I denne artikkelen deler SmartOrg sine beste tips til deg som skal være i valgkomiteen for en forening eller sameie.
Sett deg godt inn i vedtektene
Dersom du har sagt ja til å være i valgkomiteen for en forening, er det første du bør gjøre å lese foreningens vedtekter. En forenings vedtekter er en oversikt over regler foreningen har å forholde seg til, og vil derfor inneholde rammer for valgkomiteens arbeid.
Se om valgkomiteen er nevnt i vedtektene. Da står det i så fall konkret hva som er valgkomiteens oppgave(r).
Står det noe om styrets sammensetning i vedtektene? Kanskje står det hvor mange styremedlemmer foreningen skal ha, og om man skal tenke på mangfold blant styremedlemmene? Hvis det gjør det er det rammer du som valgkomitee-medlem må forholde deg til.
Når skal sakspapirene til årsmøtet ut? Ofte vil man ha med valgkomiteens innstilling i papirene, og da må du ha ferdigstilt arbeidet til da.
Dersom din forening bruker SmartOrg-portalen vil du finne vedtektene enkelt ved å logge inn på foreningens sider. Les mer om SmartOrgs løsning og test oss gratis i en måned.
Be styret og nøkkelpersoner om innspill
Videre bør du høre med styret i foreningen for å få innspill og hjelp til valgkomitee-arbeidet.
De vet hvem som er på valg. I tillegg kan du få tips om noen av sittende styrerepresentanter ønsker gjenvalg, eller om de kjenner til noen andre foreningsmedlemmer som kan være interessert i styreverv.
Styret kan også gi innspill på hva som foreningens viktigste oppgave det neste året, samt hva styret skal bruke tiden sin på fremover. Forhør deg også om hvilken erfaring/kompetanse som mangler i dagens styre for det videre arbeidet, som det dermed kan være lurt å ha inn styret.
Som medlem i valgkomiteen er det kjekt å vite litt om styrets arbeid for å kunne gi informasjon og besvare spørsmål fra aktuelle styrekandidater. Finn ut hva styret jobber med, og hvor ofte de møtes. Dette ønsker gjerne potensielle styremedlemmer å vite mer om.
Dersom din forening bruker SmartOrg-portalen vil du kunne få tilgang på alle referat fra styremøtene enkelt i møtemodulen.
Deretter går du i gang med selve valgkomite-arbeidet i foreningen eller sameiet ditt.
Tips til rekruttering av styremedlemmer
Dersom noen styremedlemmer har signalisert at de gjerne kan ta gjenvalg, så er det noe komiteen må vurdere. Er det bra for foreningen at de(n) fortsetter, eller har styret og foreningen godt av nye innspill og tanker? Dette bør du se i sammenheng med hvilken kompetanse styret føler de mangler.
I noen foreninger må man være medlem i foreningen for å kunne sitte i styret. Da kan du be om å få kontaktinformasjonen til medlemmene eller be styret formidle en henvendelse fra valgkomiteen.
En mulighet er å sende ut en felles-epost til alle medlemmer hvor dere søker etter styremedlemmer og ber de som kan være interessert i verv om å melde seg til komiteen innen en gitt tidsfrist. Vær obs på at svært få melder seg frivillig uten ett dytt. Hvis du har mulighet til å spørre enkeltpersoner direkte om de kunne tenke seg verv, så er lurest for at de skal kunne si ja. Da kan du også svare på spørsmål og problemstillinger de opplever i forhold til å takke ja.
Kjenner du til noen som kunne passe som styremedlemmer? Spør de om de har lyst!
Helt til slutt formulerer du et skriv som skal være valgkomiteens innstilling.
Hva er valgkomiteens innstilling?
Valgkomiteens innstilling er forslaget valgkomiteen legger frem for årsmøtet. Den bør inneholde navn på kandidatene, hvilket verv de foreslås til, eventuell valgperiode og en kort begrunnelse. Det bør også komme tydelig frem at kandidatene er spurt og har sagt ja til å stille.
Skal dere lage innstilling til årsmøtet? SmartOrg har laget en enkel mal som hjelper valgkomiteen med å strukturere forslaget til styreleder, styremedlemmer, varamedlemmer og andre verv. Legg igjen e-postadressen din, for å få tilgang på malen.
Hva må gjøres når valget er blitt gjennomført på årsmøtet?
Når årsmøtet har gjennomført valget, bør styresammensetningen komme tydelig frem i årsmøteprotokollen. Det gjør det enklere å oppdatere roller, signaturrett og styreopplysninger i etterkant.
Hvordan kan SmartOrg hjelpe Valgkomiteen?
I SmartOrg kan valgkomiteen og styret få bedre oversikt over vedtekter, tidligere protokoller, roller, styresammensetning og medlemsregister. Det gjør det enklere å se hvem som er på valg, finne relevante kandidater og samle dokumentasjonen som trengs før årsmøtet.
Når innstilling, sakspapirer og protokoller lagres i samme portal, blir valgprosessen mer ryddig og mindre avhengig av enkeltpersoner.