Foto: FVN-fotograf Kjartan Bjelland

I sine refleksjoner trakk næringssjef Bernt Jørgen Stray blant annet frem hvor viktig vår misjon er:

“Å utvikle en digital plattform som gjør det enklere å etablere og drive alle typer foreninger og sameier – det er målet for SmartOrg.”

Gjennom samtalen delte vi hvordan SmartOrg har bygget en skreddersydd totalløsning for frivillige foreninger, lag, velforeninger, hytteforeninger, veilag, vannlag og sameier. Vi snakket om veksten vår, de fem studentene som er med på laget i Kunnskapsparken, og støtten vi har fått fra langsiktige investorer og K2 Gründerlab. Stray løftet også frem hvordan SmartOrg, i møte med store demografiske endringer, skaper teknologi som gjør det enklere å engasjere seg i frivillig arbeid – en innsats som blir stadig viktigere for samfunnet.

Foto: FVN-fotograf Kjartan Bjelland

Ordfører Mathias Bernander var opptatt av hvordan Kristiansand-regionen trenger teknologibedrifter som både forenkler hverdagen til innbyggerne og viser hva lokalt entreprenørskap kan skape. At SmartOrg har vokst frem nettopp her, og nå passerer 100.000 medlemskap, ble trukket frem som et positivt og inspirerende eksempel på dette.

For oss betyr dette besøket mye. Det gir energi og motivasjon til å satse videre – både i Norge og etter hvert internasjonalt. Vi brenner for å gjøre det enklere å drive fellesskap i alle former, og milepælen på 100.000 medlemskap er et tydelig bevis på at behovet er stort.

Tusen takk til Kristiansand kommune for besøket, og til alle foreninger, lag, sameier og frivillige som hver dag gjør SmartOrg litt bedre.

Vi gleder oss til de neste 100.000.

Foreninger og lag som vil søke støtte, ta del i ordninger som Grasrotandelen eller gjøre det enklere å dokumentere at de er en frivillig organisasjon, bør registrere seg i Frivillighetsregisteret. I denne artikkelen forklarer vi kort hva registeret er, hvem som kan registreres, hvilke fordeler det gir – og hvordan dere gjennomfører registreringen.

Hva er Frivillighetsregisteret?

Frivillighetsregisteret er et nasjonalt register som gir en samlet, offentlig oversikt over norske organisasjoner som driver frivillig virksomhet. Formålet er å forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og det offentlige, og å gi pålitelig informasjon om organisasjonene. Registeret forvaltes av Brønnøysundregistrene, og innføringen i registeret er frivillig og gratis. Likevel krever flere støtte- og tilskuddsordninger at man står oppført for å kunne delta.

Hvem kan registrere seg?

Hovedregelen er at enheten må drive frivillig virksomhet og være ikke-fortjenestebasert. Typiske organisasjonsformer som kan registreres er forening, stiftelse og aksjeselskap (så lenge formålet er ideelt og midler ikke deles ut til private). I tillegg gjelder krav til styresammensetning: Styret kan ikke ha flertall av personer som er valgt i kraft av offentlige verv.

For å kunne registreres må enheten først være registrert i Enhetsregisteret (med organisasjonsnummer), og opplysninger om styret skal alltid være registrert der. Dette følger også av lovverket.

Hva er fordelene?

Å være registrert gir flere praktiske og økonomiske fordeler:

• Grasrotandelen (Norsk Tipping): Foreninger kan godkjennes som grasrotmottaker og få løpende støtte fra spillere som velger dem i appen – forutsetter registrering i Frivillighetsregisteret.
• Momskompensasjon: Organisasjoner kan søke å få kompensert betalt merverdiavgift på kjøp av varer og tjenester – også her er registrering normalt et vilkår.
• Tydelig legitimitet og enklere saksbehandling: Offentlige aktører og tilskuddsforvaltere kan raskt verifisere status og styreopplysninger, noe som ofte forenkler søknadsprosesser.
• Det er gratis: Selve registreringen koster ingenting, og det er ingen årlig avgift.

Hvordan registrerer man seg? (steg for steg)

1. Skaff organisasjonsnummer: Hvis dere ikke allerede er registrert, opprett foreningen i Enhetsregisteret via Samordnet registermelding i Altinn eller la SmartOrg ta seg av hele stiftelsesprossessen. Her legger dere inn grunnopplysninger, stiftelsesdokument og styre.
2. Forbered vedtekter: Sørg for oppdaterte vedtekter med formål, medlemskap, årsmøte, styre m.m. Dere skal kunne legge disse ved registreringen i Frivillighetsregisteret.
3. Søk i Frivillighetsregisteret: Når organisasjonen er synlig i Enhetsregisteret, går dere til tjenesten for Registrering i Frivillighetsregisteret (Altinn/Brønnøysundregistrene), krysser av for registrering og fyller inn etterspurte opplysninger.
4. Send inn digitalt: Innsending skjer digitalt via Altinn. Den som signerer må ha riktig rolle/tilgang (styreleder eller annen signaturberettiget).
   Bekreftelse: Når registreringen er behandlet, blir dere synlige som frivillig organisasjon. Denne statusen kan brukes i tilskuddssøknader, ved påmelding til Grasrotandelen m.m.

Slik hjelper SmartOrg dere

Mange styrer bruker unødvendig tid på dokumentflyt, styreoppdateringer og vedtekter når de skal registrere seg og søke støtte. SmartOrg gjør det enklere:

• Dokumentarkiv: Vedtekter, årsmøteprotokoller og styreprotokoller ligger trygt, ryddig og søkbart når dere trenger dem til registrering eller søknader.
• Signering: Få på plass digitale signaturer på styre- og årsmøteprotokoller før innsending til Brønnøysund eller tilskuddsforvaltere.
• Rolle- og styreoversikt: Hold styre og funksjoner oppdatert, slik at riktig person har Altinn-tilganger og kan signere.
• Søknadsklar dokumentasjon: Maler for formål og vedtekter hjelper dere å oppfylle vilkår i Frivillighetsregisteret og relevante støtteordninger.

Når dere er klare for å registrere dere, kan SmartOrg samle alt på ett sted – ett kildepunkt for styret, vedtekter og dokumentasjon. Det gjør veien inn i Frivillighetsregisteret raskere, mer oversiktlig og tryggere.

Rolle og ansvar

Sekretæren passer på helheten: at formalia følges, at prosessen er effektiv, og at resultatet kan dokumenteres.

• Før møtet: sett rammene, lag og send agenda i tide, samle og dele sakspapirer.
• Under møtet: før presis protokoll (ordlyd, stemmetall, habilitet) og hold tiden på sakene.
• Etter møtet: koordiner signering, versjoner og arkivering – og følg opp ansvar og frister frem til neste møte.

Slik blir beslutningene tydelige, dokumentasjonen sporbar og driften mindre personavhengig.

Planlegging og agenda

Start med å avklare møteramme (tid, sted og frister for innkalling), samle inn saker og rangere dem. Sett estimert tidsbruk per sak, og legg ved nødvendige dokumenter.

Slik bygger du agendaen

• Formalia først: konstituering → godkjenning av innkalling og agenda → referat fra forrige møte.
• Prioritert saksliste: én sak = ett mål. Angi tidsramme og marker om saken er til orientering, drøfting eller vedtak.
•  For hver sak: forslag til Vedtak, Ansvarlig (navn/rolle) og Frist.
• Avslutning: eventuelt → oppsummering → neste møte.

Gjennomføring av møtet

Sekretæren kvalitetssikrer prosessen i rommet. Vis agendaen, hold tiden og skriv vedtaksordlyd fortløpende. Noter stemmetall ved behov og registrer habilitet på de sakene det gjelder. Parker sidespor til «eventuelt». Avslutt med en muntlig oppsummering: hva ble vedtatt, hvem gjør hva, og når.

Møtereferat og protokoll

Referatet skal være kort, presist og komplett nok til at en utenforstående kan forstå hva som ble besluttet og hvem som skal gjøre hva. Tenk «faktaliste», ikke roman.

Når protokollen er ferdigstilt og signert, er neste steg å lagre den riktig: arkiver som PDF (låst), bruk dato og versjon i filnavnet, og plasser dokumentet i riktig mappe. Uten et ryddig arkiv blir vedtak vanskelig å finne igjen – spesielt når roller endrer seg.

Trenger du en praktisk gjennomgang med maler, se vår veiledning «Protokoll for styremøte og årsmøte» på smartorg.no/protokoll-styremote-arsmote-mal.

Dokumentarkiv – struktur og lagring

Arkivet er styrets hukommelse. Målet er at alle skal finne riktig dokument raskt – også når folk bytter roller. Det krever en enkel, stabil struktur og noen få kjøreregler for lagring.

SmartOrg har et dokumentarkiv som støtter flere filformater, lar dere bygge struktur med undermapper og sette rettigheter/tilganger per mappe eller rolle, slik at sekretærrollen blir så enkel som mulig.

SmartOrg lanserer matrikkel-funksjon

Endelig blir det enkelt å vite hvem som eier hva i nabolaget. Med SmartOrgs nye matrikkel-funksjon får eiendomsbaserte foreninger en oppdatert og korrekt liste over eiendommer og eiere i sitt område. Det gjør innkreving av kontingent enklere, mer treffsikkert og langt mer effektivt for foreninger som velforeninger, hytteforeninger, løypelag, veilag og vannlag.

Slik fungerer det

• Eiendomsliste: Søk direkte i Matrikkelen fra SmartOrg og få oversikt over nye eiere og nye eiendommer i området ditt. Perfekt når folk flytter eller det fortettes. Ett klikk legger nye eiere over i medlemslisten.

• Oppdatert medlemsliste: Se hvilke eiendommer medlemmene tilhører, sorter på gate, og få samtidig frem folkeregistrert adresse for fritidsboligeiere eller utleiere.

• Nummersøk + utsending: Vi finner mobilnummeret til medlemmene, slik at du kan sende SMS med informasjon og betaling direkte fra SmartOrg. De du ikke når digitalt, får brev i posten, med faktura om ønskelig.

• Alltid à jour: Når noen flytter inn, eller nye adresser kommer til, fanger SmartOrg det opp slik at alle nye naboer blir invitert inn – og betaler sin del.

Se oversikt over alle funksjoner på vår matrikkel-side.

Hva betyr dette for styret?

• Mer inntekt: En medlemsliste med alle huseiere, med kontaktinformasjon, gir mer inntekt fra kontingent.

• Mindre manuelt arbeid: Slutt på excel-lapper og manuell sporing av eiere.

• Bedre datakvalitet: Matrikkelen er Norges offisielle register for eiendom, bygninger og adresser. Det er en trygg kilde for korrekt kontaktgrunnlag.

Kom i gang

Matrikkel-funksjonen blir tilgjengelig for eiendomsbaserte foreninger i SmartOrg med PRO-abonnement. Ta kontakt så skrur vi funksjonen på for deg, og gir vi deg en gjennomgang av hvordan du bruker verktøyet.
Se ellers informasjon på vår pris-side.

Å skrive protokoll til styremøter og årsmøter er en av de viktigste oppgavene et styre har. En protokoll er nemlig mer enn bare et internt notat – det er et juridisk bindende dokument som viser hva som faktisk ble besluttet i et møte. For både foreninger og sameier fungerer protokollen som et offisielt referat og en historisk oversikt over beslutninger. Den kan være avgjørende dersom det senere skulle oppstå tvil eller uenighet om hva som ble bestemt.

En god protokoll gir trygghet, oversikt og kontinuitet i styrets arbeid. Samtidig gjør den det enklere for nye medlemmer å sette seg inn i saker som har vært behandlet tidligere. Men hvordan skriver man egentlig en protokoll på en korrekt og profesjonell måte?

Hvorfor er protokoll fra styremøte og årsmøte så viktig?

• Dokumentasjon: Protokollen fungerer som det juridiske beviset på vedtak. Dersom en beslutning blir utfordret, er det protokollen som gjelder.

• Kontinuitet: Styremedlemmer kommer og går. Protokollen sikrer at nyvalgte kan se hva som er bestemt tidligere.

• Ansvar: Hvem har ansvar for hva? Vedtakene viser hvem som skal følge opp og når.

• Åpenhet: Medlemmer, beboere og seksjonseiere får innsyn i hvordan styret arbeider og hvilke saker som behandles.

Hva bør en protokoll alltid inneholde?

1. Når du skriver protokoll til et styremøte eller årsmøte, bør du alltid sørge for at følgende punkter er med:
2. Møtedato, sted og hvem som var til stede. Dette gir oversikt over hvem som hadde stemmerett og ansvar.
3. Godkjenning av innkalling og saksliste. En formalitet som sikrer at møtet er lovlig satt.
4. Valg av møteleder og referent. Sørger for at møtet ledes og at protokollen føres korrekt.
5. Kort oppsummering av sakene. Ikke ordrette gjengivelser, men en tydelig beskrivelse av hva som ble lagt frem.
6. Vedtak. Selve kjernen i protokollen. Her skal det fremgå hva som ble besluttet, gjerne formulert som “Vedtak: …”.
7. Underskrifter. Protokollen skal signeres av møteleder og referent. I mange foreninger og sameier signerer også en eller to protokollunderskrivere valgt av møtet.

Typiske feil å unngå

Selv om det kan virke enkelt å skrive en protokoll, er det noen vanlige feil som går igjen:

• For mye detaljer: Protokollen skal ikke være en ordrett gjengivelse av diskusjonen. Den skal være kort og tydelig.

• Uklare vedtak: Et vedtak må kunne forstås og brukes som beslutningsgrunnlag senere. Skriv alltid konkret.

• Manglende underskrifter: En protokoll uten underskrifter er ikke gyldig. Sørg for at dette gjøres på stedet eller via digital signering.

Hvordan SmartOrg gjør protokollarbeidet enklere

Å lage protokoll kan være tidkrevende hvis man starter med blanke ark hver gang. Derfor har SmartOrg utviklet en løsning som sparer styret for både tid og frustrasjon.

I SmartOrg-portalen finner du ferdige protokollmaler tilpasset både foreninger og sameier. Etter møtet kan du enkelt fylle inn sakene som ble behandlet, og protokollen blir automatisk generert i riktig format. Du slipper å tenke på struktur og oppsett – alt er klart på forhånd.

Når protokollen er ferdig, kan den signeres digitalt direkte i portalen. Alle nødvendige underskrifter samles på ett sted uten papirarbeid eller scanning. Dette gjør prosessen raskere, mer oversiktlig og tryggere. Samtidig sikrer du at protokollen oppfyller kravene til gyldighet.

Fordelene med SmartOrg:

• Ferdige maler for protokoller til både styremøter og årsmøter.

• Enkel utfylling og automatisk generering.

• Digital signering – raskt, sikkert og juridisk bindende.

• Alt lagres på ett sted i portalen, slik at styret har full historikk tilgjengelig.

Maler for protokoll til foreninger og sameier

For å gjøre det enklere har vi laget to maler som kan brukes som utgangspunkt. Disse kan fritt tilpasses etter vedtekter og behov. Husk at vedtakene alltid skal komme klart frem, mens diskusjoner kun skal gjengis kort.

Viktige læringspunkter fra arrangementet

1. Tydelig formål og rolle

Foreninger som lykkes har et klart definert formål og kommuniserer tydelig hvilken rolle de ønsker å spille i samfunnet.

2. Synlighet og relevans

En veldrevet forening er synlig for medlemmene og målgruppen sin, og sørger for å være aktuell i samfunnsdebatten eller i sitt interessefelt.

3. Orden i sysakene

God økonomistyring, oversiktlige rutiner og oppdaterte vedtekter skaper trygghet både internt og eksternt.

4. Rekruttering og inkludering

Rekruttering av nye medlemmer er en kontinuerlig oppgave. Barrierer må brytes ned, og informasjon og inspirasjon må nå bredt ut.

5. Struktur + mennesker

Digitale systemer, som medlemssystemet SmartOrg, bidrar til struktur og effektivitet, men det er gode relasjoner og evne til å håndtere uenighet som skaper varige resultater.

6. Gratis ressurser fra Frivillighet Norge

Deltakerne ble minnet om at Frivillighet Norge tilbyr en verktøykasse og artikler for organisasjonsutvikling. Denne er tilgjengelig for alle, ikke bare medlemmene.

7. Nyheter fra Brønnøysundregistrene

Snart vil varamedlemmer også måtte registreres i Frivillighetsregisteret, og alle som føres inn vil få varsel. Dette vil gi større transparens og bedre rolleforståelse i styrene.

Takk for denne gang

Vi er svært fornøyde med gjennomføringen, og takker alle som deltok på vårt Arendalsuka-arrangement.
For SmartOrg er Arendalsuka en unik mulighet til å møte kunder og samarbeidspartnere fysisk, samtidig som vi får utrolig verdifulle innspill i hva foreningene er opptatt av. På den måten kan vi lage en løsning som gjør det enklest å drive en forening.

Vi ses til neste år, Arendalsuka!

Da et nytt hytteområde på Norefjell ble etablert i 2020, fulgte det med et ansvar: Hytteeierne måtte organisere seg i en velforening for å sikre drift og vedlikehold av felles adkomstvei og bom til hytteområdet. I løpet av kort tid ble Fossliseteråsen Hyttevel etablert – og SmartOrg ble valgt som det naturlige medlemssystemet for å få det hele i gang.

SmartOrg dekker alle behovene våre, er oversiktlig og enkelt å bruke, sier Janicke Hvesser, en av initiativtakerne bak velforeningen.

​

Enkel administrasjon av hyttevelforening fra dag én

Fossliseteråsen Hyttevel ble formelt stiftet i november 2022, og har siden hatt en jevn vekst i antall medlemmer. I oppstarten var det 10 hytter, men nå er det 62 hytter på feltet og flere er planlagt. Fra starten har foreningen brukt SmartOrg til alt det praktiske styrearbeidet: Generere vedtekter, økonomi, medlemsregister, møtedokumenter og kommunikasjon.

Janicke Hvesser tok initiativet til velforeningen, og har hatt både leder og nestlederverv i styret (og er nå varamedlem).

Vi bruker SmartOrg til utsendelse av kontingent og purringer, regnskap, budsjettering, velforeningsmøter og årsberetninger, forteller Janicke.
Systemet har vært særlig nyttig for oss som er en ny forening og har hatt mange praktiske ting å få på plass. Det at systemet er brukervennlig og intuitivt har gjort det enkelt å komme i gang, også for styremedlemmer uten tidligere erfaring.

Fleksibilitet og funksjonalitet som vokser med foreningen

Ettersom hyttefeltet har vokst, har også behovene i velforeningen endret seg. SmartOrg har vært med hele veien – og levert det som trengs.

Blant funksjonene Fossliseteråsen Hyttevel trekker frem er:

• Økonomimodulen for budsjettering, regnskap og fakturahåndtering

• Medlemsregister med støtte for differensierte/ulike kontingenter

• Digital signering av møtedokumenter og tilgangsstyring

• Effektiv møtekalling og enkel deling av dokumenter

Janicke fremhever også verdien av SmartOrgs digitale webinarer og gode kundestøtte:

Supporten er rask og hjelpsom, og det er betryggende å vite at man har noen å spørre om det skulle være noe.

Et fellesskap

Foreningen praktiserer rullering i styret, og ønsker å involvere medlemmene. SmartOrg gir dem verktøyene for å gjøre det på en effektiv og oversiktlig måte.

Å være med i styret gir både eierskap og fellesskap. Med SmartOrg er det lettere å organisere, planlegge og holde oversikten – og vi kan trygt anbefale systemet til andre hyttevel og velforeninger.

Er du med i en velforening eller hyttevelforening?

SmartOrg er utviklet for å gjøre styrearbeid enklere og mer oversiktlig – enten dere er helt i startfasen eller har vært i drift i mange år. Systemet er spesielt godt egnet for små og mellomstore organisasjoner som ønsker profesjonelle verktøy tilpasset frivillig arbeid.

Med SmartOrg får dere tilgang til et komplett digitalt verktøy for hele foreningsdriften. Økonomimodulen gjør det enkelt å sette opp budsjett, føre regnskap, sende faktura og purre på kontingenter. I medlemsregisteret kan dere holde oversikt over medlemmer og fordele ulike kontingentsatser. Dokumenter lagres trygt og tilgjengelig i et delt bibliotek, og møtemodulen gjør det enkelt å sende ut innkallinger, dele dokumenter og signere digitalt.

SmartOrg er bygget for å være brukervennlig, slik at alle i styret – uavhengig av erfaring – kan bruke det effektivt. Med tilgangsstyring kan dere også tilpasse hvem som ser og gjør hva. Kort sagt: SmartOrg hjelper dere fra etablering og hele veien videre i den daglige driften – med orden, oversikt og trygghet.

Er dere nysgjerrige på hvordan SmartOrg kan fungere for deres velforening eller hyttevelforening? Da kan dere enkelt komme i gang med en gratis prøveperiode i 30 dager – helt uten forpliktelser. I prøveperioden får dere tilgang til alle funksjoner, slik at dere kan utforske systemet i praksis og se hvordan det forenkler styrearbeidet. Det er ingen bindingstid, og dere får tilgang på samme gode kundestøtte som alle våre brukere. Prøv SmartOrg og opplev selv hvor enkelt og effektivt det kan være å drive en velforening digitalt.

Dersom dere er en velforening, oppfordrer vi dere til å melde dere inn i Vellenes Fellesorganisasjon for nyttige maler og tips.

Ny og kraftig oppgradert regnskapsmodul i SmartOrg: Nå trenger ikke foreninger og sameier andre økonomisystemer

De siste månedene har vært ekstra spennende for gjengen i SmartOrg. Vi har nemlig laget, og nå lansert, en ny og fullverdig regnskapsmodul!
Den er spesielt utviklet for frivillige organisasjoner som foreninger, velforeninger og sameier, og har blitt utviklet i nært samarbeid med flere av våre større kunder. Med denne oppgraderingen får foreninger og sameier nå tilgang til et komplett økonomisystem som erstatter eksterne regnskapssystemer som Tripletex, Fiken og andre. Alt dere trenger for økonomistyring, betaling og regnskap er nå samlet i SmartOrg-portalen.

Oppgraderingen betyr at SmartOrgs medlemssystem passer både de organisasjonene med enkle og mer avanserte regnskapsbehov. 

Smart økonomistyring

Med SmartOrg er det enkelt å sende ut kontingenter, felleskostnader og andre betalingskrav. Innbetalingene kommer inn via Vipps, kort, faktura eller eFaktura, og regnskapet oppdateres automatisk. All inngående betaling er integrert med systemet, og du får oversikt i sanntid over hvem som har betalt og hvem som må purres.

Nå også med journal, hovedbok, reskontro og leverandøroversikt

Den nye regnskapsmodulen i SmartOrg Pro gir dere blant annet:

• Hovedbok og bilagsjournal – full sporbarhet og oversikt over regnskapsføringer

• Reskontro for medlemmer, seksjonseiere og leverandører – enkelt å følge opp hvem som skylder penger og hvem dere skylder

• Leverandøroversikt – hold orden på inngående fakturaer og utgifter

• Oppstartsbalanse – kom raskt i gang med korrekt inngangsbalanse fra tidligere år

• Støtte for flere bankkontoer og lånekontoer – riktig balanseføring i regnskapet

Les om alle våre økonomifunksjoner på vår økonomi-side.

Fra budsjett til årsberetning – alt i ett system

SmartOrg gjør det enkelt å lage budsjett og følge med på hvordan dere ligger an gjennom året. Når årsmøtet nærmer seg, er årsberetningen automatisk klar – ferdig utfylt og klar for digital signering av styret. Har dere revisor, finnes det også en egen tilgangsrolle med sjekkliste og ferdig generert revisjonsberetning.

Enkel utleggsføring og automatisk utbetaling

Utleggsmodulen gjør det enkelt for medlemmer å sende inn kvitteringer – enten via PC eller mobil. Godkjente utlegg går rett inn i regnskapet, og med SmartOrg Pluss kan vi også ta oss av utbetalingen.

Hvorfor velge SmartOrg?

• Alt-i-ett system for drift, økonomi, medlemssystem og kommunikasjon

• Skreddersydd for foreninger og sameier

• Automatisert regnskapsføring og fakturering

• Støtte for EHF, eFaktura, Vipps og kortbetaling

• Full kontroll, mindre manuelt arbeid

Vil du vite mer?

Les mer om økonomimodulen her: smartorg.no/okonomi