Da et nytt hytteområde på Norefjell ble etablert i 2020, fulgte det med et ansvar: Hytteeierne måtte organisere seg i en velforening for å sikre drift og vedlikehold av felles adkomstvei og bom til hytteområdet. I løpet av kort tid ble Fossliseteråsen Hyttevel etablert – og SmartOrg ble valgt som det naturlige medlemssystemet for å få det hele i gang.

SmartOrg dekker alle behovene våre, er oversiktlig og enkelt å bruke, sier Janicke Hvesser, en av initiativtakerne bak velforeningen.

​

Enkel administrasjon av hyttevelforening fra dag én

Fossliseteråsen Hyttevel ble formelt stiftet i november 2022, og har siden hatt en jevn vekst i antall medlemmer. I oppstarten var det 10 hytter, men nå er det 62 hytter på feltet og flere er planlagt. Fra starten har foreningen brukt SmartOrg til alt det praktiske styrearbeidet: Generere vedtekter, økonomi, medlemsregister, møtedokumenter og kommunikasjon.

Janicke Hvesser tok initiativet til velforeningen, og har hatt både leder og nestlederverv i styret (og er nå varamedlem).

Vi bruker SmartOrg til utsendelse av kontingent og purringer, regnskap, budsjettering, velforeningsmøter og årsberetninger, forteller Janicke.
Systemet har vært særlig nyttig for oss som er en ny forening og har hatt mange praktiske ting å få på plass. Det at systemet er brukervennlig og intuitivt har gjort det enkelt å komme i gang, også for styremedlemmer uten tidligere erfaring.

Fleksibilitet og funksjonalitet som vokser med foreningen

Ettersom hyttefeltet har vokst, har også behovene i velforeningen endret seg. SmartOrg har vært med hele veien – og levert det som trengs.

Blant funksjonene Fossliseteråsen Hyttevel trekker frem er:

• Økonomimodulen for budsjettering, regnskap og fakturahåndtering

• Medlemsregister med støtte for differensierte/ulike kontingenter

• Digital signering av møtedokumenter og tilgangsstyring

• Effektiv møtekalling og enkel deling av dokumenter

Janicke fremhever også verdien av SmartOrgs digitale webinarer og gode kundestøtte:

Supporten er rask og hjelpsom, og det er betryggende å vite at man har noen å spørre om det skulle være noe.

Et fellesskap

Foreningen praktiserer rullering i styret, og ønsker å involvere medlemmene. SmartOrg gir dem verktøyene for å gjøre det på en effektiv og oversiktlig måte.

Å være med i styret gir både eierskap og fellesskap. Med SmartOrg er det lettere å organisere, planlegge og holde oversikten – og vi kan trygt anbefale systemet til andre hyttevel og velforeninger.

Er du med i en velforening eller hyttevelforening?

SmartOrg er utviklet for å gjøre styrearbeid enklere og mer oversiktlig – enten dere er helt i startfasen eller har vært i drift i mange år. Systemet er spesielt godt egnet for små og mellomstore organisasjoner som ønsker profesjonelle verktøy tilpasset frivillig arbeid.

Med SmartOrg får dere tilgang til et komplett digitalt verktøy for hele foreningsdriften. Økonomimodulen gjør det enkelt å sette opp budsjett, føre regnskap, sende faktura og purre på kontingenter. I medlemsregisteret kan dere holde oversikt over medlemmer og fordele ulike kontingentsatser. Dokumenter lagres trygt og tilgjengelig i et delt bibliotek, og møtemodulen gjør det enkelt å sende ut innkallinger, dele dokumenter og signere digitalt.

SmartOrg er bygget for å være brukervennlig, slik at alle i styret – uavhengig av erfaring – kan bruke det effektivt. Med tilgangsstyring kan dere også tilpasse hvem som ser og gjør hva. Kort sagt: SmartOrg hjelper dere fra etablering og hele veien videre i den daglige driften – med orden, oversikt og trygghet.

Er dere nysgjerrige på hvordan SmartOrg kan fungere for deres velforening eller hyttevelforening? Da kan dere enkelt komme i gang med en gratis prøveperiode i 30 dager – helt uten forpliktelser. I prøveperioden får dere tilgang til alle funksjoner, slik at dere kan utforske systemet i praksis og se hvordan det forenkler styrearbeidet. Det er ingen bindingstid, og dere får tilgang på samme gode kundestøtte som alle våre brukere. Prøv SmartOrg og opplev selv hvor enkelt og effektivt det kan være å drive en velforening digitalt.

Dersom dere er en velforening, oppfordrer vi dere til å melde dere inn i Vellenes Fellesorganisasjon for nyttige maler og tips.

Ny og kraftig oppgradert regnskapsmodul i SmartOrg: Nå trenger ikke foreninger og sameier andre økonomisystemer

De siste månedene har vært ekstra spennende for gjengen i SmartOrg. Vi har nemlig laget, og nå lansert, en ny og fullverdig regnskapsmodul!
Den er spesielt utviklet for frivillige organisasjoner som foreninger, velforeninger og sameier, og har blitt utviklet i nært samarbeid med flere av våre større kunder. Med denne oppgraderingen får foreninger og sameier nå tilgang til et komplett økonomisystem som erstatter eksterne regnskapssystemer som Tripletex, Fiken og andre. Alt dere trenger for økonomistyring, betaling og regnskap er nå samlet i SmartOrg-portalen.

Oppgraderingen betyr at SmartOrgs medlemssystem passer både de organisasjonene med enkle og mer avanserte regnskapsbehov. 

Smart økonomistyring

Med SmartOrg er det enkelt å sende ut kontingenter, felleskostnader og andre betalingskrav. Innbetalingene kommer inn via Vipps, kort, faktura eller eFaktura, og regnskapet oppdateres automatisk. All inngående betaling er integrert med systemet, og du får oversikt i sanntid over hvem som har betalt og hvem som må purres.

Nå også med journal, hovedbok, reskontro og leverandøroversikt

Den nye regnskapsmodulen i SmartOrg Pro gir dere blant annet:

• Hovedbok og bilagsjournal – full sporbarhet og oversikt over regnskapsføringer

• Reskontro for medlemmer, seksjonseiere og leverandører – enkelt å følge opp hvem som skylder penger og hvem dere skylder

• Leverandøroversikt – hold orden på inngående fakturaer og utgifter

• Oppstartsbalanse – kom raskt i gang med korrekt inngangsbalanse fra tidligere år

• Støtte for flere bankkontoer og lånekontoer – riktig balanseføring i regnskapet

Les om alle våre økonomifunksjoner på vår økonomi-side.

Fra budsjett til årsberetning – alt i ett system

SmartOrg gjør det enkelt å lage budsjett og følge med på hvordan dere ligger an gjennom året. Når årsmøtet nærmer seg, er årsberetningen automatisk klar – ferdig utfylt og klar for digital signering av styret. Har dere revisor, finnes det også en egen tilgangsrolle med sjekkliste og ferdig generert revisjonsberetning.

Enkel utleggsføring og automatisk utbetaling

Utleggsmodulen gjør det enkelt for medlemmer å sende inn kvitteringer – enten via PC eller mobil. Godkjente utlegg går rett inn i regnskapet, og med SmartOrg Pluss kan vi også ta oss av utbetalingen.

Hvorfor velge SmartOrg?

• Alt-i-ett system for drift, økonomi, medlemssystem og kommunikasjon

• Skreddersydd for foreninger og sameier

• Automatisert regnskapsføring og fakturering

• Støtte for EHF, eFaktura, Vipps og kortbetaling

• Full kontroll, mindre manuelt arbeid

Vil du vite mer?

Les mer om økonomimodulen her: smartorg.no/okonomi

Må sameiet registreres i Brønnøysundregistrene?

Visste du at de fleste boligsameier er lovpålagt å være registrert i Brønnøysundregistrene? Dette er ikke bare en formalitet – det har stor betydning for hvordan sameiet fungerer i praksis. I denne artikkelen får du svar på hvorfor registreringen er viktig, hva loven sier – og hvordan SmartOrg kan hjelpe dere hele veien til organisasjonsnummeret.

Visste du at?

Sameier uten organisasjonsnummer kan få problemer med å opprette bankkonto, inngå avtaler med leverandører og få tilgang til offentlige tjenester som Altinn. Det kan også gjøre styrets arbeid mer krevende og mindre transparent for beboerne.

Hva betyr registrering i Brønnøysundregistrene?

Registrering innebærer at sameiet blir en juridisk enhet med styremedlemmer som kan operere på vegne av organisasjonen. Med dette følger et organisasjonsnummer – en slags “juridisk ID” – som gjør det mulig å:

• Opprette bankkonto i sameiets navn
• Inngå avtaler med leverandører, håndverkere og forsikringsselskaper
• Samhandle digitalt med det offentlige, f.eks. via Altinn
• Bruke moderne styringsverktøy som SmartOrg til styrearbeid, regnskap og kommunikasjon

Hva sier loven?

Eierseksjonsloven §19 sier at sameier med ni eller flere seksjoner må registreres i Foretaksregisteret, mens for sameier med færre seksjoner er det valgfritt.

Det betyr at små sameier ikke nødvendigvis må registrere seg, men dersom de skal kunne ha egne kontonummer, tegne forsikring og kunne opptre som selvstendige juridiske enheter, så er organisasjonsnummer ofte et krav fra bank eller forsikringsselskap.

Fordelene ved å være registrert

• Organisasjonsnummer gjør det mulig å handle på vegne av sameiet
• Styret får bedre tilgang til digitale og offentlige tjenester
• Det gir økt transparens og trygghet for beboerne
• Banker og leverandører krever ofte organisasjonsnummer
• Sameiet kan bruke SmartOrg som løsning

Hvordan registrerer vi sameiet?

Registreringen skjer gjennom Brønnøysundregistrene, og innebærer å sende inn informasjon om styret, vedtekter, protokoller og dokumentasjon på at sameiet er tinglyst. Dersom man ikke har gjort det før, kan det oppleves som teknisk eller tidkrevende, fordi man ikke helt vet hvor man finner riktig dokumentasjon eller vet hvordan vedtektene burde se ut for sitt sameie. Men det finnes heldigvis hjelp å få.

SmartOrg bistår med registreringen – enkelt og trygt

Mange av våre kunder er usikre på hvordan de skal registrere sameiet korrekt, eller vet ikke engang om det allerede er gjort. Derfor tilbyr SmartOrg en komplett bistandstjeneste for registrering i Brønnøysundregistrene – slik at dere kan være trygge på at alt blir riktig og godkjent.

Tjenesten inkluderer blant annet:

• Tilpassede vedtekter for deres sameie
• Utfylling og innsending av skjemaer
• Oppfølging hvis Brønnøysundregistrene har spørsmål eller trenger tilleggsinformasjon

Resultatet? Dere får et gyldig organisasjonsnummer, kan ta i bruk digitale verktøy og får en enklere styrehverdag.

Å opprette og administrere felleskostnader effektivt i et eierseksjonssameie er avgjørende for en stabil økonomi, godt vedlikehold og et harmonisk naboskap. Denne artikkelen gir deg en praktisk tilnærming med konkrete tips, råd og en tydelig mal som kan brukes direkte eller tilpasses egne behov.

Hva bør felleskostnadene dekke?

Felleskostnadene bør inkludere utgifter som naturlig faller på alle seksjoner, og som er nødvendige for å sikre god drift og vedlikehold av sameiet. Typiske eksempler er vedlikehold av fellesarealer som trappeoppganger, uteområder, garasjer, samt felles forsikringsordninger som dekker bygningsmassen og ansvarsforsikring. Videre er kostnader knyttet til strøm og oppvarming av fellesarealer, renovasjon, renhold, administrasjon og regnskapsføring sentrale poster som må vurderes nøye. Det er også viktig å sette av penger til et vedlikeholdsfond, noe som bidrar til en langsiktig og bærekraftig økonomi. I enkelte tilfeller kan sameiet også inngå felles abonnementsavtaler for tjenester som TV, internett eller alarmsystemer, noe som kan gi betydelige besparelser.

Tips og råd for opprettelse av felleskostnader

Grundig budsjettering:
Når dere lager budsjett, bør dere være realistiske og basere dere på faktiske kostnader fra tidligere år samt realistiske estimater for kommende perioder. En buffer på rundt 5-10 % er fornuftig for å kunne håndtere uventede kostnader uten at det skaper økonomisk press på sameiet.

Rettferdig fordeling:
Normalt fordeles felleskostnadene etter sameiebrøken, som tar utgangspunkt i størrelsen på den enkelte seksjonen. Dette sikrer at hver seksjon bidrar i tråd med den andelen av sameiet de representerer. Enkelte kostnader, som for eksempel garasjeplasser eller spesifikke fellesanlegg, kan med fordel ha egne fordelingsnøkler som reflekterer den faktiske bruken av disse tjenestene.

Åpenhet og kommunikasjon:
God kommunikasjon med alle seksjonseiere er helt avgjørende. Presentér budsjettet klart og tydelig på årsmøter, og sørg for at alle forstår hva de betaler for og hvorfor. Gjør også gjerne informasjonen tilgjengelig jevnlig gjennom oppslag eller nyhetsbrev, noe som bygger tillit og sikrer bred støtte og forståelse blant beboerne.

Regelmessig evaluering:
Det anbefales å foreta en årlig gjennomgang av budsjettet for å justere og tilpasse utgiftene etter sameiets faktiske behov og økonomiske situasjon. Dette bidrar til å unngå store overraskelser og sørger for en balansert økonomisk drift.

Eksempel på mal for månedlige felleskostnader

Denne malen kan enkelt tilpasses deres sameies behov og gir samtidig god oversikt for alle seksjonseiere.

Hvordan SmartOrg kan hjelpe

Ved hjelp av Smartorg kan sameiet automatisk generere og sende ut terminer for felleskostnadene basert på budsjetterte tall. Dette sparer både tid og arbeid for styret, sikrer presis og regelmessig fakturering og gir full oversikt for alle beboere.

Et godt budsjett er selve ryggraden i enhver velfungerende forening. Uansett om foreningen er liten og drives frivillig, eller stor med egne ansatte og omfattende aktiviteter, er budsjettet avgjørende for en sunn økonomisk drift. Et gjennomtenkt budsjett gir oversikt, trygghet og forutsigbarhet, og fungerer som et praktisk styringsverktøy gjennom hele året. I denne guiden forklarer vi hvordan du kan lage et realistisk, oversiktlig og nyttig foreningsbudsjett – og hvordan SmartOrg gjør det enklere å holde kontroll på økonomien.

Hva er egentlig et budsjett?

Et budsjett er enkelt forklart en plan for forventede inntekter og utgifter for en bestemt periode, vanligvis et kalenderår. Budsjettet bygger på realistiske og forsiktige anslag, og gir et tydelig bilde av hvor pengene skal komme fra og hvordan de skal brukes. Budsjettet fungerer som et kart for foreningens økonomi, som gjør det enklere å nå foreningens mål og unngå økonomiske overraskelser.

Et godt budsjett kjennetegnes ved at det:

• Er realistisk og troverdig med godt begrunnede tall
• Viser både inntekter og utgifter på en oversiktlig og forståelig måte
• Inkluderer en buffer, altså penger satt av til uforutsette hendelser

Hvordan lager du et godt budsjett?

Først må du kartlegge foreningens inntekter. Typiske inntektskilder kan være medlemskontingenter, offentlige tilskudd, sponsoravtaler, salg av produkter eller tjenester, eller inntekter fra arrangementer. Vær realistisk, og se gjerne på tidligere års regnskap som referanse.

Når inntektene er på plass, kartlegger du utgiftene. Typiske utgifter for foreninger inkluderer lokalleie, innkjøp av utstyr og materiell, transport og reisekostnader, kurs og opplæring for medlemmer og ansatte, markedsføring, forsikringer og administrative kostnader.

Husk alltid å legge inn en buffer i budsjettet. En buffer på 5-10% av totalsummen gir rom for å håndtere uventede situasjoner uten at foreningens drift settes i fare.

Sørg også for å lage budsjettet i et tydelig og oversiktlig format. Du kan bruke Excel, Google Sheets eller aller helst et digitalt verktøy som SmartOrg, som samler budsjett, regnskap og rapportering på ett sted.

Et eksempel på et enkelt budsjett

Hvordan SmartOrg kan hjelpe

Med SmartOrg samler dere økonomi, medlemssystem og generell drift på ett og samme sted. Dere får alt fra budsjettstyring og regnskap til medlemsadministrasjon og kommunikasjon integrert i ett brukervennlig system. Dette reduserer behovet for manuelle rutiner, sikrer rask tilgang til viktige data og legger til rette for bedre samarbeid og informasjonsflyt i foreningen.

Når det er tid for å velge nytt styre i en forening eller sameie, er det flere viktige aspekter å ta hensyn til for å sikre en korrekt og lovlig prosess. Vi har derfor laget enkel guide til hvordan prosessen vanligvis foregår, og hvilke krav som bør følges:

Følg vedtektene

Det aller viktigste er å sette seg godt inn i vedtektene til foreningen eller sameiet. Vedtektene vil spesifisere hvordan styret skal velges, hvem som har stemmerett, og om det finnes spesifikke regler for valgperioder eller valgprosesser. Det er derfor viktig at alle beslutninger knyttet til valget av nytt styre er i tråd med det som står i vedtektene.

Dersom du er medlem i valgkomiteen anbefaler vi å lese våre tips til valgkomiteen.

Valg på årsmøte

Valg av nytt styre skjer vanligvis på et ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Dette møtet må innkalles i henhold til vedtektene, og det er viktig å følge de kravene som gjelder for innkalling, varighet og stemmegivning. For at valget skal være gyldig, må det gjennomføres i tråd med de reglene som er fastsatt i vedtektene og eventuelle lovpålagte krav.

Bruk møtemodulen i SmartOrg

For å forenkle prosessen med å avholde årsmøtet, inkludert valget av nytt styre, kan man bruke møtemodulen i SmartOrg. Denne modulen gir deg alle nødvendige verktøy og maler for å:

• Inngå korrekt innkalling til årsmøtet
• Avholde møtet i tråd med regelverket
• Ta referat/protokoll fra møtet

Møtemodulen hjelper med å sikre at alle nødvendige prosedyrer følges, og at protokollen blir signert på en trygg og korrekt.

Endring av styre – Innberetning til Brønnøysundregistrene

Når nytt styre er valgt, må endringen meldes til Brønnøysundregistrene. Dette kan gjøres via Samordnet Registermelding i Altinn. Det er viktig at endringen skjer raskt etter årsmøtet, og at den signerte protokollen fra møtet er på plass før innberetningen.

Endringsmelding ved nytt styre:

• Endring av styre meldes inn til Brønnøysundregistrene.
• Dette gjøres ved å sende en Samordnet Registermelding via Altinn.
• Husk at protokollen fra årsmøtet må være signert før innsendelse.

Bistand med innberetning

Vi har laget en video som viser hvordan du sender inn endringsmelding til Brønnøysundregistrene.
Slik oppdaterer du styret i Brønnøysundregistrene

Dersom du trenger hjelp med å sende inn endringsmeldingen til Brønnøysundregistrene, kan du få bistand. Kontakt support@smartorg.no for å bestille en endringsmelding, som koster 399,-. Dette kan være en praktisk løsning dersom du ikke er kjent med prosessen eller ønsker å sikre at alt blir gjort riktig.

Oppsummering:

1. Sjekk vedtektene for valgprosedyren.
2. Gjennomfør valget på ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
3. Bruk møtemodulen i SmartOrg for innkalling, møtelederfunksjon, protokoll og signering.
4. Meld endring av styret til Brønnøysundregistrene via Altinn.
5. Kontakt SmartOrg for bistand med innberetning (kostnad: 399,-).

Ved å følge disse trinnene, kan dere sikre en effektiv og korrekt prosess for å velge nytt styre i foreningen eller sameiet deres.

Hvordan opprette Vipps for din forening – en enkel guide for styret

Vipps har blitt en av de mest populære betalingsløsningene i Norge, og for foreninger er det en effektiv måte å håndtere medlemskontingenter, donasjoner og salg av billetter eller varer. Mange foreninger opplever at Vipps for forening gjør betalingsprosessen enklere både for medlemmene og for styret, samtidig som det gir bedre oversikt over inntektene. I denne guiden viser vi deg hvordan du oppretter Vipps for din forening og hvordan du kan bruke løsningen effektivt sammen med SmartOrg.

1. Sjekk om din forening kan få Vipps

For å opprette en Vipps-løsning må foreningen din ha:

• Et organisasjonsnummer
• En bankkonto registrert på foreningen
• En person med signeringsrett som kan gjennomføre registreringen

Har foreningen din ennå ikke et organisasjonsnummer? SmartOrg hjelper deg med å registrere foreningen enkelt og raskt, slik at du kan komme i gang med Vipps og andre digitale løsninger.

2. Registrer foreningen i Vipps

Når du har alt klart, kan du registrere foreningen din på Vipps:

1. Gå til vippsmobilepay.com/no og velg «Registrer deg»
2. Velg Norge og at du ønsker betalingsløsning
3. Velg hvordan du skal ta i mot betalinger
   Ønsker du å ha det integrert med innmeldingsskjemaet ditt og påmeldinger i SmartOrg, så velger du betalinger på nett
4. Logg inn med BankID og fyll ut informasjon om foreningen.
5. Koble Vipps til foreningens bankkonto.
6. Godkjenn vilkårene og fullfør registreringen.

3. Bruk Vipps smart i foreningen

Når Vipps er aktivert, er det viktig å bruke løsningen strategisk.

I noen settinger er det smart å dele Vipps-nummeret overalt. Men dersom du ønsker å ha oversikt over hvem som har betalt kontingent eller meldt seg på et arrangement, så vil det kreve manuell gjennomgang av Vipps-innbetalingene for å sjekke de mot medlemslista. Det er derfor anbefalt integrerte løsninger der det er mulig.

I medlemssystemet SmartOrg kan man integrere Vipps med SmartOrg for å effektivisere innkreving av medlemskontingenter og andre betalinger. Dette sikrer at inntektene kommer inn på rett konto og at regnskapet holdes oppdatert. For eksempel vil du ha oversikt over hvem som har betalt medlemskontingenten, og hvem du må purre på.

4. Hold oversikt over betalingene

Vipps gir god innsikt i transaksjonene, men foreninger som håndterer mange betalinger, bør ha et system for regnskapsføring. Med SmartOrg sin økonomimodul kan du:

Se innbetalinger direkte i regnskapet
Se i medlemslista om noen har betalt medlemskontingenten eller ikke
Sende ut purring/påminnelse på ubetalte kontingenter

5. Kom i gang i dag!

Å opprette Vipps for foreningen er en enkel prosess som gir store fordeler. Med en brukervennlig betalingsløsning blir det enklere å administrere økonomien og få inn betalinger fra medlemmer og støttespillere. Bruker du SmartOrg, kan du integrere Vipps direkte i foreningens drift og sikre en smidig økonomihttps://wp.smartorg.nostyring.

Ønsker du hjelp til å komme i gang? Besøk SmartOrg for mer informasjon om hvordan du kan effektivisere foreningens økonomi med digitale verktøy!

Årsberetningen er en viktig del av sameiets rapportering og gir et samlet overblikk over hva sameiet har oppnådd i løpet av året, samt en status for økonomi og drift. Nedenfor finner du en oversiktlig gjennomgang av hva en årsberetning bør inneholde, og hvordan den kan gjennomføres etter beste praksis.

Hva er en årsberetning?

En årsberetning er en skriftlig redegjørelse som gir en helhetlig oversikt over sameiets virksomhet det siste året. Den fungerer som et viktig styringsdokument der styret reflekterer over hva som har blitt gjennomført, hvilke utfordringer sameiet har møtt, og hvilke planer som er lagt for fremtiden. Årsberetningen gir en mer detaljert beskrivelse av sameiets drift enn det som fremgår av rene regnskapstall, og inneholder ofte informasjon om vedlikeholdstiltak, økonomi, sameiets fellesområder og eventuelle strategiske mål.

Selv om innholdet kan variere, er hovedformålet med en årsberetning å dokumentere sameiets utvikling og skape en helhetlig forståelse av situasjonen. I tillegg til å være nyttig for seksjonseierne, kan årsberetningen også ha en viktig funksjon overfor eksterne aktører som banker, forsikringsselskaper og offentlige myndigheter.

Hvem skal levere årsberetning?

Sameier med regnskapsplikt er lovpålagt å utarbeide en årsberetning i henhold til eierseksjonsloven og regnskapsloven. Dette gjelder for sameier som overstiger visse økonomiske grenser knyttet til omsetning og eiendeler. Mindre sameier uten regnskapsplikt er ikke pålagt å utarbeide en årsberetning, men det anbefales likevel for å sikre transparens og god styring. Mer informasjon om regnskapspliktighet finnes på Brønnøysundregisterets nettsider.

Samle nødvendig informasjon

For at årsberetningen skal være nøyaktig og informativ, bør informasjon innhentes og systematiseres. Dette sikrer at alle relevante aspekter blir inkludert og at innholdet er pålitelig og oversiktlig.

Vedlikehold og prosjekter: Dokumentasjon av gjennomførte vedlikeholdsarbeider, rehabiliteringer og investeringer. Dette kan inkludere fasadeoppussing, rørfornying eller andre tiltak som har forbedret eiendommen.

Økonomisk status: Presentasjon av inntekter (felleskostnader), utgifter, budsjettavvik og likviditet.

Forsikringsforhold: Status for sameiets forsikringer og eventuelle skadesaker.

Organisatoriske endringer: Evaluering av styrets sammensetning, eventuelle vedtektsendringer og administrative justeringer.

Fremtidige planer: Oversikt over planlagte vedlikeholdstiltak og budsjett for kommende år.

Struktur og innhold

En godt strukturert årsberetning sikrer klarhet og lesbarhet. Følgende disposisjon anbefales:

Innledning:

• Kort beskrivelse av sameiet og formålet med årsberetningen.
• Oppsummering av hovedpunkter fra året som har gått.

Sameiets organisasjon:

• Oversikt over styrets sammensetning og ansvarsfordeling.
• Eventuelle endringer i styret eller vedtektene.

Vedlikehold og drift:

• Beskrivelse av gjennomførte vedlikeholdsarbeider og rehabiliteringer.
• Planlagte vedlikeholdsprosjekter for kommende år.

Økonomi:

• Regnskapstall og budsjettavvik.
• Eventuelle tiltak for å forbedre økonomisk balanse.
• Utfordringer og muligheter
• Beskrivelse av interne og eksterne utfordringer.
• Strategiske vurderinger og forslag til forbedringer.

Fremtidsplaner:

• Prioriteringer for kommende år.
• Strategiske tiltak for drift og vedlikehold.

Avslutning:

• Takk til seksjonseiere, samarbeidspartnere og bidragsytere.
• Oppfordring til videre engasjement i sameiet.

Gjennomgang, publisering og distribusjon

Årsberetningen bør kvalitetssikres før publisering. Styret bør gjennomgå dokumentet for å sikre nøyaktighet og relevans. En grundig gjennomgang vil sikre at innholdet er sammenhengende, korrekt og oppdatert.

Distribusjon kan skje via flere kanaler for å sikre bred tilgjengelighet:

• Digitale plattformer som sameiets nettsider eller e-post.
• Utsendelse til seksjonseiere via post eller digital postkasse.
• Presentasjon av årsberetningen på årsmøtet for å skape dialog og engasjement.

Verdien av en gjennomtenkt årsberetning

Årsberetningen er et viktig dokument for styret og seksjonseierne, da den gir et godt grunnlag for planlegging og utvikling av sameiet. Den hjelper med å sikre en åpen og ryddig forvaltning og gir innsikt i sameiets drift og økonomi. En grundig og gjennomtenkt årsberetning gjør det enklere å ta gode beslutninger for fremtiden og gir en klar oversikt over hva som har skjedd i året som gikk.