Veileder til å avholde digitale møter via SmartOrgs møtemodul og videomøte løsninger

Slik kan dere effektivt avholde Digitale videmøter (årsmøter, generalforamling eller andre viktige møter) via SmartOrg portalen.

  1. Velg en passende videmøteplatform:
    Hvis det skal være mange brukere i videmøte får man den beste kvaliteteten, fleksibiliteten og brukervennligheten gjennom komersielle bedriftsløsninger eller andre komersielle plattformer dere måtte ha tilgang til f.eks via jobb.  Disse takler fint 50-100 personer koblet på et og samme møte (eks. egnet for årsmøte).
    Hvis dere har tilgang til og kompetanse på å bruke disse løsningene så fungerer disse veldig bra. Her kan vi spesielt anbefale:

    • Microsoft Teams
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Google Meet
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
      Felles for disse er at en administrator må ha konto og kompetanse til å sette opp møtet riktig og sette opp en invitasjonslenke
  2. Hvis dere ønsker å bruke billigere eller gratis plattformer finnes det mange muligheter, vi anbefaler vi en av følgende:
    • Skype (gratis for inntil 50 samtidige brukere) og støtter gjestebrukere for de som er med i møtet:
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Whereby (gratis med et møterom og inntil 4 møtedeltagere)
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Zoom (Inntil 50 deltagere, maks 40min gruppemøter gratis)
      Gjester får en Invitasjonslenke (URL) til et møterom og kan bruke app eller nettleser
    • Felles for disse er at den som setter opp møte må lage en gratis konto hvis man ikke har fra før, sette opp møte og få en møtelenke (URL) som kan deles i invitasjoner til andre.
  1. Møteinnkalling og agenda:

    • Styreleder sender ut møteinnkalling på E-post via møtemodulen i SmartOrg portalen.  Invitasjonslenke fra punkt 1 til videmøte limes inn og dokumenter som hører med (agenda, vedtekter, osv ) legges med.
    • Styreleder kan ut en mail/sms fra Smartorg portalen som minner om årsmøte, gjerne med møtelenken til valgt platform og møte/møterom som er valgt brukt i punkt 1. En sms 15 min før møtet begynner kan være smart
  2. Gjennomføring av møte:

    • Styreleder logger på  via valgt platform senest 15 minutter før årsmøte starter. Flere av videoløsningene krever at møtearrangør slipper andre deltagere inn i møtet.
    • Styreleder informerer alle om å skru av mikrofonen sin, og at den kun blir skrud på hvis man skal si noe. Informerer om hvordan deltagere finner chat funksjon
    • Alle medlemmer som ønsker å si noe, skriver en kommentar i chat feltet i videoløsningen.
    • Det velges ordstyrer og referent.
    • Ordstyrer holder orden på hvem som skal ta ordet og leder årsmøte gjennom agendaen. I de fleste videløsninger kan møtearrangør skru av og på mikrofon hos deltagere ved behov.
    • Kun de som skal presentere noe på årsmøte bruker «presenter»/»del skjerm» knappen.
    • Akklamasjon gjennomføres automatisk med mindre annet er ønsket.
  3. Møtereferat/protokoll
    • Referat/protokokk kan sendes ut fra SmartOrg møtemodul
    • Referent (tar møterfefrat – bruk gjerne SmartOrg møte Modulen (Agenda kopieres til referat og kan fylles ut direkte her og denne kan da enkelt sendes ut til alle rett etter møtet)
    • Det blir etterhvert mulighet for signering av møteprotokoll direkte gjennom SmartOrg portalen (kommer ila våren 2020)

Anbefalte roller i møter 

  • Møteleder / kaller inn og setter dagsorden
  • Ordstyrer / følger med i chat og styrer samtalen (viktigst om det er veldig mange deltagere)
  • Referent(er)
  • 2 personer velges til å signere protokoll (viktig ved formelle årsmøter, generalforsamling, styremøter..)

Ressurser/Lenker: