Dersom dere er en velforening, oppfordrer vi dere til å melde dere inn i Vellenes Fellesorganisasjon for nyttige maler og tips.

I en tid hvor bærekraft er viktigere enn noen gang, tar SmartOrg aktive skritt for å bli en ledende aktør innen bærekraftige løsninger for organisasjoner, foreninger og sameier. Vi gleder oss til presentere vår nye satsing på bærekraft, som ikke bare vil styrke vår egen virksomhet, men også hjelpe våre kunder med å ta miljøbevisste valg.

Slik jobber SmartOrg med Bærekraft

Redusert transport og økt fleksibilitet

SmartOrg har lenge praktisert hjemmekontor for ansatte som ønsker det, noe som har bidratt til å redusere behovet for daglig pendling. Dette er ikke bare gunstig for miljøet, men gir også våre medarbeidere en bedre balanse mellom arbeid og fritid. De som ønsker å jobbe på kontor, kan velge mellom å jobbe på hovedkontoret i Arendal, eller i et næringslokale i nærheten av hjemmet deres. Derfor har vi ansatte både i Arendal, Grimstad og Kristiansand. Dette minimerer transportbehovet og reduserer dermed vårt totale karbonavtrykk.

Digitale møter – en effektiv og bærekraftig løsning

Vi benytter oss i hovedsak av digitale møter, både internt og med våre kunder. Dette tiltaket reduserer ikke bare reisekostnader og tidsbruk, men bidrar også til å redusere utslipp knyttet til transport. Ved å omfavne teknologi på denne måten, setter vi et eksempel på hvordan moderne virksomheter kan operere effektivt samtidig som de tar hensyn til miljøet. Det gjør oss også i stand til å ha kjappe og flere sonderinger med organisasjoner som vurderer å ta i bruk SmartOrg.

Bærekraftige løsninger i vår portal

SmartOrg-portalen tilbyr flere bærekraftige funksjoner som støtter delingsøkonomi og bidrar til å bygge sterke lokalsamfunn, i tråd med FNs bærekraftsmål 11. Våre verktøy gjør det enklere for organisasjoner å dele ressurser og koordinere aktiviteter på en måte som fremmer miljøvennlighet og samfunnsansvar. Ved å integrere bærekraftige praksiser i vårt produkt, hjelper vi våre kunder med å redusere sitt miljøavtrykk og fremme en mer bærekraftig fremtid. Fremover vil det komme flere løsninger i portalen som bidrar til bærekraft og bærekraftige organisasjoner.

En bransje i endring

Bærekraft har dessverre fått lite oppmerksomhet i medlemssystembransjen hittil, men SmartOrg ønsker å være en drivkraft for endring. Vi mener at alle selskaper har et ansvar for å ta bærekraft på alvor, og vi er stolte av å gå foran som et godt eksempel. Våre kunder kan være stolte av å bruke SmartOrg, vel vitende om at de støtter en bedrift som tar miljøansvar på alvor og arbeider aktivt for å fremme bærekraftige løsninger.

Fremtiden ser grønn ut

SmartOrg er forpliktet til å fortsette arbeidet med å forbedre våre bærekraftige løsninger for våre kunder. Vi vil samtidig fortsette å utforske nye måter å redusere vårt miljøavtrykk på, mens vi tilbyr innovative løsninger som hjelper våre kunder med å gjøre det samme. Sammen kan vi skape en mer bærekraftig fremtid for alle.

Vi inviterer alle våre kunder og samarbeidspartnere til å bli med på denne reisen mot en grønnere og mer bærekraftig verden. Sammen kan vi gjøre en forskjell.

SmartOrg – bærekraft i fokus for en bedre fremtid!

Med overgangen til et nytt år, står foreninger, sameier og velforeninger overfor en gylden mulighet til å reflektere over tidligere erfaringer og å skissere veien fremover. I denne sammenhengen tilbyr vi fire nøye utvalgte råd som kan bistå deres organisasjon i å oppnå fremgang i det kommende året. Disse rådene omhandler effektiv bruk av teknologi til å styrke det interne fellesskapet, forbedre kommunikasjonsmetoder, og å utvikle robuste strategier for å øke medlemsengasjement og vekst.

1. Digitaliser og effektiviser medlemshåndteringen

Utnytt teknologiske løsninger for å håndtere medlemmer og administrative oppgaver for å gjøre det enklere å administrere og drifte organisasjonen. SmartOrgs medlemssystemer tilbyr en rekke funksjoner som:

• Automatisert medlemsregistrering og -oppdatering.
• Enkel håndtering av medlemskontingenter.
• Digitale plattformer for kommunikasjon og engasjement.

Ved å digitalisere, reduseres tidsbruken på administrative oppgaver betraktelig, og foreningen kan fokusere mer på medlemsaktiviteter og felles mål.

2. Avhold regelmessige arrangementer

Et sterkt og engasjert fellesskap er viktig for enhver forening. Planlegg og gjennomfør regelmessige arrangementer, enten fysisk eller digitalt, for å styrke samholdet. Dette kan være:

• Medlemsmøter med aktuelle temaer.
• Sosiale sammenkomster eller turer.
• Arbeidsdager for å forbedre fellesområder i sameier eller velforeninger.

