Å skrive protokoll til styremøter og årsmøter er en av de viktigste oppgavene et styre har. En protokoll er nemlig mer enn bare et internt notat – det er et juridisk bindende dokument som viser hva som faktisk ble besluttet i et møte. For både foreninger og sameier fungerer protokollen som et offisielt referat og en historisk oversikt over beslutninger. Den kan være avgjørende dersom det senere skulle oppstå tvil eller uenighet om hva som ble bestemt.

En god protokoll gir trygghet, oversikt og kontinuitet i styrets arbeid. Samtidig gjør den det enklere for nye medlemmer å sette seg inn i saker som har vært behandlet tidligere. Men hvordan skriver man egentlig en protokoll på en korrekt og profesjonell måte?

Hvorfor er protokoll fra styremøte og årsmøte så viktig?

• Dokumentasjon: Protokollen fungerer som det juridiske beviset på vedtak. Dersom en beslutning blir utfordret, er det protokollen som gjelder.

• Kontinuitet: Styremedlemmer kommer og går. Protokollen sikrer at nyvalgte kan se hva som er bestemt tidligere.

• Ansvar: Hvem har ansvar for hva? Vedtakene viser hvem som skal følge opp og når.

• Åpenhet: Medlemmer, beboere og seksjonseiere får innsyn i hvordan styret arbeider og hvilke saker som behandles.

Hva bør en protokoll alltid inneholde?

1. Når du skriver protokoll til et styremøte eller årsmøte, bør du alltid sørge for at følgende punkter er med:
2. Møtedato, sted og hvem som var til stede. Dette gir oversikt over hvem som hadde stemmerett og ansvar.
3. Godkjenning av innkalling og saksliste. En formalitet som sikrer at møtet er lovlig satt.
4. Valg av møteleder og referent. Sørger for at møtet ledes og at protokollen føres korrekt.
5. Kort oppsummering av sakene. Ikke ordrette gjengivelser, men en tydelig beskrivelse av hva som ble lagt frem.
6. Vedtak. Selve kjernen i protokollen. Her skal det fremgå hva som ble besluttet, gjerne formulert som “Vedtak: …”.
7. Underskrifter. Protokollen skal signeres av møteleder og referent. I mange foreninger og sameier signerer også en eller to protokollunderskrivere valgt av møtet.

Typiske feil å unngå

Selv om det kan virke enkelt å skrive en protokoll, er det noen vanlige feil som går igjen:

• For mye detaljer: Protokollen skal ikke være en ordrett gjengivelse av diskusjonen. Den skal være kort og tydelig.

• Uklare vedtak: Et vedtak må kunne forstås og brukes som beslutningsgrunnlag senere. Skriv alltid konkret.

• Manglende underskrifter: En protokoll uten underskrifter er ikke gyldig. Sørg for at dette gjøres på stedet eller via digital signering.

Hvordan SmartOrg gjør protokollarbeidet enklere

Å lage protokoll kan være tidkrevende hvis man starter med blanke ark hver gang. Derfor har SmartOrg utviklet en løsning som sparer styret for både tid og frustrasjon.

I SmartOrg-portalen finner du ferdige protokollmaler tilpasset både foreninger og sameier. Etter møtet kan du enkelt fylle inn sakene som ble behandlet, og protokollen blir automatisk generert i riktig format. Du slipper å tenke på struktur og oppsett – alt er klart på forhånd.

Når protokollen er ferdig, kan den signeres digitalt direkte i portalen. Alle nødvendige underskrifter samles på ett sted uten papirarbeid eller scanning. Dette gjør prosessen raskere, mer oversiktlig og tryggere. Samtidig sikrer du at protokollen oppfyller kravene til gyldighet.

Fordelene med SmartOrg:

• Ferdige maler for protokoller til både styremøter og årsmøter.

• Enkel utfylling og automatisk generering.

• Digital signering – raskt, sikkert og juridisk bindende.

• Alt lagres på ett sted i portalen, slik at styret har full historikk tilgjengelig.

Maler for protokoll til foreninger og sameier

For å gjøre det enklere har vi laget to maler som kan brukes som utgangspunkt. Disse kan fritt tilpasses etter vedtekter og behov. Husk at vedtakene alltid skal komme klart frem, mens diskusjoner kun skal gjengis kort.

Som en ledende leverandør av løsninger for organisasjoner og sameier, har StyreWeb lenge vært anerkjent for sine nyttige verktøy og funksjoner for styremedlemmer. Men nå utfordrer SmartOrg bransjestandarden med et sett med verktøy som tar styring og administrasjon av foreninger til neste nivå.

SmartOrg vs StyreWeb

StyreWeb ble lansert i 2006, og ble med det tidlig aktør innen digital styreadministrasjon og medlemshåndtering. Selskapet ble etablert med mål om å tilby en plattform for ulike organisasjoner, og har gjennom årene opplevd stor vekst, da det har vært lite konkurranse i dette markedet. StyreWeb har lenge vært en pålitelig ressurs for organisasjoner med sine funksjoner som inkluderer medlemsregistrering, møteadministrasjon, og et dokumentbibliotek. Men tilbakemeldingene fra kundene har gått på at systemet har blitt utdatert med årene og at det er lite utvikling og nye funksjoner.

Ildsjelder fra foreningslivet så at det trengtes en aktør til som kan være med å utfordre foreningsmarkedet. Derfor ble SmartOrg opprettet og flere og flere oppdager deres gode løsninger. Med SmartOrg får man mer enn bare det grunnleggende. Vi tilbyr en helhetlig plattform som ikke bare dekker behovene til styremedlemmer, men også gir dem verktøyene de trenger for å lykkes i sin forening. Samtidig frigjør medlemssystemet mye tid som ildsjelene kan bruke på selve foreningsarbeid, og ikke driftsoppgaver.

Her kommer en enkel oversikt over funksjoner i medlemssystemene til SmartOrg og StyreWeb:

1. Medlemshåndtering

• Medlemsregister: Både SmartOrg og StyreWeb har medlemsregister. Medlemmene kan selv oppdatere sine basisopplysninger
• Familiemedlemskap: Begge systemene har støtte for familiemedlemskap
• Innmelding: SmartOrg og StyreWeb har begge enkle innmeldingsskjema, som gjør at foreningen enkelt kan få inn nye medlemmer
• Kommunikasjon: Det er mulig å sende e-post og SMS til medlemmene fra begge systemene.

Noe som skiller de to aktørene er at SmartOrg har ingen oppstartskostnader og tar seg ikke betalt for enkle importer av medlemsslister.

2. Økonomimodul

• Regnskap: Det er enkelt å føre regnskapet online hos både SmartOrg og StyreWeb slik at styret er oppdatert til enhver tid. Hos SmartOrg kan styret åpne slik at andre medlemmer kan ha innsyn i regnskapet og øvrig økonomi, dersom det er noe man ønsker.
• Medlemskontingent: Begge økonomimodulene drar inn medlemskontingenten på en enkel måte. I SmartOrg har man i tillegg kontingent-garanti, dvs at de garanterer at man får flere inntekter gjennom kontingenten når man tar i bruk deres system.
• Budsjett: Budsjettet kan enkelt registreres i begge systemene, og i SmartOrg kan man ta utgangspunkt i fjorårets budsjett så man slipper å legge inn alt på nytt.

3. Arkiv

• Dokumentarkiv: Både SmartOrg og StyreWeb har gode løsninger for lagring og arkivering av dokumenter. Dokumentarkivene støtter de fleste filtyper, og man kan velge hvem som skal ha tilgang på hva.
• Historikk: SmartOrg er i tillegg opptatt av at det skal være enkelt å ta over som styremedlem og styreleder i en forening, og har derfor historikken på alt som er gjort tidligere. Da blir det enkelt å se hva som ble gjort i fjor, eller forfjor eller enda tidligere.

4. Møtemodul

• Møteprotokoll/møtereferat: Begge medlemssystemene har god håndtering av møteprotokoll, enten det er i styret, utvalg eller årsmøter
• Påmelding: Det er enkelt å melde seg på møter, arrangementer og lignende hos både SmartOrg og StyreWeb.
• Saksliste: I SmartOrg kan du velge mellom flere saksliste-maler, som gjør jobben for styremedlemmer enklere.
• Signering: Etter et møte er fullført kan man ved bruk av SmartOrgs medlemssystem sende ut møtereferatet til signering. De som skal signere vil da enkelt kunne signere på mobilen umiddelbart.
• Brønnøysundregistrene: SmartOrg har integrasjon med Brønnøysundregistrene, og vil kunne sende inn oppdaterte roller inn slik at styremedlemmene blir oppdatert. Dette er en ekstratjeneste.

I tillegg finnes disse aktørene som dekker noen av behovene til en forening, men de har ikke like mange funksjoner sammenlignet med SmartOrg og StyreWeb:

Rubic, Orgservice, WinOrg, Hypersys, Cornerstone, Consio, Zubarus, Spoortz, Bård, Spond, Solidus CRM og Weborg.

Flere av disse er laget for å dekke delbehov for idrettsklubber som kun trenger påmeldingssystem, eller som er fokusert på verktøy for styret.

Dersom man skal ha en totalløsning for foreninger, er SmartOrg og StyreWeb de beste.

Ønsker man et system med fokus på brukervennlighet og utvikling av nye funksjoner, mener vi at SmartOrg bør være det naturlige valget.