik plattform for synlighet og innflytelse. Med disse tipsene håper vi at din organisasjon vil kunne maksimere sitt utbytte og skape varige inntrykk og forbindelser.

SmartOrg er lokalisert i Arendal, og vi møter gjerne din organisasjon for å høre om vårt medlemssystem kan passe dere. Vi er også på jakt etter samarbeidspartnere, og vil gjerne bli bedre kjent med andre virksomheter for å se om vi har noe til felles. Ta kontakt med markedssjef Maiken McNeill på maiken@smartorg.no 

Vi ønsker deg lykke til på Arendalsuka!

HMS og internkontroll på lekeplassen:

Hvem har ansvaret for lekeplassen?

Den som anskaffer eller eier lekeplassutstyr er ansvarlig for jevnlig ettersyn og vedlikehold, slik at utstyrets sikkerhetsegenskaper opprettholdes. Ofte er det dermed styre i en velforening eller et sameie som har dette ansvaret.

Internkontroll i sameier og velforeninger innebærer at styret skal kartlegge hvilke ulykker som kan inntreffe, og sørge for å gjennomføre tiltak som vil hindre at disse ulykkene skjer. Dette er spesielt viktig med tanke på lekeplassen.

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at sameier og velforeninger planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder organisasjonen sin i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS).

Hvilke regler gjelder for vedlikehold og tilsyn av lekeplass eller fellesanlegg?

Lekeplassen skal oppfylle myndighetenes krav for å sikre barn et trygt område for lek, samt minimalisere risikoen for ulykker. Regelverket rundt dette feltet kan være omfattende og komplisert. Formålet med denne artikkelen er å gi en oversikt over de viktigste elementene i regelverket, samt hvordan dere kan planlegge neste runde med internkontroll. De ulike kravene som foreligger, varierer selvsagt med omfanget av lekeplassen. Ved større lekeplasser anbefales det at sameiet eller velforeningen aktiviserer ekstern kompetanse for å utføre kvalitetssikring iht. til gjeldende lover og forskrifter for lekeplasser.

Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr trådte i kraft i juli 1996. Den er hjemlet i Produktkontrolloven og omfatter både eksisterende og nytt utstyr. Kravene i forskriften gjelder både lekeutstyr som produseres av profesjonelle produsenter og apparater som er laget på dugnad.

Lekeapparatene skal blant annet tåle belastningen av voksne personer, som også skal kunne komme til på alle steder på apparatene. Dette er viktig for at man skal kunne komme til dersom barn har satt seg fast.

Videre skal kanter og hjørner på lekeutstyret være avrundede for å hindre skade. Hodeskader som følge av fall forårsaker de mest alvorlige ulykkene på lekeplassen. Det er derfor viktig å sørge for at fallunderlaget under klatrehus, sklier og lignende er støtdempende, for eksempel støtsand eller grus.

Vurder en styreansvarsforsikring

Styreansvaret er et personlig ansvar. Dette betyr i praksis at man kan bli holdt personlig ansvarlig hvis styret gjør en feil de kan klandres for med hensyn til HMS. Det er eksempler fra rettsvesenet på at styret har blitt holdt ansvarlig etter sikkerhetsbrudd og ulykker, for eksempel der en familie saksøkte styret etter at et barn ble sterkt skadet som følge av at brann- og rømningsveiene ikke var forskriftsmessig ivaretatt. Forutsetningen for å komme i ansvar, rettslig og juridisk, er imidlertid at du har opptrådt uaktsomt.

En styreansvarsforsikring kan være et sikkerhetsnett. Forsikringen dekker det personlige erstatningsansvaret du som styreleder eller styremedlem kan komme i ved utøvelse av styrearbeidet i ditt sameie eller din velforening. Dersom én eller flere i styret blir holdt økonomisk ansvarlig, vil styreansvarsforsikringen dekke juridisk bistand gjennom hele saken. Skulle rettssaken tapes, dekker forsikringen både utgifter og krav iht. til dommen.

SmartOrg gjør det lettere å organisere HMS og internkontroll arbeidet

I SmartOrg-portalen har du flere nyttige verktøy som gjør styrearbeidet enklere. Smartorg er tilpasset både drift av Velforening og Sameie. Med SmartOrg sin møtemodul kan dere enkelt kalle inn til styremøter og årsmøter. Bruk en av de ferdig konstruerte malene, eller lag din egen agenda. Dere kan ta referatet direkte i portalen og sende ut til signering med en gang. Enklere blir det ikke!

Sett HMS og internkontroll på agendaen under neste styremøte. I SmartOrg har vi laget en egen årshjul og oppgavemodul som gjør det enklere å lage et enkelt årshjul, samt delegere oppgaver med frister og ansvar. I Smartorg har dere også et dokument bibliotek som er egnet for å lagre dokumentasjon, sjekklister og tiltaksplaner. Bruk gjerne disse verktøyene aktivt under styremøter for å danne er oversiktsbilde på oppgavene som skal gjennomføres i løpet av året.

For å gjøre dette enkelt og konkret har vi her inkludert et forslag til en sjekkliste for lekeplassutstyr slik at det blir lettere å komme igang med enkel HMS og internkontroll.

Sitter du som styreleder, kasserer eller styremedlem i et sameie eller forening? Forberedelse til årsoppgjør, regnskap og årsmøte kan for mange være krevende prosesser.

Norge kjennetegnes av den sterke dugnadsånden, og det er tusenvis av frivillige som tar på seg ofte ubetalte verv for å skape gode lokalsamfunn, morsomme aktiviteter eller orden og trivsel i sameiet ditt. For mange av oss har dette også en skyggeside. Slike verv kommer gjerne på toppen av en allerede hektisk hverdag. I tillegg er mange oppgaver preget av kjedelig administrasjon som kanskje ikke alltid føles like meningsfullt å sitte med på kveldstid eller i helgene.

Derfor er det mange som kjenner på at de ikke strekker til, og ofte er på etterskudd med oppgaver som burde ha vært prioritert. Den velkjente dårlige samvittigheten kommer snikende, og når fristene nærmer seg så kan det fort bli stress og hastverksarbeid for å få alt på plass.

Det er da det gjelder å holde hodet kaldt, ta et steg tilbake og tenke over hvordan arbeidet i foreningen eller sameiet ditt er organisert.

«Godt organisert er halve jobben» sier et gammelt ordtak, her er 4 nøkkelspørsmål som kan være viktige å ta stilling til:

Har dere et velfungerende styre der oppgavene er godt fordelt, og alle vet og tar sitt ansvar?

Ved neste styremøte, forsøk å ta en runde rundt bordet og be folk spille inn hva de ønsker som hovedansvar – gjerne med konkrete oppgaver. Kanskje det også vil være relevant med en målsetning eller strategi? I SmartOrg har vi laget maler for slike møter, og her er det også enkelt å innkalle, skrive referat og evt. ta inn signaturer på møteprotokoller.

Vil du ha tilsendt vårt forslag til agenda for årsmøtet? Legg igjen din epost-adresse under!

Tilbakemelding 

Flerer spørsmål, innspill eller kommentarer?
Send oss en melding i skjema under eller på kontakt@smartorg.no
Er du allerede kunde hos oss, kontakt oss gjerne på support@smartorg.no

Våren er normalt årsmøtetid for de fleste sameier.

Har ditt sameie kontroll på alle ting som skal gjøres for å lose årsmøtet trygt i havn?

Frykt ikke. I denne artikkelen skal vi hjelpe deg med en oversikt over hva loven sier du skal gjøre. Vi gir deg også tips til hva dere bør ha på agendaen, hvordan innkallingen bør være og hvordan du gjennomfører selve årsmøtet.

Hvis du bruker SmartOrg er det meste av dette på plass for deg, men det skader aldri med for mye innsikt.

La oss komme i gang.

Dette sier loven om årsmøtet i sameiet

Det første som er greit å ha for seg er hva loven sier.

For boligsameier er det eierseksjonsloven som setter rammeverket om hva et sameie kan og ikke kan gjøre.

Det er spesielt tre paragrafer som er greit å ha for seg når du skal planlegge årsmøtet:

• § 41 forteller deg at årsmøtet må holdes innen utgangen av juni.
• § 44 forteller deg hvilke saker årsmøtet skal behandle.
• § 53 forteller deg at det skal føres protokoll over sakene som behandles, og beslutningene som fattes.

Det er naturligvis viktig at man følger de kravene som er satt for å drive et sameie. Det er spesielt viktig når noen skal selge boligen sin, når noen skal kjøpe en bolig i sameiet eller hvis dere for eksempel skal ta opp lån. I disse tilfellene er det viktig å kunne vise til at sameiet drives skikkelig.

Sålenge sameiet ditt bruker SmartOrg er det superenkelt. Vi har nemlig satt hele rammeverket for deg og automatiserer de administrative oppgavene.

Hvis dere ikke allerede bruker SmartOrg, må dere gjerne prøve plattformen gratis i 30 dager ved å klikke her.

Ellers er det bare å lese videre. Nå som du vet hva loven sier at du gjør, vil vi utdype med litt mer kontekst.

Dette må du gjøre før årsmøtet

Det aller første dere må gjøre er å sette dato for årsmøtet. I henhold til loven må dette være før utgangen av juni hvert år (unntaket var 2020 da fristen ble utsatt til 31 oktober).

Det neste dere må gjøre er å varsle seksjonseierne om datoen for årsmøtet og gi dem en frist for innsending av forslag som de vil behandle på møtet. Sørg for at fristen dere setter gir styret tilstrekkelig tid til å gå gjennom forslagene, og komme med en innstilling.

Vi anbefaler at dere varsler seksjonseierne skriftlig, enten på e-post, SMS eller ved å legge en fysisk lapp i postkassen til de ulike seksjonseierne.

Hvis dere bruker SmartOrg går du bare til meldingsfanen, velger om du vil sende e-post eller SMS, skriver meldingen og sender den ut. Du trenger ikke lete opp kontaktinformasjon til alle seksjonseierne – den burde være i systemet allerede.

Når meldingen er sendt kan dere begynne å forberede agendaen og sakene som skal behandles. I tillegg må dere klargjøre årsrapporten som i hovedsak utgjør den formelle innkallingen til årsmøtet.

Slik klargjør du årsrapporten i sameiet

1. Klargjør årsregnskapet

Alle sameier er pliktig til å følge tilstrekkelig regnskap ihht. eierseksjonsloven. Når året er omme skal alle inntekter og utgifter summeres opp i et årsregnskap som presenteres for årsmøtet.

Regnskapet trenger ikke være komplisert, men det er viktig å dokumentere alle transaksjoner som går inn og ut av sameiet. På den måten vil det ikke oppstår noe tvil om noen stiller spørsmål med en transaksjon dere har hatt.

Hvis sameiet ditt har flere enn 21 enheter er dere regnskapspliktige ihht regnskapsloven og da må du være klar over at det er noen andre krav til regnskapet ditt.

Hvis sameiet bruker SmartOrg vil årsregnskapet være ført automatisk, så du trenger ikke tenke på dette punktet.

2. Lag årsberetning

Årsberetningen er en oppsummering av hvordan status er i sameiet og gir gjerne en redegjørelse av hva styret har jobbet med i inneværende periode. I årsberetningen er det ofte greit å ha med følgende punkter:

• Generelle opplysninger: Her skriver man gjerne hvor mange seksjoner man har, hvilket gnr. og bnr. sameiet ligger på og hvilken kommune sameiet er i. Det kan også være fint å skrive sameiets adresse, organisasjonsnummer og hvorvidt det er registrert i foretaksregisteret eller ikke.
• Styrets sammensetning: Her skriver man navnet på styremedlemmene og hvilken posisjon de har hatt i perioden.
• Styrets arbeid: Her skriver man hvor mange styremøter man har avholdt i perioden, hvor mange saker man har behandlet. Skriv gjerne også litt om hvilke saker man har behandlet, utfallet av behandlingen og spesielle merknader.
• Redegjørelse for årsregnskapet: Her bemerker du et overskudd eller eventuelle underskudd og legger ved kommentarer til årsregnskapet. Hvis det er andre forhold (som gjeld, lån eller andre spesielle omstendigheter) rundt regnskapet kan du gjerne også bemerke det under dette punktet. Bemerk gjerne forslag til hvordan dere vil bruke av overskuddet, eller hvordan dere skal dekke inn underskudd hvis dette ikke fremgår av årsregnskapet.
• Fortsatt drift: Under dette punktet kan man gjerne bemerke summen av disponible midler ved utgangen av regnskapsåret og hvorvidt det var en økning eller nedgang fra forrige periode.

Sameier som bruker SmartOrg vil kunne slippe å tenke på mesteparten i dette punktet, da portalen automatisk lager et forslag til både styrets årsberetning og revisorberetning som dere kan se over, justere og signere.

3. Lag styrets innstilling til forslagene som har kommet inn

Hvis det har kommet inn noen forslag fra seksjonseierne er det viktig at dere i styret diskuterer dem og kommer med en innstilling før årsmøtet. I dette punktet presenterer dere hva dere anbefaler årsmøtet å vedta.

Hvis dere bruker SmartOrg anbefaler vi at dere legger forslagene som vedlegg i selve årsmøtet. På den måten blir forslagene sendt ut med innkallingen og det er enkelt å hente opp forslagene når de skal behandles.

4. Lag et forslag til budsjett

Et godt budsjett gjør det enkelt å drive et sameie godt. Samtidig blir det enkelt å vite hva felleskostnadene skal være. I SmartOrg hjelper vi alle i plattformen med å sette opp et budsjett og en kontoplan, som du kan enkelt kopiere og gjøre justeringer fra et år til et annet.

På generelt grunnlag har vi sett at disse budsjettlinjene er viktige å få med:

Inntekter

• Innbetaling av felleskostnader
• Renteinntekter

Utgifter

• Forsikring
• Avsetning til vedlikehold
• HMS og internkontroll
• Styrehonorar
• Kostnader til regnskapsfører, forretningsfører eller SmartOrg
• Gebyrer

Andre budsjettlinjer kan være brøyting, strøm, sosiale tiltak (som kostnader ved dugnad), innkjøp osv.

5. Sett en agenda for årsmøtet.

Loven sier noe om hvilke saker et årsmøte skal behandle. Ifølge eierseksjonsloven skal årsmøte behandle og godkjenne årsrapporten, regnskapet og gjennomføre valg til styret. Det er også et krav at møteleder og minst én person til signerer protokollen. Denne protokollen må være tilgjengelig for seksjonseierne i etterkant. Det vil den alltid være i SmartOrg portalen.

I tillegg kan det være innspill fra seksjonseierne som må behandles.

Alle sameier bør også behandle et budsjett for kommende periode.

I mange sameier kan det også være lurt å sette opp et årshjul for aktiviteter, vedlikehold og liknende som tas opp og behandles på årsmøtet.

Vi anbefaler at en agenda til årsmøtet som ser slik ut:

• Konstituering av årsmøtet: Her velger dere en møteleder, referent og hvem som skal signere protokollen. Deretter settes årsmøtet. Det er også vanlig å godkjenne innkallingen.
• Behandling av årsrapporten, inkludert regnskap: Her behandler dere årsrapporten og lar seksjonseierne komme med merknader før den tilslutt eventuelt godkjennes.
• Behandling av budsjett for neste periode: Ta utgangspunkt i forrige årsbudsjett og gjør eventuelle justeringer. Hvis dere ikke har et budsjett hjelper vi dere med å sette et på bakgrunn av vår brede erfaring.
• Behandling av innkomne forslag: Her behandler dere styrets innstilling av forslag som er sendt inn før fristen. Hvis det ikke er noen forslag får dere bare videre i agendaen.
• Behandling av årshjul for neste periode: Hvis dere ikke har et årshjul kan dere lage et med utgangspunkt i en av malene vi har tilgjengelig i portalen.
• Valg: Her velges det styremedlemmer som er på valg i perioden. Normalt velges styremedlemmene samlet, mens styreleder velges i et separat valg.
• Signering av protokoll: Med Smartorg kan du føre referat direkte i portalen mens møtet foregår. Når møtet avsluttes kan protokollen signeres rett fra telefonen.

Hvis sameiet ditt bruker SmartOrg er også dette punktet tatt hånd om. Vi har maler som gir deg et forslag til agenda med ett klikk. Selve protokollen lar deg hente inn agendaen automatisk og skrive referatet mens møtet pågår. Når møtet så er ferdig kan du sende protokollen ut og få den signert der og da via telefonen. Protokollen ligger da lagret i møtet og er tilgjengelig for seksjonseierne, som loven tilsier.

Dette bør stå i innkallingen

I innkallingen til årsmøtet ønsker du seksjonseierne velkomne med et tidspunkt og et sted. Legg så ved agendaen og gjør andre merknader som du syns er nødvendig. Hvis du bruker SmartOrg oppretter du kun en aktivitet for årsmøtet.

I fanen «agenda» skriver du inn agendaen, og så laster du opp vedleggene som er relevante for årsmøtet. Når vedleggene er oppe og agendaen er skrevet kan du sende ut innkallingen til alle medlemmene. De får da meldingen du skriver og vedleggene du har lastet opp.

Det er noen få ting som er viktig å ha med seg når du skriver innkallingen. Hvis du har fulgt rådene våre over har du mest sannsynlig dekket de allerede. Dette er viktig å vite:

• Innkallelse til ordinært møte skal skje med minst åtte og maks tjue dagers varsel. Innkallelse til ekstraordinært møte kan om nødvendig skje med kortere varsel, men likevel minst tre dager i forveien.
• Innkallingen må være skriftlig. Elektronisk kommunikasjon (som epost eller SMS) dekker dette kravet.
• Sakene som skal behandles må stå tydelig i innkallingen. Hvis du har fulgt rådene våre til agendaen over, så har du dette på plass. Poenget er at hver enkelt seksjonseier har det klart for seg hva de går glipp av hvis de ikke møter, samtidig som de som møter har anledning til å forberede seg.
• For at et forslag som krever to tredjedels flertall skal kunne behandles, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen.

Slik gjennomfører du årsmøtet

Nå er det tid for å gjennomføre selve årsmøtet.

I utgangspunktet sier eierseksjonsloven at årsmøter helst skal foregå fysisk, men som følge av COVID 19 har det blitt innført en midlertidig forskrift som tillater digitale årsmøter.

På selve møte har alle seksjonseierne rett til å delta med forslags-, tale-, og stemmerett. Ektefeller og samboere har rett til å være til stede og til å uttale seg. Man kan også ta med seg en rådgiver på årsmøtet som har talerett dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

Hvis en seksjonseier ikke kan møte selv kan det utstedes fullmakt. Den må være skriftlig.

Møteledelse

Normalt er det styreleder som blir satt som møteleder på årsmøtet. Det er mulig å velge andre, som for eksempel en forretningsfører, en advokat, eller en representant fra SmartOrg. Møtelederen er ansvarlig for at det blir ført protokoll over de sakene man behandler, og hvilke vedtak som fattes.

Når møtet er ferdig er det viktig at protokollen føres og at den som nevnt blir lagt tilgjengelig for de ulike seksjonseierne. Protokollen underskrives normalt av møtelederen og minst én seksjonseier.

Opptelling av stemmer

Normalt har hver seksjon én stemme hver. Dette kan justeres i vedtektene og i noen sameier stemmer man etter sameiebrøken.

Alminnelig flertall

Hvis ikke noe annet er bestemt i vedtakene avgjøres beslutninger med vanlige flertall. Det fins noen unntak for særlige bomiljøtiltak, hvor kostnader som overstiger 5% av de samlede felleskostnadene krever to tredjedels flertall.

Hvis kostnadene for den enkelte seksjonseier overstiger mer enn halvparten av folketrygdens grunnbeløp krever det også tilslutning fra de seksjonseierne det gjelder. Det betyr at de selv er enige i å bruke penger på det tiltaket.

Kvalifisert flertall

Det er også noen andre unntak som krever to tredjedels flertall. De er listet i eierseksjonslovens §49:

1. Ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen eller tomten som går utover vanlig forvaltning og vedlikehold i det aktuelle sameiet.
2. Omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter.
3. Salg, kjøp, utleie, eller leie av fast eiendom, inkludert seksjoner i sameiet som tihører eller skal tilhøre seksjonseierne i fellesskap, eller andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går utover vanlig forvaltning.
4. Samtykke til at formålet for én eller flere bruksenheter endres fra boligformål til annet formål eller omvendt.
5. Samtykke til reseksjonering som fører til nye seksjoner og dette fører til en økning av det samlede stemmetall.
6. Endring av muligheten for korttidsutleie fra 90 dager (til fra 60-120 dager).

I tillegg kreves det to tredjedels flertall for å endre vedtektene.

Hvis stemmegivningen står likt skal man iht. eierseksjonsloven avgjøre saken ved loddtrekning. Også dette kan endres i vedtektene.

Enighet

I noen tilfeller kreves det at sameierne er enige. Det gjelder hvis:

1. Hele eller vesentlige deler av eiendommen skal selges eller bortfestes
2. Sameiet skal oppløses
3. Det er tiltak som medfører en vesentlig endring av sameiets karakter
4. Det er tiltak som går ut over seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser. Dette er uavhengig av størrelsen på kostnaden som det medfører, og uavhengig av hvor stort økonomisk ansvar eller utlegg det medfører for de enkelte seksjonseierne.

Det er viktig å være klar over at enighet ikke betyr enstemmighet. I saker hvor det må være enighet må alle seksjonseierne være tilstede, og alle må stemme for. Det er altså ikke nok at alle på møtet er enig, hvis en seksjonseier ikke er tilstede.

Tilslutning

Tilslutning betyr at den seksjonseieren et vedtak berører må være enig i vedtaket.

Hvis et forslag går ut på å begrense en eller flere seksjonseieres rådighet over seksjonen de eier, krever loven at dette fastsettes i vedtektene, og at den eller de som vedtaket berører tilslutter seg vedtaket.

I en slik sak kreves det da altså to tredjedels flertall, og tilslutning fra den som berøres av forslaget. Et eksempel på en slik sak kan være å nekte noen å leie ut leiligheten sin.

Habilitet

I noen tilfeller må du som seksjonseier melde deg inhabil og kan dermed ikke delta i behandlingen av det aktuelle spørsmålet. Sakene det er snakk om er:

• et søksmål mot en selv eller ens nærstående
• eget eller nærståendes ansvar overfor sameiet
• et søksmål mot andre eller andres ansvar overfor sameiet dersom egen interesse i saken er vesentlig og kan stride mot sameiets interesser
• pålegg om salg eller fravikelse overfor seg selv eller ens nærstående

I saker hvor du er inhabil kan du heller ikke la deg representeres av en fullmektig, eller være fullmektig for andre som er inhabil i en gitt sak.

Gjør årsmøtet enklere med SmartOrg

Godt jobbet, hvis du har kommet deg helt ned hit.

Vi håper du har fått noe nyttig ut av denne artikkelen og funnet noen gode tips før ditt neste årsmøte.

Det er mye å tenke på når man driver et sameie, og det er viktig at sameiet drives forsvarlig og i henhold til lovverket. Godt forvaltede sameier reduserer risikoen for konflikt, øker verdien ved salg og gjør at dere sparer både tid og penger.

Vi opplever veldig ofte at det er mange som ikke er klar over de mange formalitetene man må ha for seg når man driver et sameie. Det er også grunnen til at vi startet SmartOrg. Vi ønsket å lage et verktøy som gjorde det enkelt å drive noe sammen.

Med plattformen vår kan man derfor automatisere regnskapet og slippe å tenke på å lete frem bilag for årsregnskapet. Dere har malene dere trenger for å opprette agenda, innkalling og protokoll med bare noen tastetrykk. Viktigst av alt er tryggheten på at måten dere driver sameiet på er forsvarlig, transparent og i henhold til gjeldende lover.

Hvis dere ikke allerede bruker SmartOrg i deres sameie må dere gjerne ta kontakt med oss, eller prøve plattformen uten kostnad eller forpliktelser i 30 dager. Du kan prøve ut plattformen her.

Du kan laste ned vår saksliste-mal til årsmøte.

Kontakt oss

Trenger du midler til din lekeplass?

Eller kanskje dere vil lage en tursti i nærområdet?

Uansett hvilket prosjekt dere har, så finner du gode råd her.

Vi forteller deg hvor du kan finne gode støtteordninger for din velforening, hva du må tenke på når du søker, og hva som kreves av oppfølging og rapportering.

La oss komme i gang.

Slik søker du om midler til din velforening

Søknadsprosessen vil variere utfra hvilken ordning du søker på, men for alle ordningene er det ting du bør tenke gjennom:

1. Sørg for at foreningen din er registrert i Brønnøysund

De aller fleste av disse ordningene forutsetter at du har en forening med et organisasjonsnummer som er registrert i Brønnøysund.

Så det første spørsmålet er om din velforening, løypelag, hyttevel eller borettslag er registrert i enhetsregisteret. For grasrotandelen er det også et krav at foreningen er registrert i frivillighetsregisteret.

De som er registrert i frivillighetsregisteret kan også søke om momskompensasjon, så vi anbefaler alle som driver med frivillig aktivitet å registrere seg både i enhetsregisteret og i frivillighetsregisteret.

Hvis dere ikke allerede er registrert i Brønnøysund kan dere enkelt gjøre det gjennom SmartOrg (klikk her), helt uten kostnad. Vi har skrevet en enkel veiledning om hvordan du registrerer en forening på fem minutter her.

Vi tar oss av alt det formelle knyttet til å starte velforeningen og hjelper dere i gang med bakkonto, struktur og vedtekter. Vi hjelper dere også med selve søknaden til ditt prosjekt når dere bruker plattformen vår.

2. Gjør klar søknaden

• Når du vet at dere formelt dekker kriteriene for søknaden kan dere begynne å klargjøre den. Sjekk først når fristen for innlevering er.
• Lag deretter en god beskrivelse av prosjektet som du ønsker å få støtte til. Dette kan være beskrivelse av aktiviteten, eller planer for lekeplassen. For lekeplasser må man også levere med et kart med beliggenheten til lekeplassen, så sørg for at dere har den type beskrivelse på plass.
• Lag så et realistisk budsjett som går i balanse. Det er viktig å gjøre en god jobb nå, da det øker sjansene for å få tilskudd, og forenkler arbeidet når dere skal rapportere på midlene i etterkant.
• Til slutt må dere samle all annen dokumentasjon som dere trenger for søknaden. Dette kan være kartene dere trenger til lekeplassen, avtaler med grunneier, innhentede tilbud eller liknende.

Hvis dere trenger hjelp til å finne ut hva som trengs konkret for deres søknad er det bare ta kontakt med oss så skal vi hjelpe dere så godt vi kan.

3. fyll ut søknaden

Nå er dere klar til å fylle ut søknaden. Det vil normalt gjøres gjennom et elektronisk søknadsskjema på nett. I vår database har vi en oversikt med link til de ulike søknadsskjemaene, så om dere ikke allerede vet hvor søknadsskjemaet er, kan dere ta kontakt med oss.

4. Tildeling

Behandlingstiden for søknadene varierer veldig fra institusjon til institusjon, så det er viktig å merke seg hva de ulike ordningene beskriver som normal behandlingstid. Vær også oppmerksom på at dere må melde inn alle endringer så fort som mulig dersom noe skulle endre seg mens søknaden er under behandling.

Hvis dere får tildelt midler er det bare å juble og sette iverk de fantastiske tiltakene deres. Dersom dere ikke får tildelt midler kan dere enten anke, eller gå tilbake til tegnebrettet og gjøre de justeringene dere trenger å gjøre for å få støtte neste gang.

5. Oppfølging og vedlikehold

I enkelte tilfeller vil foreningen som søker om midler også bli ansvarlig for oppfølging og vedlikehold av et prosjekt. Dette gjelder spesielt for sandlekeplassene, hvor velforeningen eller sameiet er ansvarlig for drift og vedlikehold.

Det betyr at velforeningen eller sameiet er ansvarlig for at lekeplassen er i forsvarlig stand, og må derfor også føre kontroll. Skulle noe skje er det styret som står ansvarlig, så det er viktig å har gode systemer for oppfølging, vedlikehold og rapportering.

I veldig mange tilfeller ser vi at det er dårlig kontroll og dårlig vedlikehold av lekeplassene som setter velforeningen og dets styret i en svært risikofylt ansvarsposisjon. I SmartOrg jobber vi derfor med å hjelpe dere til å gjennomføre kontroll av lekeplassene og sørge for at dokumentasjonen som dere plikter å ha er på plass.

6. Rapportering

For alle typer midler vil det komme en tid hvor man skal rapportere på hva midlene har gått til. I denne fasen er det svært viktig å ha god kontroll på bilag, regnskap og dokumentasjon slik at dere ikke risikerer å måtte betale tilbake støtte som dere har fått.

Heldigvis er dette en av grunnsteinene i SmartOrg da du på enkelt og automatisk vis fører regnskap og lagrer nødvendige bilag. Vi har egne moduler for prosjektregnskap slik at det er veldig enkelt å hente ut akkurat det du trenger til rapporteringen din.

Prosjekter og aktiviteter du kan du få støtte til

Det første spørsmålet vi må stille oss til er hva din velforening kan søke om tilskudd til.

Kort fortalt skiller støtten seg inn i tilskudd til aktivitet og tilskudd til prosjekt. Her har vi delt inn ordningene etter støtte til lekeplasser, støtte til nærmiljøparker, støtte til friluftsliv, støtte til kultubygg og støtte til kulturaktiviteter. Vi har også et avsnitt som går kun på generelle ordninger som du kan bruke til flere formål.

Hvorvidt du får kan få støtte, og hva slags støtte du bør søke etter vil derfor avhenge av hva ideen din er. Et hovedtrekk for veldig mange av ordningene er støtter tiltak som skaper bedre lokalmiljø, bedre folkehelse og retter seg mot barn og unge.

Hvert år er det en rekke tilskudd som gis til frivilligheten. Giverne er ofte institusjoner, stiftelser, kommune fylke og stat. Men også privatpersoner kan være en viktig kilde til å få en lekeplass eller en liten festival realisert.

Det fins i dag ikke noe komplett og samlet register over hvilke midler man kan søke om for en velforening eller et lag. I SmartOrg holder vi på å bygge et slikt register, og vi finner daglig nye ordninger som kan hjelpe våre velforeninger med å realisere sine prosjekt.

I vår egen portal (som dere kan prøve gratis her) vil du etterhvert finne en stadig økende database av støtteordninger som du kan bruke til å finne midler til ditt prosjekt. Her skal vi nevne noen av hovedordningene som dere bør se etter.

Hvis du trenger hjelp til å forstå litt hvordan du fyller ut søknader til ordningene under er det bare å ta kontakt med oss her.

Her er noen eksempler på prosjekter og aktiviteter du kan få støtte til

Støtte til lekeplasser

Hvis du vil søke om midler til en lekeplass, så er nok kommunen din det beste stedet å starte.

De fleste kommuner har midler til det det de tidligere kalte nærmiljømidler. I dag kaller mange kommuner det for «tilskudd til utendørsaktiviteter i lokalsamfunnet».

I tillegg til kommunene er det en rekke stiftelser og fond som gir ut midler til gode lokale tiltak.

Her er noen ulike typer lekeplasser dere kan få støtte til:

Sandlekeplasser

Sandlekeplasserer er små møte- og lekeplasser i nabolaget hvor lekeplassen er tilpasset barn opp til 6 år. I tillegg er det gjerne benker og liknende slik at voksne har en møteplass i nabolaget. På disse lekeplassene er det beboerne som er ansvarlig for drift og vedlikehold, gjennom for eksempel borettslag, velforeningen eller sameiet.

For disse prosjektene er det derfor spesielt viktig at dere har gode systemer for å følge opp lekeplassen etter den er bygget.

Eksempler på kilder du kan søke om midler fra:

• Kommunen du bor i har midler for å hjelpe dere skape gode lokalmiljø. Disse midlene håndteres normalt gjennom bygartneren eller parkvesenet. Her kan du lese mer om nærmiljøtilskudd i Kristiansand Kommune.
• Sparebankstiftelsen gir støtte til tiltak som skaper gode møteplasser i nærmiljøet eller som oppfordrer til idrett og lek. Du kan søke om midler fra Sparebankstiftelsen hvis velforeningen din befinner seg i Oslo, Viken, Vestfold, Telemark, tidligere Oppland eller Ringsaker kommune. Du kan lese mer om deres støtteordning her.
• Olav Thon stiftelsen gir støtte til allmennyttige formål som er samfunnsbyggende i Norge. Du kan lese mer om stiftelsen her.
• IKEAs nabofond tar utgangspunkt i de ulike varehusene til IKEA i norge og gir støtte til ulike tiltak for barn og miljø i varehusenes nabolag. Støtten fra IKEA kommer i form av varer de har i sine varehus, og kan derfor passe fint til å utsmykke en møteplass som lekeplassen er.
  Du kan lese mer om IKEAs nabofond her.

Kvartallslekeplasser

Kvartallslekeplasser er større lekeplasser, der lekeplassutstyret er spesielt tilpasset aldersgruppen 6 til 12 år. Ofte skal disse lekeplassene også ha et sandleketilbud for de yngre barna, og det legges ofte opp til muligheter for ballspill.

I motsetning til sandlekeplassene, som vedlikeholdes av velforeningen eller sameiet, vedlikeholdes ofte disse lekeplassene av parkvesenet i kommunen.

Eksempler på kilder du kan søke om midler fra:

• Kommunen du bor i. Disse midlene håndteres normalt gjennom bygartneren eller parkvesenet. Her kan du lese mer om nærmiljøtilskudd i Kristiansand Kommune.
• Sparebankstiftelsen gir støtte til tiltak som skaper gode møteplasser i nærmiljøet eller som oppfordrer til idrett og lek. Du kan søke om midler fra Sparebankstiftelsen hvis velforeningen din befinner seg i Oslo, Viken og Vestfold, Telemark, tidligere Oppland eller Ringsaker kommune. Du kan lese mer om deres støtteordning her.
• Olav Thon stiftelsen gir støtte til allmennyttige formål som er samfunnsbyggende i Norge. Du kan lese mer om stiftelsen her.
• IKEAs nabofond tar utgangspunkt i de ulike varehusene til IKEA i norge og gir støtte til ulike tiltak for barn og miljø i varehusenes nabolag. Støtten fra IKEA kommer i form av varer de har i sine varehus, og kan derfor passe fint til å utsmykke en møteplass som lekeplassen er. Du kan lese mer om IKEAs nabofond her.

Støtte til nærmiljøparker

Nærmiljøparker er store kombinerte møteplasser, leke- og aktivitetsområder. Disse parkene slaø være et leketilbud for hele nærmiljøet. I disse parkene kan man for eksempel bygge opp nærmiljøanlegg som man kan få kommunal støtte til via spillemidler.

Disse anleggene kan være enten ordinære anlegg som legger tilrette for organisert idrett og fysisk aktivitet, eller nærmiljø som legger tilrette for egenorganisert fysisk aktivitet. Anlegg du kan få støtte til her vil derfor kunne variere fra kunstgressbane og balløkker til skateanlegg, klatreparker, crossfitpark og aktivitetsløyper.

Veldig ofte krever slike større anlegg behandling i en kommunal plan, men dette vil avhenge av kostnadsrammen for selve anlegget.

Eksempler på kilder du kan søke om midler fra:

• Kommunen du bor i. Disse midlene håndteres normalt gjennom bygartneren eller parkvesenet. Her kan du lese mer om nærmiljøtilskudd i Kristiansand Kommune.
• Spillemidler er midler fra overskuddet til Norsk Tipping og er øremerket til kommunene fra fylkeskommunen. De viktigste målgruppene for bruk av spillemidler til idrettsformål er barn (6 – 12 år) og ungdom (13 – 19 år). Du kan lese mer om spillemidlene som Agder Fylkeskommune forvalter her.
• Sparebankstiftelsen gir støtte til tiltak som skaper gode møteplasser i nærmiljøet eller som oppfordrer til idrett og lek. Du kan søke om midler fra Sparebankstiftelsen hvis velforeningen din befinner seg i Oslo, Viken og Vestfold, Telemark, tidligere Oppland eller Ringsaker kommune. Du kan lese mer om deres støtteordning her.
• Olav Thon stiftelsen gir støtte til allmennyttige formål som er samfunnsbyggende i Norge. Du kan lese mer om stiftelsen her.
• IKEAs nabofond tar utgangspunkt i de ulike varehusene til IKEA i norge og gir støtte til ulike tiltak for barn og miljø i varehusenes nabolag. Støtten fra IKEA kommer i form av varer de har i sine varehus, og kan derfor passe fint til å utsmykke en møteplass som lekeplassen er. Du kan lese mer om IKEAs nabofond her.

Støtte til friluftsliv

Gode tiltak for nærmiljøet ditt trenger ikke bare være i form av aktivitetsanlegg eller lekeplasser. Det fins også en rekke støtteordninger som hjelper dere som vil opparbeide friarealer, preparere skiløyper i fjellet, bygge en tursti, lage gapahuk eller kanskje gjøre tilgjengeligheten til et naturminne enda bedre.

Her er noen eksempler på kilder som du kan få støtte til friluftsaktiviteter fra:

• Sparebanken Sør turstimidler har satt av midler til foreninger som vil lage en ny tursti, eller som vil forbedre en turløype som allerede eksisterer. Midlene er til for alle gode prosjekter som tilrettelegger for friluftsliv, og kan for eksempel brukes til å forbedre underlaget, lage skilt til turstien, anlegge ny turløype eller på annet vis tilrettelegge for at flere kan bruke turområdet. Foreninger som holder til mellom Bryne og Sandefjord kan søke om denne støtten, som du kan lese mer om her.
• Kulturdepartementet gir støtte til opparbeiding og remerking av stier og løyper (inkludert uvêrsskur og hvilebuer), klopper, broer, andre innretninger for passering av elver, varding, skilting, rødmerking og informasjonstavler. Dere kan også søke om støtte til investeringer i bygg, ombygging, utvidelse og rehabilitering av overnattingshytter. Vær oppmerksom på at vedtektene deres må godkjennes av kulturdepartementet før dere kan søke om disse midlene hvis foreningen deres ikke er tilknyttet DNT. Du kan lese mer om tilskudd til løypetiltak her.
• Statsskogmillionen deler hver åt ut en million kroner til gode tiltak som legger tilrette for mer friluft og bedre folkehelse. Søknaden din kan gi deg kr 5 000 eller kr 10 000 i støtte og kan brukes til ting som tursti, gapahuk, aktivitetsløype eller crossfitanlegg. Les mer om denne ordningen her.
• Sparebankstiftelsen gir støtte til tiltak som stimulerer til at flere drar ut på tur, og som tar vare på naturen. Du kan søke om midler fra Sparebankstiftelsen hvis velforeningen din befinner seg i Oslo, Viken og Vestfold, Telemark, tidligere Oppland eller Ringsaker kommune. Du kan lese mer om deres støtteordning her.
• Olav Thon stiftelsen gir støtte til allmennyttige formål som er samfunnsbyggende i Norge. Du kan lese mer om stiftelsen her.

Støtte til kulturbygg

Har dere planer om et kulturbygg i nærområdet, er det disse støtteordningene dere kan se etter.

Her er noen eksempler på kilder som du kan få støtte til kulturbygg fra:

• Kulturdepartementet gir støtte til til lokaler, bygninger og utearenaer som gir rom for ulik kulturell virksomhet. Disse tilskuddene kan gis til grendehus, ungdomshus, kulturhus, flerbrukslokaler eller spesiallokaler for kunst og kultur. Det er viktig å påpeke at disse midlene kan brukes til nybygg, ombygging og modernisering av kulturbygning, men ikke til vedlikehold eller drift. Retningslinjene for ordningen kan du se her. Mer informasjon om ordningen kan du finne her.
• Sparebankstiftelsen gir støtte til tiltak som øker interessen for kunst og kultur, sørger for god formidling eller gjør kunst og kultur mer tilgjengelig. Du kan søke om midler fra Sparebankstiftelsen hvis velforeningen din befinner seg i Oslo, Viken og Vestfold, Telemark, tidligere Oppland eller Ringsaker kommune. Du kan lese mer om deres støtteordning her.

Støtte til kulturaktiviteter

Hvis du ser etter midler til arrangement i nærmiljøet, konserter, nabolagsdager eller kanskje en lokal festival, er det disse ordningene dere bør undersøke. Dere kan også finne midler til å utarbeide en bygdebok, turkart eller andre prosjekter for ditt nærmiljø.

Her er noen eksempler på kilder som du kan få støtte til kulturaktiviteter fra:

• Kommunen du bor i vil i de fleste tilfeller ha støtteordninger for lokale kulturinitiativ. I Kristiansand kommune kan man for eksempel søke om tilskudd til kulturaktivitet i nærmiljøet. Dette er midler som skal gå til et aktivt og allsidig kulturliv for alle aldre, og i alle bydelene. Midlene kan derfor gå til åpne kulturaktiviteter (som bydelsdager eller en åpen kulturfestival) og tiltak øker deltakelse i lokalsamfunnet, gir bedre bomiljø, øker trivsel, trygghet og tilhørighet. Du kan lese mer om retningslinjene i Kristiansand her.
• BKK gir støtte til bærekraftige tiltak for barn og unge, sport, kultur, friluftsliv på vestlandet. De har blant annet gitt støtte til kulturdager, festivaler, julekonserter og andre gode lokale tiltak. Du kan lese mer om deres støtteordning her.

Generelle støtteordninger til foreninger og frivillighet

Det fins også en rekke generelle ordninger som ikke er knyttet opp til en spesiell type aktivitet. Disse ordningene kan dere derfor bruke til alle forslagene som er nevnt over – eller til helt nye ideer som ikke vi har tenkt på enda.

Her er noen eksempler på kilder som du kan få støtte til generelle tilskudd fra:

• Grasrotandelen er en ordning som gjør det mulig for spillere hos Norsk Tipping å gi en andel av spillinnsatsen direkte til et lag eller en forening. Dersom din velforening knytter til seg en grasrotandel kan dere dermed få inn midler til å styrke deres nærmiljø. Her kan du lese mer om grasrotandelen for foreninger og lag.
• Gjensidigestiftelsen utlyser stadig nye prosjekter som de gir tilgang til. De har senere utlyst prosjekter som «gode sommeropplevelser for barn og unge» og «Naturmøteplasser». Neste søknadsfrist er 15. september, og du kan følge med på hva neste ulysning blir her.
• Kontigent er annen måte en velforening kan få tak i midler til gode tiltak på. Dette er ikke like populært blant alle, men hvis man er flink til å synliggjøre alle de gode lokale tiltakene som kontigenten går til kan det fort gi en positiv giverglede. Utfordringen som vi har sett når det kommer til kontigent er at det kan være krevende å holde oversikt over medlemmene i vellet, og ha enkle måter å samle inn kontigent på. Med SmartOrg er det problemet løst. Du kan prøve SmartOrg helt kostnadsfritt i en måned her.

Tips når du skal søke støtte til et prosjekt i en forening

1. Ha en plan for hva du ønsker å gjøre

Før du går i gang med å søke om støtte er det en god ide å ha en klar plan for hva du ønsker å bruke pengene du søker om til. Det bedre forberedt og dokumentert søknaden din er, det mer sannsynlig er det at du får støtte.

I vår portal har vi laget et dokumentarkiv, en møtemodul og en aktivitetsmodul som gjør det enkelt for deg å samle opp ideer, tanker, beskrivelser og dokumenter som du trenger for søknaden om støtte. Hvis du vil sjekke ut systemet kan du gjøre det uforpliktende og kostnadsfritt her.

2. Ha god orden på økonomien

Alle prosjekter som får støtte skal på et tidspunkt rapporteres på. Det er derfor viktig at dere lager et godt budsjett på forhånd, og at dere fører et godt regnskap underveis.

På den måten unngår dere å komme i en situasjon hvor må tilbakebetale støtte dere har fått.

Ved å bruke SmartOrg får dere regnskapet ført automatisk. Dere har et fakturamottak hvor regninger blir betalt automatisk, og dere kan sende utgående fakturaer. Disse føres automatisk i regnskapet. I tillegg kan dere gjennom aktivitetsmodulen føre et eget prosjektregnskap for det dere ønsker støtte til. Når dere da skal rapportere er det gjort med noen få klikk.

3. Et godt medlemsregister gir dere tyngde i søknaden

Et viktig argument når du skal søke om midler er at det kommer mange mennesker til gode. Hvis du har et godt medlemsregister som gjør det enkelt å dokumentere hvor mange medlemmer dere har og hvor mange som har betalt kontigenten blir det enklere for dere å argumentere for å få støtte til deres prosjekt.

Med SmartOrg får du et fult fungerende medlemsregister, hvor du til enhver tid kan se hvem som har betalt kontigent, eller gitt støtte til velforeningen. Dere får også et elektronisk registreringsskjema som gjør det enkelt å registrere seg selv, og betale en ev kontigent med kort.

Hvis du vil teste ut medlemsregisteret kan du gjøre det helt kostnadsfritt her: https://portal.smartorg.no/launch

Slik blir det enklere å søke om midler

Målet vårt med denne artikkelen er å gjøre det enklere for dere å vite hvilke ordninger du kan søke på for å realisere ditt prosjekt i nærmiljøet ditt.

Forhåpentligvis har du nå litt mer innsikt i hvor du skal starte.

Samtidig har vi bygget opp en digital plattform som er skreddersydd for å hjelpe lokale lag og foreninger med å drifte på en enkel og effektiv måte. Derfor har vi laget moduler som gjør det enklere å føre oversikt over medlemmer. Vi har moduler for automatisk regnskapsførsel, fakturering og bankavstemning. Vi har moduler for å gjøre møtehåndtering, enklere, raskere og mer transparent, og vi har bygget opp en hel struktur som gjør prosessen med å søke, forvalte og rapportere på midler dere får mye enklere.

Hvis du har noen spørsmål om SmartOrg, er det bare å ta kontakt med oss. Hvis du vil prøve SmartOrg kan du gjøre det gratis i én måned her:

Lurer du på hvordan du oppretter, etablerer eller stifter et sameie?

Hvilke regler du skal følge avhenger litt av hva slags sameie du skal etablere.

I denne artikkelen skal vi gi deg en kort forklaring på ulike typer sameier, og forklare deg hvordan du kan stifte sameie på 1-2-3.

Hvis du vil stifte eller etablere et sameiet med SmartOrg nå med en gang, kan du gjøre det enkelt og raskt her.

La oss ellers sette i gang.

1. Hva er et sameie?
2. Hvorfor stifte et sameie?
3. Sameievedtekter
4. Opprette et tingsrettslig sameie
5. Oppretter et eierseksjonssameie

1. Hva er et sameie?

Et sameie er en organisasjonsform når noen eier noe sammen. Sameiet definerer så regler, regulerer økonomi og andre aktiviteter rundt dette felles eierskapet. Med mindre sameiet ditt er et eierseksjonssameie (hvor dere eier en seksjonert del av en enhet) er det sameieloven som gjelder. Hvis dere har et eierseksjonssameie er det lov om eierseksjoner. som gjelder

Eksempler på sameier kan være:

• Boligsameie (borettslag, leilighetssameie)
• Bilsameie
• Båtsameie
• Bryggesameie
• Garasjesameie
• Hyttesameie

I hovedsak finnes det to ulike typer sameier: tingsrettslige sameier og eierseksjonssameier. I et tingsrettslig sameie eier du en ideell andel av et sameieobjekt. Et tingsrettslig stiftes ikke, men oppstår idet to eller flere eier noe sammen.

I et eierseksjonssameie eier du en del (seksjon) av sameiet. Seksjonen består da av selve boligen, men kan også bestå av andre deler som for eksempel parkeringsplass og bod. I Brønnøysund kan du kun registrere et eierseksjonssameie hvis sameiet er seksjonert.

Etter eierseksjonsloven har du har full enerett til din seksjon i tillegg til det som tilhører den seksjonen. I mange sameier finnes det også andre rom som eies av alle seksjonseierne i fellesskap. Dette kan være heis, hage, vaskerom, trappeoppgang og liknende Dette kalles gjerne fellesområder. Det vil være smart å sette seg inn i hva som du eier og har råderett over alene, og hva som du eier sammen med andre.

Siden man i et sameie er med medeier sammen med flere andre, kommer det også oftere en del utfordringer som man ikke møter på hvis eier alene. Dette kan være uoverensstemmelser over økonomi, vedlikehold, hvem som skal vaske i trappeoppgangen, om skal man kjøpe inn et air-condition til hele bygget eller hvem som kan bruke vaskerommet og når.

Disse utfordringene kan man enkelt unngå hvis man har organisert sameiet på en god måte fra begynnelsen.

2. Hvorfor stifte sameie?

Hvis sameiet ditt er et eierseksjonssameie med mindre enn ni seksjoner er det ingen plikt å stifte/ registrere dere i verken enhetsregisteret eller foretaksregisteret.

Det er likevel noen grunner til at dere likevel bør gjøre det.

Hovedgrunnen til å stifte et sameie er at det gir dere et organisasjonsnummer, som igjen gjør at dere kan opprette en bankkonto på sameiet. På den måten får dere flyttet økonomien ut av private hender, og inn i mer formelle og ordnede former. Forsikringsselskapene krever nå ofte at det dere har eget organisasjonsnummer for å gi dere felles forsikringer. 

Hvis dere har tanker om å søke om noen tilskudd fra kommunen, til eksempelvis en lekeplass, er det også en forutsetning at dere har et organisasjonsnummer i de fleste tilfellene.

Stiftelse av sameiet gjør også at det etableres standard vedtekter som er formelle regler for hvordan sameiet styres og drives. Dette kan komme godt med den dagen det oppstår en tvist eller uenighet mellom «gode naboer». 

Har dere et sameie uten organisasjonsnummer ?
Kom igang med striftelse og registrering sameiet nå.

3. Sameievedtekter: grunnlaget for god drift av sameiet.

Det viktigste når man skal organisere et sameie er å velge inn et godt styre og lage gode regler. Disse kalles vedtekter. Dette gjøres gjerne når sameiet blir stiftet, og siden på årsmøtene i sameiene. Styret er de som sørger for at den daglige driften og vedlikeholdet i sameiet går som normalt, og da er det viktig at de har et godt fundament å drive på.

For at et styre og sameie skal ha dette, er det viktig med gode vedtekter, regler og rutiner slik at alle i sameie kan være med, forstå hva som trengs og sammen trekke i riktig retning. Gjør man dette vil det være med på å sikre at både sameiet og de som bor der trives.

4. Slik oppretter du et tingsrettslig sameie

Tingsrettslige sameier stiftes som nevnt ikke, men de kan fortsatt registreres i Brønnøysundregistrene. For å registrere det tingsrettslige sameie ditt må du sende inn noen opplysninger:

• Dokumentasjon som viser at sameiet eksisterer. Dette kan være en avtale, et skjøte eller et testamentet. Dokumentasjonen må inneholde informasjon som betegner gjenstanden for sameiet, hvem som eier gjenstanden sammen, fordelingen av sameiet og hvilket ansvar eierne har.
• Hvis dette sameiet skal ha et styre må du også legge ved en avtale eller vedtekter som viser at sameier skal ha et styre. Avtalen eller vedtektene må også beskrive hvordan styret velges og hvilken myndighet styret har. I tillegg må det legges ved en underskrevet protokoll fra sameiermøte som viser valget av styret.

Etableringen kan foregå gjennom  Brønnøysundregistrene, eller enkelt her i Smartorg portalen hvor vi generere stiftelsesdokument og standard vedtekter for dere samtidig som dere får tilgang til et tilpasset system for drift og økonomi. 

Ta gjerne kontakt med oss her for om du har spørsmål eller ønsker en gjennomgang av hvordan du enkelt kan etablere og drive sameiet ditt med SmartOrg.

5. Slik oppretter du et eierseksjonssameie

For å etablere et eierseksjonssameie må du tinglyse en seksjonsbegjæring. Det er altså viktig at det du skal seksjonere har blitt seksjonert. Når du etablerer dette sameiet trenger du følgende dokumentasjon:

• Dokumentasjon som viser at sameiet er tinglyst. Det kan være en seksjonsbegjæring med tinglysingsstempel, en melding til tinglysing eller en utskrift gra grunnboken.
• Vedtekter som i minste fall inneholder grunnbokbetegnelsen til eiendommen og opplysninger om hvor mange medlemmer styret skal ha. Hvis du oppretter sameiet gjennom SmartOrg genererer vi standardiserte vedtekter for deg.
• En protokoll fra årsmøte som kan dokumentere valg av styret og eventuelt revisor. Hvis du stifter sameiet ditt gjennom SmartOrg gjør vi også denne prosessen svært enkel for deg.

Eierseksjonssameiet kan registreres gjennom Brønnøysundregistrene. Dersom du ønsker en raskere, enklere og mer automatisert prosess for stiftelse og drift av sameiet må du gjerne ta kontakt med oss, så kan vi vise deg hvordan SmartOrg kan løse disse oppgavene for deg.

Vi tar oss av alt det formelle knyttet til å opprette sameiet, og kan også fikse bankkonto for dere. Du kan lese mer om funksjonene som er i portalen her, eller stifte sameiet ditt her.

Vil du gjøre noe i nabolaget ditt?
Kanskje du vil bygge en lekeplass, organisere aktiviteter, eller gjøre noe hyggelig med naboene?

Da kan en velforening være midt i blinken.

I denne artikkelen skal vi fortelle deg hvorfor og hvordan du formelt kan starte en velforening i Brønnøysundregisteret. Vi gir deg også tips til ting som kan være nyttig å vite når du skal starte en velforening. Lenger nede i artikkelen forteller vi deg også hva en velforening er og hvilke oppgaver en velforening typisk løser.

La oss komme i gang!

Hvorfor bør dere starte en velforening?

Kort oppsummert er det ingen grunn til å ikke starte en velforening.

Selv om du bor i et nabolag som samarbeider godt er det mange grunner til at også dere bør registrere en velforening i brønnøysund.

Hovedgrunner for å starte en velforening er:

1. Dere får et organisasjonsnummer som gjør at dere kan ha en bankkonto knyttet til velforeningen. Det gjør det enklere å holde økonomien separat og samle inn penger til gode tiltak i nabolaget. 
2. Med organisasjonsnummer og bankkontonummer kan dere også opprette et eget vippsnummer for velforeningen. Det gjør det enklere for dere å spytte inn litt midler til velforeningen hvis dere skal ha noen gøye aktiviteter, gjødsle noen bedd eller plante noen blomster.
3. Hvis velforeningen registreres i frivillighetsregisteret kan dere også registrere dere til grasrotandelen. For små velforeninger har det kanskje liten betydning, men noen kroner her og noen kroner der kan komme godt med i nabolaget. Spesielt når det hverken koster tid, innsats eller penger.
4. Dere må være registrert i Brønnøysundregisteret for å kunne få støtte fra kommunen. Det fins en rekke midler som din velforening kan få støtte til , alt fra lekeplasser til kulturaktiviteter (vi har skrevet en hel artikkel om støtte til velforeninger her). Forutsetningen er at dere formelt har opprettet en velforening.
5. Det er lettere å organisere dugnad og aktiviteter. Som en velforening har du gjerne en medlemsliste. Og med et system som SmartOrg kan du sende e-post og SMS til medlemmene rett fra systemet. Du kan også opprette styremøter og referat som gjør det enkelt for medlemmene å vite hva som skjer i velforeningen.

