Slik kan dere effektivt avholde Digitale videmøter (årsmøter, generalforamling eller andre viktige møter) via SmartOrg portalen.

  1. Velg en passende videomøteplatform:
    Hvis det skal være mange brukere i videomøte får man den beste kvaliteteten, fleksibiliteten og brukervennligheten gjennom kommersielle bedriftsløsninger, Skype eller Google meet.  Disse takler fint 50-100 personer koblet på et og samme møte (eks. egnet for årsmøte).

    Hvis dere har tilgang til og kompetanse på å bruke disse løsningene så fungerer disse veldig bra. Her kan vi spesielt anbefale:

     

    • Microsoft Teams
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Google Meet
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
      Felles for disse er at en administrator må ha konto og kompetanse til å sette opp møtet riktig og sette opp en invitasjonslenke
  2. Hvis dere ønsker å bruke billigere eller gratis plattformer finnes det mange muligheter, vi anbefaler vi en av følgende:
    • Skype (gratis for inntil 50 samtidige brukere) og støtter gjestebrukere for de som er med i møtet:
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Whereby (gratis med et møterom og inntil 4 møtedeltagere)
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Zoom (Inntil 50 deltagere, maks 40min gruppemøter gratis)
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Felles for disse er at den som setter opp møte må lage en gratis konto hvis man ikke har fra før, sette opp møte og få en møtelenke (URL) som kan deles i invitasjoner til andre.
  1. Møteinnkalling og agenda:

     

    • Styreleder sender ut møteinnkalling på E-post via møtemodulen i SmartOrg portalen.  Invitasjonslenke fra punkt 1 til videomøte limes inn og dokumenter som hører med (agenda, vedtekter, osv ) legges som vedlegg.
    • Styreleder kan ut en mail/sms fra Smartorg portalen som minner om årsmøte, gjerne med møtelenken til valgt platform og møte/møterom som er valgt brukt i punkt 1.
      En sms 15 min før møtet begynner kan være smart
  2. Gjennomføring av møte:
    • Styreleder eller møteleder logger på  via valgt platform senest 10 minutter før møter starter. Flere av videoløsningene krever at møtearrangør slipper andre deltagere inn i møtet.
    • Styreleder informerer alle om å skru av mikrofonen sin, og at den kun blir skrud på hvis man skal si noe. Informerer om hvordan deltagere finner chat funksjon eller annet nyttig i løsningen. 
    • Alle medlemmer som ønsker å si noe, skriver en kommentar i chat felt eller bruker «Rekk opp hånda» funksjon (finnes i Teams og Zoom).
    • Det velges ordstyrer og referent.
    • Ordstyrer holder orden på hvem som skal ta ordet og leder årsmøte gjennom agendaen.
    • I de fleste videløsninger kan møtearrangør skru av og på mikrofon hos deltagere ved behov.
    • De som skal presentere noe på årsmøte bruker «presenter»/»del skjerm» funksjon.
    • Akklamasjon gjennomføres automatisk ved stille aksept med mindre annet er ønsket.
    • Ved aktiv avstemming kan chat funksjon brukes. (det må da sjekkes at hver deltager kun svarer en gang) 
  3. Møtereferat/protokoll
    • Referat/protokoll kan skrives og sendes ut fra SmartOrg møtemodul
    • Referent tar møterefefrat – bruk gjerne SmartOrg møte Modulen
    • Agenda kan kopieres til referat og kan fylles ut direkte her og denne kan da enkelt sendes ut til alle rett etter møtet.
    • Møteprotokoll kan signeres direkte gjennom SmartOrg portalen 

Anbefalte roller i møter 

  • Møteleder / kaller inn og setter dagsorden
  • Ordstyrer / følger med i chat og styrer samtalen (viktigst om det er veldig mange deltagere)
  • Referent(er)
  • Minst 2 personer velges til å signere protokoll (viktig ved formelle årsmøter, generalforsamling, styremøter..)

Ressurser/Lenker: