Ny og kraftig oppgradert regnskapsmodul i SmartOrg: Nå trenger ikke foreninger og sameier andre økonomisystemer

De siste månedene har vært ekstra spennende for gjengen i SmartOrg. Vi har nemlig laget, og nå lansert, en ny og fullverdig regnskapsmodul!
Den er spesielt utviklet for frivillige organisasjoner som foreninger, velforeninger og sameier, og har blitt utviklet i nært samarbeid med flere av våre større kunder. Med denne oppgraderingen får foreninger og sameier nå tilgang til et komplett økonomisystem som erstatter eksterne regnskapssystemer som Tripletex, Fiken og andre. Alt dere trenger for økonomistyring, betaling og regnskap er nå samlet i SmartOrg-portalen.

Oppgraderingen betyr at SmartOrgs medlemssystem passer både de organisasjonene med enkle og mer avanserte regnskapsbehov. 

Smart økonomistyring

Med SmartOrg er det enkelt å sende ut kontingenter, felleskostnader og andre betalingskrav. Innbetalingene kommer inn via Vipps, kort, faktura eller eFaktura, og regnskapet oppdateres automatisk. All inngående betaling er integrert med systemet, og du får oversikt i sanntid over hvem som har betalt og hvem som må purres.

Nå også med journal, hovedbok, reskontro og leverandøroversikt

Den nye regnskapsmodulen i SmartOrg Pro gir dere blant annet:

• Hovedbok og bilagsjournal – full sporbarhet og oversikt over regnskapsføringer

• Reskontro for medlemmer, seksjonseiere og leverandører – enkelt å følge opp hvem som skylder penger og hvem dere skylder

• Leverandøroversikt – hold orden på inngående fakturaer og utgifter

• Oppstartsbalanse – kom raskt i gang med korrekt inngangsbalanse fra tidligere år

• Støtte for flere bankkontoer og lånekontoer – riktig balanseføring i regnskapet

Les om alle våre økonomifunksjoner på vår økonomi-side.

Fra budsjett til årsberetning – alt i ett system

SmartOrg gjør det enkelt å lage budsjett og følge med på hvordan dere ligger an gjennom året. Når årsmøtet nærmer seg, er årsberetningen automatisk klar – ferdig utfylt og klar for digital signering av styret. Har dere revisor, finnes det også en egen tilgangsrolle med sjekkliste og ferdig generert revisjonsberetning.

Enkel utleggsføring og automatisk utbetaling

Utleggsmodulen gjør det enkelt for medlemmer å sende inn kvitteringer – enten via PC eller mobil. Godkjente utlegg går rett inn i regnskapet, og med SmartOrg Pluss kan vi også ta oss av utbetalingen.

Hvorfor velge SmartOrg?

• Alt-i-ett system for drift, økonomi, medlemssystem og kommunikasjon

• Skreddersydd for foreninger og sameier

• Automatisert regnskapsføring og fakturering

• Støtte for EHF, eFaktura, Vipps og kortbetaling

• Full kontroll, mindre manuelt arbeid

Vil du vite mer?

Les mer om økonomimodulen her: smartorg.no/okonomi

Må sameiet registreres i Brønnøysundregistrene?

Visste du at de fleste boligsameier er lovpålagt å være registrert i Brønnøysundregistrene? Dette er ikke bare en formalitet – det har stor betydning for hvordan sameiet fungerer i praksis. I denne artikkelen får du svar på hvorfor registreringen er viktig, hva loven sier – og hvordan SmartOrg kan hjelpe dere hele veien til organisasjonsnummeret.

Visste du at?

Sameier uten organisasjonsnummer kan få problemer med å opprette bankkonto, inngå avtaler med leverandører og få tilgang til offentlige tjenester som Altinn. Det kan også gjøre styrets arbeid mer krevende og mindre transparent for beboerne.

Hva betyr registrering i Brønnøysundregistrene?

Registrering innebærer at sameiet blir en juridisk enhet med styremedlemmer som kan operere på vegne av organisasjonen. Med dette følger et organisasjonsnummer – en slags “juridisk ID” – som gjør det mulig å:

• Opprette bankkonto i sameiets navn
• Inngå avtaler med leverandører, håndverkere og forsikringsselskaper
• Samhandle digitalt med det offentlige, f.eks. via Altinn
• Bruke moderne styringsverktøy som SmartOrg til styrearbeid, regnskap og kommunikasjon

Hva sier loven?

Eierseksjonsloven §19 sier at sameier med ni eller flere seksjoner må registreres i Foretaksregisteret, mens for sameier med færre seksjoner er det valgfritt.

Det betyr at små sameier ikke nødvendigvis må registrere seg, men dersom de skal kunne ha egne kontonummer, tegne forsikring og kunne opptre som selvstendige juridiske enheter, så er organisasjonsnummer ofte et krav fra bank eller forsikringsselskap.

Fordelene ved å være registrert

• Organisasjonsnummer gjør det mulig å handle på vegne av sameiet
• Styret får bedre tilgang til digitale og offentlige tjenester
• Det gir økt transparens og trygghet for beboerne
• Banker og leverandører krever ofte organisasjonsnummer
• Sameiet kan bruke SmartOrg som løsning

Hvordan registrerer vi sameiet?

Registreringen skjer gjennom Brønnøysundregistrene, og innebærer å sende inn informasjon om styret, vedtekter, protokoller og dokumentasjon på at sameiet er tinglyst. Dersom man ikke har gjort det før, kan det oppleves som teknisk eller tidkrevende, fordi man ikke helt vet hvor man finner riktig dokumentasjon eller vet hvordan vedtektene burde se ut for sitt sameie. Men det finnes heldigvis hjelp å få.

SmartOrg bistår med registreringen – enkelt og trygt

Mange av våre kunder er usikre på hvordan de skal registrere sameiet korrekt, eller vet ikke engang om det allerede er gjort. Derfor tilbyr SmartOrg en komplett bistandstjeneste for registrering i Brønnøysundregistrene – slik at dere kan være trygge på at alt blir riktig og godkjent.

Tjenesten inkluderer blant annet:

• Tilpassede vedtekter for deres sameie
• Utfylling og innsending av skjemaer
• Oppfølging hvis Brønnøysundregistrene har spørsmål eller trenger tilleggsinformasjon

Resultatet? Dere får et gyldig organisasjonsnummer, kan ta i bruk digitale verktøy og får en enklere styrehverdag.

Når det er tid for å velge nytt styre i en forening eller sameie, er det flere viktige aspekter å ta hensyn til for å sikre en korrekt og lovlig prosess. Vi har derfor laget enkel guide til hvordan prosessen vanligvis foregår, og hvilke krav som bør følges:

Følg vedtektene

Det aller viktigste er å sette seg godt inn i vedtektene til foreningen eller sameiet. Vedtektene vil spesifisere hvordan styret skal velges, hvem som har stemmerett, og om det finnes spesifikke regler for valgperioder eller valgprosesser. Det er derfor viktig at alle beslutninger knyttet til valget av nytt styre er i tråd med det som står i vedtektene.

Dersom du er medlem i valgkomiteen anbefaler vi å lese våre tips til valgkomiteen.

Valg på årsmøte

Valg av nytt styre skjer vanligvis på et ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Dette møtet må innkalles i henhold til vedtektene, og det er viktig å følge de kravene som gjelder for innkalling, varighet og stemmegivning. For at valget skal være gyldig, må det gjennomføres i tråd med de reglene som er fastsatt i vedtektene og eventuelle lovpålagte krav.

Bruk møtemodulen i SmartOrg

For å forenkle prosessen med å avholde årsmøtet, inkludert valget av nytt styre, kan man bruke møtemodulen i SmartOrg. Denne modulen gir deg alle nødvendige verktøy og maler for å:

• Inngå korrekt innkalling til årsmøtet
• Avholde møtet i tråd med regelverket
• Ta referat/protokoll fra møtet

Møtemodulen hjelper med å sikre at alle nødvendige prosedyrer følges, og at protokollen blir signert på en trygg og korrekt.

Endring av styre – Innberetning til Brønnøysundregistrene

Når nytt styre er valgt, må endringen meldes til Brønnøysundregistrene. Dette kan gjøres via Samordnet Registermelding i Altinn. Det er viktig at endringen skjer raskt etter årsmøtet, og at den signerte protokollen fra møtet er på plass før innberetningen.

Endringsmelding ved nytt styre:

• Endring av styre meldes inn til Brønnøysundregistrene.
• Dette gjøres ved å sende en Samordnet Registermelding via Altinn.
• Husk at protokollen fra årsmøtet må være signert før innsendelse.

Bistand med innberetning

Vi har laget en video som viser hvordan du sender inn endringsmelding til Brønnøysundregistrene.
Slik oppdaterer du styret i Brønnøysundregistrene

Dersom du trenger hjelp med å sende inn endringsmeldingen til Brønnøysundregistrene, kan du få bistand. Kontakt support@smartorg.no for å bestille en endringsmelding, som koster 399,-. Dette kan være en praktisk løsning dersom du ikke er kjent med prosessen eller ønsker å sikre at alt blir gjort riktig.

Oppsummering:

1. Sjekk vedtektene for valgprosedyren.
2. Gjennomfør valget på ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
3. Bruk møtemodulen i SmartOrg for innkalling, møtelederfunksjon, protokoll og signering.
4. Meld endring av styret til Brønnøysundregistrene via Altinn.
5. Kontakt SmartOrg for bistand med innberetning (kostnad: 399,-).

Ved å følge disse trinnene, kan dere sikre en effektiv og korrekt prosess for å velge nytt styre i foreningen eller sameiet deres.

Hvordan opprette Vipps for din forening – en enkel guide for styret

Vipps har blitt en av de mest populære betalingsløsningene i Norge, og for foreninger er det en effektiv måte å håndtere medlemskontingenter, donasjoner og salg av billetter eller varer. Mange foreninger opplever at Vipps for forening gjør betalingsprosessen enklere både for medlemmene og for styret, samtidig som det gir bedre oversikt over inntektene. I denne guiden viser vi deg hvordan du oppretter Vipps for din forening og hvordan du kan bruke løsningen effektivt sammen med SmartOrg.

1. Sjekk om din forening kan få Vipps

For å opprette en Vipps-løsning må foreningen din ha:

• Et organisasjonsnummer
• En bankkonto registrert på foreningen
• En person med signeringsrett som kan gjennomføre registreringen

Har foreningen din ennå ikke et organisasjonsnummer? SmartOrg hjelper deg med å registrere foreningen enkelt og raskt, slik at du kan komme i gang med Vipps og andre digitale løsninger.

2. Registrer foreningen i Vipps

Når du har alt klart, kan du registrere foreningen din på Vipps:

1. Gå til vippsmobilepay.com/no og velg «Registrer deg»
2. Velg Norge og at du ønsker betalingsløsning
3. Velg hvordan du skal ta i mot betalinger
   Ønsker du å ha det integrert med innmeldingsskjemaet ditt og påmeldinger i SmartOrg, så velger du betalinger på nett
4. Logg inn med BankID og fyll ut informasjon om foreningen.
5. Koble Vipps til foreningens bankkonto.
6. Godkjenn vilkårene og fullfør registreringen.

3. Bruk Vipps smart i foreningen

Når Vipps er aktivert, er det viktig å bruke løsningen strategisk.

I noen settinger er det smart å dele Vipps-nummeret overalt. Men dersom du ønsker å ha oversikt over hvem som har betalt kontingent eller meldt seg på et arrangement, så vil det kreve manuell gjennomgang av Vipps-innbetalingene for å sjekke de mot medlemslista. Det er derfor anbefalt integrerte løsninger der det er mulig.

I medlemssystemet SmartOrg kan man integrere Vipps med SmartOrg for å effektivisere innkreving av medlemskontingenter og andre betalinger. Dette sikrer at inntektene kommer inn på rett konto og at regnskapet holdes oppdatert. For eksempel vil du ha oversikt over hvem som har betalt medlemskontingenten, og hvem du må purre på.

4. Hold oversikt over betalingene

Vipps gir god innsikt i transaksjonene, men foreninger som håndterer mange betalinger, bør ha et system for regnskapsføring. Med SmartOrg sin økonomimodul kan du:

Se innbetalinger direkte i regnskapet
Se i medlemslista om noen har betalt medlemskontingenten eller ikke
Sende ut purring/påminnelse på ubetalte kontingenter

5. Kom i gang i dag!

Å opprette Vipps for foreningen er en enkel prosess som gir store fordeler. Med en brukervennlig betalingsløsning blir det enklere å administrere økonomien og få inn betalinger fra medlemmer og støttespillere. Bruker du SmartOrg, kan du integrere Vipps direkte i foreningens drift og sikre en smidig økonomihttps://wp.smartorg.nostyring.

Ønsker du hjelp til å komme i gang? Besøk SmartOrg for mer informasjon om hvordan du kan effektivisere foreningens økonomi med digitale verktøy!

Vi i SmartOrg er glade for å kunngjøre et spennende samarbeid med inkassoselskapet Zero-Zero Kreditt. Dette betyr at det nå blir enda enklere for våre organisasjoner og sameier å få inn utestående betalinger, enten det gjelder medlemskontingenter, felleskostnader eller andre krav. Med denne nye tjenesten kan dere trygt og effektivt få inn pengene dere har krav på, direkte via SmartOrg-portalen, og uten risiko!

Enklere prosess for innkreving:

Slik fungerer det:

• Bestill inkasso i SmartOrg-portalen
• Saken sendes over til inkassopartner
• Inkassopartner tar over innkrevingsprosessen og håndterer saken profesjonelt
• Innkrevet beløp minus gebyr blir overført til organisasjonens konto
• Organisasjonen har ingen kostnader knyttet til inkasso dersom inkassopartner ikke lykkes med å få inn kravet

Trygg og profesjonell inkassohåndtering

Zero-Zero Kreditt AS er en erfaren aktør innen inkasso og har spesialisert seg på å finne gode løsninger for både organisasjoner og skyldnere. Dette betyr at innkrevingen skjer på en rettferdig og profesjonell måte, samtidig som sjansen øker for at dere får inn pengene raskere.

Full kontroll og forutsigbare kostnader

Vi forstår viktigheten av forutsigbarhet, derfor vil dere alltid ha full oversikt over kostnader og betingelser før en inkassoprosess settes i gang. Gjeldende priser finner dere i SmartOrgs prisliste.

Bestill inkasso i dag

Med denne nye funksjonen i SmartOrg gjør vi det enklere enn noensinne å sikre at organisasjonens økonomi er sunn og at utestående krav blir fulgt opp på en profesjonell måte.
Knappen er synlig for administrator under kontingent for foreninger, og under felleskostnader for sameier.

Velg SmartOrg

​Etter årsmøtet er det viktig at det nye styret samles for å sette retning for arbeidet fremover. Det første styremøtet gir en mulighet til å bli kjent, forstå foreningens mandat og diskutere mål for det kommende året. Her er en anbefalt agenda og noen nyttige tips for å sikre en effektiv start.

Anbefalt agenda for første styremøte:

1. Velkommen og presentasjonsrunde

Start møtet med en runde der alle styremedlemmer introduserer seg. Dette er spesielt viktig dersom det er nye personer i styret. En kort presentasjon av bakgrunn, erfaring og motivasjon for å være med i styret skaper et godt grunnlag for samarbeid.

2. Foreningens historie og mandat

Det er viktig at alle styremedlemmer har en felles forståelse av foreningens formål, verdier og mandat. Gå gjennom:

• Foreningens historie og utvikling
• Formål og vedtekter
• Tidligere års arbeid og resultater
• Forventninger til styrets rolle og ansvar

3. Hva ønsker vi å jobbe med dette året?

En åpen diskusjon om hva styret ønsker å oppnå i løpet av perioden er verdifullt. Spørsmål som kan diskuteres inkluderer:

• Hvilke prosjekter eller tiltak bør prioriteres?
• Er det noen utfordringer vi må håndtere?
• Hvordan kan vi involvere medlemmer mer aktivt?
• Skal vi etablere nye samarbeid eller søke støtteordninger?

4. Praktisk organisering av styrearbeidet

For å sikre en effektiv arbeidsflyt bør styret bli enige om:

• Fordeling av roller (leder, nestleder, kasserer, sekretær, mm.)

• Møteplan for året

• Kommunikasjonsverktøy (e-post, meldingssystem, deling av dokumenter)

• Ansvarsfordeling for konkrete oppgaver

5. Budsjett og økonomi

En kort gjennomgang av foreningens økonomi gir styret et godt grunnlag for planlegging. Dette kan inkludere:

• Oversikt over inntekter og utgifter
• Budsjett for inneværende år
• Eventuelle økonomiske forpliktelser
• Muligheter for inntektsgenerering eller tilskudd

6. Eventuelt

Avslutt med en runde der styremedlemmer kan ta opp saker de ønsker å diskutere.

Tips for et vellykket første styremøte

• Sett av nok tid: Det første møtet kan ta litt lenger tid enn vanlig for å sikre god gjennomgang og dialog.

• Forbered sakspapirer: Send ut agenda, vedtekter og relevant informasjon på forhånd.

• Vær åpen og inkluderende: Skap en kultur for godt samarbeid og åpen kommunikasjon.

• Avklar forventninger: Sørg for at alle forstår sine roller og ansvar.

• Ha en plan for oppfølging: Oppsummer beslutninger og oppgaver slik at alle vet hva som skjer videre.

Med en god start på styrearbeidet legger dere grunnlaget for et produktivt og givende år for foreningen!

Velg SmartOrg som foreningsportal for din forening

SmartOrg tilbyr nå nettside/hjemmeside i samarbeid med vår samarbeidspartner Frameworks AS. Dette er noe våre kunder har etterspurt og som vi nå endelig kan lansere!

Nettsiden snakker sammen med SmartOrg-portalen til din organisasjon, og skal kunne brukes selv om man ikke har teknisk kompetanse.

Nettside leveres av samarbeidspartner

Frameworks er eksperter på webdesign og holder til i Arendal. Vi kjenner de godt og er takknemlige for at vi sammen har utviklet rimelige nettsider som skal være enkle å ta i bruk for foreninger og sameier.

Daglig leder i Frameworks, Simen Wiik sier dette om samarbeidet:

Nå gjør vi det superenkelt for foreninger å komme i gang med en nettside som inneholder akkurat det de trenger. Vi fjerner alt som tradisjonelt har vært knotete med å bygge en nettside, slik at vi kun sitter igjen med det som er morsomt, nemlig innholdet.
Vi gleder oss til å hjelpe foreninger og andre organisasjoner med å skape en digital tilstedeværelse for alle, for vi vet hvor viktig det er at man ikke bare sitter igjen på facebook nå som spesielt de yngre generasjonene i stor grad unngår den plattformen.

Daglig ledere i Frameworks, Simen Wiik, og SmartOrg,
Geir Arntzen Andrew.

Nettsiden vil snakke med SmartOrg-portalen til organisasjonen, og det er enkelt å lage og redigere innhold selv.

Frameworks trekker frem at det er viktig å ikke ekskludere medlemmer som ikke er på de riktige sosiale mediene, og med en nettside blir foreningen tilgjengelig for alle. Samtidig blir det lettere å finne foreningen med en nettside, spesielt via søkemotorer som Google, som kan gjøre rekruttering av nye medlemmer enklere.

Når man forteller om foreningen sin, deler nyheter, skriver om arrangementer og gjør bilder tilgjengelig på nettsiden blir innholdet tilgjengelig for alle, og man når ut med budskapet til enda flere enn om man bare publiserer innlegg på sosiale medier og sender ut e-poster.
Noen foreninger har sponsorer eller samarbeidspartnere. Med en nettside er det enkelt å vise frem disse, som igjen kan gjøre det enklere å få støtte til foreningen siden man kan sikre at sponsoren blir synlig for alle som besøker nettsiden.

Lag egne bli-medlem-sider med argumenter og fordeler som brukes i markedsføring for å tiltrekke foreningen flere medlemmer.
Investeringen i nettsiden betaler seg selv igjen og igjen om man bruker den til å få en ny sponsor eller noen nye medlemmer. Alle store foreninger har nettsider som de bruker aktivt til slike formål.

Funksjoner for nettsiden:

Tilpasset alle skjermstørrelser.
Få nettsiden med foreningens fargepalett og logo.
Nyheter med bilder, tekst og arkiv.
Opprett og del arrangementer med påmeldingslenke.
Egne sider for lokallag og grupper i foreningen.
Mulighet for innmeldingsskjema, «om oss», aktuelt og kontaktinformasjon
Bildegalleri med mappestruktur for enkel samling, organisering og deling av bilder.
GDPR-vennlig og helt fri for informasjonskapsler (man trenger ingen cookie-popup).
Enkel sidebygger og redaktørtilganger til å lage og redigere innhold selv.

Pris fra 3000,- i etablering og 500,- per måned i drift.
Dekker drift inntil 1GB lagring (bilder, video, dokumenter) og daglig backup.

Hvis dere har behov for flere maler, eget design og tilpasninger tilbyr vi dette på timebasis eller avtalt fastpris (fra 990,- per time)
Priser er eks mva.
Drift av nettløsning etterskuddsfaktureres per 3 mnd.

Eksempelside på hvordan en nettside kan se ut.

Bildeeksempler på mobil:

Her er noen eksempler på faktisk nettsider laget via SmartOrg:
Velferds- og innovasjonspartiet (VI-partiet)
Grimstad Løpeklubb 
Senioruniversitetet i Arendal

Flere kommer..

Ble du interessert i SmartOrg-portal for din forening eller sameie? Du kan teste oss gratis i 1 måned!

Det å ha verv i velforeningen kan være utrolig givende. Du får bidratt positivt i ditt nærmiljø, og kanskje sørge for at ditt bomiljø blir best mulig. Samtidig kan det være krevende, for vervet kommer også med plikter og ansvar.

SmartOrg vil gjøre det enklest mulig å ha verv i velforeningen, og har derfor laget en guide på 9 sider.

Den kan du laste ned gratis og dele med de andre styremedlemmene.

Vi vil også oppfordre deg til å sjekke ut vår samarbeidspartner Vellenes Fellesorganisasjon. Nye velforeningskunder som er medlem der får 15% rabatt på SmartOrg-lisensen!

Med jevne mellomrom får vi i SmartOrg spørsmål om hvem som eier en forening. Sannheten er at en forening er ingen privat virksomhet, men en selvstendig juridisk enhet. Det betyr at ingen enkeltpersoner, styremedlemmer eller grunnleggere faktisk eier foreningen.

Fellesskapet bestemmer

I stedet er det medlemmene i fellesskap som har makten og styrer foreningen gjennom årsmøtet. Årsmøtet er den øverste myndigheten i en forening, og her bestemmes blant annet hvem som skal sitte i styret, godkjenning av budsjett og årsrapport, samt vedtak av viktige saker.

Styret, som velges på årsmøtet, har ansvaret for den daglige driften, men de eier altså ikke foreningen. Likevel, ved at styret får tillit av resten av medlemmene til å påta seg verv i foreningen, så kan de drive foreningen i henhold til vedtak. Det er styret som holdes strafferetslig ansvarlig dersom noe går alvorlig galt, ikke medlemmene.

Medlemmene i foreningen kan kaste styret dersom de har mistillit, og får flertall for dette. Her kan du lese om hva du som medlem bør gjøre hvis du mener at styret ikke gjør jobben sin.

Dette fellesskapsbaserte eierskapet er det som skiller foreninger fra kommersielle selskaper, hvor eierne har økonomisk interesse. I en forening drives alt med et ideelt formål, der alle inntekter går til å fremme foreningens mål og formål. Det betyr at dersom du som privatperson ønsker å starte en organisasjon hvor du vil sitte på all kontroll, så er kanskje ikke en forening den riktige organisasjonsformen. Det er likevel ingenting i veien for at en forening er lukket, slik at ikke hvem som helst kan bli medlem – og ta kontrollen over foreningen.

For deg som sitter i styret eller er en aktiv del av en forening, kan det være mye å holde styr på, fra økonomi og medlemsregister til organisering av møter. SmartOrg tilbyr brukervennlige verktøy som gjør det enklere å administrere foreningen din, fra medlemskontingent til møtereferater. Hvis dere ønsker å effektivisere driften og bruke mindre tid på papirarbeid, kan SmartOrg være en løsning verdt å vurdere.

Oppsummering

Ingen enkeltperson eier en forening, det er medlemmene i fellesskap som gjennom demokratiske prosesser styrer foreningen. Styret administrerer foreningen, men har ikke eierskap. Hvis du vil gjøre styringen enklere, kan moderne løsninger som SmartOrg hjelpe foreningen din med å håndtere alt fra regnskap til medlemskommunikasjon på en smidig måte.

Få flere tips

Velg SmartOrg for sikker drift og effektiv administrasjon av din forening!