SmartOrg lanserer matrikkel-funksjon

Endelig blir det enkelt å vite hvem som eier hva i nabolaget. Med SmartOrgs nye matrikkel-funksjon får eiendomsbaserte foreninger en oppdatert og korrekt liste over eiendommer og eiere i sitt område. Det gjør innkreving av kontingent enklere, mer treffsikkert og langt mer effektivt for foreninger som velforeninger, hytteforeninger, veilag og vannlag.

Slik fungerer det

• Eiendomsliste: Søk direkte i Matrikkelen fra SmartOrg og få oversikt over nye eiere og nye eiendommer i området ditt – perfekt når folk flytter eller det fortettes. Ett klikk legger nye eiere over i medlemslisten.

• Oppdatert medlemsliste: Se hvilke eiendommer medlemmene tilhører, sorter på gate – og få samtidig frem folkeregistrert adresse for fritidsboligeiere eller utleiere.

• Nummersøk + utsending: Vi finner mobilnummeret til medlemmene, slik at du kan sende SMS med informasjon og betaling direkte fra SmartOrg. De du ikke når digitalt, får brev i posten, med faktura om ønskelig.

• Alltid à jour: Når noen flytter inn, eller nye adresser kommer til, fanger SmartOrg det opp slik at alle nye naboer blir invitert inn – og betaler sin del.

Se oversikt over alle funksjoner på vår matrikkel-side.

Hva betyr dette for styret?

• Mer inntekt, mindre mas: Riktig eier = riktig mottaker = bedre kontingentinngang.

• Mindre manuelt arbeid: Slutt på excel-lapper og manuell sporing av eiere.

• Bedre datakvalitet: Matrikkelen er Norges offisielle register for eiendom, bygninger og adresser – en trygg kilde for korrekt kontaktgrunnlag.

Kom i gang

Matrikkel-funksjonen blir tilgjengelig for eiendomsbaserte foreninger i SmartOrg med PRO-abonnement. Ta kontakt så skrur vi funksjonen på for deg, og gir vi deg en gjennomgang av hvordan du bruker verktøyet.
Se ellers informasjon på vår pris-side.

Å skrive protokoll til styremøter og årsmøter er en av de viktigste oppgavene et styre har. En protokoll er nemlig mer enn bare et internt notat – det er et juridisk bindende dokument som viser hva som faktisk ble besluttet i et møte. For både foreninger og sameier fungerer protokollen som et offisielt referat og en historisk oversikt over beslutninger. Den kan være avgjørende dersom det senere skulle oppstå tvil eller uenighet om hva som ble bestemt.

En god protokoll gir trygghet, oversikt og kontinuitet i styrets arbeid. Samtidig gjør den det enklere for nye medlemmer å sette seg inn i saker som har vært behandlet tidligere. Men hvordan skriver man egentlig en protokoll på en korrekt og profesjonell måte?

Hvorfor er protokoll fra styremøte og årsmøte så viktig?

• Dokumentasjon: Protokollen fungerer som det juridiske beviset på vedtak. Dersom en beslutning blir utfordret, er det protokollen som gjelder.

• Kontinuitet: Styremedlemmer kommer og går. Protokollen sikrer at nyvalgte kan se hva som er bestemt tidligere.

• Ansvar: Hvem har ansvar for hva? Vedtakene viser hvem som skal følge opp og når.

• Åpenhet: Medlemmer, beboere og seksjonseiere får innsyn i hvordan styret arbeider og hvilke saker som behandles.

Hva bør en protokoll alltid inneholde?

1. Når du skriver protokoll til et styremøte eller årsmøte, bør du alltid sørge for at følgende punkter er med:
2. Møtedato, sted og hvem som var til stede. Dette gir oversikt over hvem som hadde stemmerett og ansvar.
3. Godkjenning av innkalling og saksliste. En formalitet som sikrer at møtet er lovlig satt.
4. Valg av møteleder og referent. Sørger for at møtet ledes og at protokollen føres korrekt.
5. Kort oppsummering av sakene. Ikke ordrette gjengivelser, men en tydelig beskrivelse av hva som ble lagt frem.
6. Vedtak. Selve kjernen i protokollen. Her skal det fremgå hva som ble besluttet, gjerne formulert som “Vedtak: …”.
7. Underskrifter. Protokollen skal signeres av møteleder og referent. I mange foreninger og sameier signerer også en eller to protokollunderskrivere valgt av møtet.

Typiske feil å unngå

Selv om det kan virke enkelt å skrive en protokoll, er det noen vanlige feil som går igjen:

• For mye detaljer: Protokollen skal ikke være en ordrett gjengivelse av diskusjonen. Den skal være kort og tydelig.

• Uklare vedtak: Et vedtak må kunne forstås og brukes som beslutningsgrunnlag senere. Skriv alltid konkret.

• Manglende underskrifter: En protokoll uten underskrifter er ikke gyldig. Sørg for at dette gjøres på stedet eller via digital signering.

Hvordan SmartOrg gjør protokollarbeidet enklere

Å lage protokoll kan være tidkrevende hvis man starter med blanke ark hver gang. Derfor har SmartOrg utviklet en løsning som sparer styret for både tid og frustrasjon.

I SmartOrg-portalen finner du ferdige protokollmaler tilpasset både foreninger og sameier. Etter møtet kan du enkelt fylle inn sakene som ble behandlet, og protokollen blir automatisk generert i riktig format. Du slipper å tenke på struktur og oppsett – alt er klart på forhånd.

Når protokollen er ferdig, kan den signeres digitalt direkte i portalen. Alle nødvendige underskrifter samles på ett sted uten papirarbeid eller scanning. Dette gjør prosessen raskere, mer oversiktlig og tryggere. Samtidig sikrer du at protokollen oppfyller kravene til gyldighet.

Fordelene med SmartOrg:

• Ferdige maler for protokoller til både styremøter og årsmøter.

• Enkel utfylling og automatisk generering.

• Digital signering – raskt, sikkert og juridisk bindende.

• Alt lagres på ett sted i portalen, slik at styret har full historikk tilgjengelig.

Maler for protokoll til foreninger og sameier

For å gjøre det enklere har vi laget to maler som kan brukes som utgangspunkt. Disse kan fritt tilpasses etter vedtekter og behov. Husk at vedtakene alltid skal komme klart frem, mens diskusjoner kun skal gjengis kort.

Viktige læringspunkter fra arrangementet

1. Tydelig formål og rolle

Foreninger som lykkes har et klart definert formål og kommuniserer tydelig hvilken rolle de ønsker å spille i samfunnet.

2. Synlighet og relevans

En veldrevet forening er synlig for medlemmene og målgruppen sin, og sørger for å være aktuell i samfunnsdebatten eller i sitt interessefelt.

3. Orden i sysakene

God økonomistyring, oversiktlige rutiner og oppdaterte vedtekter skaper trygghet både internt og eksternt.

4. Rekruttering og inkludering

Rekruttering av nye medlemmer er en kontinuerlig oppgave. Barrierer må brytes ned, og informasjon og inspirasjon må nå bredt ut.

5. Struktur + mennesker

Digitale systemer, som medlemssystemet SmartOrg, bidrar til struktur og effektivitet, men det er gode relasjoner og evne til å håndtere uenighet som skaper varige resultater.

6. Gratis ressurser fra Frivillighet Norge

Deltakerne ble minnet om at Frivillighet Norge tilbyr en verktøykasse og artikler for organisasjonsutvikling. Denne er tilgjengelig for alle, ikke bare medlemmene.

7. Nyheter fra Brønnøysundregistrene

Snart vil varamedlemmer også måtte registreres i Frivillighetsregisteret, og alle som føres inn vil få varsel. Dette vil gi større transparens og bedre rolleforståelse i styrene.

Takk for denne gang

Vi er svært fornøyde med gjennomføringen, og takker alle som deltok på vårt Arendalsuka-arrangement.
For SmartOrg er Arendalsuka en unik mulighet til å møte kunder og samarbeidspartnere fysisk, samtidig som vi får utrolig verdifulle innspill i hva foreningene er opptatt av. På den måten kan vi lage en løsning som gjør det enklest å drive en forening.

Vi ses til neste år, Arendalsuka!

Da et nytt hytteområde på Norefjell ble etablert i 2020, fulgte det med et ansvar: Hytteeierne måtte organisere seg i en velforening for å sikre drift og vedlikehold av felles adkomstvei og bom til hytteområdet. I løpet av kort tid ble Fossliseteråsen Hyttevel etablert – og SmartOrg ble valgt som det naturlige medlemssystemet for å få det hele i gang.

SmartOrg dekker alle behovene våre, er oversiktlig og enkelt å bruke, sier Janicke Hvesser, en av initiativtakerne bak velforeningen.

​

Enkel administrasjon av hyttevelforening fra dag én

Fossliseteråsen Hyttevel ble formelt stiftet i november 2022, og har siden hatt en jevn vekst i antall medlemmer. I oppstarten var det 10 hytter, men nå er det 62 hytter på feltet og flere er planlagt. Fra starten har foreningen brukt SmartOrg til alt det praktiske styrearbeidet: Generere vedtekter, økonomi, medlemsregister, møtedokumenter og kommunikasjon.

Janicke Hvesser tok initiativet til velforeningen, og har hatt både leder og nestlederverv i styret (og er nå varamedlem).

Vi bruker SmartOrg til utsendelse av kontingent og purringer, regnskap, budsjettering, velforeningsmøter og årsberetninger, forteller Janicke.
Systemet har vært særlig nyttig for oss som er en ny forening og har hatt mange praktiske ting å få på plass. Det at systemet er brukervennlig og intuitivt har gjort det enkelt å komme i gang, også for styremedlemmer uten tidligere erfaring.

Fleksibilitet og funksjonalitet som vokser med foreningen

Ettersom hyttefeltet har vokst, har også behovene i velforeningen endret seg. SmartOrg har vært med hele veien – og levert det som trengs.

Blant funksjonene Fossliseteråsen Hyttevel trekker frem er:

• Økonomimodulen for budsjettering, regnskap og fakturahåndtering

• Medlemsregister med støtte for differensierte/ulike kontingenter

• Digital signering av møtedokumenter og tilgangsstyring

• Effektiv møtekalling og enkel deling av dokumenter

Janicke fremhever også verdien av SmartOrgs digitale webinarer og gode kundestøtte:

Supporten er rask og hjelpsom, og det er betryggende å vite at man har noen å spørre om det skulle være noe.

Et fellesskap

Foreningen praktiserer rullering i styret, og ønsker å involvere medlemmene. SmartOrg gir dem verktøyene for å gjøre det på en effektiv og oversiktlig måte.

Å være med i styret gir både eierskap og fellesskap. Med SmartOrg er det lettere å organisere, planlegge og holde oversikten – og vi kan trygt anbefale systemet til andre hyttevel og velforeninger.

Er du med i en velforening eller hyttevelforening?

SmartOrg er utviklet for å gjøre styrearbeid enklere og mer oversiktlig – enten dere er helt i startfasen eller har vært i drift i mange år. Systemet er spesielt godt egnet for små og mellomstore organisasjoner som ønsker profesjonelle verktøy tilpasset frivillig arbeid.

Med SmartOrg får dere tilgang til et komplett digitalt verktøy for hele foreningsdriften. Økonomimodulen gjør det enkelt å sette opp budsjett, føre regnskap, sende faktura og purre på kontingenter. I medlemsregisteret kan dere holde oversikt over medlemmer og fordele ulike kontingentsatser. Dokumenter lagres trygt og tilgjengelig i et delt bibliotek, og møtemodulen gjør det enkelt å sende ut innkallinger, dele dokumenter og signere digitalt.

SmartOrg er bygget for å være brukervennlig, slik at alle i styret – uavhengig av erfaring – kan bruke det effektivt. Med tilgangsstyring kan dere også tilpasse hvem som ser og gjør hva. Kort sagt: SmartOrg hjelper dere fra etablering og hele veien videre i den daglige driften – med orden, oversikt og trygghet.

Er dere nysgjerrige på hvordan SmartOrg kan fungere for deres velforening eller hyttevelforening? Da kan dere enkelt komme i gang med en gratis prøveperiode i 30 dager – helt uten forpliktelser. I prøveperioden får dere tilgang til alle funksjoner, slik at dere kan utforske systemet i praksis og se hvordan det forenkler styrearbeidet. Det er ingen bindingstid, og dere får tilgang på samme gode kundestøtte som alle våre brukere. Prøv SmartOrg og opplev selv hvor enkelt og effektivt det kan være å drive en velforening digitalt.

Dersom dere er en velforening, oppfordrer vi dere til å melde dere inn i Vellenes Fellesorganisasjon for nyttige maler og tips.

Ny og kraftig oppgradert regnskapsmodul i SmartOrg: Nå trenger ikke foreninger og sameier andre økonomisystemer

De siste månedene har vært ekstra spennende for gjengen i SmartOrg. Vi har nemlig laget, og nå lansert, en ny og fullverdig regnskapsmodul!
Den er spesielt utviklet for frivillige organisasjoner som foreninger, velforeninger og sameier, og har blitt utviklet i nært samarbeid med flere av våre større kunder. Med denne oppgraderingen får foreninger og sameier nå tilgang til et komplett økonomisystem som erstatter eksterne regnskapssystemer som Tripletex, Fiken og andre. Alt dere trenger for økonomistyring, betaling og regnskap er nå samlet i SmartOrg-portalen.

Oppgraderingen betyr at SmartOrgs medlemssystem passer både de organisasjonene med enkle og mer avanserte regnskapsbehov. 

Smart økonomistyring

Med SmartOrg er det enkelt å sende ut kontingenter, felleskostnader og andre betalingskrav. Innbetalingene kommer inn via Vipps, kort, faktura eller eFaktura, og regnskapet oppdateres automatisk. All inngående betaling er integrert med systemet, og du får oversikt i sanntid over hvem som har betalt og hvem som må purres.

Nå også med journal, hovedbok, reskontro og leverandøroversikt

Den nye regnskapsmodulen i SmartOrg Pro gir dere blant annet:

• Hovedbok og bilagsjournal – full sporbarhet og oversikt over regnskapsføringer

• Reskontro for medlemmer, seksjonseiere og leverandører – enkelt å følge opp hvem som skylder penger og hvem dere skylder

• Leverandøroversikt – hold orden på inngående fakturaer og utgifter

• Oppstartsbalanse – kom raskt i gang med korrekt inngangsbalanse fra tidligere år

• Støtte for flere bankkontoer og lånekontoer – riktig balanseføring i regnskapet

Les om alle våre økonomifunksjoner på vår økonomi-side.

Fra budsjett til årsberetning – alt i ett system

SmartOrg gjør det enkelt å lage budsjett og følge med på hvordan dere ligger an gjennom året. Når årsmøtet nærmer seg, er årsberetningen automatisk klar – ferdig utfylt og klar for digital signering av styret. Har dere revisor, finnes det også en egen tilgangsrolle med sjekkliste og ferdig generert revisjonsberetning.

Enkel utleggsføring og automatisk utbetaling

Utleggsmodulen gjør det enkelt for medlemmer å sende inn kvitteringer – enten via PC eller mobil. Godkjente utlegg går rett inn i regnskapet, og med SmartOrg Pluss kan vi også ta oss av utbetalingen.

Hvorfor velge SmartOrg?

• Alt-i-ett system for drift, økonomi, medlemssystem og kommunikasjon

• Skreddersydd for foreninger og sameier

• Automatisert regnskapsføring og fakturering

• Støtte for EHF, eFaktura, Vipps og kortbetaling

• Full kontroll, mindre manuelt arbeid

Vil du vite mer?

Les mer om økonomimodulen her: smartorg.no/okonomi

Må sameiet registreres i Brønnøysundregistrene?

Visste du at de fleste boligsameier er lovpålagt å være registrert i Brønnøysundregistrene? Dette er ikke bare en formalitet – det har stor betydning for hvordan sameiet fungerer i praksis. I denne artikkelen får du svar på hvorfor registreringen er viktig, hva loven sier – og hvordan SmartOrg kan hjelpe dere hele veien til organisasjonsnummeret.

Visste du at?

Sameier uten organisasjonsnummer kan få problemer med å opprette bankkonto, inngå avtaler med leverandører og få tilgang til offentlige tjenester som Altinn. Det kan også gjøre styrets arbeid mer krevende og mindre transparent for beboerne.

Hva betyr registrering i Brønnøysundregistrene?

Registrering innebærer at sameiet blir en juridisk enhet med styremedlemmer som kan operere på vegne av organisasjonen. Med dette følger et organisasjonsnummer – en slags “juridisk ID” – som gjør det mulig å:

• Opprette bankkonto i sameiets navn
• Inngå avtaler med leverandører, håndverkere og forsikringsselskaper
• Samhandle digitalt med det offentlige, f.eks. via Altinn
• Bruke moderne styringsverktøy som SmartOrg til styrearbeid, regnskap og kommunikasjon

Hva sier loven?

Eierseksjonsloven §19 sier at sameier med ni eller flere seksjoner må registreres i Foretaksregisteret, mens for sameier med færre seksjoner er det valgfritt.

Det betyr at små sameier ikke nødvendigvis må registrere seg, men dersom de skal kunne ha egne kontonummer, tegne forsikring og kunne opptre som selvstendige juridiske enheter, så er organisasjonsnummer ofte et krav fra bank eller forsikringsselskap.

Fordelene ved å være registrert

• Organisasjonsnummer gjør det mulig å handle på vegne av sameiet
• Styret får bedre tilgang til digitale og offentlige tjenester
• Det gir økt transparens og trygghet for beboerne
• Banker og leverandører krever ofte organisasjonsnummer
• Sameiet kan bruke SmartOrg som løsning

Hvordan registrerer vi sameiet?

Registreringen skjer gjennom Brønnøysundregistrene, og innebærer å sende inn informasjon om styret, vedtekter, protokoller og dokumentasjon på at sameiet er tinglyst. Dersom man ikke har gjort det før, kan det oppleves som teknisk eller tidkrevende, fordi man ikke helt vet hvor man finner riktig dokumentasjon eller vet hvordan vedtektene burde se ut for sitt sameie. Men det finnes heldigvis hjelp å få.

SmartOrg bistår med registreringen – enkelt og trygt

Mange av våre kunder er usikre på hvordan de skal registrere sameiet korrekt, eller vet ikke engang om det allerede er gjort. Derfor tilbyr SmartOrg en komplett bistandstjeneste for registrering i Brønnøysundregistrene – slik at dere kan være trygge på at alt blir riktig og godkjent.

Tjenesten inkluderer blant annet:

• Tilpassede vedtekter for deres sameie
• Utfylling og innsending av skjemaer
• Oppfølging hvis Brønnøysundregistrene har spørsmål eller trenger tilleggsinformasjon

Resultatet? Dere får et gyldig organisasjonsnummer, kan ta i bruk digitale verktøy og får en enklere styrehverdag.

Å opprette og administrere felleskostnader effektivt i et eierseksjonssameie er avgjørende for en stabil økonomi, godt vedlikehold og et harmonisk naboskap. Denne artikkelen gir deg en praktisk tilnærming med konkrete tips, råd og en tydelig mal som kan brukes direkte eller tilpasses egne behov.

Hva bør felleskostnadene dekke?

Felleskostnadene bør inkludere utgifter som naturlig faller på alle seksjoner, og som er nødvendige for å sikre god drift og vedlikehold av sameiet. Typiske eksempler er vedlikehold av fellesarealer som trappeoppganger, uteområder, garasjer, samt felles forsikringsordninger som dekker bygningsmassen og ansvarsforsikring. Videre er kostnader knyttet til strøm og oppvarming av fellesarealer, renovasjon, renhold, administrasjon og regnskapsføring sentrale poster som må vurderes nøye. Det er også viktig å sette av penger til et vedlikeholdsfond, noe som bidrar til en langsiktig og bærekraftig økonomi. I enkelte tilfeller kan sameiet også inngå felles abonnementsavtaler for tjenester som TV, internett eller alarmsystemer, noe som kan gi betydelige besparelser.

Tips og råd for opprettelse av felleskostnader

Grundig budsjettering:
Når dere lager budsjett, bør dere være realistiske og basere dere på faktiske kostnader fra tidligere år samt realistiske estimater for kommende perioder. En buffer på rundt 5-10 % er fornuftig for å kunne håndtere uventede kostnader uten at det skaper økonomisk press på sameiet.

Rettferdig fordeling:
Normalt fordeles felleskostnadene etter sameiebrøken, som tar utgangspunkt i størrelsen på den enkelte seksjonen. Dette sikrer at hver seksjon bidrar i tråd med den andelen av sameiet de representerer. Enkelte kostnader, som for eksempel garasjeplasser eller spesifikke fellesanlegg, kan med fordel ha egne fordelingsnøkler som reflekterer den faktiske bruken av disse tjenestene.

Åpenhet og kommunikasjon:
God kommunikasjon med alle seksjonseiere er helt avgjørende. Presentér budsjettet klart og tydelig på årsmøter, og sørg for at alle forstår hva de betaler for og hvorfor. Gjør også gjerne informasjonen tilgjengelig jevnlig gjennom oppslag eller nyhetsbrev, noe som bygger tillit og sikrer bred støtte og forståelse blant beboerne.

Regelmessig evaluering:
Det anbefales å foreta en årlig gjennomgang av budsjettet for å justere og tilpasse utgiftene etter sameiets faktiske behov og økonomiske situasjon. Dette bidrar til å unngå store overraskelser og sørger for en balansert økonomisk drift.

Eksempel på mal for månedlige felleskostnader

Denne malen kan enkelt tilpasses deres sameies behov og gir samtidig god oversikt for alle seksjonseiere.

Hvordan SmartOrg kan hjelpe

Ved hjelp av Smartorg kan sameiet automatisk generere og sende ut terminer for felleskostnadene basert på budsjetterte tall. Dette sparer både tid og arbeid for styret, sikrer presis og regelmessig fakturering og gir full oversikt for alle beboere.

Et godt budsjett er selve ryggraden i enhver velfungerende forening. Uansett om foreningen er liten og drives frivillig, eller stor med egne ansatte og omfattende aktiviteter, er budsjettet avgjørende for en sunn økonomisk drift. Et gjennomtenkt budsjett gir oversikt, trygghet og forutsigbarhet, og fungerer som et praktisk styringsverktøy gjennom hele året. I denne guiden forklarer vi hvordan du kan lage et realistisk, oversiktlig og nyttig foreningsbudsjett – og hvordan SmartOrg gjør det enklere å holde kontroll på økonomien.

Hva er egentlig et budsjett?

Et budsjett er enkelt forklart en plan for forventede inntekter og utgifter for en bestemt periode, vanligvis et kalenderår. Budsjettet bygger på realistiske og forsiktige anslag, og gir et tydelig bilde av hvor pengene skal komme fra og hvordan de skal brukes. Budsjettet fungerer som et kart for foreningens økonomi, som gjør det enklere å nå foreningens mål og unngå økonomiske overraskelser.

Et godt budsjett kjennetegnes ved at det:

• Er realistisk og troverdig med godt begrunnede tall
• Viser både inntekter og utgifter på en oversiktlig og forståelig måte
• Inkluderer en buffer, altså penger satt av til uforutsette hendelser

Hvordan lager du et godt budsjett?

Først må du kartlegge foreningens inntekter. Typiske inntektskilder kan være medlemskontingenter, offentlige tilskudd, sponsoravtaler, salg av produkter eller tjenester, eller inntekter fra arrangementer. Vær realistisk, og se gjerne på tidligere års regnskap som referanse.

Når inntektene er på plass, kartlegger du utgiftene. Typiske utgifter for foreninger inkluderer lokalleie, innkjøp av utstyr og materiell, transport og reisekostnader, kurs og opplæring for medlemmer og ansatte, markedsføring, forsikringer og administrative kostnader.

Husk alltid å legge inn en buffer i budsjettet. En buffer på 5-10% av totalsummen gir rom for å håndtere uventede situasjoner uten at foreningens drift settes i fare.

Sørg også for å lage budsjettet i et tydelig og oversiktlig format. Du kan bruke Excel, Google Sheets eller aller helst et digitalt verktøy som SmartOrg, som samler budsjett, regnskap og rapportering på ett sted.

Et eksempel på et enkelt budsjett

Hvordan SmartOrg kan hjelpe

Med SmartOrg samler dere økonomi, medlemssystem og generell drift på ett og samme sted. Dere får alt fra budsjettstyring og regnskap til medlemsadministrasjon og kommunikasjon integrert i ett brukervennlig system. Dette reduserer behovet for manuelle rutiner, sikrer rask tilgang til viktige data og legger til rette for bedre samarbeid og informasjonsflyt i foreningen.