Slike aktiviteter fremmer samhørighet og gir medlemmene en følelse av tilhørighet og bidrag til fellesskapet. SmartOrg tilbyr en rekke funksjonalitet som gjør det enkelt for foreningen eller sameie å arrangere møter og arrangementer. Vi hjelper deg med innkalling, administrering og organisering.

3. Enkel og inkluderende kommunikasjon

Kommunikasjon er viktig for enhver organisasjon. Sikre at all kommunikasjon er transparent, inkluderende og lett tilgjengelig for alle medlemmer. Dette kan oppnås gjennom:

• Sende ut nyhetsbrev eller annen form for kommunikasjon med regelmessige oppdateringer i organisasjonen.
• Aktiv bruk av digitale plattformer som foreningens nettside eller sosiale medier.
• Åpne forum for diskusjoner og tilbakemeldinger.

Å ha en klar og åpen kommunikasjonslinje bidrar til et mer engasjert og informert medlemskap. Med SmartOrg får du muligheten til å sende ut e-poster og meldinger direkte fra portalen vår, du får også muligheten til å enkelt opprette nyhetsbrev ved å synkronisere medlemslisten direkte med Mailchimp for en enkel formatering.

4. Strategi for engasjement og vekst

For å sikre en bærekraftig fremtid for din forening, sameie eller velforening, er det viktig å ha en klar strategi for medlemsengasjement og vekst. Dette inkluderer:

• Medlemsrekruttering: Utforsk nye måter å tiltrekke og rekruttere medlemmer på, som sosiale mediekampanjer eller samarbeid med lokale bedrifter og samfunnsgrupper. Vær kreativ og tilpass tilbudet til potensielle medlemmers behov og interesser.
• Medlemsretensjon: Fokuser på å holde medlemmene engasjert og tilfredse. Dette kan oppnås gjennom regelmessig tilbakemelding, verdifull medlemsfordeler, og ved å sikre at medlemmenes stemmer blir hørt og verdsatt i beslutningsprosesser.
• Personalisert Kommunikasjon: Bruk SmartOrgs medlemssystemer til å segmentere medlemsdatabasen og skape mer målrettet og personalisert kommunikasjon. Dette kan omfatte skreddersydde nyhetsbrev, spesielle tilbud, eller invitasjoner til arrangementer som appellerer til spesifikke interesser.
• Medlemsutvikling: Tilby opplæringsprogrammer, workshops, eller webinarer for å styrke medlemmenes ferdigheter og kunnskap. Dette bidrar ikke bare til personlig vekst, men også til den kollektive utviklingen av foreningen.

Ved å implementere en slik strategi, kan din organisasjon ikke bare øke antall medlemmer, men også styrke fellesskapet og skape en mer dynamisk og engasjert medlemsbase.

Med disse fire tipsene er din forening, sameie eller velforening godt rustet til å ta fatt på det nye året med fornyet energi og klar strategi. SmartOrg står klar til å bistå med effektive medlemssystemer og rådgivning, slik at dere kan realisere deres mål og bidra positivt til både medlemmene og lokalsamfunnet.

Når året ruller mot slutten, og et nytt står for tur, er det lurt for foreninger, sameier og velforeninger å ta et lite pust i bakken og sjekke at det viktigste er i orden. Denne guiden er her for å hjelpe dere gjennom overgangen fra det gamle til det nye året uten for mye stress og blikket rettet fremover mot et godt nytt år. 
 

Årsavslutning – rund av året på en god måte

Økonomien  

1. Gå gjennom regnskapet for i år 

• Ta en gjennomgang: Det første skrittet i årsavslutningen er en grundig gjennomgang av regnskapet. Dette betyr at alle transaksjoner, både inntekter og utgifter, må være bokført og oppdatert. Vær oppmerksom på eventuelle uregelmessigheter eller uforklarlige posteringer. Om du ikke finner ut av det selv – få hjelp. 
• Troverdig og ryddig: Sørg for at regnskapet gir et troverdig og klart bilde av organisasjonens økonomisk. Dette er essensielt for å opprettholde tillit hos styre og medlemmer. 

2. Har dere fulgt budsjettet i år ? 

• Sammenligning og analyse: Sammenlign det faktiske regnskapet med det opprinnelige budsjettet. Identifiser avvik, og analyser årsakene til disse. Er det på grunn av uforutsette utgifter, eller endringer i inntekter?
• Forbered deg på spørsmål: Vær forberedt på å forklare eventuelle avvik til styret, revisor eller på årsmøtet. En klar forklaring er viktig for å bevare åpenhet og tillit.

3. Hvis dere har dere revisor, forbered revisjon i god tid:

• Revisjonsklar dokumentasjon: For sameier og større foreninger er det viktig å forberede alle nødvendige dokumenter for revisjon. Dette inkluderer balanserapporter, resultatregnskap, og noter.
• Klarhet og tilgjengelighet: Sørg for at alle dokumenter er klare, nøyaktige, og lett tilgjengelige for revisoren.

Medlemsregister og årsrapporter  

1. Medlemsregister:

• Oppdatert data: Gå gjennom og sjekk at medlemsregisteret eller er riktig og oppdatert. Dette er viktig for å sikre effektiv kommunikasjon. Kontroller også at kontaktinformasjon er korrekt og oppdatert.
• Personvern og regler: Følg gjeldende personvernregler når du behandler medlemsinformasjon. Les mer om personvern.

2. Årsrapporter og årsberetning:

• Innhold og struktur: Forbered årsrapporter som dekker organisasjonens aktiviteter, økonomiske situasjon, og eventuelle endringer i styret eller administrasjon. Disse rapportene bør være informative, tydelige, og gi et komplett bilde av året som har gått. Med Smartorg kan du enkelt opprette årsberetningen basert på dataene som allerede er registrert i systemet.
• Gjennomsiktighet og Ansvarlighet: Årsrapportene bør reflektere organisasjonens verdier og ansvarlighet overfor sine medlemmer.

Planlegg for årsmøtet 

1. Innkalling:

• Følg vedtektenes tidsfrister og prosedyrer nøye når du sender ut innkalling til årsmøtet. Dette sikrer at alle medlemmer får tilstrekkelig varsel og mulighet til å delta.
• Husk det viktigste: Sørg for at innkallingen inneholder tid, sted, og en foreløpig agenda.

2. Agenda:

• Strukturert: Forbered en agenda for årsmøtet som dekker alle viktige hovedsaker. Dette inkluderer punkter som godkjenning av årsregnskapet, budsjettet for det kommende året, valg av styremedlemmer, og andre viktige saker.
• Husk å legge inn tid og rom for diskusjoner og innspill: Legg til rette for en strukturert, men fleksibel agenda som tillater tilstrekkelig tid for diskusjon og spørsmål fra medlemmene.

Årsavslutningen og forberedelsen til et nytt år er en viktig fase å investere litt tid og legger grunnlaget for et godt nytt år.  Med SmartOrg får du god oversikt og hjelp til regnskap og årsberetningen og det er enkelt å planlegge og invitere til årsmøtet.

God start på nytt år 
 

Budsjettplanlegging 

1. Lag budsjett for det nye året tidlig:

• • Realistisk budsjett: Ta utgangspunkt i fjorårets regnskap og resultater for å utforme et realistisk budsjett for det nye året. Dette budsjettet skal inkludere en detaljert oversikt over forventede inntekter, utgifter og planlagte investeringer.
  • Bygg inn litt rom og fleksibilitet: Sørg for at budsjettet er tilpasset organisasjonens nåværende behov og har innebygd fleksibilitet for å håndtere uforutsette situasjoner.

2. Økonomiske mål:

• • Fastsettelse av mål: Definer noen økonomiske mål for året. Dette kan inkludere spesifikke sparemål, investeringsplaner i fellesressurser, eller andre prosjekter relatert til økonomi eller inntekter.
  • Oppfølging og evaluering: Planlegg for regelmessig oppfølging og evaluering av disse målene gjennom året for å sikre at organisasjonen holder seg på rett kurs.

Styre og formalia  

1. Oppdateringer av styret og nye roller 

• • Informasjon til nye styremedlemmer: Sørg for at alle nye styremedlemmer, valgt på årsmøtet, er grundig informert om sine roller og ansvar. Dette er viktig for en effektiv drift og forvaltning av organisasjonen.
  • Opplæring og Integrering: Tilby nødvendig opplæring og integrering for å sikre at nye medlemmer kan bidra effektivt fra starten.

2. Årshjul og planer:

• • Gjennomgang og Oppdatering: Basert på beslutningene tatt på årsmøtet, oppdater organisasjonens årshjul og planer. Dette kan inkludere endringer i fokus, nye initiativer, eller justeringer i eksisterende prosjekter.
  • Involvering: Sørg for at prosesser er inkluderende og transparent, og engasjer styret og medlemmer til å komme med forslag og innspill. 

Kommunikasjon og engasjement

1. Informasjon til Medlemmene:

• • Kommunikasjon: Kommuniser viktig informasjon fra årsmøtet til alle medlemmer. Dette kan omfatte endringer i budsjettet, styresammensetning, strategi/fokus eller endringer i organisering.
  • Klart og tilgjengelig: Sørg for at informasjonen er klar, forståelig, og lett tilgjengelig for alle medlemmer.

2. Plan for medlemsengasjement:

• • Øke engasjement: Utvikle en plan for å øke engasjementet og aktiver medlemmene. Dette kan inkludere organisering av arrangementer, informasjonsmøter, og andre aktiviteter som fremmer fellesskap og deltakelse.
  • Ta tilbakemeldinger og tilpass: Vær åpen for tilbakemeldinger og juster planen etter behov for å sikre at den møter medlemmenes interesser og behov.

Effektiv håndtering av årsavslutning og oppstart på nyåret er avgjørende for sunn drift i foreninger, sameier og velforeninger. Det handler enkelt sagt om å oppsummere å avslutte året som har vært på en god måte og samtidig klare å se framover og legge gode planer for neste år.   

Ved å gå gjennom og prioritere de viktigste punkter som er skissert her kommer dere langt – og sånt blir det gode foreninger av! 

Halve jobben er godt verktøy. Smartorg har innebygd funksjonalitet som hjelper til å gjøre både årsavslutning, planlegging, økonomistyring, aktivitet og kommunikasjon enklere. Prøv gjerne gratis om dere ikke er kunde allerede! 

I denne artikkelen gir vi dere 10 gode tips og råd som vil hjelpe dere med å få bedre økonomistyring i foreningen. Her får du tips til å lage realistiske budsjetter til å administrere medlemskontingenter og håndtere utgifter, og vi vil fortelle deg hvordan du kan ta kontroll over foreningens økonomi på en strukturert og effektiv måte.

1. Lag et realistisk budsjett

• Start med klare mål og formål: Før du begynner å lage budsjettet, må du definere klart hva foreningen ønsker å oppnå. Dette kan inkludere mål for arrangementer, prosjekter, medlemskap, eller andre aktiviteter. Å ha klare mål vil hjelpe deg med å fordele midlene på en fornuftig måte.
• Inntektsestimater: Gjør en oversikt over alle inntektskilder for foreningen. Dette kan være medlemskontingenter, donasjoner, inntekter fra arrangementer, eller eventuelle tilskudd.
• Utgiftsplanlegging: Lag en detaljert liste over alle utgifter foreningen forventer å ha i det kommende året. Dette kan inkludere faste kostnader som leie, strøm, eller programvarelisenser, i tillegg til variable kostnader som markedsføring og materialer. Smartorgs økonomimodul lar deg enkelt føre regnskap over alle disse kostnadene.
• Balanser inntekter og utgifter: Når du har en oversikt over inntektene og utgiftene, kan du begynne å balansere budsjettet. Målet er å sikre at inntektene dekker alle utgiftene og etterlater en positiv saldo. Hvis du ser at det er en ubalanse, kan du justere kostnadene eller inntektene for å oppnå balanse.
• Oppdater og følg opp jevnlig: Et budsjett er ikke en statisk ting. Det er viktig å oppdatere budsjettet jevnlig, gjerne hver måned, for å sikre at foreningen holder seg på kurs.
• Samarbeid og kommunikasjon: Involver andre medlemmer og styret i budsjettprosessen. God kommunikasjon er nøkkelen for å sikre at budsjettet blir satt opp og fulgt på en god måte.

2. Følg opp inntekter og utgifter

Å nøye overvåke inntekter og utgifter er en kritisk del av effektiv økonomistyring for enhver forening. Dette gir deg innsikt i hvordan foreningens økonomi utvikler seg over tid og hjelper deg med å ta nødvendige beslutninger. Her er noen nyttige trinn:

• Regelmessig registrering: Det er viktig å registrere hver inntekt og utgift for å opprettholde en oppdatert oversikt over foreningens økonomi. Dette kan gjøres manuelt eller automatisk ved hjelp av økonomistyringsverktøy som blant annet SmartOrg.
• Kategorisering: Gruppere inntekter og utgifter i passende kategorier, for eksempel medlemskontingenter, donasjoner, arrangementskostnader, driftsutgifter osv. Dette gir deg en klar struktur og gjør det enklere å identifisere eventuelle avvik.
• Budsjett og avviksanalyse: Sammenlign løpende resultater med det opprinnelige budsjettet for å identifisere eventuelle avvik. Dette hjelper deg med å forstå om foreningen overholder budsjettkravene.
• Rapportering: Utarbeid regelmessige økonomiske rapporter som oppsummerer foreningens økonomiske status. Dette gir et klart bilde som kan deles med medlemmene og styret.
• Årlig revisjon: Gjennomfør en årlig revisjon av foreningens regnskap og andre viktige prosesser. Dette gir tillit til medlemmene og sikrer kontroll og bærekraftig drift.

Det er viktig at foreningen sørger for at inntekter og utgifter blir jevnlig overvåket og dokumentert på en strukturert måte. SmartOrg har gode verktøy for å enkelt strukturere og følge opp foreningens inntekter og utgifter.

3. Sett av penger til fremtidige utgifter

Å opprette en sparekonto eller et reservefond er en klok praksis. Dette fondet fungerer som en økonomisk pute for uforutsette utgifter eller vanskelige tider. Det anbefales å sette av en viss prosentandel av inntektene til dette fondet for å sikre at det er penger tilgjengelig når det trengs.

4. Hold styr på medlemskontingenter

Å administrere medlemskontingenter er en viktig del av foreningsdrift, uansett størrelse eller type.  Her er noen viktige punkter for å sikre at dere for inn medlemskontingenten:

• Betaling av kontingent: Sørg for at betalingsinformasjon og betalingsdetaljer er lett tilgjengelig for alle medlemmer, slik at betaling av kontingent kan foregå så enkelt som mulig. SmartOrg tilbyr blant annet betaling av medlemskontingenten med faktura, bankbetaling, Vipps og Stripe, slik at betaling av medlemskontingenten er en enkel prosess.
• Innkreving av kontingent: Sikre en effektiv innkreving av medlemskontingenter, og etabler rutiner som sikrer at medlemmene blir påminnet om sine økonomiske forpliktelser i tide. Med SmartOrg får du en enkel oversikt over medlemskontingenten og muligheten til å purre og sende ut påminnelser på ubetalte kontingenter.
• Forfallsdatoer og påminnelser: Fastsett tydelige forfallsdatoer og vurder å sende vennlige påminnelser i forkant av disse datoene. Dette kan hjelpe medlemmene med å planlegge sine økonomiske forpliktelser.
• Medlemsfordeler og verdi: Kommuniser tydelig til medlemmene hvilke fordeler de får ved å være en del av foreningen. Dette inkluderer tilgang til spesifikke tjenester, arrangementer eller andre medlemsfordeler.

Håndtering av medlemskontingenter er en nødvendig del av enhver foreningens økonomiske strategi. Med nøye planlegging og effektive rutiner kan din forening sikre at økonomien forblir stabil, samtidig som medlemmene er godt informert og engasjert i foreningens arbeid.

5.Effektiv fakturering

Fakturering spiller en sentral rolle i å opprettholde sunn økonomisk flyt for din forening. Det er ikke bare en metode for å samle inn midler, men også en måte å vise ansvarlighet og profesjonalitet overfor medlemmene og samarbeidspartnere. Her er noen viktige aspekter ved fakturering:

• Regelmessig fakturering: Å fakturere i tide er av største viktighet for å sikre at foreningen mottar de inntektene den er berettiget til. Dette kan omfatte medlemskontingenter, sponsoravtaler, eller inntekter fra arrangementer. Ved regelmessig og riktig fakturering unngår du økonomiske gap og forbedrer likviditeten til foreningen.
• Profesjonelle fakturaer: En profesjonell faktura gir et godt inntrykk av foreningen og bidrar til at betalingene kommer inn som planlagt. Med SmartOrgs faktureringsfunksjoner kan du enkelt opprette profesjonelle fakturaer som inkluderer alle nødvendige detaljer. Dette gir en profesjonell fremtoning og bidrar til å bygge tillit hos mottakerne.
• Tidsstyring: Å sørge for at betalingsfristene blir overholdt, er avgjørende for å opprettholde økonomisk disiplin. SmartOrgs faktureringsmodul gir deg muligheten til å angi tydelige forfallsdatoer og følge opp med påminnelser og purringer ved behov. Dette reduserer risikoen for forsinkede eller manglende betalinger

Å ha full kontroll over både utgående og inngående fakturaer gir deg muligheten til å administrere foreningens økonomi på en helhetlig og systematisk måte. Dette vil hjelpe deg med å opprettholde sunn økonomisk praksis og sikre at ingen inntekter går tapt eller utgifter blir oversett. Med SmartOrg får foreningen et eget fakturamottak hvor alle inngående faktura registreres automatisk i SmartOrg portalen.

6. Finn flere inntektskilder

For å sikre økonomisk stabilitet, bør foreninger vurdere å diversifisere inntektskildene sine. Avhengighet av kun en kilde kan være risikabelt. Her er noen punkter dere kan vurdere:

• Fundraising-arrangementer: Organiser inntektsgivende arrangementer som auksjoner, loppemarkeder eller veldedighetskonserter for å generere ekstra midler.
• Sponsorer og samarbeid: Utforsk samarbeid med lokale bedrifter eller organisasjoner som kan sponse foreningen eller gi økonomisk støtte.
• Donasjoner og gaver: Oppmuntre medlemmer og støttespillere til å gi frivillige donasjoner eller gaver i tillegg til medlemskontingentene.
• Offentlige tilskudd: Utforsk muligheter for å søke om offentlige tilskudd eller støtte fra stiftelser og organisasjoner som deler foreningens mål. Les mer om hvordan foreningen kan søke om støtte.
• Produktsalg: Selg foreningsrelaterte varer eller tjenester som kan generere ekstra inntekter, for eksempel logo-merchandise eller tjenester relatert til foreningens formål.

Hvis dere finner flere inntektskilder bidrar dette til å spre økonomisk risiko og gir en mer stabil økonomisk grunnmur for deres forening. Det gir også flere muligheter for medlemmer og støttespillere til å bidra til foreningen. Med SmartOrg er det enkelt å administrere flere produkter, tjenester og inntektskilder og betalingsformer. Vi tilrettelegger for produktsalg og arrangering av aktivitet med eller uten betaling på en enkel måte.

7. Klare regler for utlegg

En strukturert tilnærming til utlegg og utgiftsadministrasjon er viktig for å opprettholde en sunn økonomi og sikre at midler brukes på en ansvarlig måte. Her er nøkkelpunkter for å etablere klare retningslinjer for utlegg:

• Definer Utleggspolitikk: Utvikle en utleggspolitikk som klart definerer hvem som har rett til å be om refusjon, hvilke typer utgifter som er godkjente, og hvilken prosess som skal følges for å be om refusjon.
• Dokumentasjon: Kreve at de som ønsker refusjon, gir fullstendig dokumentasjon for utgifter, inkludert kvitteringer og en beskrivelse av formålet for utgiften.
• Godkjenningsprosess: Etablere en tydelig godkjenningsprosess der utlegg blir gjennomgått og godkjent av en ansvarlig person eller komité før refusjon blir behandlet.
• Administrasjonsverktøy: SmartOrgs økonomimodul gir praktiske verktøy for å administrere utlegg og sikre at de er i tråd med foreningens retningslinjer. Dette inkluderer prosesser for å laste opp dokumentasjon, starte godkjenningsprosessen og følge refusjoner.
• Tidsrammer for Refusjon: Spesifiser forventede tidsrammer for behandling av refusjoner, slik at medlemmer og ansatte vet når de kan forvente tilbakebetaling.

