Da et nytt hytteområde på Norefjell ble etablert i 2020, fulgte det med et ansvar: Hytteeierne måtte organisere seg i en velforening for å sikre drift og vedlikehold av felles adkomstvei og bom til hytteområdet. I løpet av kort tid ble Fossliseteråsen Hyttevel etablert – og SmartOrg ble valgt som det naturlige medlemssystemet for å få det hele i gang.

SmartOrg dekker alle behovene våre, er oversiktlig og enkelt å bruke, sier Janicke Hvesser, en av initiativtakerne bak velforeningen.

​

Enkel administrasjon av hyttevelforening fra dag én

Fossliseteråsen Hyttevel ble formelt stiftet i november 2022, og har siden hatt en jevn vekst i antall medlemmer. I oppstarten var det 10 hytter, men nå er det 62 hytter på feltet og flere er planlagt. Fra starten har foreningen brukt SmartOrg til alt det praktiske styrearbeidet: Generere vedtekter, økonomi, medlemsregister, møtedokumenter og kommunikasjon.

Janicke Hvesser tok initiativet til velforeningen, og har hatt både leder og nestlederverv i styret (og er nå varamedlem).

Vi bruker SmartOrg til utsendelse av kontingent og purringer, regnskap, budsjettering, velforeningsmøter og årsberetninger, forteller Janicke.
Systemet har vært særlig nyttig for oss som er en ny forening og har hatt mange praktiske ting å få på plass. Det at systemet er brukervennlig og intuitivt har gjort det enkelt å komme i gang, også for styremedlemmer uten tidligere erfaring.

Fleksibilitet og funksjonalitet som vokser med foreningen

Ettersom hyttefeltet har vokst, har også behovene i velforeningen endret seg. SmartOrg har vært med hele veien – og levert det som trengs.

Blant funksjonene Fossliseteråsen Hyttevel trekker frem er:

• Økonomimodulen for budsjettering, regnskap og fakturahåndtering

• Medlemsregister med støtte for differensierte/ulike kontingenter

• Digital signering av møtedokumenter og tilgangsstyring

• Effektiv møtekalling og enkel deling av dokumenter

Janicke fremhever også verdien av SmartOrgs digitale webinarer og gode kundestøtte:

Supporten er rask og hjelpsom, og det er betryggende å vite at man har noen å spørre om det skulle være noe.

Et fellesskap

Foreningen praktiserer rullering i styret, og ønsker å involvere medlemmene. SmartOrg gir dem verktøyene for å gjøre det på en effektiv og oversiktlig måte.

Å være med i styret gir både eierskap og fellesskap. Med SmartOrg er det lettere å organisere, planlegge og holde oversikten – og vi kan trygt anbefale systemet til andre hyttevel og velforeninger.

Er du med i en velforening eller hyttevelforening?

SmartOrg er utviklet for å gjøre styrearbeid enklere og mer oversiktlig – enten dere er helt i startfasen eller har vært i drift i mange år. Systemet er spesielt godt egnet for små og mellomstore organisasjoner som ønsker profesjonelle verktøy tilpasset frivillig arbeid.

Med SmartOrg får dere tilgang til et komplett digitalt verktøy for hele foreningsdriften. Økonomimodulen gjør det enkelt å sette opp budsjett, føre regnskap, sende faktura og purre på kontingenter. I medlemsregisteret kan dere holde oversikt over medlemmer og fordele ulike kontingentsatser. Dokumenter lagres trygt og tilgjengelig i et delt bibliotek, og møtemodulen gjør det enkelt å sende ut innkallinger, dele dokumenter og signere digitalt.

SmartOrg er bygget for å være brukervennlig, slik at alle i styret – uavhengig av erfaring – kan bruke det effektivt. Med tilgangsstyring kan dere også tilpasse hvem som ser og gjør hva. Kort sagt: SmartOrg hjelper dere fra etablering og hele veien videre i den daglige driften – med orden, oversikt og trygghet.

Er dere nysgjerrige på hvordan SmartOrg kan fungere for deres velforening eller hyttevelforening? Da kan dere enkelt komme i gang med en gratis prøveperiode i 30 dager – helt uten forpliktelser. I prøveperioden får dere tilgang til alle funksjoner, slik at dere kan utforske systemet i praksis og se hvordan det forenkler styrearbeidet. Det er ingen bindingstid, og dere får tilgang på samme gode kundestøtte som alle våre brukere. Prøv SmartOrg og opplev selv hvor enkelt og effektivt det kan være å drive en velforening digitalt.

Ny og kraftig oppgradert regnskapsmodul i SmartOrg: Nå trenger ikke foreninger og sameier andre økonomisystemer

De siste månedene har vært ekstra spennende for gjengen i SmartOrg. Vi har nemlig laget, og nå lansert, en ny og fullverdig regnskapsmodul!
Den er spesielt utviklet for frivillige organisasjoner som foreninger, velforeninger og sameier, og har blitt utviklet i nært samarbeid med flere av våre større kunder. Med denne oppgraderingen får foreninger og sameier nå tilgang til et komplett økonomisystem som erstatter eksterne regnskapssystemer som Tripletex, Fiken og andre. Alt dere trenger for økonomistyring, betaling og regnskap er nå samlet i SmartOrg-portalen.

Oppgraderingen betyr at SmartOrgs medlemssystem passer både de organisasjonene med enkle og mer avanserte regnskapsbehov. 

Smart økonomistyring

Med SmartOrg er det enkelt å sende ut kontingenter, felleskostnader og andre betalingskrav. Innbetalingene kommer inn via Vipps, kort, faktura eller eFaktura, og regnskapet oppdateres automatisk. All inngående betaling er integrert med systemet, og du får oversikt i sanntid over hvem som har betalt og hvem som må purres.

Nå også med journal, hovedbok, reskontro og leverandøroversikt

Den nye regnskapsmodulen i SmartOrg Pro gir dere blant annet:

• Hovedbok og bilagsjournal – full sporbarhet og oversikt over regnskapsføringer

• Reskontro for medlemmer, seksjonseiere og leverandører – enkelt å følge opp hvem som skylder penger og hvem dere skylder

• Leverandøroversikt – hold orden på inngående fakturaer og utgifter

• Oppstartsbalanse – kom raskt i gang med korrekt inngangsbalanse fra tidligere år

• Støtte for flere bankkontoer og lånekontoer – riktig balanseføring i regnskapet

Les om alle våre økonomifunksjoner på vår økonomi-side.

Fra budsjett til årsberetning – alt i ett system

SmartOrg gjør det enkelt å lage budsjett og følge med på hvordan dere ligger an gjennom året. Når årsmøtet nærmer seg, er årsberetningen automatisk klar – ferdig utfylt og klar for digital signering av styret. Har dere revisor, finnes det også en egen tilgangsrolle med sjekkliste og ferdig generert revisjonsberetning.

Enkel utleggsføring og automatisk utbetaling

Utleggsmodulen gjør det enkelt for medlemmer å sende inn kvitteringer – enten via PC eller mobil. Godkjente utlegg går rett inn i regnskapet, og med SmartOrg Pluss kan vi også ta oss av utbetalingen.

Hvorfor velge SmartOrg?

• Alt-i-ett system for drift, økonomi, medlemssystem og kommunikasjon

• Skreddersydd for foreninger og sameier

• Automatisert regnskapsføring og fakturering

• Støtte for EHF, eFaktura, Vipps og kortbetaling

• Full kontroll, mindre manuelt arbeid

Vil du vite mer?

Les mer om økonomimodulen her: smartorg.no/okonomi

Et godt budsjett er selve ryggraden i enhver velfungerende forening. Uansett om foreningen er liten og drives frivillig, eller stor med egne ansatte og omfattende aktiviteter, er budsjettet avgjørende for en sunn økonomisk drift. Et gjennomtenkt budsjett gir oversikt, trygghet og forutsigbarhet, og fungerer som et praktisk styringsverktøy gjennom hele året. I denne guiden forklarer vi hvordan du kan lage et realistisk, oversiktlig og nyttig foreningsbudsjett – og hvordan SmartOrg gjør det enklere å holde kontroll på økonomien.

Hva er egentlig et budsjett?

Et budsjett er enkelt forklart en plan for forventede inntekter og utgifter for en bestemt periode, vanligvis et kalenderår. Budsjettet bygger på realistiske og forsiktige anslag, og gir et tydelig bilde av hvor pengene skal komme fra og hvordan de skal brukes. Budsjettet fungerer som et kart for foreningens økonomi, som gjør det enklere å nå foreningens mål og unngå økonomiske overraskelser.

Et godt budsjett kjennetegnes ved at det:

• Er realistisk og troverdig med godt begrunnede tall
• Viser både inntekter og utgifter på en oversiktlig og forståelig måte
• Inkluderer en buffer, altså penger satt av til uforutsette hendelser

Hvordan lager du et godt budsjett?

Først må du kartlegge foreningens inntekter. Typiske inntektskilder kan være medlemskontingenter, offentlige tilskudd, sponsoravtaler, salg av produkter eller tjenester, eller inntekter fra arrangementer. Vær realistisk, og se gjerne på tidligere års regnskap som referanse.

Når inntektene er på plass, kartlegger du utgiftene. Typiske utgifter for foreninger inkluderer lokalleie, innkjøp av utstyr og materiell, transport og reisekostnader, kurs og opplæring for medlemmer og ansatte, markedsføring, forsikringer og administrative kostnader.

Husk alltid å legge inn en buffer i budsjettet. En buffer på 5-10% av totalsummen gir rom for å håndtere uventede situasjoner uten at foreningens drift settes i fare.

Sørg også for å lage budsjettet i et tydelig og oversiktlig format. Du kan bruke Excel, Google Sheets eller aller helst et digitalt verktøy som SmartOrg, som samler budsjett, regnskap og rapportering på ett sted.

Et eksempel på et enkelt budsjett

Hvordan SmartOrg kan hjelpe

Med SmartOrg samler dere økonomi, medlemssystem og generell drift på ett og samme sted. Dere får alt fra budsjettstyring og regnskap til medlemsadministrasjon og kommunikasjon integrert i ett brukervennlig system. Dette reduserer behovet for manuelle rutiner, sikrer rask tilgang til viktige data og legger til rette for bedre samarbeid og informasjonsflyt i foreningen.

Når det er tid for å velge nytt styre i en forening eller sameie, er det flere viktige aspekter å ta hensyn til for å sikre en korrekt og lovlig prosess. Vi har derfor laget enkel guide til hvordan prosessen vanligvis foregår, og hvilke krav som bør følges:

Følg vedtektene

Det aller viktigste er å sette seg godt inn i vedtektene til foreningen eller sameiet. Vedtektene vil spesifisere hvordan styret skal velges, hvem som har stemmerett, og om det finnes spesifikke regler for valgperioder eller valgprosesser. Det er derfor viktig at alle beslutninger knyttet til valget av nytt styre er i tråd med det som står i vedtektene.

Dersom du er medlem i valgkomiteen anbefaler vi å lese våre tips til valgkomiteen.

Valg på årsmøte

Valg av nytt styre skjer vanligvis på et ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Dette møtet må innkalles i henhold til vedtektene, og det er viktig å følge de kravene som gjelder for innkalling, varighet og stemmegivning. For at valget skal være gyldig, må det gjennomføres i tråd med de reglene som er fastsatt i vedtektene og eventuelle lovpålagte krav.

Bruk møtemodulen i SmartOrg

For å forenkle prosessen med å avholde årsmøtet, inkludert valget av nytt styre, kan man bruke møtemodulen i SmartOrg. Denne modulen gir deg alle nødvendige verktøy og maler for å:

• Inngå korrekt innkalling til årsmøtet
• Avholde møtet i tråd med regelverket
• Ta referat/protokoll fra møtet

Møtemodulen hjelper med å sikre at alle nødvendige prosedyrer følges, og at protokollen blir signert på en trygg og korrekt.

Endring av styre – Innberetning til Brønnøysundregistrene

Når nytt styre er valgt, må endringen meldes til Brønnøysundregistrene. Dette kan gjøres via Samordnet Registermelding i Altinn. Det er viktig at endringen skjer raskt etter årsmøtet, og at den signerte protokollen fra møtet er på plass før innberetningen.

Endringsmelding ved nytt styre:

• Endring av styre meldes inn til Brønnøysundregistrene.
• Dette gjøres ved å sende en Samordnet Registermelding via Altinn.
• Husk at protokollen fra årsmøtet må være signert før innsendelse.

Bistand med innberetning

Vi har laget en video som viser hvordan du sender inn endringsmelding til Brønnøysundregistrene.
Slik oppdaterer du styret i Brønnøysundregistrene

Dersom du trenger hjelp med å sende inn endringsmeldingen til Brønnøysundregistrene, kan du få bistand. Kontakt support@smartorg.no for å bestille en endringsmelding, som koster 399,-. Dette kan være en praktisk løsning dersom du ikke er kjent med prosessen eller ønsker å sikre at alt blir gjort riktig.

Oppsummering:

1. Sjekk vedtektene for valgprosedyren.
2. Gjennomfør valget på ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
3. Bruk møtemodulen i SmartOrg for innkalling, møtelederfunksjon, protokoll og signering.
4. Meld endring av styret til Brønnøysundregistrene via Altinn.
5. Kontakt SmartOrg for bistand med innberetning (kostnad: 399,-).

Ved å følge disse trinnene, kan dere sikre en effektiv og korrekt prosess for å velge nytt styre i foreningen eller sameiet deres.

Hvordan opprette Vipps for din forening – en enkel guide for styret

Vipps har blitt en av de mest populære betalingsløsningene i Norge, og for foreninger er det en effektiv måte å håndtere medlemskontingenter, donasjoner og salg av billetter eller varer. Mange foreninger opplever at Vipps for forening gjør betalingsprosessen enklere både for medlemmene og for styret, samtidig som det gir bedre oversikt over inntektene. I denne guiden viser vi deg hvordan du oppretter Vipps for din forening og hvordan du kan bruke løsningen effektivt sammen med SmartOrg.

1. Sjekk om din forening kan få Vipps

For å opprette en Vipps-løsning må foreningen din ha:

• Et organisasjonsnummer
• En bankkonto registrert på foreningen
• En person med signeringsrett som kan gjennomføre registreringen

Har foreningen din ennå ikke et organisasjonsnummer? SmartOrg hjelper deg med å registrere foreningen enkelt og raskt, slik at du kan komme i gang med Vipps og andre digitale løsninger.

2. Registrer foreningen i Vipps

Når du har alt klart, kan du registrere foreningen din på Vipps:

1. Gå til vippsmobilepay.com/no og velg «Registrer deg»
2. Velg Norge og at du ønsker betalingsløsning
3. Velg hvordan du skal ta i mot betalinger
   Ønsker du å ha det integrert med innmeldingsskjemaet ditt og påmeldinger i SmartOrg, så velger du betalinger på nett
4. Logg inn med BankID og fyll ut informasjon om foreningen.
5. Koble Vipps til foreningens bankkonto.
6. Godkjenn vilkårene og fullfør registreringen.

3. Bruk Vipps smart i foreningen

Når Vipps er aktivert, er det viktig å bruke løsningen strategisk.

I noen settinger er det smart å dele Vipps-nummeret overalt. Men dersom du ønsker å ha oversikt over hvem som har betalt kontingent eller meldt seg på et arrangement, så vil det kreve manuell gjennomgang av Vipps-innbetalingene for å sjekke de mot medlemslista. Det er derfor anbefalt integrerte løsninger der det er mulig.

I medlemssystemet SmartOrg kan man integrere Vipps med SmartOrg for å effektivisere innkreving av medlemskontingenter og andre betalinger. Dette sikrer at inntektene kommer inn på rett konto og at regnskapet holdes oppdatert. For eksempel vil du ha oversikt over hvem som har betalt medlemskontingenten, og hvem du må purre på.

4. Hold oversikt over betalingene

Vipps gir god innsikt i transaksjonene, men foreninger som håndterer mange betalinger, bør ha et system for regnskapsføring. Med SmartOrg sin økonomimodul kan du:

Se innbetalinger direkte i regnskapet
Se i medlemslista om noen har betalt medlemskontingenten eller ikke
Sende ut purring/påminnelse på ubetalte kontingenter

5. Kom i gang i dag!

Å opprette Vipps for foreningen er en enkel prosess som gir store fordeler. Med en brukervennlig betalingsløsning blir det enklere å administrere økonomien og få inn betalinger fra medlemmer og støttespillere. Bruker du SmartOrg, kan du integrere Vipps direkte i foreningens drift og sikre en smidig økonomihttps://wp.smartorg.nostyring.

Ønsker du hjelp til å komme i gang? Besøk SmartOrg for mer informasjon om hvordan du kan effektivisere foreningens økonomi med digitale verktøy!

Vi i SmartOrg er glade for å kunngjøre et spennende samarbeid med inkassoselskapet Zero-Zero Kreditt. Dette betyr at det nå blir enda enklere for våre organisasjoner og sameier å få inn utestående betalinger, enten det gjelder medlemskontingenter, felleskostnader eller andre krav. Med denne nye tjenesten kan dere trygt og effektivt få inn pengene dere har krav på, direkte via SmartOrg-portalen, og uten risiko!

Enklere prosess for innkreving:

Slik fungerer det:

• Bestill inkasso i SmartOrg-portalen
• Saken sendes over til inkassopartner
• Inkassopartner tar over innkrevingsprosessen og håndterer saken profesjonelt
• Innkrevet beløp minus gebyr blir overført til organisasjonens konto
• Organisasjonen har ingen kostnader knyttet til inkasso dersom inkassopartner ikke lykkes med å få inn kravet

Trygg og profesjonell inkassohåndtering

Zero-Zero Kreditt AS er en erfaren aktør innen inkasso og har spesialisert seg på å finne gode løsninger for både organisasjoner og skyldnere. Dette betyr at innkrevingen skjer på en rettferdig og profesjonell måte, samtidig som sjansen øker for at dere får inn pengene raskere.

Full kontroll og forutsigbare kostnader

Vi forstår viktigheten av forutsigbarhet, derfor vil dere alltid ha full oversikt over kostnader og betingelser før en inkassoprosess settes i gang. Gjeldende priser finner dere i SmartOrgs prisliste.

Bestill inkasso i dag

Med denne nye funksjonen i SmartOrg gjør vi det enklere enn noensinne å sikre at organisasjonens økonomi er sunn og at utestående krav blir fulgt opp på en profesjonell måte.
Knappen er synlig for administrator under kontingent for foreninger, og under felleskostnader for sameier.

Velg SmartOrg

Hva er en årsberetning?

En årsberetning er en skriftlig redegjørelse som gir en helhetlig oversikt over en forenings virksomhet det siste året. Den fungerer som et viktig styringsdokument der styret reflekterer over hva foreningen har oppnådd, hvilke utfordringer den har møtt, og hvilke planer som er lagt for fremtiden. Årsberetningen gir en mer detaljert beskrivelse av foreningens arbeid enn det som fremgår av rene regnskapstall, og inneholder ofte informasjon om organisatoriske endringer, medlemstall, gjennomførte aktiviteter og foreningens langsiktige mål.

Selv om innholdet kan variere, er hovedformålet med en årsberetning å dokumentere foreningens utvikling og skape en helhetlig forståelse av dens situasjon. I tillegg til å være nyttig for foreningens egne medlemmer, kan årsberetningen også ha en viktig funksjon overfor eksterne aktører som tilskuddsordninger, samarbeidspartnere og myndigheter.

Hvem skal levere årsberetning?

I utgangspunktet er det kun regnskapspliktige foreninger som er lovpålagt å utarbeide en årsberetning, i tråd med regnskapsloven. Dette gjelder foreninger som driver næringsvirksomhet og oppfyller visse økonomiske grenser knyttet til omsetning, eiendeler og antall ansatte. Mer informasjon om regnskapspliktighet finner du på Brønnøysundregisterets nettsider.

For mindre, ideelle foreninger uten regnskapsplikt finnes det ingen formelle krav til årsberetning, men det anbefales likevel å utarbeide en årsrapport. En slik rapport gir medlemmene en oversikt over foreningens aktiviteter, økonomi og planer fremover, noe som bidrar til åpenhet og tillit. En årsrapport kan være enkel og tilpasset foreningens størrelse, men bør inneholde en oppsummering av virksomheten, regnskapstall og eventuelle strategiske mål. Dette gjør det lettere å informere medlemmer, søke støtte og planlegge fremtidig drift.