Nå som du vet hvorfor du bør opprette en velforening kan vi vise deg hvordan du oppretter en velforening.

Slik lager dere en velforening

For å starte en velforening må du fylle ut en søknad i Brønnøysundregisterene, og legge med en signert protokoll fra de som stifter velforeningen. Dere trenger også vedtekter for foreningen og et referat som viser valg av styremedlemmer.

Med SmartOrg blir alt dette løst for deg, og du kan etablere en velforening på fem minutter. Slik gjør du det:

1. Gå til Smartog foreningsbygger og velg «registrer ny forening» og så «velforening».
2. Fyll inn feltene i skjemaet
3. Legg til navn og telefonnummer på de som skal stifte foreningen. Disse vil så få en SMS der de kan signere digitalt. Det må være minst to personer.
4. Legg inn navn og epost og/eller telefonnummer på de som skal sitte i det første styret. Dette kan godt være de samme som stifterne.
5. Fyll inn informasjon om foreningen og ønskede regler, vi bruker dette til å generere vedtekter for dere
6. Send inn skjemaet og etabler Smartorg portal og administrator konto.

Vi fikser nå resten av prosessen, og kan også fikse bankkonto for dere om ønskelig.
Når bankkontoen er på plass kan vi også hjelpe dere med å registrere dere for grasrotandelen.

Noen tips når dere starter en velforening.

Du må gjerne starte prosessen allerede. Det gjør du her. Erfaringsmessig tar det en uke eller to for Brønnøysund å behandle søknaden om organisasjonsnummer.

I mellomtiden bør du gjøre følgende:

1. Snakk med naboene. Hvis du ikke allerede har gjort det anbefaler vi at du snakker med naboene dine for å diskutere formålet og motivasjonen bak velforeningen deres. God informasjon tidlig sørger for at flere i nabolaget føler et eierskap til velforeningen og det blir lettere å få ting gjort.
2. Bruk SmartOrg plattformen. Så snart dere har etablert en forening får du innlogging til portalen hvor du kan sette kontigent, sette opp møter og aktiviteter, sende ut meldinger til medlemmene og samle viktig informasjon i dokumentarkivet.
3. Få medlemmer i velforeningen. Allerede fra første sekund kan naboene dine melde seg inn i velforeningen. Hvis du bruker SmartOrg plattformen får du en link til et registreringsskjema hvor de kan melde seg inn og betale den kontigenten dere har satt. Dere kan også aktivere gratismedlemmer om dere ønsker der. Hvis du vil sende et skriv i postkassen kan vi hjelpe deg med å lage en QR-kode som gjør det enkelt for folk å melde seg inn.
4. Få medlemmene til å knytte grasrotandelen til velforeningen. På den måten får dere inntekter når noen av naboene spiller i norsk tipping. Vi hjelper dere såklart med dette når bankkontoen er på plass.
5. Be naboene om innspill. Inviter til planleggingsmøter og be om innspill til aktiviteter og arrangementer. I vår portal kan du sende ut Epost og SMS fra systemet. Du kan også opprette egne møter med innkalling og referat, eller aktiviteter med og uten påmelding. Det viktige er å engasjere naboene som ønsker å gjøre noe sammen.
6. Si ifra til kommunen. Mange kommuner har oversikt over velforeninger i kommunen. Så ta kontakt og start dialogen tidlig. På den måten kan dere være med på høringer som gjelder ditt nabolag, spille inn deres egne ideer, og enklere søke om midler til aktiviteter som dere trenger penger til.
7. Ha et stiftelsesmøte. Hvis dere ønsker at hele nabolaget skal være med på stiftelsen av velforeningen kan dere kalle inn til stiftelsesmøte. Da kan dere sammen gå gjennom SmartOrg foreningsbyggeren, og i felleskap velge stiftere, styremedlemmer og justeringer i vedtektene. Hvis du vil lage et utkast først kan du registrere foreningen i SmartOrg portalen, og opprette et stiftelsesmøte i portalen. Du får da en mal til agenda, kan enkelt føre referat og få protokollen signert på sekunder. Alt dette hjelper vi dere selvfølgelig med.

Hva er en velforening?

En velforening er en tradisjonsrik organisasjonsform som hjelper lokalsamfunn til å gå sammen om å løse felles oppgaver i nabolaget.

Det spesielle med velforeninger er at de er knyttet opp til et geografisk område. Det kan være så lite som en gate, eller så stort som en bydel, eller en hel by. Velforeninger er derfor ikke knyttet til noe bestemt parti eller noen særinteresse. De er organisert for å ha sitt eget lokalsamfunn i fokus.

Det er ingen spesielle lover som gjelder hva en velforening er eller skal gjøre. Ofte er målet med velforeningene å gjøre noe sammen. Det kan være at dere ønsker å bli bedre kjent med naboene, og arrangere felles aktiviteter. Kanskje ønsker dere å gå sammen for å gjøre uteområdene finere. Kanskje dere vil gå sammen for å bygge en lekeplass, og gode oppvekst vilkår for barna.

Andre igjen går sammen for å skape endringer i lokalsamfunnet, og en velforening kan derfor være en viktig samarbeidspartner med kommunen. Nabolag som står sammen og leverer felles høringsuttalelser har ofte sterke påvirkningskraft enn én beboer alene.

Hva gjør en velforening?

Innholdet og strukturene på velforeningene kan derfor variere veldig. Det er ikke uvanlig med velforeninger som kun har 10-20 husstander. Det er heller ikke uvanlig med velforeninger som har flere hundre medlemmer. Nøkkelen til hvordan dere bør organisere dere avhenger av hva dere ønsker å gjøre, og hvor stort omfang dere ønsker.

Typiske oppgaver som en velforening håndterer er:

• Organisere dugnader for nabolaget
• Delta i høringsuttalelser og kommer med innspill til reguleringsplaner i kommunen
• Bygge og vedlikeholde lekeplasser. For å få midler fra kommunen må man ha etablert en velforening (eller et sameie) og ha et organisasjonsnummer i Brønnøysund.
• Bygge og vedlikeholde turstier
• Organisere artige aktiviteter for nabolaget. Mange velforeninger organiserer for eksempel felles 17. mai feiringer, sommeravslutninger, påskeeggjakt, utekino og mye mer. Her er det bare kreativiteten som setter grenser for ting dere kan gjøre sammen.

Hvem kan starte en velforening?

Det er ingen krav i loven om hvem som kan lage en velforening. Så hvis du og noen naboer ønsker å etablere en velforening, er det bare å sette i gang.

Det eneste dere må tenke på er at velforeningen bør ha et geografisk nedslagsfelt.

I noen boligfelt – spesielt noen av de nyere boligfeltene, kan det være pålagt å opprette en velforening for å løse felles oppgaver. I de tilfellene er det gjerne også pliktig medlemskap i velforeningen. Hvorvidt det gjelder for ditt boligområde kan du se i skjøtet ditt.

Hva venter dere på? Etabler en velforening idag.

Jeg håper du har fått svar på de spørsmålene du hadde før du klikket inn på denne siden.

Poenget vi prøver å få frem med denne artikkelen er at det er super enkelt å starte en egen velforening, og at det er ingen grunn til å ikke ha det, så lenge dere er noen naboer som ønsker å gjøre noe for nabolaget deres.

Med SmartOrg får du etablert velforeningen på noen få minutter, og får i tillegg et praktisk verktøy som vil gjøre drift og administrasjonen av velforeningen enkelt.