8. Lag årsberetning og gjennomfør revisjon

Årsberetning og revisjon er avgjørende elementer i økonomistyringen for din forening. Disse gir medlemmene og eventuelle tilsynsmyndigheter innsikt i hvordan foreningens økonomi har utviklet seg i løpet av året og bekrefter at alt er i samsvar med gjeldende regelverk. Her er hvordan Smartorgs økonomimodul gjør dette enkelt:

Årsberetning: Årsberetningen er en rapport som oppsummerer foreningens økonomi for det gjeldende året. Den inkluderer vanligvis informasjon om inntekter, utgifter, eventuelt overskudd eller underskudd, eventuelle fond, og andre økonomiske parametere. Med Smartorg kan du enkelt generere en årsberetning basert på dataene som allerede er registrert i systemet. Dette gir deg en rask oversikt over foreningens økonomiske status og gir en enkel måte å dele denne informasjonen med medlemmene.

Revisjon: Revisjon er en uavhengig gjennomgang av foreningens økonomiske poster og transaksjoner for å sikre at de er nøyaktige og i samsvar med gjeldende regelverk. Smartorgs økonomimodul gjør det enkelt å forberede dataene som revisoren trenger. Du kan lage en revisjonsrapport som gir revisoren en oversikt over alle transaksjoner, fakturaer og betalinger som er gjort i løpet av året. Dette gjør revisjonsprosessen mer effektiv og gir medlemmene tillit til at økonomien blir nøye overvåket og sjekket.

9. Vurder økonomisk rådgivning

Det kan være klokt å søke profesjonell økonomisk rådgivning hvis foreningen står overfor komplekse økonomiske utfordringer. En ekspert kan hjelpe med å utvikle strategier for økonomisk vekst og stabilitet.

10. Vær åpen for endringer og muligheter 

Økonomiske forhold endrer seg over tid. Vær fleksibel og villig til å tilpasse budsjettet og strategiene etter behov. SmartOrgs økonomimodul lar deg enkelt gjøre endringer i budsjettet og regnskapet når det er nødvendig for å møte nye utfordringer eller muligheter.

Teknologi og informasjon utveksles raskere enn noensinne, og spørsmål om personvern har blitt svært presserende. Dette gjelder ikke bare for individuelle internettbrukere, men også for organisasjoner på ulike nivåer, inkludert foreninger, sameier og velforeninger. Mens slike organisasjoner tradisjonelt har vært kjent for å håndtere lokale saker som vedlikehold av fellesområder eller sosiale arrangementer, har de nå også blitt forvaltere av personlig informasjon som kan berøre medlemmenes privatliv.

I denne artikkelen vil vi utforske viktigheten av personvern i foreninger, sameier og velforeninger. Vi vil se nærmere på hva som kan gjøres for å sikre medlemmenes rettigheter og integritet, og hvordan SmartOrg kan bidra til personvern og håndtering av personopplysninger.

Vi skal også se på noen beste praksiser og retningslinjer som foreninger, sameier og velforeninger kan implementere for å opprettholde et høyt nivå av personvern, samtidig som de opprettholder effektiv drift og kommunikasjon med medlemmene. Gjennom å forstå og adressere utfordringene knyttet til personvern, kan slike organisasjoner bygge tillit og fremme en sunn og trygg fellesskapskultur.

Hva er personopplysningsloven og GDPR?

Personopplysningsloven er en norsk lov som regulerer behandlingen av personopplysninger i Norge. Den fastsetter retningslinjer og krav for hvordan organisasjoner og enkeltpersoner må håndtere, beskytte og respektere personvernrettighetene til enkeltpersoner i landet. Loven bygger på GDPR (General Data Protection Regulation), som er en europeisk forordning utstedt av EU og EØS for å beskytte personvernrettighetene til borgere i EU- og EØS-landene. GDPR har bredere internasjonal innvirkning og fastsetter et enhetlig rammeverk for personvernpraksis, med strenge krav til organisasjoner som behandler personopplysninger. Personopplysningsloven i Norge implementerer GDPR i nasjonal rett og gir også nasjonale bestemmelser som er spesifikke for Norge. Sammen sikrer disse lovene at personvern blir beskyttet og respektert i landet.

Les mer om personopplysningsloven hos Datatilsynet

1. Samtykke og Tilgangskontroll

Det første skrittet i å beskytte medlemmenes personvern er å sikre at de har gitt klart samtykke til innsamling og bruk av deres personopplysninger. Her er noen viktige punkter:

• Samtykke: For å sikre at medlemmenes personvern respekteres, bør styret aktivt be alle medlemmer om klart og frivillig samtykke til innsamling og bruk av deres personopplysninger. Dette kan gjerne skje ved innmelding, hvor informasjon og vilkår om hvordan medlemmets data vil bli brukt, og hvem som vil ha tilgang til den er oppgitt. Dette kan blant annet gjøres i SmartOrg under innstillinger i feltet «Informasjon og vilkår», hvor dere kan selv definere informasjon og vilkår som vises i registreringslenken og i epost til nye medlemmer.

• Aktiver Brukerkonto: Styret bør også sørge for at medlemmer aktiverer sin brukerkonto i SmartOrg, da inaktive medlemmer ikke har samtykket aktivt til lagring av personopplysninger i medlemssystemet.

• Tilgang og Kontroll: Medlemmene må ha enkel tilgang til og kontroll over egne opplysninger. Dette betyr at de skal kunne oppdatere eller fjerne sine data når de ønsker det. Her er det også viktig at styret sørger for at medlemmer som i utgangspunktet ikke lenger er medlem i organisasjonen ikke har tilgang eller opplysninger lagret i medlemssystemet.

2. Begrens Tilgang til Personopplysninger

Styrets ansvar inkluderer også å begrense tilgangen til personopplysninger til de som faktisk trenger det for organisasjonens drift. Her er noen nøkkelaspekter:

• Tilgangsbegrensning: Kun de som trenger tilgang til medlemssystemet for å utføre sine oppgaver skal ha det. I SmartOrg finnes det fleksibilitet på dette, og dere har både funksjoner for å styre tilgang til medlemsliste (Innstillinger -> Roller),  begrense hvilke felter som skal synes i medlemslista (innstillinger -> Felter i medlemsliste), samt egen Personvern innstilling for å sørge for at kontakt/medlemsinformasjon uansett ikke blir synlig for andre medlemmer.

• Rett til Sletting: Styret må være kjent med medlemmenes personvernrettigheter, inkludert retten til å få sine data slettet ved forespørsel. Derfor må det sikres at personer som melder seg ut av organisasjonen ikke lenger har personopplysninger i medlemssystemet.

3. Grunnlag og behov for lagring av personopplysninger

Organisasjonen må ha et lovlig grunnlag for å behandle personopplysningene, som samtykke, kontrakt, rettslig forpliktelse, livsviktige interesser, oppgave utført i allmennhetens interesse eller utøvelse av offentlig myndighet, eller berettiget interesse. Det er derfor lurt å definere organisasjonens formål og hensikt i vedtektene eller vilkår for medlemskap.

• Definere formål: Vedtektene bør inneholde en grundig definisjon av organisasjonens formål. Dette inkluderer hva organisasjonen arbeider for, dens målsettinger, og hvilke aktiviteter den utfører. Medlemmene må kunne identifisere seg med og støtte organisasjonens formål før de deler sine personopplysninger. Dette gir en klar forståelse av hvorfor datainnsamling er nødvendig..

• Personvernretningslinjer: Tydelige retningslinjer for innsamling, lagring og bruk av medlemmenes personopplysninger bør inkluderes i vedtektene. Dette gir medlemmene klarhet om hva som kreves for medlemskap og hvordan deres opplysninger vil bli behandlet.

• Tidsbegrensning: Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for. (et pågående medlemskap er uproblematisk så lenge formålet ikke endres).

Tips og råd

• Medlemsinvolvering: Involver medlemmene i prosessen med å utvikle eller revidere vedtektene for å sikre deres forståelse og støtte for personvernbestemmelsene.

• Oppdatering: Sørg for at vedtektene blir jevnlig oppdatert for å reflektere organisasjonens endringer i formål og aktiviteter. Dette holder medlemmene informert om hvordan deres personopplysninger kan bli brukt i tråd med organisasjonens utvikling

• Klart Språk: Bruk klart og forståelig språk når du beskriver organisasjonens formål og aktiviteter. Unngå unødvendig juridisk eller teknisk terminologi som kan forvirre medlemmene.

Ved å inkludere klare definisjoner av formål og aktiviteter i organisasjonens vedtekter eller vilkår for medlemskap, oppnår styret en transparens som er essensiell for medlemmenes tillit. Dette gir også medlemmene en følelse av at deres personvern blir tatt på alvor og at deres opplysninger vil bli behandlet i samsvar med organisasjonens mål og hensikt.

4. Hold Deg Oppdatert og Følg Lovene

Styret bør være oppdatert om eventuelle endringer i personvernlovgivningen og sørge for at organisasjonen til enhver tid følger loven. Dette kan inkludere:

• Følge Utviklingen i Personvernlovgivning: Personvernlovgivningen er ikke statisk; den utvikler seg over tid. Det kan komme nye regler og krav som organisasjonen må etterkomme. Derfor er det viktig å holde seg oppdatert om endringer i personvernlovgivningen og være villig til å tilpasse seg.

• Opplæring og Bevissthet: Styret bør sørge for at organisasjonens medlemmer og ansatte er oppdatert om de nyeste retningslinjene og kravene knyttet til personvern. Dette kan inkludere opplæring og bevisstgjøring om hvordan man skal håndtere personopplysninger korrekt.

Tips og Råd

• Databeskyttelsesansvarlig: Utpeke en person eller en gruppe som har ansvar for å følge med på endringer i personvernlovgivningen og sørge for at organisasjonen etterkommer kravene. Dette kan inkludere å ha en personvernansvarlig eller en personvernkomité.

• Regelmessige Vurderinger: Planlegg regelmessige vurderinger av organisasjonens personverntiltak for å identifisere områder som krever forbedring eller tilpasning

• Samarbeid med Eksterne Eksperter: Om nødvendig, søk hjelp fra personvernekspertise eller juridiske rådgivere for å sikre at organisasjonen er i samsvar med alle relevante krav.

Dette gjør du dersom organisasjonen holder på sensitive personopplysninger

Dersom du har sensitive personopplysninger som krever spesiell behandling, oppfordrer vi deg til å kontakte oss for å etablere en skreddersydd databehandlingsavtale. Vi gjør oppmerksom på at dette i utgangspunktet går i mot våre betingelser, men vi er åpne for å vurdere og håndtere spesielle tilfeller etter behov. Vårt mål er å ivareta ditt personvern på best mulig måte, samtidig som vi følger gjeldende lover og retningslinjer.

Hva er sensitive personopplysninger?

I konteksten av foreninger, sameier og velforeninger refererer sensitive personopplysninger til informasjon som kan avsløre en persons:

• Rase
• Etnisitet
• Religiøse tro
• politiske synspunkter
• Helsestatus
• Seksuell orientering
• kriminell historie
• Andre svært private detaljer om deres liv

Slike opplysninger anses som ekstra følsomme og krever en spesiell grad av beskyttelse og forsiktighet når det gjelder innsamling, lagring og bruk, i samsvar med personvernlovgivningens strenge krav. Foreningen eller sameiet vil normalt sett begrense innsamling og behandling av slike opplysninger til det som er absolutt nødvendig, og i tråd med relevante juridiske retningslinjer.

Å organisere økonomien til et sameie, forening eller velforening kan være en krevende oppgave. Fra håndtering av økonomiske oppgaver og betaling av regninger til utbetalinger og avstemming av banktransaksjoner, krever det nøye oppfølging og tid. Vi tilbyr derfor alle våre kunder tjenesten SmartOrg PLUSS – en tilleggspakke som effektiviserer og forenkler håndteringen av økonomiske oppgaver for din organisasjon.

Enkel håndtering av økonomiske oppgaver

SmartOrg PLUSS har som mål å lette byrden med økonomiske oppgaver for sameier, foreninger og velforeninger. Med denne tjenesten hjelper vi deg med å klargjøre billag for godkjenning/bokføring og utbetalinger og avstemming av regnskapet. Dette gir deg mer tid til å fokusere på viktige oppgaver, samtidig som du kan være trygg på at økonomien din blir håndtert på en pålitelig og effektiv måte.

Ukentlig kontroll og bankavstemming

En av de viktige tjenestene som SmartOrg PLUSS tilbyr, er den ukentlige regnskapskontrollen og bankavstemmingen. Dette sikrer at du alltid har oversikt over din økonomiske situasjon. SmartOrgs erfarne økonomi-team vil grundig gjennomgå regnskapet ditt, kontrollere bankutskrifter og foreta avstemming for å sikre nøyaktighet og oppdage eventuelle feil eller unøyaktigheter tidlig. Dette gir deg trygghet og tillit til at regnskapet som føres i SmartOrg er løpende avstemt og dokumentert.

Håndtering av fakturaer og utbetalinger

Med SmartOrg PLUSS trenger du ikke lenger bekymre deg for manuell håndtering av fakturaer og utbetalinger. Tjenesten inkluderer mottak av fakturaer, klargjøring av disse for godkjenning og betaling. Det samme gjelder utbetalinger av utlegg. Dette krever tilgang til din nettbank. SmartOrgs erfarne team vil sørge for at fakturaene dine blir behandlet raskt og effektivt, og at utbetalinger blir gjort i rett tid. Du vil få bedre kontroll og oversikt over alle transaksjoner, samtidig som du sparer verdifull tid og ressurser.

Fleksible avtaler og ingen bindingstid

SmartOrg forstår at organisasjoner har ulike behov og krav. Derfor tilbyr SmartOrg PLUSS fleksible avtaler som kan tilpasses din organisasjon. Avtalen varer så lenge du ønsker, inntil oppsigelse. Dette gir deg friheten til å velge det som passer best for deg. SmartOrgs mål er å gi deg den beste opplevelsen og valuta for pengene dine.

Kostnadseffektivt

SmartOrg PLUSS tilbyr en attraktiv prisstruktur som gjør det enkelt for organisasjoner å ta i bruk tjenesten. Prisen er basert på en prosentandel av bokførte bilag, med inntil 5% per bilag og en maksimal kostnad på kun kr 20,- per bilag. Dette gjelder både inngående og utgående fakturaer, utlegg og andre manuelle bilag relatert til bank eller balanse. Kontingent og produktinnbetalinger via kort eller Vipps bokføres automatisk uten ekstra kostnad. Med SmartOrg PLUSS kan du være trygg på at regnskapet ditt er i orden uten å måtte betale høye gebyrer.

SmartOrg PLUSS er den ideelle løsningen for sameier, foreninger og velforeninger som ønsker å frigjøre tid og ressurser fra administrasjonen av økonomien. Ved å outsource håndteringen av økonomiske oppgaver til SmartOrg, kan du være trygg på at du har en pålitelig samarbeidspartner som tar seg av noen av dine økonomiske behov. Med konkurransedyktige priser, regelmessig oppfølging, håndtering av fakturaer og fleksible avtaler, er SmartOrg PLUSS den perfekte løsningen for å ta kontroll over økonomien i din organisasjon. Ta en smart beslutning i dag ved å velge SmartOrg som din økonomiske samarbeidspartner!