Samle nødvendig informasjon

For at årsberetningen skal være nøyaktig og informativ, bør informasjon innhentes og systematiseres. Dette sikrer at alle relevante aspekter blir inkludert og at innholdet er pålitelig og oversiktlig.

Aktiviteter og resultater: Dokumentasjon av gjennomførte arrangementer, prosjekter og initiativer, med vurdering av måloppnåelse. Dette kan inkludere deltakertall, evalueringer og feedback fra medlemmer og samarbeidspartnere.

Medlemsutvikling: Analyse av medlemsvekst, engasjement og rekrutteringsstrategier. Statistikk over medlemsbevegelser, samt tiltak som har bidratt til vekst eller tilbakegang, bør vurderes.

Økonomisk status: Presentasjon av inntektskilder, utgifter, økonomisk balanse og budsjettavvik. En analyse av økonomiske trender og eventuelle tiltak for å forbedre inntektsstrømmer bør inkluderes.

Organisatoriske endringer: Evaluering av styrets sammensetning, eventuelle vedtektsendringer og administrative justeringer. Vurdering av effektiviteten i styringsstrukturen og forslag til forbedringer.

Strategisk utvikling: Gjennomgang av måloppnåelse og planer for videre utvikling. Dette kan inkludere fremtidige prosjekter, forbedringer av eksisterende initiativer og langsiktige visjoner.

Struktur og innhold

En godt strukturert årsberetning sikrer klarhet og lesbarhet. Følgende disposisjon anbefales:

Innledning

• Kort beskrivelse av foreningen og årsberetningens formål.
• Oppsummering av hovedpunkter fra året som har gått.
• Kort beskrivelse av hvordan årsberetningen er utarbeidet og hvilke kilder som er brukt.

Organisasjon

• Oversikt over styret og ansvarsfordeling.
• Eventuelle organisatoriske endringer og forbedringsprosesser.
• Beskrivelse av eventuelle utvalg eller komiteer og deres arbeid.

Aktiviteter og evaluering

• Detaljert beskrivelse av aktiviteter og prosjekter.
• Evaluering av måloppnåelse og effekt, inkludert tilbakemeldinger fra medlemmer og samarbeidspartnere.
• Sammenligning med tidligere år for å identifisere trender og utviklingsmuligheter.

Økonomi

• Nøkkeltall fra regnskapet, inkludert inntekts- og kostnadsanalyser.
• Budsjettavvik og økonomiske vurderinger.
• Forslag til tiltak for å forbedre økonomisk bærekraft.
• Potensielle eksterne finansieringsmuligheter, inkludert støtteordninger og sponsing.

Utfordringer og muligheter

• Identifikasjon av interne og eksterne utfordringer.
• Vurdering av hvordan foreningen har håndtert utfordringer og hvilke tiltak som kan forbedres.
• Forslag til strategiske tilpasninger og muligheter for videre vekst.
• Risikoanalyse med fokus på økonomiske, organisatoriske og eksterne faktorer.

Planer for neste år

• Prioriteringer for videre utvikling.
• Strategiske tiltak og vekstmuligheter.
• Langsiktig visjon for foreningen.
• Potensielle nye prosjekter eller initiativer som kan styrke foreningens posisjon og relevans.

Kommunikasjon og samarbeid

• Beskrivelse av samarbeid med eksterne partnere og myndigheter.
• Oversikt over kommunikasjonsstrategier for å nå ut til medlemmer og samfunnet.
• Hvordan foreningen planlegger å øke synlighet og engasjement.

Avslutning

• Takk til medlemmer, samarbeidspartnere og bidragsytere.
• Oppfordring til videre engasjement og deltakelse i foreningens aktiviteter.
• Hvordan medlemmer kan bidra til foreningens videre utvikling.

Gjennomgang, publisering og distribusjon

Årsberetningen bør kvalitetssikres før publisering. Styret bør gjennomgå dokumentet for å sikre nøyaktighet og relevans. En grundig gjennomgang vil sikre at innholdet er sammenhengende, korrekt og oppdatert.

Distribusjon kan skje via flere kanaler for å sikre bred tilgjengelighet:

• Digitale plattformer som nettsider og e-post.
• Trykte eksemplarer til interne og eksterne aktører.
• Publisering i relevante bransje- og akademiske kanaler.
• Presentasjon av årsberetningen på årsmøter eller andre samlinger for å skape dialog og engasjement.

Verdien av en gjennomtenkt årsberetning

En veldokumentert årsberetning fungerer som et strategisk verktøy for planlegging og utvikling. Den gir et beslutningsgrunnlag for videre vekst og sikrer transparens og legitimitet overfor medlemmer og samarbeidspartnere.

Ved å implementere en gjennomtenkt årsberetning kan foreningen bedre forstå sin egen posisjon, forbedre beslutningsprosesser og tilpasse seg skiftende omgivelser. En omfattende og godt gjennomarbeidet årsberetning gir ikke bare en refleksjon over det som har vært, men fungerer også som et veikart for fremtidig suksess.

​Etter årsmøtet er det viktig at det nye styret samles for å sette retning for arbeidet fremover. Det første styremøtet gir en mulighet til å bli kjent, forstå foreningens mandat og diskutere mål for det kommende året. Her er en anbefalt agenda og noen nyttige tips for å sikre en effektiv start.

Anbefalt agenda for første styremøte:

1. Velkommen og presentasjonsrunde

Start møtet med en runde der alle styremedlemmer introduserer seg. Dette er spesielt viktig dersom det er nye personer i styret. En kort presentasjon av bakgrunn, erfaring og motivasjon for å være med i styret skaper et godt grunnlag for samarbeid.

2. Foreningens historie og mandat

Det er viktig at alle styremedlemmer har en felles forståelse av foreningens formål, verdier og mandat. Gå gjennom:

• Foreningens historie og utvikling
• Formål og vedtekter
• Tidligere års arbeid og resultater
• Forventninger til styrets rolle og ansvar

3. Hva ønsker vi å jobbe med dette året?

En åpen diskusjon om hva styret ønsker å oppnå i løpet av perioden er verdifullt. Spørsmål som kan diskuteres inkluderer:

• Hvilke prosjekter eller tiltak bør prioriteres?
• Er det noen utfordringer vi må håndtere?
• Hvordan kan vi involvere medlemmer mer aktivt?
• Skal vi etablere nye samarbeid eller søke støtteordninger?

4. Praktisk organisering av styrearbeidet

For å sikre en effektiv arbeidsflyt bør styret bli enige om:

• Fordeling av roller (leder, nestleder, kasserer, sekretær, mm.)

• Møteplan for året

• Kommunikasjonsverktøy (e-post, meldingssystem, deling av dokumenter)

• Ansvarsfordeling for konkrete oppgaver

5. Budsjett og økonomi

En kort gjennomgang av foreningens økonomi gir styret et godt grunnlag for planlegging. Dette kan inkludere:

• Oversikt over inntekter og utgifter
• Budsjett for inneværende år
• Eventuelle økonomiske forpliktelser
• Muligheter for inntektsgenerering eller tilskudd

6. Eventuelt

Avslutt med en runde der styremedlemmer kan ta opp saker de ønsker å diskutere.

Tips for et vellykket første styremøte

• Sett av nok tid: Det første møtet kan ta litt lenger tid enn vanlig for å sikre god gjennomgang og dialog.

• Forbered sakspapirer: Send ut agenda, vedtekter og relevant informasjon på forhånd.

• Vær åpen og inkluderende: Skap en kultur for godt samarbeid og åpen kommunikasjon.

• Avklar forventninger: Sørg for at alle forstår sine roller og ansvar.

• Ha en plan for oppfølging: Oppsummer beslutninger og oppgaver slik at alle vet hva som skjer videre.

Med en god start på styrearbeidet legger dere grunnlaget for et produktivt og givende år for foreningen!

Velg SmartOrg som foreningsportal for din forening

SmartOrg tilbyr nå nettside/hjemmeside i samarbeid med vår samarbeidspartner Frameworks AS. Dette er noe våre kunder har etterspurt og som vi nå endelig kan lansere!

Nettsiden snakker sammen med SmartOrg-portalen til din organisasjon, og skal kunne brukes selv om man ikke har teknisk kompetanse.

Nettside leveres av samarbeidspartner

Frameworks er eksperter på webdesign og holder til i Arendal. Vi kjenner de godt og er takknemlige for at vi sammen har utviklet rimelige nettsider som skal være enkle å ta i bruk for foreninger og sameier.

Daglig leder i Frameworks, Simen Wiik sier dette om samarbeidet:

Nå gjør vi det superenkelt for foreninger å komme i gang med en nettside som inneholder akkurat det de trenger. Vi fjerner alt som tradisjonelt har vært knotete med å bygge en nettside, slik at vi kun sitter igjen med det som er morsomt, nemlig innholdet.
Vi gleder oss til å hjelpe foreninger og andre organisasjoner med å skape en digital tilstedeværelse for alle, for vi vet hvor viktig det er at man ikke bare sitter igjen på facebook nå som spesielt de yngre generasjonene i stor grad unngår den plattformen.

Daglig ledere i Frameworks, Simen Wiik, og SmartOrg,
Geir Arntzen Andrew.

Nettsiden vil snakke med SmartOrg-portalen til organisasjonen, og det er enkelt å lage og redigere innhold selv.

Frameworks trekker frem at det er viktig å ikke ekskludere medlemmer som ikke er på de riktige sosiale mediene, og med en nettside blir foreningen tilgjengelig for alle. Samtidig blir det lettere å finne foreningen med en nettside, spesielt via søkemotorer som Google, som kan gjøre rekruttering av nye medlemmer enklere.

Når man forteller om foreningen sin, deler nyheter, skriver om arrangementer og gjør bilder tilgjengelig på nettsiden blir innholdet tilgjengelig for alle, og man når ut med budskapet til enda flere enn om man bare publiserer innlegg på sosiale medier og sender ut e-poster.
Noen foreninger har sponsorer eller samarbeidspartnere. Med en nettside er det enkelt å vise frem disse, som igjen kan gjøre det enklere å få støtte til foreningen siden man kan sikre at sponsoren blir synlig for alle som besøker nettsiden.

Lag egne bli-medlem-sider med argumenter og fordeler som brukes i markedsføring for å tiltrekke foreningen flere medlemmer.
Investeringen i nettsiden betaler seg selv igjen og igjen om man bruker den til å få en ny sponsor eller noen nye medlemmer. Alle store foreninger har nettsider som de bruker aktivt til slike formål.

Funksjoner for nettsiden:

Tilpasset alle skjermstørrelser.
Få nettsiden med foreningens fargepalett og logo.
Nyheter med bilder, tekst og arkiv.
Opprett og del arrangementer med påmeldingslenke.
Egne sider for lokallag og grupper i foreningen.
Mulighet for innmeldingsskjema, «om oss», aktuelt og kontaktinformasjon
Bildegalleri med mappestruktur for enkel samling, organisering og deling av bilder.
GDPR-vennlig og helt fri for informasjonskapsler (man trenger ingen cookie-popup).
Enkel sidebygger og redaktørtilganger til å lage og redigere innhold selv.

Pris fra 3000,- i etablering og 500,- per måned i drift.
Dekker drift inntil 1GB lagring (bilder, video, dokumenter) og daglig backup.

Hvis dere har behov for flere maler, eget design og tilpasninger tilbyr vi dette på timebasis eller avtalt fastpris (fra 990,- per time)
Priser er eks mva.
Drift av nettløsning etterskuddsfaktureres per 3 mnd.

Eksempelside på hvordan en nettside kan se ut.

Bildeeksempler på mobil:

Her er noen eksempler på faktisk nettsider laget via SmartOrg:
Velferds- og innovasjonspartiet (VI-partiet)
Grimstad Løpeklubb 
Flere kommer..

Ble du interessert i SmartOrg-portal for din forening eller sameie? Du kan teste oss gratis i 1 måned!

Det å ha verv i velforeningen kan være utrolig givende. Du får bidratt positivt i ditt nærmiljø, og kanskje sørge for at ditt bomiljø blir best mulig. Samtidig kan det være krevende, for vervet kommer også med plikter og ansvar.

SmartOrg vil gjøre det enklest mulig å ha verv i velforeningen, og har derfor laget en guide på 9 sider.

Den kan du laste ned gratis og dele med de andre styremedlemmene.

Vi vil også oppfordre deg til å sjekke ut vår samarbeidspartner Vellenes Fellesorganisasjon. Nye velforeningskunder som er medlem der får 15% rabatt på SmartOrg-lisensen!